Para que sirve un brief de evento [incluye plantilla]

Los eventos exitosos tienen que ver con el equilibrio: entre la planificación y la entrega, la visión y el presupuesto, la forma y la función.

Algunas agencias creativas se centran en el sentimiento, el tono y la experiencia de un evento, con poca reflexión sobre los aspectos prácticos del espacio o la pisada.

Aquellos que se centran en la entrega y la logística pueden crear un espacio que pueda contener los números esperados pero que no los involucre de ninguna manera significativa.

Para garantizar esta combinación, EventoCorp realiza un ejercicio de información exhaustivo antes de cada evento.

Sirve como punto de partida para un compromiso de colaboración, que en última instancia cubre todos los aspectos de la experiencia, desde la planificación hasta la entrega y más allá.

Escribir un brief de evento o una solicitud de propuesta (RFP) es el primer paso para asegurar a sus proveedores y también la primera introducción que tendrán para su evento.

Además de los conceptos básicos (fechas, lugar y tipo de evento), hay algunos elementos claves que puede pensar que no incluyen ni comprenden lo importantes que pueden ser para ayudar a sus posibles proveedores a proporcionar una propuesta más completa y precisa.

Las mejores propuestas aseguran que obtenga todo lo que necesita y lo mantenga en línea y dentro del presupuesto.

Si bien cada resumen creativo será diferente, cada uno cubre tres aspectos generales de la entrega de eventos: lo estratégico, lo funcional y lo pragmático.

Estas son algunas de las cosas que cubre el brief:

Importancia de escribir un brief de evento

La estrategia

La estrategia es el primer puerto de escala para el informe; establece el empuje del evento, el estilo y la dirección, y las medidas de éxito.

  • Quien es y que hace

    Para grandes corporaciones, esto puede parecer obvio: después de todo, no deberían necesitar una introducción. Pero puede que no sea tan sencillo. Los diferentes departamentos o sectores a menudo operan como preocupaciones individuales dentro de las empresas globales. Proporcionaremos la investigación y dejaremos esto en claro en el brief.

  • El alcance del proyecto

    Después de señalar el ‘¿quién?’, nuestras siguientes preguntas son ‘¿qué?’ ¿y por qué?’. ¿Cuál es el proyecto, cuál es el alcance y en qué aspectos necesita ayuda? De nuevo, el contexto clave se proporciona preguntando por qué está realizando este proyecto. ¿El evento es una actividad táctica a corto plazo o es parte de una estrategia a largo plazo?

  • Cómo se relaciona el proyecto con la estrategia empresarial más amplia

    Ya sea táctico o a largo plazo, es importante para nosotros entender cuál es su estrategia de negocios más amplia y cómo encaja este proyecto dentro de ella. ¿Forma parte de una campaña existente o lanza una nueva? ¿Se trata de retener a sus clientes existentes o de adquirir nuevos? Trabajaremos con usted para alinear nuestro trabajo con el suyo.

  • Audiencia o mercado objetivo

    Una vez que los detalles sobre usted como cliente se han desarrollado, es hora de dirigir nuestra atención a su público objetivo. Aquí se indican los datos demográficos clave del usuario final de su producto o servicio, junto con la naturaleza de las relaciones B2B que puede estar buscando fomentar.

  • Competencia

    Una vez que conozcamos al público objetivo, es importante establecer quién más puede tenerlos en su punto de mira. ¿Quiénes son sus competidores? ¿Cuál es la diferenciación clave entre usted y ellos? ¿Cómo te separas? ¿Qué puede ofrecer que sus competidores no puedan? (y viceversa). Investigaremos la actividad de su evento anterior y buscaremos oportunidades para ofrecer mucho más.

  • Tono e imagen

    El siguiente elemento de la estrategia se relaciona con el mensaje y la meta. ¿Qué imagen quiere retratar para este evento? ¿Atrevido o amigable? ¿Techy o accesible? El tono para un evento en particular puede diferir de la percepción general de su empresa; queremos establecer uno que resuene.

  • Objetivos generales, y cómo se miden.

    Posiblemente la sección más importante de todas. Un evento sin propósito es la bisutería, brillante e impresionante desde lejos, pero en última instancia, sin sustancia ni valor.
    Tenemos que tener claro cuál es su objetivo final. ¿Se trata de hacer crecer una lista de correo, crear conciencia o cambiar más productos? ¿O es algo tan perturbador y fundamental como el cambio completo de la imagen? Una vez que se ha establecido el objetivo, el siguiente paso es determinar cómo se ve el éxito y cómo podemos medirlo. ¿10% más ventas? ¿Golpeando a 4,000 suscriptores? ¿Qué pasa si el objetivo es un cambio de imagen? ¿Cómo se puede medir eso?

  • Diseño previo y materiales de marketing.

    Un contexto más útil proviene de mirar los materiales de marketing que está utilizando actualmente. También nos gusta conocer los aspectos de su mercadotecnia actual con los que está contento y siente que están trabajando para usted, junto con aquellos que pueden ser menos exitosos.

descarga un brief

Lo funcional

Una vez que tenemos una comprensión firme de la estrategia, la sección funcional alinea la creatividad con la logística de entrega.

  • Logística

    Con el contexto estratégico del evento ampliado, el siguiente paso es profundizar en los detalles. ¿Qué ha pedido realmente? ¿Proporcionó un brief escrito o estamos trabajando con un resumen de nuestras discusiones anteriores? Aquí, haremos una lista de las características que ha solicitado, ya sean pantallas digitales, cookies corporativas o algún lugar para estacionar un automóvil de Fórmula E.

  • Suposiciones

    También es probable que existan supuestos en ambos lados: es importante registrarlos para garantizar que los dos tengamos en cuenta las expectativas. Una de las ventajas claves del enfoque colaborativo y consultivo para el diseño de eventos es garantizar que no haya sorpresas para ninguno de los dos. Las brechas en el conocimiento y la expectativa se deben llenar rápidamente. El enfoque consultivo también nos permite entender sus formas de trabajar y nos da una visión general.

  • Bienes

    Cuando tenga directrices de marca existentes, ya sea para su empresa en general o para esta campaña en particular, utilizaremos cualquier activo que ya tenga. Tenemos poco valor en la realización de investigaciones que ya se han hecho con gran detalle, pero podemos usar los datos para extraer nuestras propias conclusiones y perspectivas. “Re-vista” es probablemente la mejor manera de verlo. Tener acceso a los activos anteriores también garantiza una apariencia y sensación consistentes.

Lo pragmático

Si la creatividad es el combustible detrás del evento, y la logística es el motor que lo impulsa, entonces las preocupaciones pragmáticas son el chasis: sólido, un poco aburrido, pero esencial para mantenerlo todo junto.

  • Limitaciones técnicas y comerciales.

    El proceso creativo puede abarcarse en los obstáculos de la restricción, pero es cuando las restricciones no se toman en cuenta que la entrega puede volver a la forma sobre la función. Lo más obvio son los aspectos técnicos de un evento, como la naturaleza y el tamaño del lugar, y las regulaciones de construcción o las limitaciones arquitectónicas. También son importantes las restricciones comerciales que pueda enfrentar, como la disponibilidad de su personal clave o sus horas de operación. Las restricciones logísticas potenciales asociadas con el traslado de grandes cantidades de equipos, productos o personas también deben considerarse.

  • Presupuesto

La consideración más importante de todas es el presupuesto. Sin tener una idea de su presupuesto por adelantado, es prácticamente imposible para nosotros lanzar una solución práctica. En ocasiones, su visión puede estar en peligro de sobrepasar su presupuesto, exigiendo un difícil equilibrio entre la innovación y el costo, pero estos dos aspectos no tienen que estar en oposición. La mejor opción es tener un resumen detallado y un presupuesto definido, pero con la flexibilidad de ser creativo. En función del contexto proporcionado por el informe, en EventoCorp podemos ver una imagen más amplia y pensar más allá del evento en sí, lo que permite centrarse en la experiencia general. El enfoque consultivo garantiza que las brechas dentro del informe se llenen lo antes posible y que la entrega del evento vaya más allá de simplemente erigir stands en un lugar. Un gran brief es más que un conjunto de instrucciones.

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Por |2018-12-05T00:40:58+00:0013 diciembre, 2018|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios