Tal vez usted siempre ha soñado con convertirse en un planificador de eventos y se están preguntando por dónde empezar. O tal vez usted es planificador de fiesta no oficial de su familia y «anfitrión extraordinario» y está considerando iniciar su propio negocio de planificación de eventos. De cualquier manera, puede estar preguntando: «¿Y ahora qué?» 

Cualquier persona puede interesarse en convertirse en un planificador de eventos, pero primero debe comenzar por entender que es lo que NO incluye esta profesión.  Este es el caso si usted está considerando un camino con eventos sociales o eventos corporativos.

El programa final puede aparecer como si la profesión se trata de lanzar grandes fiestas, pero el profesional de planificación de eventos se centra en la razón o el objetivo de tener un evento, y si se logra. Y el verdadero trabajo está en los detalles que conducen al evento.

En EventoCorp queremos ayudarle a cómo lograr ser un Exitoso Planificador de Eventos.

Planificadores de reuniones y convenciones

Si revisamos y consultamos diversas descripciones y significados que contempla el rol de un «Planificador de Eventos, Congresos y Convenciones» podemos ver como primera señal de que esta es una profesión mucho más seria de lo que muchos suponen. En EventoCorp definimos la naturaleza de este trabajo de la siguiente manera:

Las reuniones y convenciones reúnen a la gente para un propósito común, y los planificadores de reuniones y convenciones trabajan para asegurar que este propósito se logre sin problemas. Los organizadores de reuniones coordinan cada detalle de las reuniones y convenciones, desde los conferencistas y el lugar de reunión hasta la organización de material impreso y equipo audiovisual. Planificadores de reuniones y convenciones trabajan para organizaciones sin fines de lucro, asociaciones profesionales y similares, hoteles, corporaciones y gobierno. Algunas organizaciones tienen personal interno de planificación de reuniones y otros contratan a empresas independientes de planificación de reuniones y convenciones para organizar sus eventos.

 El planificador de eventos crea programas que abordan el propósito, el mensaje o la impresión que su organización o cliente está intentando comunicar.

Los planificadores de eventos trabajan horas largas y sin tener en cuenta días festivos y de descanso para planificar y ejecutar todos los detalles relacionados con una variedad de formatos de reuniones, incluyendo seminarios, conferencias, ferias comerciales, retiros ejecutivos, programas de incentivos, eventos de golf, convenciones y otros programas.

Planificadores de eventos exitosos – Habilidades desarrolladas

  • Comunicaciones verbales y escritas
  • Organización y gestión del tiempo
  • Gestión de proyectos y multitarea
  • Entrenador y jugador de equipo
  • Entender las aplicaciones de Microsoft Office
  • Detalle y fecha límite
  • Trabajar bajo presión
  • Negociación
  • Administración de presupuesto
  • Administración de personal
  • Marketing y relaciones públicas
  • Habilidades interpersonales con todos los niveles de gestión

Planificadores de eventos exitosos

  • Selección de lugares
  • Abastecimiento
  • Producción
  • Entretenimiento
  • Regalos
  • Transporte
  • Alojamiento
  • Servicios de Conferencias

Los que persiguen una carrera en la planificación de eventos provienen de una variedad de profesiones y antecedentes académicos. Muchos empleadores prefieren una licenciatura en administración de la hospitalidad, administración de empresas, marketing, relaciones públicas o comunicaciones. Sin embargo, muchos planificadores exitosos comienzan en otras profesiones o entran a través de funciones administrativas que incluyen cumplir con las responsabilidades de planificación.

Habilidades que necesita para ser un planificador de eventos

Usted no necesita un fondo en la planificación de eventos para empezar, pero las cualidades de un buen planificador de eventos pueden incluir:

  • Organización
  • Flexibilidad
  • Creatividad
  • Visión para los negocios
  • Presupuesto
  • Servicio al cliente
  • Multi-tasking y pensamiento en sus pies
  • Comunicación
  • Gestión del tiempo

habilidades de un planificador de eventos

Cómo empezar como un planificador de eventos

Comenzar una carrera como organizador de eventos puede sentirse un poco abrumador al principio. A menudo se siente como que hay mucho que saber y tan poco tiempo para aprender todo. Sin embargo, con un plan de acción y dando pequeños pasos cada semana, pronto tendrá las habilidades y conocimientos que necesita para tener éxito como planificador de eventos.

La atención a cada detalle importa y mucho como planificador de eventos, así que planee cada movimiento en la planificación de eventos de la misma manera que planearía su próximo evento, con un plan y una estrategia.

Estos son los pasos para comenzar:

  • Ofrezca su tiempo con una organización sin fines de lucro u otro negocio como una empresa de catering, floristería, diseñador de eventos u otro planificador de eventos.
  • Si ya está planeando eventos bajo otra compañía de eventos o planificador, cambie a una posición de autoridad y asuma más responsabilidad. Al mostrar su valor y conocimiento, a menudo es tan simple como pedirle a su gerente de eventos más trabajo o responsabilidad.
  • Salir y unirse a redes de empresas. Cuanta más gente conozca y más relaciones desarrolle en la industria, más fácil será construir su carrera de planificación de eventos.
  • Cree una cartera de eventos para mostrar su experiencia y conocimiento.

Además de desarrollar relaciones con otros planificadores de eventos, establezca una red con proveedores o socios externos, como proveedores de comidas, músicos o personalidades de los medios, para aumentar su exposición y su círculo de influencia.

La certificación de planificación de eventos no es un requisito de trabajo

En primer lugar, vamos a aclarar la confusión alrededor de la certificación de planificación de eventos.

Hay un error general que, para comenzar a trabajar como un planificador de eventos, debe obtener la certificación. Esto no es verdad. La mayoría de las certificaciones de planificación de eventos requieren por lo menos de tres a cinco años de experiencia antes de que usted pueda incluso tomar la prueba. La certificación de planificación de eventos, es una medida de su conocimiento de la industria y su experiencia. Una vez que esté certificado, puede usar esta designación después de su nombre y título para reflejar su conocimiento de la industria.

Una vez que tenga unos cuantos años de experiencia, es posible que desee considerar la certificación como un Certified Meeting Professional (CMP) o un Certified Special Events Professional (CSEP). CMP es la certificación más ampliamente reconocida en la industria de reuniones y eventos. Los candidatos deben tener tres años de experiencia en planificación de eventos y un trabajo a tiempo completo en la industria. CSEP se centra en eventos especiales y es la única otra certificación abiertamente reconocida en la industria de planificación de eventos.

Los candidatos requieren tres años de experiencia en la industria y debe haber tenido empleo en la industria de eventos especiales en los últimos doce meses.

El conocimiento es un deber

Los cursos de planificación de eventos, ya sean presenciales o en línea, pueden proporcionar un valioso y muy necesario conocimiento sobre cómo ser un organizador de eventos.

Usted puede encontrar estos programas en muchas universidades, colegios locales, programas de educación para adultos y recursos online. Si es nuevo en la industria de planificación de eventos, seleccione algo más general para obtener una visión general.

Si tiene alguna experiencia en la planificación de eventos y desea centrarse en un tipo particular de planificación, como eventos especiales, reuniones de empresa o recaudaciones de fondos, a continuación, puede explorar los cursos que son especializados y le proporcionarán conocimientos en ese área particular de interés.

Cómo obtener una experiencia valiosa

Preguntándose ¿cómo ganar experiencia como un planificador de eventos cuando nadie le contratará sin experiencia como planificador de eventos? Pero hay una respuesta. Voluntario.

El voluntariado de sus servicios le da una experiencia invaluable. Muchas organizaciones sin fines de lucro y organizaciones benéficas organizan eventos para crear conciencia y para recaudar fondos.

Estas organizaciones no tienen los fondos para contratar personal adicional de planificación de eventos; su objetivo es recaudar el mayor dinero posible. Voluntarios para ayudarles a planificar el evento y poner sus habilidades a trabajar. Trabaje el evento y gane experiencia práctica. Haga preguntas y aprenda todo lo que pueda. Difundir la palabra que usted está pensando en convertirse en un planificador de eventos o el lanzamiento de su propio negocio de planificación de eventos.

porque ser un planificador de eventos

Obtenga información de contacto de marketing y tarjetas de visita de los involucrados en la organización de caridad. El voluntariado es una gran oportunidad de hacer networking además de la oportunidad de hacer algo bueno.

La planificación de eventos no se trata de ir a las fiestas

Si piensas que la planificación de eventos se trata de ir a fiestas, piensa de nuevo. La planificación de eventos, es un trabajo duro y no es muy glamoroso. Usted no es el invitado; usted es el responsable de crear una experiencia maravillosa para los asistentes.

Puede ser bastante estresante a veces, pero también puede ser muy divertido e increíblemente gratificante. Muchos componentes se unen para organizar un evento memorable. Excelentes habilidades de organización, atención al detalle, creatividad y flexibilidad son algunas de las cualidades que son necesarias para tener éxito en este negocio.

¿Debo contratar un planificador de eventos?

El tema de los eventos propios («Hacerlo usted mismo») versus la planificación de eventos profesionales es algo que usted puede haber escuchado mucho últimamente – ¿Por qué debo contratarlo cuando puedo hacerlo yo mismo?

Los clientes pueden preguntarse por qué existe la necesidad de contratar a un planificador de eventos cuando es «bastante fácil» planificar un evento ellos mismos o tienen una asistente que se los haga.

Ahora, estoy de acuerdo en que para algo como una pequeña fiesta familiar, es generalmente lo suficientemente fácil para planificar un evento de bricolaje, siempre y cuando la lista de invitación es limitada.

Para eventos en una escala más grande, sin embargo, hay tantas cosas que pensar en que un planificador de bricolaje podría acabar perdiendo uno de los elementos esenciales.

Hay algunas personas, los tipos super organizados con un gran ojo para el detalle, además de talento creativo, que podría retirarlo, pero hay una serie de cosas que los clientes potenciales a considerar en los eventos de bricolaje vs escenario de los planificadores de eventos profesionales.

Todos sabemos cuánto trabajo y esfuerzo se dedica a organizar un evento fabuloso, y aquí están los principales beneficios de utilizar un planificador de eventos profesional si alguna vez tiene la necesidad de explicar al cliente que está haciendo la pregunta.

Factores para contratar un planificador de eventos

Diferencias entre eventos propios versus planificación de eventos profesionales

  • El costo

La gente podría asumir que la planificación de un evento por su cuenta se resolvería a un menor costo, porque por supuesto los servicios de planificación de eventos de una agencia profesional no vienen de forma gratuita, debes tener en cuenta desde el desembolso inicial cuando contratas a un profesional del evento.

Un planificador de eventos experimentado tendrá relaciones de trabajo con los lugares y proveedores, por lo que puede obtener descuentos y precios especiales que simplemente no están disponibles para el público en general.

Un planificador de eventos profesional, también tiene la experiencia de cuáles son las áreas donde los costos se pueden ahorrar, (y cualquier área donde no lo es), por lo que es probable que él podrá ayudar ahorrar a sus clientes algunos gastos innecesarios.

  • Conocimiento y experiencia

Además de tener un gran conocimiento en la logística de la planificación de un evento, un planificador de eventos profesional se ha construido una gran red de proveedores que puede llamar, mientras que con los eventos hechos por usted mismo es probable que la lucha para encontrar el proveedor adecuado para cubrir sus necesidades sea mayor.

Además, un profesional sabrá cuáles son las áreas que tienen el mayor riesgo de ir mal, y también saben exactamente qué hacer para evitar que salgan mal.

  • Niveles de estrés

De todos los factores en los eventos hechos en casa vs contratar a un planificador de eventos profesional, nosotros le podemos decir que este es el factor más crucial.

Un planificador de eventos profesional se llevará todos los dolores de cabeza que vienen con la organización de un gran evento, (hey, estamos acostumbrados a ello!), dejando a su cliente y a los huéspedes disfrutar.

Incluso si un cliente potencial no tiene ningún problema importante en su evento hecho por sí mismo, todavía se preocupan por lo que podría suceder en lugar de simplemente disfrutar de la ocasión

  • Hora

En la carrera a cualquier gran evento hay tantas cosas que deben ser arregladas, confirmadas o revisadas, y un planificador de eventos profesionales se dedicará a hacer precisamente eso.

Si un cliente potencial está planeando hacer el evento por sí mismo, puede ser difícil encontrar el tiempo para adaptarse a las etapas de planificación en torno a su vida normal, el trabajo y la familia.

  • Marketing del evento

Ahora, para un evento privado para la familia y amigos como un cumpleaños o una fiesta de compromiso, no hay necesidad de preocuparse por el lado del marketing.

Pero para los eventos en los que la lista de invitados es mucho más grande, como eventos de caridad o eventos promocionales, ¿cómo puede un cliente potencial asegurarse de que el marketing del evento que están haciendo será el correcto?

Un planificador de eventos profesional tendrá todas las herramientas, conocimientos y conexiones para asegurarse de que cualquier evento que planean es un éxito, y no un fracaso.

Un organizador de eventos

 

¿Usted desea que todos sus eventos tengan éxito?

Si usted piensa que es estresante planeando una reunión o cualquier evento corporativo importante, usted tiene razón. La planificación de reuniones requiere experiencia en comunicaciones, preparación, gestión, logística, marketing y gestión de crisis. Porque, con eventos, los problemas de última hora y emergencias ocurren todo el tiempo.

Con un enfoque en el organizador de eventos – también conocido como planificador de reuniones – la razón principal de sus niveles de estrés es la cantidad de responsabilidad que tienen que crear, organizar y ejecutar un evento suave y exitoso.

La marca, el marketing, la reputación y el éxito futuro de una empresa puede descansar sobre los hombros de un planificador de eventos donde él sabrá encargarse de todo y manejar los contratiempos.

Afortunadamente, aunque llevan estrés, los planificadores de eventos son profesionales organizados como unos militares. Son maestros de la gestión de locales. Son expertos en la reserva de entretenimiento.

Ellos saben cómo la marca y el mercado de su evento se comportan. Son profesionales en la organización de su evento y le garantizarán la decoración de su evento en espectacular reflejo de su tema y misión.

En resumen, los planificadores de eventos profesionales prosperan en la tormenta estresante de los detalles del evento y la logística de los eventos corporativos.

Su gerente de marketing o gerente de oficina no es tan afortunado

Muchas veces, las pequeñas empresas girarán la responsabilidad de planear y orquestar una conferencia, un seminario, una reunión u otro acontecimiento corporativo importante a un miembro de su equipo  del departamento de marketing.

No dudamos que su personal de marketing online, gestión de contenidos, marketing por correo electrónico, medios de comunicación social, diseño gráfico y más, sean muy astutos y grandes profesionales, pero no por eso deban tener o contar con las herramientas y habilidades adecuadas – o tiempo – para manejar el torrente de tareas que componen la vida cotidiana de los planificadores de eventos.

Sin embargo, una y otra vez, los deberes de la estructuración, organización y presentación de un evento importante caen en sus escritorios, como una tonelada de ladrillos.

Otros profesionales a menudo encargados de ser «planificadores de eventos» en las empresas de pequeñas y medianas empresas incluyen gerentes de oficina, recepcionistas e incluso profesionales de ventas.

¿Está seguro de hacer lo correcto?

Este es un error colosal. Al delegar las responsabilidades de la organización del evento a estos otros profesionales, estará restándole de su tiempo, concentración y energía de realizar su propio conjunto de tareas importantes.

Además, está creando un nivel de expectativa y responsabilidad que, en toda justicia, no está bajo el alcance de su descripción de trabajo.

El resultado puede ser estresado, y los empleados pueden sentirse resentidos y estarán luchando para cumplir con sus obligaciones regulares, además de tratar de que su jefe se sienta orgulloso de lograr un evento de negocios impecable y exitoso. Realmente no es justo. Tenga mucho cuidado

Su público es lo primero

¿Alguna vez pensó en contratar a un planificador de eventos?

No se deje llevar por la preocupación y la duda de que la contratación de un planificador de eventos no es rentable o necesario.

Un organizador de eventos profesionales, puede beneficiar a su evento de muchas maneras, no menos de que será capaz de lograr entregarle el evento que usted tiene en mente.

Un planificador de eventos profesionales, puede manejar todos los niveles de gestión de eventos: invitaciones, selección y gestión de locales, detalles de menú, decoraciones, tokens de reconocimiento de asistentes, sensibilización de medios sociales, reserva de entretenimiento, fotografía de eventos e incluso relaciones con los medios.

Por lo tanto, les recomendamos que vaya con su director de marketing y consideren estas tres razones para contratar a un planificador de eventos externo.

Ellos saben qué hacer

¿Por qué dejaría su evento en manos de un planificador de eventos corporativos? ¿Quiere asegurar el éxito de su evento?

Los eventos pueden definir a los negocios y son una reflexión directa sobre el liderazgo empresarial. Un planificador de eventos profesionales puede estructurar su evento ideal – trabajando de manera autónoma en la mayoría de los aspectos basado en su dirección, visión, objetivos y presupuesto. Mejor aún, están dedicados al 100 por ciento a crear y administrar su evento. Esa es su única tarea.

Sala de eventos

Saben lo que no hacer

Un organizador de eventos de buena reputación y establecido conoce los escollos en la planificación de eventos.

Ellos saben cómo ahorrar dinero mediante la negociación con el lugar y proveedores de catering.

Comprenden por qué los eventos fallan y evitan el fracaso a toda costa.

Los planificadores de eventos profesionales son expertos en crisis, capaces de manejar todo, desde la decisión de última hora de contratar aparcacoches para asegurar entretenimiento de respaldo en caso de que el artista planificado se enferme a última hora.

Con la preparación del evento, es tan importante saber qué evitar, como saber qué iniciar. Los planificadores de eventos profesionales son maestros de detalles, personas y prioridades. No se fatigan. ¡Sólo continúan con el espectáculo!

Sus empleados quieren hacer sus trabajos y no planificar su evento

Incluso el empleado más compasivo y dedicado del mundo realmente, no quiere asumir la responsabilidad adicional de realizar sus tareas diarias y administrar un evento importante para su negocio.

Realmente es un caso de pedir demasiado a un empleado. Usted quiere que sus empleados sean productivos. Desea que sus empleados les guste su trabajo.

Hágales – y usted – un favor y considere contratar a un planificador para manejar sus seminarios, conferencias, acontecimientos corporativos.

Si bien es cierto que un organizador de eventos es uno de los trabajos más estresantes, al menos los planificadores de eventos profesionales saben cómo manejar el estrés – y llevar a cabo grandes eventos.

isotipo EventoCorp