La seguridad del evento implica mucho más que solo distribuir en el lugar todo el personal de seguridad. El proceso es bastante complejo y requiere una amplia coordinación y comunicación.

Al emplear las prácticas correctas de seguridad, garantizará la seguridad de sus huéspedes y personal, además de evitar daños al lugar y a la propiedad relacionada.

La protección y seguridad de eventos puede no ser lo más importante al pensar en organizar un evento de club deportivo o un concierto, pero debería serlo. No solo es crucial para el bienestar de sus participantes, asistentes, contratistas, sino también para su resultado final.

A continuación, profundizaremos en las prácticas recomendadas para administrar el control de multitudes y mantener el punto de logística.

Comencemos con el aspecto de la logística. Gran parte de esto debe organizarse y planificarse de antemano en la sala de intercambio de ideas. Aquí hay un paso a paso de lo que necesita ser cubierto:

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1. Planificación

Al comenzar la planificación de su evento, deje en claro quién será responsable de la seguridad. Podría ser beneficioso redactar un plan de seguridad y protección empresarial para que todos los involucrados sepan qué hacer y quién es responsable de qué.

Su plan debe incluir el alcance del evento, la ubicación y el tipo de audiencia. Su autoridad local puede tener pautas específicas que debe seguir, así que asegúrese de no quedar atrapado sin un permiso, si es necesario.

Para obtener la aprobación, es posible que deba cumplir con las medidas de seguridad, como la evaluación de riesgos, los procedimientos de emergencia y una lista de contratistas adecuados y confiables.

Observe si el lugar provee algunos de los artículos que necesitará, como asientos y equipo audiovisual. También debe saber si el lugar ofrece personal, como custodios y administradores.

Sepa lo que necesita, de dónde los va a obtener y tenga listas las fuentes de respaldo. En otras palabras, si la localidad no tiene ninguna unidad de proyector disponible, ¿tiene otra fuente donde puede adquirir un último minuto?

2. Evaluación del sitio

La comprensión del evento y la audiencia es de suma importancia. ¿Es el sitio del tamaño correcto para la audiencia? Considere cosas como:

  • el acceso al sitio
  • salidas
  • circulación de la audiencia
  • características de la estructura
  • iluminación
  • condiciones del suelo
  • capacidades de carga

Cada sede requiere una estrategia específica en el sitio. Un lugar del interior obviamente requerirá un enfoque diferente que uno exterior.

Con este último, es posible que necesite equipo adicional, como toldos, cables de extensión, etc. También debe consultar las pautas con respecto a lo que es y lo que no se le permite hacer en el lugar.

Debe saber, por ejemplo, si tiene permitido:

  • Use un servicio de catering de terceros (algunos lugares requieren que use el servicio de catering interno del establecimiento).
  • Use ciertas habitaciones y oficinas en la instalación.
  • Mantenga el equipo de la compañía dentro de la instalación durante la noche (si usa el lugar por más de un día).

3. Evaluación de riesgos

Su riesgo comienza antes del evento. Hay numerosas personas que lo ayudan a prepararse para su evento, y están sujetas a riesgos en la configuración, carga y avería.

Los riesgos de los participantes y asistentes deben abordarse también. La información debe estar disponible para todos los involucrados.

Su lista de verificación de la evaluación de riesgos (para un evento pequeño) o el documento de mejores prácticas (para un evento más grande) pueden incluir:

  • Evaluación del sitio: cualquier riesgo en el sitio y medidas para controlarlos
  • Cables eléctricos que pueden estar enterrados
  • Estacionamiento seguro
  • Área de primeros auxilios y emergencias médicas
  • Ubicaciones de instalaciones de baños y manejo de desperdicios y basura
  • Noticias sobre el pronóstico del tiempo que pueden afectar el evento
  • Procedimientos de emergencia y organización de ellos, es decir, incendio, falla estructural, inclemencias del tiempo, cancelación de eventos de último minuto, administración de multitudes, evacuación, gestión del tráfico
  • Disponibilidad de información de salud y seguridad
  • Violencia del ventilador
  • Después de la sesión de información del evento para ver cómo lo hizo

4. Educación y entrenamiento

Usted o el anfitrión del lugar deben realizar una evaluación de riesgos, y es crucial que solicite información médica importante en el proceso de registro.

La capacitación del personal clave es un requisito importante en la evaluación de riesgo / amenaza, procedimientos de inspección y conciencia de seguridad, especialmente para eventos más grandes y profesionales. Pero las fiestas pequeñas, ferias y festivales también deben ser seguros, especialmente si sus participantes son niños.

Asignar a un miembro del equipo para obtener una comunicación rápida es una ventaja. También serán bienvenidos los folletos de las reglas, regulaciones, procedimientos de seguridad y emergencia. Familiarícese con las ordenanzas locales y las medidas y procedimientos de seguridad y protección.

5. Determine qué personal de seguridad y protección debe tener en el sitio. Prepare una lista de contactos de emergencia.

Definitivamente incluye policías, bomberos y ambulancias, pero no te olvides de los hospitales. Identifique y comuníquese con las empresas de transporte que pueden ayudarlo si tiene que limpiar un área con poca anticipación.

6. Asegurarse de que todo el personal del evento reciba una capacitación adecuada

El personal del evento y del lugar del evento debe estar familiarizado con los procedimientos de emergencia. Deben saber cómo detectar paquetes e individuos de aspecto sospechoso, a quién contactar en caso de emergencia y cómo comunicarse y gestionar la multitud en caso de emergencia.

Los auxiliares de vuelo fuera de servicio que ya están capacitados en estas áreas son un grupo sin explotar para el personal de abastecimiento de eventos.

7. Prepare a los participantes

Si los nuevos procedimientos de seguridad están en orden, es importante comunicar esto a los participantes antes del evento. Deles información sobre qué esperar al llegar y bríndeles algunos consejos para prepararse.

Dada la trayectoria actual, los detectores de metales, las búsquedas de maletas, los perros de seguridad y los cacheos representan la forma de las cosas que vendrán para grandes reuniones de negocios, conferencias y ferias comerciales.

Ejecutar

Una vez establecidos todos los 7 pasos, ejecute todo lo que pueda hacerse antes del día del evento. Si algunos de los pasos no se pueden ejecutar hasta el día del evento, tenga una lista de verificación paso a paso para su ejecución durante la instalación en el sitio.

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Día de seguridad

La importancia de la seguridad del evento no puede ser más enfatizada. Una lesión a un huésped o daños a la propiedad puede tener graves repercusiones legales, financieras y de relaciones públicas.

Es por eso que una gran parte de sus deberes previos al evento también incluyen la planificación de seguridad. Dependiendo de la escala del evento, puede o no requerir detalles de seguridad profesional.

De cualquier manera, aún necesitará un plan organizado para controlar a los asistentes y administrar el control de multitudes. Por lo tanto, considere estas mejores prácticas para mantener estrictos controles de seguridad.

Paso 1: Conozca el lugar por dentro y por fuera

Identifique todos los puntos de entrada del lugar. También debe saber qué tan poroso es el lugar. Por «poroso», esto significa cualquier medio más allá de los puntos de entrada reales donde las personas pueden ingresar.

Esto puede incluir una puerta trasera reservada para el personal, o una ventana que se puede abrir desde el exterior. Una vez que identifique todos los puntos de entrada, asegúrese de que todo el personal y especialmente el equipo de seguridad estén al tanto.

Crear un diagrama que pueda compartir es una manera fácil y efectiva de darle al equipo una comprensión visual.

Si el lugar es al aire libre, establezca los límites donde comienza y termina el perímetro del evento. Considere el uso de cercas y barricadas temporales.

Paso 2: Medir el riesgo de los asistentes

¿Hay asistentes o invitados que puedan representar un riesgo? Obviamente, no puede realizar una verificación de antecedentes en cada comprador de boletos. Sin embargo, debe identificar los riesgos potenciales.

Si un orador invitado, por ejemplo, representa una compañía con una historia controvertida, eso puede aumentar el riesgo de protestas o asistentes que pueden asistir solo para causar un enfrentamiento.

Sospeche de los asistentes que compren entradas para eventos por volumen. Esto puede ser un evento de protesta o compra de boletos para sus compañeros disruptores.

Paso 3: Controla a la multitud

Cuanto más grande es la multitud, más probable es que algo salga mal. El personal debe ser versado en la gestión de un gran número de personas y ejercer la autoridad cuando sea necesario.

El equipo de seguridad puede necesitar realizar lo siguiente con respecto a la administración de multitudes:

  • Pida a los invitados que se alejen si bloquean la salida.
  • Controle la línea de registro para mantenerla organizada y evite que las personas corten. (Usar conos, cinta amarilla o puntales es de gran ayuda aquí).
  • Asegúrese de que los invitados no se desvíen a áreas exclusivas para el personal o áreas reservadas para VIP.

También es importante asegurarse de que la multitud en el lugar nunca crezca más allá del límite de capacidad. Recuerde contar todo el personal y el personal de seguridad al realizar un seguimiento de los números totales.

El exceso de capacidad puede generar multas por parte del administrador del lugar.

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Paso 4: Evalúe el potencial de ataques a gran escala

Es lamentable que tengamos que mencionar esto en absoluto, pero esta es la realidad en la que ahora vivimos. Las grandes multitudes son un objetivo fácil y suave, por lo que el personal de seguridad armado generalmente se recomienda para eventos más grandes.

Todos los invitados también deberían tener sus maletas chequeadas. Un equipo de seguridad profesional está entrenado para buscar armas o artículos que puedan improvisarse como armas.

Ponga antes de tiempo que todas las bolsas personales serán inspeccionadas. También debe incluir una lista de artículos de contrabando que no se permitirán en el lugar. Esto incluye todas las armas y ciertos materiales químicos.

Además de las valijas y los escáneres corporales, el personal también debe estar atento a comportamientos sospechosos.

Los ejemplos de comportamiento anormal que deberían alertar al personal incluyen:

  • Constantemente mirando al personal
  • Falta de compromiso o interés fingido en las actividades del evento
  • Supervisión del diseño del lugar

El monitoreo de actividad sospechosa también debe tener lugar en las inmediaciones del exterior del recinto. Como las maletas no se verifican hasta la entrada, los perpetradores pueden encontrar oportunidades justo afuera del lugar donde los asistentes se reúnen para registrarse.

Paso 5: Mantener la comunicación entre todo el equipo

La comunicación debe ser perfecta. Asegúrese de que cada miembro del personal tenga un walkie-talkie, para que el personal que no se encuentre a una distancia auditiva pueda mantenerse en contacto sin abandonar su área de servicio.

Si contrata un servicio de seguridad profesional, asegúrese de que se comuniquen con su propio personal. El personal de la empresa y los detalles de seguridad de terceros tienden a no comunicarse.

El primero debe informar todas las actividades sospechosas al equipo de seguridad y abstenerse de confrontaciones directas.

Cuanto más grande es la multitud, más probable es que algo salga mal.

Paso 6: Registros digitales

Los registros digitales simplificarán el proceso al eliminar el tedioso proceso de check-ins manuales y largas colas. Esto hace que la gestión de masas sea más fácil.

También ayuda a crear una base de datos precisa y confiable de los asistentes presentes en el lugar, reduciendo la posibilidad de errores. 

Dichos registros están garantizados por una clave digital o contraseña. Los organizadores del evento pueden rastrear fácilmente a cualquier miembro no autorizado si está presente en el lugar.

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Paso 7: Equipo de seguridad de eventos capacitados

La mayoría de los lugares para tales eventos, sin importar la escala de eventos, tienen algún tipo de acuerdo de seguridad interno. Pero, siempre es mejor contratar un equipo de seguridad privado entrenado. Tenga a mano un plan de seguridad de eventos y tenga un informe de seguridad antes del evento.

Establezca pautas específicas para los mostradores de comprobación de equipaje y asegure los parámetros interiores y exteriores del lugar. 

Un equipo de seguridad entrenado y equipado para reducir el riesgo y gestionar cualquier situación de este tipo es siempre una buena inversión.

Paso 8: Vigilancia

Como se mencionó anteriormente, es difícil, casi imposible, rastrear manualmente a cada asistente en cada esquina del lugar. Las cámaras CCTV son las herramientas preferidas para la vigilancia digital.

Los drones son ahora una herramienta de tecnología de eventos añadida que se puede utilizar para tales fines de seguridad. Los aviones no tripulados ofrecen una vista de pájaro de todo el lugar y son una opción adecuada para grandes eventos de gran presupuesto.

Los eventos pueden generar muchos ingresos y marcas para su empresa. Sin embargo, con cualquier reunión pública en vivo, siempre existe el riesgo de que algo salga seriamente mal.

Usted y su equipo deben estar preparados para responder en cualquier momento. Un evento organizado y seguro asegura que todos salgan contentos.

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