«¿Cómo puedo asegurarme que mi evento del próximo año tenga mayor éxito que el de este año?»

Esa es la pregunta que está en la boca de los planificadores de eventos de todo el mundo, especialmente acercándose el 2019.

El número de eventos B2B está en aumento, y ante la mayor competencia y la gran cantidad de personas, los planificadores de eventos tendrán que mejorar su juego.

Con esto en mente, he reunido una lista de verificación para el éxito de los planificadores de eventos para el 2019 para ayudarlo a que su evento del próximo año sea el mejor de todos.  

Planificadores de eventos: Aquí está su lista de verificación para el éxito en 2019

1. Aprenda de su evento anterior.

¿Cómo fue su último evento? ¿Qué salió bien, qué se podría mejorar y qué se podría agregar o cambiar la próxima vez?

Determinar sus éxitos y fracasos de la última vez es vital para el éxito futuro. 

¿Cumplió sus metas? ¿Cómo eran sus estadísticas sociales, digitales y demográficas? ¿Fue apropiado el programa?, ¿Se lograron las metas de ventas de stand? y ¿Hay algún margen de mejora en el aspecto logístico? 

Un informe posterior al evento puede ayudar a que su próximo evento sea mejor que nunca.

Planificadores de eventos: Aquí está su lista de verificación para el éxito en 2019

2. Investigue a sus competidores

Cada año, lo mas probable es que esté compitiendo por expositores, asistentes, oradores y patrocinadores con otras marcas y organizaciones.

Pero no son maneras de hacer estas batallas más fácil ganar. Analizar qué están haciendo los competidores y cómo está funcionando. 

¿Cómo difiere su oferta a la suya? ¿Hay algún elemento, positivo o negativo, del que se habla en las redes sociales? ¿Quién está realmente en su evento? ¿Cuáles son sus USP?

Sus fortalezas lo ayudarán a comprender lo que necesita cambiar o comenzar a hacer para mantenerse competitivo, mientras que sus debilidades le permiten mostrar a su público objetivo por qué su evento es una visita obligada.

Planificadores de eventos: Aquí está su lista de verificación para el éxito en 2019

3. Establezca sus metas

¿Cómo puedes demostrar el ROI de su evento? 

Necesita tres cosas: objetivos bien definidos, métricas medibles que se relacionan con ellos y un plan para aprender de sus resultados. 

El éxito comienza en la etapa de planificación: si no sabe por qué está organizando el evento, o qué espera obtener de él, nunca sabrá si realmente fue un éxito.

Al establecer metas claras de antemano, tendrá una base sobre la cual se pueden tomar todas sus decisiones de planificación y podrá evaluar cómo la actividad de su evento se incorpora a su éxito de marketing general.

Planificadores de eventos: Aquí está su lista de verificación para el éxito en 2019

4. Defina su presupuesto

Sin un presupuesto claramente definido, tendrá dificultades para hacer algo. 

La eficiencia será imposible, el gasto excesivo será inevitable y, en el mejor de los casos, será complicado trabajar con agencias y proveedores externos.

Cree su presupuesto teniendo en cuenta los objetivos de su evento, luego decida qué elementos son esenciales y cuáles son agradables. 

¿Realmente necesita comidas de tres platos para asistentes y fuegos artificiales al final de la noche?

El gasto de su último evento revelará cómo se pueden mejorar la eficiencia y los costos, lo que le permite hacer más con menos y crear un gran evento.

Planificadores de eventos: Aquí está su lista de verificación para el éxito en 2019

5. Hable con sus clientes

¿Sabe lo que sus expositores, asistentes, oradores y patrocinadores realmente quieren de su evento? 

La planificación teniendo en cuenta la empatía puede garantizar que su asistencia e ingresos sean altos, que hablen en las redes sociales y que las reservas de repetición sean más probables el año siguiente.

Las encuestas de retroalimentación y la investigación en profundidad de los clientes pueden ser de gran ayuda aquí: ¿puede pasar algún tiempo con ellos en la etapa de planificación para asegurarse de que su evento se diseñe teniendo en cuenta sus necesidades, en lugar de lo que cree que deben ser?

Planificadores de eventos: Aquí está su lista de verificación para el éxito en 2019

6. Escribe un resumen sólido

Ya sea que trabaje con una agencia de eventos o haga todo lo que esté a su cargo, necesitará una comprensión detallada de lo que está buscando lograr y cómo quiere lograrlo. 

Cada resumen será diferente, pero debe cubrir tres facetas generales de la entrega de eventos: la estratégica, la funcional y la pragmática.

La sección estratégica incluirá elementos como los antecedentes de su empresa, su audiencia y sus objetivos; mientras que en el lado funcional, deberá incluir detalles logísticos y cualquier activo de la marca que ayude al proceso de planificación y diseño. 

Desde un punto de vista pragmático, incluya su presupuesto, mas cualquier restricción técnica o comercial. 

En última instancia, se trata de asegurarse de que se cumplan sus expectativas.

Planificadores de eventos: Aquí está su lista de verificación para el éxito en 2019

7. Escriba su historia

Ya sea una historia de marca, una historia de producto o una historia de servicio, debe estar alineada con su visión, misión y valores de marca.

Su historia puede ser definida por la investigación de su cliente. Puede definirse por los objetivos que ha establecido para su evento. 

Lo que importa es que lo diga, y de una manera que sea consistente, apasionante y que resuene en su audiencia.

Planificadores de eventos: Aquí está su lista de verificación para el éxito en 2019

8. Diseñe su brief creativo

Ha ideado su historia … pero, ¿cómo va a contarla? ¿Cómo puede usar el diseño para respaldar y amplificar su mensaje y para crear una excelente experiencia de audiencia? ¿Cómo puede aprender de otras industrias, como el comercio minorista, para centrarte en experiencias que encantan?

Lograr que el diseño del evento sea lo correcto no es una tarea simple. 

Leer más: Para que sirve un brief de evento [incluye plantilla]

Y no se puede hacer con éxito sin que sus metas, su presupuesto y su historia hayan sido claramente definidos de antemano.

Planificadores de eventos: Aquí está su lista de verificación para el éxito en 2019

9. Elija y reserve su lugar

Resulta vital reservar su lugar tan pronto como le sea posible: un lugar puede hacer o deshacer un evento. 

Encontrar un lugar en el lugar correcto con el estilo correcto, una capacidad adecuada, las instalaciones que necesita y dentro de su presupuesto puede ser difícil, y eso es antes de considerar si está disponible en la fecha correcta.

Leer más10 cosas a considerar al elegir el lugar de su evento

Su elección de lugar puede decir mucho sobre su organización, así que elíjala sabiamente. 

Y mientras que sabiamente para algunos puede significar quedarse con lugares probados año tras año, para otros puede significar probar un lugar nuevo y emocionante en un lugar, para mantener las cosas frescas.

Planificadores de eventos: Aquí está su lista de verificación para el éxito en 2019

10. Planifique su marketing

Cuando se trata de marketing, no hay cosas demasiado tempranas: tan pronto como se deciden los objetivos de la fecha, el lugar y el evento, es hora de ponerse en marcha. 

Asegúrese de que las personas conozcan sus planes antes de ir y compare con la competencia. 

También hay una recompensa práctica: al comenzar con el marketing de su evento temprano, con suerte evitará las locas ventas en las semanas previas al evento cuando desee centrarse en la logística.

Leer más: Estrategias para promocionar un evento

De hecho, su actividad de marketing puede comenzar tan pronto como la semana posterior a su evento anterior, utilizando los comentarios de visitantes, expositores, oradores y patrocinadores para elaborar un plan de marketing para hacer que el próximo año sea mejor que nunca.

Planificadores de eventos: Aquí está su lista de verificación para el éxito en 2019

11. Elija sus oradores sabiamente

Muchos planificadores de eventos se encontrarán inundados con ofertas de individuos y empresas que están felices de subir al escenario, pero ¿cuántos de ellos son realmente adecuados para su evento?

Los oradores principales, en particular, deben inspirar, involucrar y educar, y deben resonar con los objetivos que ha establecido para el evento. 

Y, por supuesto, una nota clave elegida cuidadosamente puede ser un gran atractivo cuando los asistentes deciden a qué eventos asistir.

Leer más: ¿Cómo invitar a los oradores a colaborar en su evento?

Un buen orador no solo aparecerá el día, hablará y se irá a casa. 

Ayudará a correr la voz antes, durante y después del evento, por lo que es importante hacer su investigación y elegir sabiamente.

Planificadores de eventos: Aquí está su lista de verificación para el éxito en 2019

12. Invierta en su personal

El personal que contrate para su evento: el equipo de ventas y marketing que trabaja antes del evento, el equipo de soporte al cliente en el día, las personas responsables de la configuración y el desmontaje, son la cara pública de su evento. 

Por eso es vital que elija personas que vivan, trabajen y respiren los valores, la misión y el espíritu de su marca.

Depende de usted, ya sea que contrate personal de la agencia o utilice su propio equipo interno, pero recuerde que su sesión informativa y capacitación deberán comenzar mucho antes de que comience su participación en el evento, para asegurarse de que todos conozcan su función y puedan resolver cualquier problema.

Revisar todos los posibles puntos de bloqueo por adelantado.

Si apunta a un éxito de evento aún mayor en el 2019, ahora es el momento de comenzar a establecer sus objetivos y planificar cómo los va a lograr. 

Aprender del pasado, hablar con sus asistentes, intercambiar ideas con el equipo y ver qué pueden hacer los competidores para ayudarlo, y si necesita una agencia de eventos para hacer realidad sus sueños, ya sabe dónde estamos.

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