Hoy estoy entusiasmada por una conversación que tuve a principios de esta semana sobre “regalar los servicios de planificación de eventos”.

¿Por qué los planificadores de eventos piensan que está bien (o es necesario) regalar sus servicios de planificación de eventos?

Si desea planificar un evento gratuito, que sea voluntario y para una organización sin fines de lucro. Al menos entonces aprenderá de otros profesionales, mejorará sus habilidades y ayudará a su comunidad.

¡Este es mi mayor motivo como parte de la industria de eventos y, obviamente, soy un apasionada (y opino) al respecto!

Me vuelve loca, cuando veo como saltan inmediatamente a decir “Lo haré gratis” para obtener experiencia o ser contratados por un cliente.

Ya sea que recién esté comenzando en la industria de eventos o que sea un profesional que haya pasado por momentos difíciles, no puede sobrevivir si regala sus servicios de planificación de eventos.

Cuando la planificación y la organización son tan naturales para nosotros, a menudo nos quedamos estancados en el juego del dinero porque es difícil imaginar que alguien nos pague para hacer lo que amamos.

Cuando piensa en sacar a la luz los servicios de los eventos de clientes, ¿se encuentra esa vocecita en su cabeza que le dice …?

“El hecho de que me encante planificar eventos no significa que nadie me contratará”.

O

“Me encanta planificar eventos y creo que soy bastante bueno en eso, pero no sé quién me contratará para planificar sus eventos”.

A menos que esté planeando un evento para su familia (sí, sus amigos deberían pagar y ser tratados como clientes), por el amor de todo lo que es sagrado, deje de compartir su experiencia y comience a asignarle un valor a lo que hace.

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Regalar sus servicios de planificación de eventos no le está ayudando

Aquí hay 3 razones por las que …

  1. Los clientes del evento deben invertir, por lo que están motivados para aprovechar al máximo la experiencia.
  2. Regalar sus servicios de forma gratuita no le ayuda a invertir en el evento. Al cobrar por sus servicios de eventos, podrá dar lo mejor de sí y querrá aprender, crecer y mejorar.
  3. Libre no = ingreso. Es difícil pagar sus cuentas cuando no está ganando dinero. Parece obvio, ¿verdad?

El dinero es un tema candente con diferentes opiniones y actitudes, y todos lo tratamos de manera diferente.

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6 cosas que debe hacer antes de comenzar con su empresa de organización de eventos

Hay muchas cosas que considerar al iniciar un negocio de organización y planificación de eventos, pero quería tomarme un tiempo para detallar algunas piezas claves que fueron vitales para mí al investigar y comenzar mi negocio de eventos exitosos.

1. ¡Asegúrese de investigar y construir un plan de negocio sólido!

No puedo decirle cuántas empresas y eventos fracasan porque el (los) fundador (es) no elaboraron un plan de negocio por adelantado.

¡Asegúrese de investigar planes / negocios exitosos que sean similares a su alcance de trabajo y comuníquese con otros en la industria de eventos que puedan guiarlo!

Incluso si nunca ha visto un plan de negocio, hay muchos recursos y plantillas online que pueden comenzar. Además, cuando busca hacer crecer su negocio, un plan de negocio actualizado es vital para asegurar cualquier tipo de inversión.

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2. Establezca un presupuesto de marketing y utilice una compañía de relaciones públicas cuando sea posible.

Su presupuesto de marketing puede ser el 30% o más de sus gastos comerciales al principio; no olvide que necesitará tarjetas de visita, folletos, marketing digital (en línea a través de Google, Facebook) y gastos para viajar a eventos para conocer gente. y desarrollar su negocio. 

Le dejo esto para que lo lea: La guía más completa para calcular los presupuestos para eventos

¡No deje nada fuera! Tendrá que gastar dinero para ganar dinero, en última instancia. El objetivo en los primeros meses es asegurar su base de clientes lo mas rápido posible.

Si cumple con la promesa de crear eventos memorables, sus clientes se quedarán y los costos de marketing comenzarán a caer como resultado.

Le puede interesar leer esto: Cómo aumentar su presupuesto a través de patrocinios de eventos

3. Asegúrese de que su alcance de trabajo / misión / objetivos estén claramente definidos.

Su organización / empresa puede evolucionar con el tiempo, pero asegúrese de tener lo que usted / no está dispuesto a hacer claramente descrito en el sitio web de su empresa. 

¿Recién comienza a decir “No” a los clientes? es una de las cosas mas difíciles de hacer, pero puede evitar que trate con los tipos de clientes que ocupan demasiado tiempo y no ofrecen suficiente valor.

4. Haga que todos los recuerden

Después de configurar mi primer negocio, me costó mucho venderlo a la gente porque mis 30 segundos de lanzamiento no fueron refinados. 

Asegúrese de dedicar tiempo a desarrollar esto: es la clave para presentar a TODOS su negocio.

Consejo profesional: al final del día, no importa cómo nombre a su negocio, siempre y cuando produzca eventos realmente memorables. Sin embargo, una idea de nombre comercial de evento pegadizo podría ser mejor para posicionarse en la mente de a quienes quiere llegar.

5. ¡Haga su investigación de mercado!

Antes de saltar siempre les digo a las personas que entiendan su mercado y sus competidores. ¿Cuál es su propuesta de valor única? ¿Son sus tarifas similares o mejores / más altas que otras en su área?

Comprender su competencia y sus clientes le dará la ventaja en este mercado. ¡No se salte este paso!

6. Dedique algo de tiempo a aprender las leyes fiscales y la presentación comercial en su área

Pasé un tiempo investigando qué tipo de negocio sería mejor para mí, (Decidí registrar una S.L. exclusivamente para mi empresa de eventos y separarla de mi empresa de consultoría) y entendí sus implicaciones fiscales antes de comenzar.

Cuando me mudé a Tenerife (Canarias), tuve que pasar por ¡el proceso de disolución y debería haber tomado más tiempo para investigar otras posibilidades!

Hay muchas más cosas que deben considerarse antes de comenzar su negocio, pero espero que esto le ayude a comenzar. 

Existen algunos grandes recursos para la construcción de pequeñas empresas.

¿Quieres un evento memorable? Activa los 5 sentidos.

¿Tratar con clientes difíciles durante la planificación de eventos? 5 veces está bien simplemente decir “¡NO!”

En un mundo ideal, los planificadores de reuniones y eventos se centrarían en un evento a la vez. Teniendo en cuenta que los lugares, los oradores y las agendas deben cerrarse con meses de anticipación, y eso no es realista.En un solo día, podría estar negociando contratos con lugares para un evento, imprimiendo credenciales para el check-in para otro y actualizando Facebook para notificar a los asistentes para un tercero. Gestionar tantos eventos es un desafío en sí mismo, pero ¿qué hace cuando algunos clientes están exigiendo? Aquí hay cinco veces cuando los planificadores modernos pueden decir “no” y enfrentar mejor el desafío de un cliente difícil.

Aprende a amar “No.”

Como estuvo tu semana “Ocupado!” No importa qué industria se esté cuestionando; todos estamos demasiado ocupados estos días, y también lo son algunos de los mejores planificadores. La diferencia es que saben cómo recorrer la línea fina entre estar en plena capacidad y sentirse abrumados.Aquí es donde los planificadores que administran varios eventos deben sentirse cómodos con la palabra “No”.Los planificadores que administran múltiples eventos deben sentirse cómodos con la palabra “No”.

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No es tarea del planificador de reuniones moderno complacer a todos, sino administrar las expectativas, ejecutar grandes eventos y hacerlo de manera constante. Saber cuándo decir “No” y cuándo “Sí, si …” puede ser la clave para cumplir con lo que promete en cada evento. Entonces, ¿cuándo debería decir “No” a los clientes durante el proceso de planificación?

¿Cuándo deben los planificadores de eventos decir “¡No!” A los clientes difíciles?

1. El cliente pide una nueva línea de tiempo

La palabra está ahí en el título del trabajo, PLAN. Los planificadores son expertos en crear una línea de tiempo y apegarse a un plan óptimo. 

Los clientes más difíciles en la planificación de eventos son aquellos que se desvían de los plazos concretos.

Recuérdele a sus clientes que esto no será admitido sin una razón de peso.

2. Se desvían del diagrama

Una vez que se haya comprometido con un cliente y haya acordado un lugar, debe tener un buen sentido de las oportunidades o limitaciones del evento. 

Asegúrese de que los clientes entiendan lo que es posible con los conjuntos de salas, A / V y diseño de eventos, y esté preparado para rechazar las ideas que puedan surgir en medio del proceso de planificación.

3. El cliente quiere asumir demasiada responsabilidad

“Asegúrate de enviarme un CC en cada correo electrónico … Me gustaría reunirme con los proveedores de alimentos la próxima semana … ¡Recuerda de YO debo tener la última palabra en toda la decoración! ”

Cuando acepte trabajar con un cliente, asegúrese de que confíen en su decisión de manera implícita. 

Esté preparado para decir “NO” si intentan asumir el proceso.

4. Es tratado como un asistente personal y no como el planificador del evento

Los planificadores son confiados por los clientes, lugares y también los asistentes. Son comunicadores artísticos organizados y, a menudo, encontrarán formas de modificar las reglas para complacer a los clientes.  

El problema es cuándo los clientes llevan las cosas demasiado lejos.

Está acostumbrado a inclinarse hacia atrás para satisfacer a sus clientes, pero no permita que esto suceda a expensas de los próximos proyectos.

5. Cuando puede dejar felices a los clientes de todos modos

Como le mencioné, no es su trabajo cumplir CADA solicitud. Pregúntese si lo que está haciendo para los clientes realmente mueve la aguja para un evento.

Prepárese para decir “NO” cuando haya determinado que una idea tiene poco impacto general en la experiencia del evento.  

No es un trabajo de los planificadores cumplir CADA solicitud.

Lo último que cualquier planificador de eventos desea es dejar a los clientes con la sensación de que no están obteniendo lo que pidieron. Los planificadores pueden prepararse para decir “no” a los clientes difíciles al ser transparentes para toda la relación.

Planificadores de eventos: Aquí está su lista de verificación para el éxito en 2019

Un trabajo en equipo hace que todo funcione mejor

La colaboración es clave. Ningún evento puede ser planeado por una sola persona. 

Los eventos son como máquinas con docenas de partes móviles, cada una responsable de su propio papel único. 

El desafío es mantener a todos los involucrados en la misma página, con información actualizada al minuto. 

A continuación, te presento dos (2) herramientas que pueden ayudarlo a hacer precisamente eso y comunicarse visualmente para brindar a los clientes difíciles la seguridad que necesitan.

Tanto Slack como Asana se han convertido en nuestro mejor aliado para organizar eventos, especialmente si tiene miembros de su equipo que no se encuentran en la misma ciudad.

Los planificadores exitosos pueden administrar múltiples eventos cada año al responsabilizar a las partes interesadas.

Slack

¡Es hora de matar el correo electrónico en el momento de planificar y organizar un evento!

Slack es una de las aplicaciones de chat de mas rápido crecimiento en el mundo de los negocios, y es 100% gratuita.

Invite a todas las personas relacionadas con el evento a una sala de chat en Slack y mantenga a su equipo informado con actualizaciones periódicas en cualquier dispositivo.

Asana

Con tantas partes involucradas, la clave para administrar los esfuerzos de cada individuo es la simplicidad. 

Asana hace que sea fácil tomar grandes proyectos, dividirlos en sus tareas individuales y asignar y seguir el progreso de todos.

Recuerde que los administradores de propiedades, los proveedores de catering e incluso los oradores son parte del evento y estar conectados hará que todo transcurra sin ningún problema.

Los planificadores exitosos pueden administrar múltiples eventos cada año al responsabilizar a las partes interesadas.

¿De qué manera trata con clientes especialmente difíciles en la planificación de eventos?

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