8 preguntas para hacerle a su agencia de eventos

Al buscar una agencia externa que pueda convertir los objetivos y la visión de su marca en una experiencia de evento sobresaliente, no es difícil encontrarla.

Asegurarse de elegir la agencia correcta, una cuya cultura y perfil de capacidades se adapte perfectamente a sus requisitos únicos, requiere un cuestionamiento prudente y una mentalidad de ‘probarlo’ desde el primer encuentro.

8 preguntas para hacerle a su agencia de eventos.

Pregunta para la agencia de eventos 

Aquí están las preguntas para hacer:

1. ¿Quién eres?

Naturalmente, sabrá bastante sobre la agencia con la que se contactó antes de hablar con ellos, ya sea a través de las redes sociales, el contenido, su sitio web, boletines informativos, estudios de casos o, probablemente, todo lo anterior. 

Sin embargo, no está de mas ahondar mas allá del sitio web con preguntas que son ligeras en tono, pesadas en la percepción. 

Simplemente preguntando “¿en qué está basado?”, “¿Cómo empezó?” y “¿cuáles son sus objetivos comerciales?”

Obtendrá información sobre sus áreas de fortaleza, y quizás sus debilidades.

2. ¿Qué especialidades ofrece?

Si bien algunas agencias afirman manejar cualquier tipo de evento en cualquier sector, muy pocas lo hacen o pueden hacerlo. 

Se debe respaldar cualquier afirmación con estudios de casos detallados y testimonios brillantes de clientes satisfechos. 

Hay casos en los que esto no es posible (por ejemplo, los clientes farmacéuticos están sujetos a regulaciones contra la promoción en el dominio público), pero cualquier agencia potencial aún debe ser lo suficientemente sincera en forma individual para dar ejemplos reales de proyectos anteriores y clientela. 

Sin embargo, no se trata solo de especialidades del sector: es igual de importante encontrar una agencia que tenga experiencia en el manejo del tipo de eventos que necesita. 

¿Tienen plena capacidad de planificación de conferencias, o principalmente organizan eventos corporativos internos? ¿Construyen únicamente exposiciones de eventos?, o ¿Logran abrazar el marketing experiencial para una experiencia completa?

Si sus necesidades están alineadas con sus especialidades, es una buena señal.

8 preguntas para hacerle a su agencia de eventos.

3. ¿Cobra un margen de beneficio?

No es una bandera roja si lo hacen, cada agencia es diferente, y está bien. 

Lo importante es que los clientes obtengan una claridad absoluta sobre el método de cobro y la estructura de tarifas de una agencia antes de establecer una relación profesional. 

En EventoCorp, por ejemplo, los clientes solo pagan por nuestros honorarios de administración que se fijan dentro del alcance de nuestro trabajo de proyecto, lo que significa que no hay sorpresas ocultas. 

Otros pueden subcontratar proporciones significativas del trabajo y luego agregar un marcado.

4. ¿Tienen ISO?

El logro de las normas ISO, un esquema de acreditación que abarca todo el sector, desde el impacto ambiental hasta los sistemas de gestión, indica el deseo de una agencia de dejar un legado positivo. 

Si bien las agencias más pequeñas pueden no tener el nivel de detalle operacional y el proceso requerido para obtener la acreditación, si una agencia las tiene, esto indica un compromiso con la calidad en todos los ámbitos. 

Los ISO no solo se aplican a los eventos en sí mismos; también aseguran que las prácticas de sus empleados sean sostenibles, lo que les permite retener al mejor talento que superará las expectativas de sus clientes.

5. ¿Qué capacidades internas específicas tienen?

Cada agencia tiene un balance diferente de talentos: algunos tienen departamentos creativos internos, otros externalizan.

Algunos manejan el registro de eventos por sí mismos, otros delegan a un tercero. 

Asegúrese de tener una idea clara de cómo se organizará su evento y quién lo hará. 

Si la respuesta es “hacemos todo en casa”, pregunte qué pasos están tomando para garantizar que los equipos internos se mantengan al tanto de las tendencias de la industria. 

Por ejemplo, a veces es mejor externalizar los elementos digitales más ambiciosos de un evento, debido que esto permite una mayor flexibilidad y acceso a las tecnologías más nuevas. 

La regla de oro es buscar profundidad, no solo amplitud, de capacidad.

8 preguntas para hacerle a su agencia de eventos.

6. ¿Tiene un proceso comprobado de trabajar con adquisiciones?

Para un evento que es tan rentable como cautivador, el marketing y las compras deben funcionar en armonía. 

Una buena agencia nunca debe ignorar los ahorros a expensas del espectáculo, sino que debe trabajar con los departamentos de adquisiciones para impulsar soluciones que ofrezcan la mejor experiencia y la mejor relación calidad-precio. 

En EventoCorp, compartimos revisiones trimestrales de los ahorros que se han hecho a través de negociaciones con nuestros clientes.

7. ¿Tiene alguna prueba cuantificable de éxito / premios?

Los premios no son el principio y el fin: todos entendemos que la entrada cuesta dinero, y las listas cortas están determinadas y dominadas regularmente por los grandes jugadores. 

Pero eso en sí mismo es positivo; es un signo de reconocimiento de la industria. 

En ausencia de una oficina llena de trofeos de la industria, cualquier cosa que muestre que un organismo externo ha reconocido el valor del trabajo de una agencia no debería dejarle ninguna duda sobre su profesionalidad. 

Ya sea que se trate de un premio para una exhibición destacada, o de un reconocimiento mas general de su contribución a la industria, hacer esta pregunta le dará a las agencias la oportunidad de sorprenderle con su experiencia.

8. Después del evento, ¿qué nivel de estadísticas de informes proporciona para crear una mejora continua?

Una buena agencia entiende que el final de un evento es solo el comienzo. 

Cuando los delegados se han ido, comienza el informe: comience preguntando a una posible agencia qué miden. 

En un nivel cuantitativo, eso podría ser (debería ser) todo, desde las estadísticas de aplicaciones móviles hasta el análisis de sitios web, hasta el delegado de asistencia. 

Estos deben combinarse con datos cualitativos de los asistentes, oradores y organizadores para proporcionar una imagen de retroalimentación completa de 360 ​​°. 

A continuación, ¿cómo se transmiten los resultados a los clientes? En EventoCorp, los clientes pueden recibir un informe personalizado posterior al evento, optimizando y delineando nuestra estrategia para el próximo año. 

Hay muchos tipos diferentes de agencias de eventos, todos con diferentes procesos y competencias. 

Elegir el adecuado para trabajar es de suma importancia para usted, sus clientes y su marca.

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Por |2018-12-15T02:52:08+00:0018 diciembre, 2018|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios