En el momento en que decide planificar y organizar un evento, está entrando en un ciclo de gestión que se puede dividir en cinco etapas:

  1. Planificación del evento: De la idea al plan de acción.
  2. Organización del evento: Del plan de acción a la ejecución.
  3. Promoción del evento: Difundiendo la palabra y vendiendo tickets.
  4. Ejecución del evento: Asegurarse de que las cosas funcionen bien durante la realización del evento.
  5. El post evento: Gracias y seguimientos.

Se llama «ciclo» porque tiende a comenzar todo de nuevo: utiliza sus hallazgos del último evento para comenzar a planificar la próximo edición. (A menos que, por supuesto, solo esté planeando un evento único).

consejos útiles para planificar su evento

Planeando su evento

Aquí es donde comienza. Tal vez ya tiene una idea muy específica para un evento. O tal vez solo sepa que le gustaría organizar una y necesita un poco de inspiración.

De cualquier manera, ¡genial! Es hora de averiguar cómo planificar un evento desde cero.

Esta etapa tiene que ver con delinear lo esencial y responder a estas preguntas claves:

¿Cuál es el propósito de mi evento?

Esto le dará un enfoque claro para las próximas etapas y lo ayudará a establecer prioridades.

¿Quién es el público objetivo?

Esto afectará su estrategia de comunicación, los canales que utiliza, su tono de voz, etc.

¿Cómo lo lograré?

Se trata de armar un plan para los próximos pasos. ¿Tiene un equipo o hará cosas por su cuenta? ¿Cuáles son los artículos imprescindibles y qué es bueno tener?

Debería estar saliendo de esta etapa con un plan de acción sólido y una idea clara de qué hacer a continuación.

consejos útiles para planificar su evento

10 cosas que puedes hacer para planificar su evento

Aquí hay 10 pasos de planificación de eventos que puede implementar inmediatamente.

1. ¿Necesita inspiración? ¡Iniciar una conversación!

Con mucho, la mejor manera de salir de su burbuja y encontrar un montón de ideas nuevas es, literalmente, pedirlas. Afortunadamente, Internet lo hace increíblemente fácil.

Búsqueda de comunidades de organizadores de eventos. Hay muchas comunidades de eventos en Facebook y en Twitter Chats (consulte #EventProfs). Entrar en una conversación, o iniciar una nueva.

Es más fácil de lo que parece. Tome Quora.com, por ejemplo. Hacer una pregunta es realmente tan fácil como 1, 2, 3:

  1. Registrar una cuenta (toma minutos, si no segundos)
  2. Publique su pregunta. Qué tal: «Me gustaría organizar un [insertar tipo de evento]. ¿Podrían compartir conmigo algunas ideas sobre temas y actividades divertidas que podría considerar?
  3. Espere a que las respuestas le lleguen.

Tiene casi la garantía de obtener al menos algunas respuestas, lo que puede llevar a más preguntas e ideas.

Este enfoque funciona igual de bien en Facebook, Twitter y en otros lugares. ¡Dese una oportunidad!

2. Poner el propósito sobre papel.

Una vez que tenga una idea clara sobre qué es su evento, escriba una oración que describa su propósito. Algo como:

«Estoy organizando [evento específico] porque [motivo]» o «Mi objetivo con [evento específico] es [propósito]«.

Sigue editando hasta que la oración capture perfectamente tu verdadera motivación. Idealmente, debería ser algo que realmente te apasiona.

Imprima la oración con letras grandes y una fuente creativa, si se siente elegante. Cuélguelo en algún lugar donde lo veas a diario. Esto te mantendrá enfocado y te dará la energía para seguir adelante.

3. Descubra a su invitado «ideal»

¿Cuál es su invitado perfecto para el evento? ¿Qué hace él / ella y por qué asisten?

Saber exactamente quién asistirá a su evento es clave para elaborar un gran mensaje y lograr que más personas se presenten.

Entonces, ¿cómo encuentra a ese elusivo «ideal» invitado? ¡Pues, debe crear  «Persona Evento»!

Imagine a una persona típica asistiendo a su evento. Dele un nombre que refleje su personalidad (por ejemplo, «Sara»).

Escriba su edad, género, motivaciones, rasgos claves y una breve biografía. Podría terminar con una tarjeta que se parezca a este ejemplo:

Cómo planificar un evento: Personaje del evento.

Darle a sus invitados una cara y una «vida» lo ayuda a recordar que está organizando el evento para personas reales con esperanzas y expectativas reales.

La persona puede ser tan detallada o sencilla como quieras. Lo importante es que te da un invitado con el que puedes concentrarte.

Aquí hay una herramienta fantástica que te permite diseñar personas, completamente gratis.

Esto debería ser suficiente para que comiences, pero si quieres hacer una inmersión profunda, aquí tienes una gran guía para crear personas.

4. Encuentre el #hashtag perfecto

No, un hashtag no es solo un truco. (Aunque a menudo se siente así).

Un gran hashtag capturará la esencia de lo que se trata tu evento de una manera breve y atractiva. Esta voluntad:

  1. Ayudarle a concentrarse mientras planifica su evento.
  2. Al instante, dígale a sus invitados en qué se encuentran.

Como verá en artículos posteriores, puede usar mucho su hashtag durante las etapas «organizar» y «promover».

¿Atascado? Prueba algo como esta super sencilla herramienta.

Lo que hace es transformar una oración que escriba, el nombre de su evento o un slogan, en diferentes formatos de hashtag.

No es exactamente la ciencia espacial. Pero también escanea a Twitter en busca de cualquier mención actual de un hashtag para asegurarse de que no se le ocurra algo que ya esté en uso.

No quiere estar compitiendo por la atención con otros eventos y actividades.

consejos útiles para planificar su evento

5. Haga una lista de lugares

Si bien aún no tiene un lugar o recinto, este es un buen momento para armar una lista restringida.

Monte la hoja de cálculo de su elección (Excel, Google Sheets u otro) y anote todos los lugares locales que considere adecuados.

Ahora, para ayudarlo a reducir la lista, agregue las siguientes columnas para cada una de ellas:

  • Costo. ¿Cuánto cuesta el local en sí? ¿Qué cobra por los posibles servicios adicionales que pueda necesitar?
  • Ubicación. Qué fácil es para sus asistentes encontrar y llegar al lugar. ¿Pueden sus artistas intérpretes o ejecutantes y proveedores de catering llegar sin problemas?
  • Servicios. Algunos locales ofrecen sus propios servicios de bar o catering. ¿Quiere aprovecharse de esto? Si su evento involucra presentaciones musicales: ¿Cómo es la acústica y el equipo de sonido? ¿Qué pasa con las opciones de seguro y estacionamiento?
  • El ambiente. Usted es su mejor juez aquí. Algunos lugares simplemente no están hechos para ciertos eventos. No haría un concierto indie en una sala de conferencias del hotel, ¿verdad?
  • Capacidad. ¿Cuántos invitados espera? Verifique la capacidad máxima del lugar y las restricciones para asegurarse de que no esté demasiado tapado o demasiado vacío.

Esta práctica herramienta lo ayuda a estimar rápidamente cuántas personas puede ubicar en un lugar en función de los diferentes diseños de salas.

Es ideal para conferencias y ferias comerciales, pero también puede ayudar con muchos otros tipos de eventos.

Si está en Canarias, ¡incluso puede ayudarle a encontrar un lugar específico para sus necesidades!

consejos útiles para planificar su evento

6. Juntar un presupuesto rápido

Lejos de la tarea mas glamorosa, le daremos eso. Pero tener un presupuesto es esencial para priorizar sus gastos, determinar cuánto puede invertir en la promoción y decidir qué cobrar por los boletos.

Una vez más, un programa de hoja de cálculo simple va un largo camino. Comience con los siguientes campos:

  • Artículo: El gasto específico.
  • Descripción: Algunos detalles más sobre el gasto.
  • Vendedor: Proveedor de los bienes o servicios.
  • Costo estimado: lo que usted espera gastar en él.
  • Costo real: una vez que haya decidido el precio final, esto le ayudará a ver si se mantiene en el buen camino.

Puede agregar campos adicionales para notas y otros detalles más adelante, pero esto será suficiente por ahora.

Quizás la parte más difícil es recordar cada gasto individual. Si bien la lista final depende de su evento, aquí hay algunos ejemplos típicos para comenzar:

  • Abastecimiento
  • Decoraciones
  • Equipo
  • Entretenimiento
  • Seguro
  • Marketing
  • Transporte
  • Lugar de encuentro

También recomendamos hacer un presupuesto para costos inesperados, por lo que no lo sorprenderán más tarde.

Ahora tiene una visión general sólida de su presupuesto y una referencia para futuros esfuerzos de planificación. Si está atascado, Microsoft ofrece algunas plantillas online para hacer presupuestos.

Planificar tu evento

7. Establecer una fecha

Esto es importante. Le ayuda a establecer plazos límite para las actividades de planificación y le brinda un hito que debe alcanzar.

Cuanto antes comience a planificar su evento, mayores serán sus posibilidades de obtener el lugar que desea y aprovechar al máximo promoción de eventos.

Cosas a tener en cuenta al elegir la fecha del evento:

  • Vacaciones importantes. A menos que lo suyo sea un evento temático de vacaciones, no querrá que coincida con los principales días festivos. Piense en lo que probablemente hará su persona de evento durante este feriado en particular. (En Europa, los meses de verano son vetados – julio y agosto-).
  • Otros eventos. Haga alguna búsqueda en Google para grandes eventos locales. ¿Hay algún festival al que sus potenciales invitados asistan en lugar de su evento? ¿Hay alguna competencia deportiva importante en su área que pueda bloquear el acceso al lugar de su elección?

Una vez que haya elegido una fecha, márquela claramente en su calendario. Considere imprimirlo y colgarlo junto a su oración motivacional. Esto es: ¡su evento está sucediendo realmente!

8. Visualice el día de su evento.

Imagine el día perfecto donde todo se logrará sin ningún problema. Haga una especie de recorrido mental de cómo pasaría ese día. ¿Cuál es la agenda? ¿Cómo es el ambiente? ¿Hay actuaciones, discursos, actividades divertidas, comidas y bebidas?

Si le ayuda, escriba una línea de tiempo de eventos (Guión) con los aspectos más destacados del día en una hoja de papel. Al igual que:

  • 7:00 Llega el equipo de catering.
  • 8:00 Las mesas están puestas.
  • 8:30 DJ toma el escenario.
  • 9:00 Puertas abiertas.
  • …y así

Los detalles esenciales no son tan importantes ahora. Es muy probable que cambie este guión muchas veces, debido que algunas cosas encajan en su lugar y otras fracasan.

El punto aquí es dar un sentido de la realidad a su próximo evento.

Este tipo de ejercicio mental también tiene un valor incalculable para captar indirectamente algo que se ha perdido.

Mientras imagina a sus invitados bailando con una melodía, puede recordar de repente comprobar si los lugares de su lista restringida tienen incluso pistas de baile en primer lugar.

9. Arme su equipo

Ahora tiene una lista del lugar, un presupuesto y un plan aproximado para el día. Aquí viene la pregunta crucial: ¿Quién le está ayudando a hacer que todo esto suceda?

Algunos de ustedes podrían estar volando solos, y eso es simplemente genial. Otros querrán un equipo central de personas que los ayuden a organizar y ejecutar el evento.

Comience a poner nombres en las diferentes actividades que ya ha planeado y escrito. ¿Quién será responsable de negociar con el lugar? ¿Quién está a cargo del catering? El día del evento, ¿quién estará a cargo de las puertas y escaneando los boletos?

Como mencionamos, los lugares a menudo tendrán personal de catering y otro personal disponible para ayudarlo con su evento.

Esto podría ser una ventaja en el día: conocen los entresijos del lugar y están acostumbrados a albergar todo tipo de eventos.

Otra gran opción es armar un paquete que pueda ayudarlo a obtener voluntarios.

Las personas interesadas en los oradores principales de su evento o en la banda de presentación a menudo estarán felices de ayudar a cambio de, digamos, boletos gratis.

Conocer de antemano a su equipo y al personal del evento hará que el resto del proceso sea mucho más sencillo.

10. Tome una lista de verificación de planificación paso a paso

Ahora es el momento de organizarse y prepararse para la siguiente etapa. Debes trazar los pasos de aquí en adelante.

¿Adivina qué? No hay necesidad de reinventar la rueda. No será la primera persona que se pregunta cómo planificar un evento.

Encontrará innumerables listas de verificación que lo guiarán a través de los pasos críticos de planificación y administración de su evento. Aquí hay uno de nosotros para que comience.

descargar aqui

Ponga a un lado solo 10-15 minutos. Revise todos los elementos de la lista de verificación y descubra como se aplican a su evento.

Si está trabajando con un equipo, reúna a todos para revisar la lista de verificación. Agregue otros elementos relevantes y elimine aquellos que no necesite.

Ha terminado

Ahora tiene un plan de juego. Es hora de ponerlo en acción. ¿Cómo exactamente? Ese es el tema del siguiente artículo.

Hoy nos centraremos en la segunda etapa del ciclo: organizar el evento. Aquí es donde comenzará a poner en marcha su plan en acción. ¡Vámonos!

Organizando su evento

«Los planes son solo buenas intenciones a menos que degeneren de inmediato en trabajo duro».

– Peter F. Drucke¿Duro? Tal vez. Pero es cierto: su plan es tan bueno como lo que realmente hace con él. Así que prepárase para poner en marcha su plan en acción.

En este artículo, veremos el lado práctico de cómo organizar un evento, desde hacer un plan de acción y reservar el lugar hasta contratar proveedores, crear una página de evento y hacer un plan de contingencia.

Organizando tu evento

10 cosas que puede hacer para organizar su evento

Aquí hay 10 pasos concretos que debe tomar en esta etapa del ciclo de gestión de eventos.

1. Convierta su lista de verificación en un plan de acción

Su lista de verificación de planificación le brinda una gran visión general, pero aún así es una lista de verificación.

Para ayudarlo a ejecutar, debe subir su lista de verificación a un nivel superior: en un plan de acción detallado con pasos específicos, fechas límite y personas responsables.

No es tan abrumador como puede parecer. Tome un elemento de la lista de verificación a la vez. Para cada ítem, conteste lo siguiente:

  • ¿Qué tarea (s) se debe completar para que esto se marque «Hecho»?
  • ¿Cuánto tiempo tomarán las tareas?
  • ¿Cuál es la fecha límite para completar cada tarea?
  • ¿Quién es responsable de completar la (s) tarea (s)?

Una vez que haya respondido esto para cada elemento de su lista de verificación, póngalo todo en una hoja de cálculo.

Coloque las tareas y las personas responsables en columnas y la duración de las tareas y los plazos en filas.

Así debe verse:

Cómo organizar un evento: planificación de eventos diagrama de Gantt

¡Felicidades, acaba de hacer un gráfico de Gantt ! (Siéntase libre de presumir de ello con sus amigos).

Un diagrama de Gantt visualiza sus tareas y sus interdependencias (para indicar lo dolorosamente obvio: no puede comenzar a decorar un lugar hasta que tenga un lugar para decorar). ¡Los gerentes de proyecto aman estos!

¿No quiere construir uno desde cero? ¡No tiene que hacerlo! Afortunadamente, hay muchas plantillas de gráficos de Gantt gratuitas en Google Docs.

2. Obtener una herramienta de gestión de proyectos.

Su diagrama de Gantt actual funciona muy bien como una visión general estática de las tareas.

El software de gestión de proyectos, por otro lado, va mas allá para ayudarlo a comunicarse con su equipo, coordinar las actividades diarias y rastrear el estado más reciente.

Si bien no tiene que usar el software de administración de proyectos, le hará la vida mucho más fácil.

No va a tener que romper su alcancía, tampoco. De hecho, muchos sitios de administración de proyectos, como Trello, ofrecen cuentas iniciales gratuitas. Estos son a menudo más que suficientes para organizar un evento.

También le recomiendo que se una gratis a Slack, es una herramienta donde podrá optimizar el trabajo en equipo: mensajería, intercambio de archivos y búsqueda avanzada.

Y para terminar de coronar la gestión de proyectos, abra una cuenta gratis en Asana. Es la plataforma de manejo de trabajo que equipos usan para estar enfocado en sus metas, proyectos y tareas diarias para lograr resultados.

¿No está seguro de dónde encontrar la herramienta de gestión de proyectos adecuada? Aquí hay 10 excelentes opciones para comenzar.

Sea cual sea el software que elija, es probable que le pida que especifique las tareas que debe completar y las personas que las manejan. ¿Adivina qué?

Gracias a su diagrama de Gantt, ¡ya tiene exactamente eso! Así que en realidad solo es cuestión de copiar y pegar estos.

Ingrese las tareas en su herramienta de gestión de proyectos elegida, asigne propietarios y, listo, ya está todo listo.

Mantener las tareas en una herramienta compartida y continuamente actualizada hará que el proceso sea mucho más manejable y divertido.

Ahora veamos algunas de las tareas específicas.

Organizando tu evento

3. Asegurar el lugar

¡Todo bien! Elimine puntos de la lista y empecemos a hacer algunas llamadas. Su objetivo ahora es establecerse en el lugar final y firmar el contrato.

Ya ha investigado y abordado muchas preguntas claves (ubicación, capacidad, costo) al momento de hacer su lista corta.

Aquí hay 10 detalles esenciales para aclarar al contactar a cada uno de los lugares seleccionados:

  1. ¿Alguna vez el lugar ha organizado un evento similar al suyo?
  2. ¿Hay un depósito por adelantado y cuál es la política de cancelación?
  3. ¿Qué cubre exactamente el seguro de responsabilidad civil del lugar?
  4. ¿El lugar ya tiene una licencia de entretenimiento (o tendrá que solicitar la suya)?
  5. ¿Cuáles son las disposiciones de salud y seguridad que existen?
  6. ¿Qué se incluye exactamente en el alquiler del local (mobiliario, equipo, WiFi, estacionamiento, etc.)?
  7. ¿Se le permite traer proveedores externos?
  8. Si el lugar ofrece catering, ¿puede probar su menú con anticipación?
  9. ¿Qué tan flexible es la configuración física? ¿Se le permite mover muebles y equipos alrededor?
  10. ¿Se puede acceder al lugar antes del evento? (Es posible que desee instalar y preparar las cosas con un día de anticipación).

Hacer estas preguntas no solo lo ayudará a decidir si el lugar es adecuado, sino también a planificar las cosas que necesitará hacer usted mismo.

Por ejemplo, si el lugar aún no tiene una licencia de entretenimiento completa y está planeando, vender alcohol o hacer arreglos de música y baile por la noche, deberá solicitar un aviso de eventos temporales.

¿Tiene ya todas sus respuestas? Está listo para seleccionar y reservar el lugar de su elección.

Asegúrese de tener todos los detalles anteriores y otros requisitos específicos del evento descritos explícitamente en el contrato antes de firmarlo.

4. Contrate y confirme con sus oradores y maestro de ceremonia.

Estas son las principales estrellas de su evento. Podría ser un orador famoso para su conferencia, un instructor para su retiro de ejercicios o la banda para su festival de música.

Probablemente ya tenga una buena idea de quiénes son estas personas, por lo que ahora es cuestión de llegar a ellos y hacer los arreglos necesarios.

Siempre es inteligente intentar asegurar primero los cabezas de cartel. Es más probable que otros participantes acepten participar si un nombre famoso dentro de su campo ya está a bordo.

Al negociar el contrato, recuerde lo siguiente:

  • Haga su investigación: ¿A qué tipo de eventos asistió este artista en el pasado? ¿Cómo coincide exactamente su evento con sus experiencias y preferencias?
  • Conozca sus «imprescindibles»: ¿Desea que el orador simplemente haga una presentación o que se quede atrás y participe en un taller?
  • Establezca su precio máximo: le dará un punto de partida para las negociaciones del contrato y también servirá como un umbral de «alejamiento» si no puede llegar a un acuerdo.

Al igual que con el lugar, asegúrese de que el contrato describe todos los puntos importantes.

5. Contratar a los proveedores

Esta categoría bastante amplia incluye a cualquiera que ofrezca un servicio o producto para su evento, desde el servicio de comidas hasta la decoración, la fotografía y la captura de video durante el evento.

Recuerde: ya ha realizado un presupuesto para estos gastos de proveedor, por lo que sabe qué tipos de servicios está buscando.

Sí está en contacto con otros planificadores de eventos, pida consejo sobre los proveedores.

Muchos tendrán un archivo de proveedor que detalla los detalles importantes de cada proveedor, incluidos los precios, los permisos retenidos, los seguros y mucho más. Debería ayudarle a reducir la búsqueda.

Cuando se comunique con los proveedores, su lista de preguntas será bastante similar a la del lugar: su experiencia con eventos similares, la política de cancelación, las licencias necesarias, etc.

En el caso de los proveedores, sin embargo, no tenga miedo de pedir también algunas referencias de clientes anteriores.

Una vez que haya acordado las condiciones y firmado un contrato, agregue un recordatorio de seguimiento para que pueda tocar regularmente la base para escuchar cómo están progresando y para confirmar que todo está bien encaminado.

6. Cree su página web de evento

Aquí es donde la gente aprenderá todo sobre su evento y, eventualmente, registrarse o comprar boletos. ¡Haga que destaque!

No necesita ser un programador o saber nada sobre la creación de sitios web para hacer esto. Por un lado, simplemente puede usar Facebook para hacer una página de evento decente con todos los elementos básicos en su lugar.

Pero también hay empresas, como Tu Fábrica de Eventos, que no solo le permiten crear una página de eventos, sino que también pueden administrar gran parte de la administración por usted. (Vamos a tocar esto en el siguiente punto).

Cualquiera que sea la opción que elija, la página de su evento debe incluir lo siguiente:

  • Conceptos básicos del evento: ¿Cuándo y dónde tendrá lugar el evento? ¿Cuál es la agenda? ¿Quién hablará o actuará?
  • Datos de contacto: Lo ideal es que abordar todas las cuestiones prácticas en la descripción del evento, pero dar a la gente una manera de ponerse en contacto con usted si necesitan aclarar algo.
  • Llamada a la acción: si las personas necesitan registrarse o comprar boletos, debe haber un botón o formulario claramente visible para que den ese paso.
  • Compartición: debería ser fácil para las personas compartir su página con otros.

Nota: no tiene que esperar hasta que sus boletos salgan a la venta o se abre el registro para crear una página de evento.

Tener una página de eventos llamativa e informativa antes de que su evento sea oficialmente en vivo le permite comenzar a correr la voz y generar interés inicial.

Recuerde hacer un uso de su hashtag en el proceso. Vea esta página de un congreso anual de marketing digital: Canarias Digital

Organizando tu evento

7. Averiguar la administración

Ahora viene el «¿Cómo gestiono exactamente las cosas del día a día?» parte. Hay muchas preguntas para responder.

Cuando la gente comienza a registrarse para su evento, ¿cómo hará un seguimiento de la lista de invitados y la capacidad disponible?

Si está vendiendo boletos, ¿en qué formato los entregará a los compradores y cómo facilitará los pagos? El día del evento, ¿cómo verificará la lista de invitados o escaneará los boletos en la puerta?

Siempre puede optar por usar poca tecnología y pedir a las personas que simplemente paguen en efectivo en la puerta cuando lleguen.

Alternativamente, es posible que desee que puedan comprar boletos en línea con su tarjeta de crédito.

Los sitios de venta de entradas para eventos como Eventbrite están diseñados específicamente para manejar gran parte de este aburrido trabajo de administración. Le dejan

  • Crear un evento y ofrecer diferentes boletos (gratis, pagados, vales, inscripción, etc.)
  • Acepta tarjetas de crédito y otros métodos de pago.
  • Llevar un registro de las inscripciones y compras de entradas
  • Habilitar el escaneo de tickets en la puerta a través de una aplicación
  • …y más

En una nota al margen: dicha plataforma es gratis, por lo que no hay riesgo de probarlo. Se la recomiendo al 100%

Ya sea que utilice una plataforma de venta de entradas o haga cosas por su cuenta, tendrá que encontrar una manera de abordar las inquietudes anteriores.

8. Armar una estrategia de promoción.

Ahora que su evento está tomando forma y tiene una página oficial de eventos, debe comenzar a pensar en cómo lo va a comercializar.

Su estrategia de promoción dependerá en gran medida de su público objetivo. Remítase a la persona de su evento en nuestro último artículo.

¿Dónde es más probable que esta persona descubra eventos? ¿Están revisando las redes sociales o leyendo periódicos? ¿Es probable que los encuentres en lugares específicos donde puedas repartir volantes?

Haremos una inmersión profunda en la promoción en el próximo artículo. Por ahora, es suficiente si solo esboza brevemente dos cosas:

  1. Los tipos de actividades promocionales que realizará: descuentos, publicaciones en blogs, actualizaciones de redes sociales, carteles, etc.
  2. En qué etapas se llevarán a cabo estas actividades: página previa al evento, lanzamiento del evento, promoción en curso, impulso de último minuto, etc.

Si se siente elegante, puede crear algo similar a un gráfico de Gantt para sus tareas de marketing, con actividades en las columnas y líneas de tiempo en filas.

Su plan también debe tener en cuenta cuánto gastará en sus esfuerzos de marketing, en todo caso. Tenga en cuenta que incluso si no tiene un gran presupuesto, hay muchas formas gratuitas de promocionar su evento.

9. Programe una primera visita al recinto

Si su localidad o recinto lo permite, acuerde una fecha para un recorrido, una especie de «ensayo general» para el evento real.

Invite a sus proveedores y artistas claves para que puedan emular el día del evento lo más parecido posible.

Un recorrido le permitirá identificar cuellos de botella y otros desafíos logísticos. También familiarizará a todos con el lugar y su distribución, para evitar sorpresas desagradables en el día.

Es mucho mejor si la empresa de catering sabe exactamente dónde está la entrada del personal a la cocina, en lugar de buscarla frenéticamente durante el evento en sí, por ejemplo.

Asegúrese de que todos tenga registrado el día del recorrido en sus calendarios y que hayan confirmado su participación.

Es probable que también desee establecer un recordatorio para usted y hacer un seguimiento con los participantes poco antes de la fecha.

Organizando tu evento

10. Hacer un plan de contingencia.

Debe decirse: no importa qué tan minucioso sea usted y cómo esté organizado su evento, las cosas pueden salir mal. Así es la vida.

Si bien siempre puede decidir tratar solo los problemas a medida que surjan, es mejor tener un plan de respaldo.

Esto es lo que debe hacer: tome una hoja de papel y un bolígrafo (o abra una hoja de cálculo, si desea mantener las cosas virtuales).

Ahora divida su papel en dos columnas:

  • En la primera columna, escriba el peor de los casos que pueda imaginar para cada aspecto de su evento (por ejemplo, mi orador clave no aparece).
  • En la segunda columna, escriba lo que puede hacer para resolverlo (p. Ej., Reproduzca una conversación pregrabada de ese hablante o tenga otra en espera).

Haga esto para todos los ítems de su lista: alimentos y bebidas perdidos, equipo de música que funciona mal, etc.

Si ayuda, puede agrupar los riesgos en cinco (5) categorías:

  1. Físico (por ejemplo, daño accidental a los muebles)
  2. Equipo (por ejemplo, alguien que se enferma)
  3. Técnico (por ejemplo, equipo de AV defectuoso)
  4. Legal (por ejemplo, falta papeleo)
  5. Política (por ejemplo, protestas o nueva regulación).

Pronto descubrirá que la mayoría de las situaciones malas se pueden salvar, especialmente si prepara un plan B con anticipación.

Será mucho menos probable que entre en pánico si las cosas no van de acuerdo con el plan, ¡y sabrá exactamente qué hacer en cada situación!

En el tercer artículo, nos centraremos en la parte más emocionante del proceso: la promoción 

A estas alturas, este ciclo de gestión de eventos debe ser familiar para usted:

  1. Planificación del evento: De la idea al plan de acción.
  2. Organizando el evento: Del plan de acción a la ejecución.
  3. Promocionando el evento: Difundiendo la palabra y vendiendo tickets.
  4. Día del evento: Asegurarse de que las cosas funcionen bien durante el día.
  5. Después del evento: Gracias y seguimientos.

En los capítulos anteriores, hemos hablado sobre la planificación y organización de su evento. Ahora estamos listos para pasar al siguiente paso del ciclo. Vamos a hablar de cómo promover un evento.

Promocionando su evento.

Si lo construye, ¿vendrán … o lo harán?

Para indicar lo que es bastante obvio: sin invitados, incluso el evento más impecablemente planificado está condenado al fracaso. Si tiene suerte, tendrá una celebridad famosa como la atracción principal, que ayudará a atraer a la gente a su evento.

Pero ¿y si no tiene ese lujo? ¿Cómo aprovechar al máximo la promoción de su evento, especialmente con un presupuesto ajustado?

Como resultado, hay muchas estrategias que ayudarán a que su evento sea notado. Es por eso que la promoción de eventos merece un artículo propio.

Promocionando tu evento.

10 cosas que puede hacer para promocionar su evento

Veamos 10 cosas para recordar cuando promocione su evento.

1. Use el hashtag de su evento cada vez que pueda

Si siguió nuestros consejos, ya encontró el #Hashtag perfecto para su evento y lo incorporó a su página de eventos. ¡Es hora de comenzar a usar el hashtag para la promoción!

Cuando mencione su evento, adquiera el hábito de incluir el hashtag del evento. Esto se aplica a sus publicaciones en redes sociales, pero también a otros canales de marketing y cualquier material impreso.

Reforzar el hashtag ayuda a anclar su evento y le permite estar en la mente de las personas.

Si ha creado cuentas de redes sociales dedicadas para su evento, asegúrese de que la biografía de la cuenta incluya su hashtag también.

Los siguientes canales de redes sociales tienen soporte nativo para hashtags: Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest y Google+.

Eso no es todo. Movilice a los participantes de su evento (como oradores y artistas); asegúrese de que conozcan el hashtag del evento y sugiérales que lo usen cuando hablen sobre el evento.

Eso le ayudará también a alcanzar su base de audiencia.

OJO. Si bien se ha demostrado que agregar un hashtag a sus Tweets aumenta la interacción, no se exceda.

Los mensajes con más de dos hashtags terminan obteniendo un 32% menos de participación que los que no tienen hashtags. A nadie le gusta un #HashtagSpammer.

2. Use el SEO

Mucha gente usa Google para encontrar eventos específicos que suceden alrededor de ellos. ¿Qué tan genial sería si su evento apareciera en los resultados de búsqueda?

Ya sea que esté escribiendo una descripción atractiva en la página de su evento, publicando una publicación de blog sobre el evento o publicando un comunicado de prensa, puede beneficiarse de darle un poco de amor SEO.

¡Sin estrés! SEO no es una caja negra mágica. No requiere un título. Se trata de aprender algunos conceptos sencillos. En pocas palabras, se trata de:

  1. Saber qué palabras usan las personas para buscan eventos.
  2. Optimice su contenido con sus palabras claves adecuadas.

Digamos que su evento tiene un DJ y una pista de baile. Si sabe que la gente busca con frecuencia «lugares para bailar en Canarias», es posible que desee utilizar esa frase al describir su evento.

Pero, ¿cómo sabe lo que busca la gente?

Gran pregunta en realidad, tiene un número de herramientas de investigación de palabras claves (¡gratis!)

Para empezar, consulte SEMrush: Herramienta para palabras clave con el título apropiado o el Planificador de palabras clave de Google (esta requiere una cuenta de AdWords, pero configurar una es bastante sencillo).

Promocionando tu evento.

3. Haga que el proceso de compra sea fácil

Una gran parte de la promoción efectiva de eventos es conocer a los compradores de boletos donde están. Eso significa facilitarles la compra de boletos desde cualquier entorno en el que ya estén.

Esto incluye:

Plataformas de venta de entradas de terceros.

Si vende sus boletos a través de una plataforma de boletos de terceros como Eventbrite, debe considerar mantener todos sus eventos bajo el mismo perfil.

Eso le da a la gente una visión general súper rápida de todos sus próximos eventos.

Hay un beneficio adicional aquí. Alguien que viene a ver uno de sus eventos puede interesarse en algunos de los otros eventos.

O quizás tengan un amigo que esté interesado. De cualquier manera, es una excelente manera de dar una cierta exposición a todos los eventos que estás organizando.

Su propio sitio web o blog.

Si ya tiene un sitio web, lo último que desea es que la gente haga clic fuera de él para comprar boletos o registrarse para su evento. Deben poder hacer eso directamente en su sitio.

Muchos proveedores de boletos (incluido Eventbrite) le ofrecen un widget de boletos que puede insertar en su sitio; de esa manera, la gente puede comprar boletos y registrarse con solo unos pocos clics … y sin tener que abandonar su espacio online.

Promocionando tu evento.

Canales de redes sociales

Sí está pegando enlaces a su evento en las redes sociales, asegúrese de que haya una llamada a la acción «Obtener entradas» en su publicación (y preferiblemente en la página a la que se está vinculando).

Sugerencia: si crea un evento de Facebook utilizando su página de Facebook (en lugar de un perfil personal), podrá pegar un enlace directo a la página de su evento dentro de un campo separado «URL del ticket».

Cómo promover un evento: enlace de entrada de Facebook

 

De esa manera, las personas obtendrán un enlace «Buscar boletos» en el evento de Facebook, lo que debería hacer que comprar boletos sea más sencillo.

El punto clave es: No haga que las personas hagan clic más de lo necesario.

4. Crowdsource su material de marketing

Sus asistentes al evento pueden ser una mina de oro de gran material de marketing.

Si ya organizó eventos similares y tiene una base de clientes existente, pida a los asistentes pasados ​​que publiquen fotos o videos del evento. (No olvide pedirles que utilicen el hashtag de su evento).

Nada es más creíble que los recuerdos de su evento provenientes de invitados reales.

¿Es este su primer evento? ¡No se preocupe! En su lugar, puede ejecutar una competencia en la que los posibles invitados puedan enviar fotos y videos sobre un tema relacionado con su evento y etiquetarlos con el hashtag de su evento.

Esa es una gran manera de crear entusiasmo alrededor del evento en las redes sociales. Los ganadores pueden obtener boletos gratis, vales para bebidas o algunos otros regalos.

Enhorabuena, ahora tiene un gran material que puede utilizar para promover el evento.

Cómo promover un evento

5. Vender entradas especiales

Entradas de vainilla de edad normal están bien. Pero si realmente quieres probar y aumentar tus ventas, considera mezclar un poco las cosas.

Éstos son sólo algunos de los boletos «especiales» que pueden darle a los compradores un suave empujón:

  • Pre-pre-venta: Este es un boleto con descuento que recompensa a las personas por actuar rápido. Establezca un número limitado de boletos a la venta desde el principio, con un precio por debajo de sus precio estándar. Las personas que compren sus boletos «Early Bird» pueden ahorrar dinero. Obtiene algo de tracción temprana en la venta de su evento. Es un ganar-ganar.
  • Entradas para grupos: ¿Por qué no atraer a sus invitados para que traigan a sus amigos? Haga que sea más barato comprar varios boletos en grupo. De esta manera, las personas tienen una motivación para correr la voz e invitar a alguien que conocen, dándole publicidad gratuita en el proceso.
  • Paquetes de boletos: Sí está sirviendo comida, bebidas o vendiendo algún tipo de mercancía en su evento, piense en unirlos con una compra de boletos. «Compre un boleto y obtenga su primera bebida gratis en el bar» es una propuesta de valor atractiva. La venta de paquetes de boletos también le ayuda a tener una idea general de cuánta gente está interesada en la comida y la mercancía que está ofreciendo.
  • Boletos VIP: Estos giran el concepto de boletos con descuento. Los boletos VIP cuestan más que los boletos de admisión general, pero aquellos que los compran obtienen privilegios especiales como mejor asiento o una forma más rápida de ingresar al lugar. Sea creativo. Los boletos especiales pueden hacer maravillas para la promoción de su evento, así que no los descuide.

Cómo promover un evento

6. Amar a las redes sociales

Sabía que esto iba a venir. Ninguna guía para la promoción de eventos estaría completa sin la mención de las redes sociales. Lo ame o lo odie, ahí es donde la mayoría de nosotros pasamos el tiempo.

Sin embargo, no es suficiente saber que estos sitios de redes sociales existen. Debe aprender a usarlos en su beneficio.

Lo más importante es limitarse a unos pocos canales claves en lugar de tratar de estar en todas partes y extenderse demasiado.

Su audiencia probablemente tiene un canal social preferido, así que es un buen lugar para comenzar.

En general, aquí le explicamos cómo puedes usar los diferentes canales sociales:

  • Facebook: Probablemente este sea el lugar para tu perfil principal. Puede compartir actualizaciones detalladas sobre el evento, agregar un enlace «Buscar entradas» e interactuar con su audiencia.
  • Twitter: ideal para actualizaciones rápidas y en tiempo real tanto antes como durante el evento. Uno de los mejores lugares para usar tu hashtag.
  • LinkedIn: si su evento está enfocado en una audiencia profesional, aquí es donde los encontrarás. Hay comunidades de personas interesadas en un tema específico, así que encuentre una que se ajuste al tema principal de su evento.
  • Instagram y Pinterest: estos canales muy visuales son perfectos para compartir algunas imágenes del evento — junto con las fotos de sus asistentes pasados ​​de las que hemos hablado — y dar a las personas tomas exclusivas detrás de las escenas de, por ejemplo, el evento Preparativos y ponentes clave o intérpretes.

Los canales de medios sociales también son perfectos para realizar competiciones con sorteos de boletos u otras promociones interesantes. Trataremos esto un poco más tarde.

7. Vaya donde esté su audiencia

Tratar de atraer tráfico a sus canales sociales o sitio web es genial, pero también debe reunirse con sus potenciales clientes donde ya están.

Únase a las conversaciones en curso en la web y mencione su evento donde tenga sentido.

Una forma de hacerlo es buscar eventos pasados ​​similares a los suyos en Facebook. Luego puede publicar en ese evento anunciando el suyo.

Por favor recuerde pedir el permiso del organizador. Mejor aún, vea si están dispuestos a publicarlo como administradores en su nombre.

De esa manera, los asistentes anteriores de ese evento recibirán una notificación sobre el suyo. ¿Cuan genial es eso?

Pero no se detenga en Facebook. Cada ciudad tiene una comunidad activa de personas interesadas en tipos específicos de eventos.

Una simple búsqueda en Google a menudo descubrirá foros y otros lugares de reunión para que las personas pregunten sobre eventos como el suyo. ¿Adivine qué? ¡Resulta que tiene la respuesta!

Para endulzar el trato, considere una oferta especial para cada comunidad o foro donde anuncie su evento.

Tenga en cuenta que los sitios de venta de entradas — sí, Eventbrite incluido — vienen con una comunidad existente de asistentes a eventos.

La simple publicación de la página de su evento allí tiene el beneficio adicional de exponerla a posibles invitados.

Promocionando tu evento.

8. Active a sus asistentes.

¿Adivine quiénes son algunos de sus defensores más apasionados? ¡Sus invitados al evento! Les gustó su evento lo suficiente como para inscribirse o comprar entradas en primer lugar. No debería tomar mucho esfuerzo convencerlos de difundir la palabra.

Anímelos a promover el evento entre sus amigos y a usar activamente su hashtag cada vez que lo comenten.

Tal vez se sienta lo suficientemente generoso como para ofrecerle cupones de bebida u otros beneficios.

Si les muestra a sus invitados que los aprecia, a menudo encontrará que están más que dispuestos a devolver el favor.

Pero no se detenga solo en sus invitados. Sus artistas y conferencistas tienen un gran interés en promover el evento.

Cuanta más gente vayan, más personas verán su acto o presentación, ¿no? Puede involucrarlos en sus esfuerzos de promoción y grabar videos teaser o fotos que anuncien su desempeño.

Facilite a los speakers y artistas compartir su evento con sus seguidores existentes. ¿Recuerda el widget del ticket que mencionamos en el # 3?

Deje que lo usen en su propio sitio o blog para que los boletos se compren de manera rápida y fácil. Sus fans no tendrán que hacer clic en un sitio diferente. Inteligente.

Promocionando tu evento.

9. Suba su email al juego del marketing.

Sí. Las redes sociales son enormes hoy en día. Pero no subestime el poder de una gran lista de correo. De hecho, el correo electrónico sigue siendo el canal digital más efectivo que existe.

Si ya tiene una lista de asistentes de un evento anterior, el correo electrónico es la manera perfecta de actualizarlos en su próximo evento. Si no, comienza a construir uno de inmediato.

Simplemente agregue una forma para que las personas se suscriban a sus actualizaciones por correo electrónico en la página o sitio de su evento.

Podrán recibir los últimos anuncios sobre el evento y obtendrás una línea de comunicación directa con sus invitados.

Piense en un incentivo para que las personas se suscriban a sus anuncios por correo electrónico (por ejemplo, los primeros 100 en inscribirse obtienen un boleto con descuento).

Aquí hay algunas ideas sobre cómo puede usar el correo electrónico como una herramienta para difundir el mensaje:

  • Oferta «Díselo a un amigo», por ejemplo, si consiguen que se inscriban tres personas, les das una tarifa grupal especial.
  • Anuncie cuando saldrán a la venta los boletos especiales.
  • Recuérdeles sobre las competiciones en curso y los sorteos en otros canales.
  • Envíeles vistas previas exclusivas de sus oradores, artistas y actividades
  • Solicite comentarios a través de pruebas o encuestas

Recordatorio: si bien el correo electrónico es, con mucho, la herramienta de marketing directo mas poderosa de su arsenal, utilícelo con moderación.

Las bandejas de entrada de la gente se lo agradecerán.

10. Ejecutar competiciones y sorteos.

Entra en la naturaleza competitiva de las personas y el deseo de ganar. Inicia competiciones y regalos regulares en todos tus canales de marketing clave.

Sus tácticas dependerán del canal. Aquí hay algunos consejos para usarlos de manera efectiva:

Facebook

Su primera tentación aquí podría ser organizar un concurso «Compartir este evento con amigos» o «Etiquetar a un amigo». Lástima: Facebook es bastante estricto con respecto a las competiciones que requieren que las personas compartan cosas en sus perfiles personales:

«Las promociones pueden administrarse en Pages o dentro de las aplicaciones en Facebook. Las líneas de tiempo personales y las conexiones de amigos no deben usarse para administrar promociones (por ejemplo,» compartir en su línea de tiempo para ingresar «o» compartir en la línea de tiempo de sus amigos para obtener entradas adicionales «, y «etiqueta a tus amigos en esta publicación para ingresar» no están permitidos) «.

No deje que esto le desanime. Aquí hay algunas cosas que puede hacer:

  • Concurso “Subtitula esta foto”
  • Sorteos «Vota por tu opción favorita»
  • Competiciones que piden a las personas que comenten en una publicación (por ejemplo, «díganos por qué merece ganar» o «con quién le gustaría asistir a este evento»)

Cuando sus invitados participan en sus competiciones, existe la posibilidad de que su evento se exponga a sus amigos y lo ayude a llegar a nuevas audiencias.

Twitter

Twitter si le permite animar a la gente a seguir su página y regalarle un RT, así que úsalo en su beneficio.

Piense en concursos que alienten a las personas a ser creativas y ofrezca respuestas curiosas a preguntas o envíe un tweet sobre sus preferencias.

Los hashtags realmente entran en juego aquí. Considere comenzar sus tweets con #GANA o #CONCURSO o construir toda su competencia en torno a un hashtag especial que mencione su evento (por ejemplo, #CanariasDigital).

Instagram, Snapchat, Pinterest

Aproveche la naturaleza visual de estos y cree sus competiciones alrededor de personas que publican fotos creativas. Anímelos a usar su hashtag o el logotipo del evento en sus fotos.

Esta es una excelente manera de recopilar material fotográfico para su propio marketing. Solo recuerde aclarar en sus términos y condiciones que puede usar sus fotos para este propósito.

Email

Ya hemos mencionado el concurso «Díselo a un amigo», pero no tiene que detenerse allí. Dado que sus suscriptores de correo electrónico son un subconjunto limitado de sus invitados, juegue ese factor de exclusividad en sus concursos.

Realice concursos solo para suscriptores que dan regalos gratuitos o boletos con descuento que no pueden obtener en ningún otro lugar.

(Pssst, tales concursos «ocultos» también podrían funcionar como un buen incentivo para que las personas se suscriban a su lista de correo electrónico en primer lugar).

Felicidades. Ahora debe saber cómo planificar, organizar y promocionar su evento.

En el siguiente artículo, lo guiaremos a través del día del evento y saber qué hacer cuando llegue el gran día.

 

Hemos llegado a la cuarta etapa del ciclo de gestión de eventos: organizar el evento

A estas alturas, ya sabe dónde encontrar inspiración para un evento, cómo organizar un evento y cómo hacer correr la voz. Es hora de ver cómo organizar un evento en el día.

Organizando su evento

Este es el momento que ha estado acumulando durante semanas o incluso meses. Usted tiene el equipo perfecto, una excelente agenda de eventos y, a juzgar por la venta de boletos, muchos invitados se presentarán.

¡Es hora de sentarse y relajarse!

Ups, no. Tendrá tiempo para eso más tarde.

Hoy, tiene que intensificarlo una última vez y asegurarse de que el día del evento esté a la altura de las expectativas. Después de todo, quiere que el evento haga justicia a toda esa planificación y organización.

Veamos cómo organizar el evento ahora que ha llegado el día.

consejos útiles para organizar su evento

10 cosas que puede hacer para organizarse

Estos son los 10 pasos que puede seguir para asegurarse de que el evento sea exitoso.

1. Preparar el local

Antes de que alguien se presente, usted querrá tener su lugar configurado y prepararse para recibir a los invitados.

Idealmente, no debería tener que correr para poner las últimas cosas en su lugar en medio del evento.

Llegue temprano con su equipo y prepare el lugar. Aquí hay una lista nada exhaustiva:

  • Coloque los muebles (mesas de registro, asientos, etc.)
  • Decore el lugar
  • Verifique que todos los equipos de tecnología, audio y video estén funcionando
  • Prepare el escenario y los accesorios que puedan necesitar sus oradores y/o artistas
  • Asegúrese de que los proveedores externos (en su caso) hayan llegado y hayan comenzado sus preparativos.
  • Revise que todos los refrigerios — como algún cocktail de bienvenida — estén en su lugar
  • Configure los banners y otros materiales de sus patrocinadores.
  • Revise dos veces sus medidas de seguridad y protección (los botiquines de primeros auxilios están en su lugar, los escapes de incendios no están bloqueados, etc.)

Si tiene un equipo de voluntarios que lo ayudan, asegúrese de que estén informados sobre sus tareas asignadas y conozca la distribución del lugar.

Haga un recorrido final por el lugar poco antes de que lleguen los primeros invitados y/o artistas para atrapar cualquier cosa que pueda haber perdido.

2. Acomode a sus artistas / oradores

Si su evento depende de artistas u oradores, asegúrese de que haya personas que se encarguen de darles la bienvenida y atender sus necesidades.

No los quiere hambrientos, sedientos o confundidos acerca de sus roles en el evento.

En muchos casos, obtendrá una lista de preparación de estos artistas con equipo, accesorios y otros requisitos «imprescindibles».

Revise la lista y verifique que tenga todo lo que puedan necesitar.

Si no se ha reunido en persona antes, asegúrese de presentarse. Desea mostrar su agradecimiento y ser accesible en caso de que tengan alguna pregunta o comentario durante el evento.

3. Cuide el registro de invitados.

Debe contar con un equipo de personas que se encarguen en las puertas para encargarse de cosas como registrar a los recién llegados, escanear sus boletos, servir bebidas de bienvenida, repartir etiquetas de identificación, etc.

Compruebe que su código de barras o escáneres QR están configurados correctamente.

Si está utilizando una plataforma de eventos que ofrece una aplicación de escaneo de tickets gratuita (como Tu Fábrica de Eventos), asegúrese de que los miembros relevantes de su equipo tengan el software instalada con anticipación.

Es una buena idea realizar algunas exploraciones de prueba y verificar que todo funciona correctamente.

Si imprimió una lista de invitados y está tachando a las personas a mano, haga un seguimiento de la cantidad de personas que han aparecido y ajuste su personal como corresponda.

4. Ayudar a los invitados a situarse en el recinto

¿Alguna vez ha llegado a un evento y terminó deambulando por el edificio para buscar la entrada? Entonces sabe lo frustrante que es eso.

Nunca ponga a sus invitados en la misma situación. Esta es su oportunidad de causar una buena primera impresión en lugar de comenzar con el pie equivocado.

Asegúrese de que haya suficientes señales alrededor del lugar y que los caminos estén claramente marcados. Si su evento tiene asientos reservados, verifique que cada fila y asiento estén claramente marcados y sean fáciles de leer.

Aquí están los elementos típicos que requieren una señalización clara:

  • Entrada principal (s)
  • Guardarropa
  • Lugar principal del evento (ya sea la sala de conferencias, sala de exposiciones o la pista de baile)
  • Salas para talleres
  • Instalaciones de alimentos y bebidas.
  • Baños
  • Áreas designadas para fumar (si las hay)
  • Salidas de emergencia
  • Estaciones de carga para smartphones de la gente, etc.

Es mejor que al menos unos pocos voluntarios sean los únicos responsables de ayudar a los huéspedes a navegar en su lugar.

Asegúrese de que sean fácilmente identificables a través de uniformes únicos, distintivos especiales, etc.

consejos útiles para organizar su evento

5. Fomentar la participación.

No trabajó tanto para que todos estuvieran aquí solo para que sus invitados se aburrieran y perdieran interés rápidamente.

Lo último que quiere es que estén pegados a sus teléfonos o revisando sus relojes.

Si es una conferencia o un orador centrado, el programa debe basarse en la participación del público.

Sus oradores podrían considerar una sesión de preguntas y respuestas al final de su discurso y tal vez incorporar pruebas interactivas en sus presentaciones.

Sí es un evento informal, intente organizar un juego para romper el hielo o una competencia amistosa entre sus invitados.

Prepare algunas áreas con actividades en las que puedan participar en su propio tiempo mientras caminan por el lugar.

No olvide a sus participantes virtuales, tampoco.

Puede considerar la transmisión en vivo de su evento en Facebook o incluso ir a alta tecnología y subirse al carro de la realidad virtual y dejar que las personas «asistan» a su evento desde una ubicación remota.

6. Inspire las acciones de las redes sociales

Su promoción en las redes sociales no se detiene en el día. De hecho, ahora es la oportunidad perfecta para crear algún ruido acerca de su evento en progreso.

Haga que las personas utilicen el hashtag de su evento (#CanariasDigital) cuando publiquen sobre él en sus canales de redes sociales o compartan fotos y videos del evento.

Una forma de hacerlo es pedir a las personas que envíen un tweet con preguntas con el hashtag adjunto para que pueda encontrarlas rápidamente y ordenarlas.

Otra idea es tener un fotomatón (photocall) u otra ubicación designada para la foto con el nombre del evento y el hashtag altamente visibles.

Siempre que las personas tomen y compartan fotos de sí mismas, automáticamente promocionarán su evento entre sus seguidores.

Cómo organizar un evento

Esto también lo ayudará a crear un gran material visual para promocionar sus eventos futuros.

7. Capture los aspectos más destacados.

Para sus invitados, el simple recuerdo de un evento divertido puede ser más que suficiente. Como organizador, usted quiere asegurarse de tener un registro de cómo fue el día.

Lo mejor que puedes hacer es contratar a un fotógrafo y / o camarógrafo para capturar los puntos destacados del evento.

No solo es una fuente fantástica de material de marketing futuro, sino que también podrá compartir algo tangible con los invitados y otros participantes.

A los oradores seguramente les encantará tener una grabación de su conversación y su banda en vivo no dejará pasar un video de sí mismos actuando.

Su equipo y sus voluntarios pueden apreciar revivir un evento exitoso a través de fotos y videos. Después de todo, están demasiado ocupados durante el evento para sentir realmente el ambiente.

Además, ver a alguien caminando con una cámara puede emocionar a la gente. Puede que solo sea otra manera de alentar la participación de los invitados mientras se hacen fotos.

Si está organizando un evento de alto perfil, incluso puede considerar invitar a periodistas para que lo cubran y hagan correr la voz.

8. Recopilar retroalimentación continua

Aproveche esta oportunidad para solicitar comentarios tanto de sus artistas como de los invitados.

Si bien puede obtener mucha información enviando una encuesta posterior al evento (lo veremos en el próximo artículo), realmente no tendrá una mejor oportunidad de escuchar lo que realmente piensa la gente sobre el evento.

El evento se está desarrollando y los sentimientos de las personas al respecto están frescos en sus mentes. No espere a que estas impresiones se desvanezcan.

La forma en que lo haga dependerá de cuán formal sea su evento y de sus necesidades.

Por ejemplo, puede considerar formalizar este proceso y entregar un formulario de comentarios impreso que los huéspedes pueden completar a cambio de un beneficio (bebida gratis, bolsa de golosinas, etc.).

Alternativamente, puede optar por socializar con sus invitados y retomar sus pensamientos mientras conversa.

Obtener el aporte de la gente de primera mano le permitirá comprender no solo sus argumentos racionales sino también sus verdaderas emociones.

Pregunte a sus intérpretes y oradores cómo pueden mejorar y qué cambiarán con respecto a la configuración.

Es posible que no pueda satisfacer sus necesidades esta vez, pero estará mejor preparado para su próximo evento.

consejos útiles para organizar su evento

9. Lleve un registro del tiempo

La mayoría de los eventos involucrarán al menos algunas actividades y fechas límite. Sus altavoces probablemente tienen un espacio de tiempo asignado.

Su DJ podría tener que subir al escenario exactamente a las 11 PM. Los alimentos y bebidas deben ser servidos a una cierta hora. Y así.

Además de eso, muchos lugares tendrán una fecha límite para el momento en que su evento debería concluir.

Definitivamente no quiere estar corriendo en las últimas partes de su agenda para ir a este toque de queda.

Lleve un registro del tiempo y asegúrese de que todos sigan el programa. Recuérdele a los oradores cuánto tiempo les queda para completar sus presentaciones.

Consulte con los bailarines de ballet para confirmar que están listos para su gran entrada. Ayude a llevar a los invitados a una habitación apropiada poco antes de la próxima presentación.

Hacer que las cosas funcionen a tiempo sin interrumpir el flujo del día puede ser complicado, por lo que es mejor tener un buen plan sobre cómo comunicar los plazos y el calendario a todos los participantes.

10. Sea el último en salir.

Una vez que todo haya terminado, depende de usted cerrar y atar las tareas pendientes.

Diga adiós y despídase de los invitados restantes.

Asegúrese de que sus oradores y artistas no tengan quejas y reciba toda la atención que necesitan para envolver (ayuda con el equipo, transporte, etc.).

Trabaje con su equipo para limpiar y desmantelar cualquier equipo físico, pancartas de patrocinio, señalización, etc.

A menos que su contrato especifique lo contrario, debe abandonar su sede en las mismas condiciones en que se encontraba cuando llegó por primera vez.

Resuelva cualquier problema práctico y financiero con los representantes del lugar, el servicio de comidas y cualquier otro proveedor que haya contratado.

Haga un inventario de cualquier artículo que sus invitados y otros participantes puedan haber dejado accidentalmente, así como cualquier equipo faltante y accesorios que pueda necesitar encontrar o reemplazar.

Una vez que todo esté en orden, asegúrese de recompensar a su equipo y voluntarios por un trabajo bien hecho. Tal vez considere una pequeña celebración para marcar el evento completado con éxito.

Haga arreglos para que todos puedan llegar a casa o al hotel.

consejos útiles para organizar su evento

¿Adivine qué? ¡Lo logró!

Toda esa planificación, administración y días estresantes de los preparativos de última hora han resultado en un evento memorable.

Dese unas palmaditas en la espalda.

Ahora puede finalmente reducir la velocidad y recuperar el aliento.

Lo único que queda por hacer es hacer un seguimiento con todos los involucrados para dejar las cosas con una nota alta.

Nos vemos el próximo martes con el último artículo de este ciclo.

 

Esto es, la etapa «final» de nuestro ciclo de gestión de eventos. (Las comillas están ahí porque el ciclo nunca está completamente terminado. Pronto planeará su próximo evento, ¿verdad?).

Hemos aprendido mucho a lo largo de los últimos cuatro artículos. Ahora debe tener una idea sobre cómo planificar un evento, cómo organizarlo, cómo promoverlo y qué hacer el día del evento.

Ahora vamos a concluir con lo que puede hacer después de que las puertas se hayan cerrado y el último invitado se haya ido.

El arte del seguimiento.

Así que su evento fue un éxito rotundo. Toda esa cuidadosa preparación, promoción creativa y su profesionalismo durante el evento en sí han valido la pena.

Sus invitados se fueron con sonrisas en sus caras y sus artistas lo pasaron de maravilla.

Pero solo porque el evento haya terminado, no significa que no haya nada que pueda hacer. Esta es la oportunidad perfecta para hacer un seguimiento con todos los involucrados para agradecerles, recibir sus comentarios y quizás incluso reunir material visual para ayudar a promover su próximo evento.

Cómo hacer un seguimiento después de un evento

Cómo hacer un seguimiento después de un evento

Echemos un vistazo a cómo puede hacer un seguimiento después de que finalice su evento.

1. Gracias a todos los involucrados

Recuerde: su evento no sería mucho si no fuera por las personas que lo hicieron posible y, por supuesto, todos los invitados que compraron boletos y se presentaron.

Su primera tarea es llegar y agradecerles a todos.

Vamos a empezar con los invitados. Comprensiblemente, no se contactará con cada uno de ellos individualmente. Pero eso no es excusa.

Lo mejor es hacer un post de «Gracias por asistir» en los canales de redes sociales que ha utilizado para su evento.

También puede considerar enviar un correo electrónico. Si lo hace, vea si puede agruparlo junto con otra información útil; no desea que se envíe correo no deseado a sus asistentes con demasiados correos electrónicos separados, ¿verdad?

gracias

Luego vienen sus conferencistas. Si piensa que es manejable, siempre debe esforzarse por enviar una tarjeta de agradecimiento individual para darle un toque personal.

Claro, se necesita más esfuerzo que enviar un correo electrónico genérico, pero una tarjeta de agradecimiento físico dejará una impresión más memorable. A la gente le gusta ser apreciada.

Lo mismo ocurre con sus patrocinadores y proveedores, especialmente si estos últimos han hecho un trabajo fenomenal.

Es muy probable que vuelva a necesitar de sus servicios en el futuro, por lo que tomarse el tiempo para enviarles un agradecimiento personal es un gran paso hacia la construcción de una relación duradera.

gracias

En cuanto a su equipo central y sus voluntarios, bueno, no diríamos nada más que un agradecimiento en persona.

Es probable que estas personas hayan estado involucradas desde las primeras etapas y hayan atravesado todos los obstáculos, el estrés y las frustraciones en el camino.

De hecho, además de simplemente agradecerles, es posible que desee …

2. Tener una revisión posterior al evento

Siéntase con su equipo para una sesión informativa en la que discuta cómo fue el evento. Considere invitar al menos a algunos voluntarios.

Primero, estos voluntarios están obligados a tener una valiosa aportación. En segundo lugar, es probable que desee pedirles ayuda en el futuro.

El propósito principal de esta reunión es hablar sobre cómo fueron las cosas y qué podría mejorarse. Sus tres objetivos principales son:

  1. Evalúe si el evento fue un éxito según los objetivos que haya establecido.
  2. Tenga una discusión abierta sobre qué funcionó bien y qué podría hacerse mejor la próxima vez. Si las cosas funcionaron, ¿por qué funcionaron y qué los convirtió en un éxito? Si algo falla, ¿cuál fue la razón principal detrás de eso y cómo puede arreglarse? ¿Qué hubiera hecho diferente si tuviera la oportunidad?
  3. Motívelos y déjelos a todos llenos de ideas y animados para su próximo evento.

Incluso si no está satisfecho con cómo fue su evento, esta reunión de revisión puede brindarle a usted y a su equipo energía renovada y muchas ideas nuevas para probar en el futuro.

Cómo hacer un seguimiento después de un evento

3. Pida su opinión

Si bien el evento aún está fresco en la mente de todos, obtenga su opinión al respecto. Esto le dará un tesoro de información sobre lo que funcionó y cómo puede planificar eventos aún mejores.

Incluso si no tiene la intención de organizar eventos similares en un futuro próximo, saber exactamente lo que piensan sus invitados y participantes le permitirá evaluar mejor si tuvo éxito. (De hecho, la satisfacción del cliente puede ser uno de sus objetivos explícitamente establecidos).

No tenga miedo de preguntar, por cierto. La mayoría de los asistentes estarán más que encantados de dar sus opiniones y comentarios.

Después de todo, les gustaría asistir a mejores eventos, así que, ¿por qué no ayudarlo a mejorar los que organiza?

Una de las formas más sencillas de recopilar información es enviar un enlace de correo electrónico a una encuesta que las personas puedan completar en línea.

Hay toneladas de herramientas gratuitas y prácticas que le permiten crear encuestas online, por ejemplo QuestionPro. Escoja el que le gusta.

Si puede, agregue un incentivo (boletos gratis para sus próximos eventos, la posibilidad de ganar una tarjeta de regalo, etc.).

El hecho de que todos completen la misma encuesta facilita la comparación de sus aportes y las tendencias y áreas que necesitan mejoras.

Sus preguntas pueden incluir una calificación de diferentes aspectos del evento, por lo que incluso puede cuantificarlos. (Vea los enlaces “¿Desea más?” Al final de este artículo).

También puede considerar recibir comentarios de sus patrocinadores y oradores de una manera similar, especialmente si es probable que formen parte de sus eventos futuros.

Si bien una encuesta formalizada puede ser la mejor manera de estructurar la retroalimentación, siempre hay espacio para obtener una retroalimentación “suave” de una manera más informal.

Hablando de que…

Cómo hacer un seguimiento después de un evento

4. Seguimiento en las redes sociales.

La charla online sobre su evento no se calmará inmediatamente después de que termine el evento.

La gente discutirá el evento y compartirá sus impresiones durante los próximos días.

Si ha alentado a las personas a hacer preguntas y participar utilizando sus hashtags durante el evento, tómese un tiempo para revisar el hashtag y descubrir qué se está discutiendo y compartiendo.

Siga la conversación y entre en el lugar en el que tiene sentido agregar su información, agradecer a los invitados o responder preguntas.

concursos

Si tiene un concurso en redes sociales, asegúrese de elegir a los ganadores y distribuir los premios según lo prometido.

Si nota algún comentario especialmente positivo, comuníquese con estos invitados para solicitar un testimonio o respaldo más formal.

Estas podrían ser una gran herramienta de marketing para eventos futuros, ya que provienen de personas reales que han experimentado el evento por sí mismos.

Involucrarse en las conversaciones en las redes sociales posteriores al evento y mantener el rumor también le ayudará a crear audiencia para su próximo evento.

Sin mencionar qué podría ser una fuente invaluable de material de marketing: fotos de la vida real, videos e incluso frases pegajosas que las personas usan para describir su evento.

Y esto nos lleva a …

5. Recoger material de marketing y medios de comunicación.

Es probable que haya una gran cantidad de material visual relacionado con su evento flotando en la web.

En primer lugar, es posible que haya fotógrafos y videógrafos oficiales capturando el evento.

En segundo lugar, es posible que haya tenido competencias o cabinas fotográficas que alentaron a las personas a tomar fotografías.

fotos recuerdos del evento

Finalmente, por supuesto, hay muchas selfies y otras fotografías que los asistentes han tomado por su cuenta.

Ponga todos estos elementos en una galería común, de modo que tenga un grupo de materiales para todas sus necesidades de marketing.

Comparta las fotos y los videos más favorecedores en sus perfiles de redes sociales y sitios web o páginas oficiales de eventos.

(Asegúrese de pedir permiso a las personas para usar sus materiales, a menos que esté usando los hechos por fotógrafos oficiales).

Los asistentes tienden a disfrutar encontrándose en las fotos y los videos, por lo que es una excelente manera de generar más entusiasmo.

En el caso de conferencias y eventos que dependen de oradores y presentaciones, es posible que desee distribuir las diapositivas de los oradores utilizando sitios como SlideShare.

Una vez que tenga todo el material en un solo lugar, puede ser el momento de …

Cómo hacer un seguimiento después de un evento

6. Crear un carrete de resaltado.

Tener una tonelada de material es solo el primer paso.

Para convertirlo en una herramienta de marketing efectiva, querrá examinar las imágenes en bruto para seleccionar las mejores fotos, videos y otros aspectos destacados del evento.

Eso sí, rara vez hay una necesidad de hacer esto por su cuenta.

El mismo fotógrafo profesional puede editar sus propias imágenes en un montaje posterior al evento.

Alternativamente, puede contratar a un profesional para que pase una semana más o menos después del evento, repasando todo lo que haya recopilado y armando un rollo destacado que muestre los mejores momentos del evento.

Sus voluntarios también pueden organizar el contenido de la foto y el video durante el evento en sí y clasificarlos en categorías según el potencial de «resaltado».

Esto debería acelerar el proceso posterior al evento de encontrar las mejores partes para usar.

Si bien toma tiempo y habilidad convertir una mezcla de fotos y videos en una pieza coherente que capture los puntos destacados del evento, será invaluable para promocionar eventos futuros.

7. Organizar una fiesta posterior

Una fiesta posterior es una excelente manera de ayudar a su equipo, voluntarios y otros proveedores de servicios a sentirse apreciados y celebrar la conclusión de un evento exitoso.

Espera. ¿Quieres que planee otro evento después de que acabe de terminar uno?

Te oímos. Pero tenga en cuenta que una fiesta posterior no requiere casi la misma cantidad de esfuerzo y planificación anticipada.

Puede invitar a personas a un restaurante, reservar un lugar para fiestas o comprar un paquete preestablecido con actividades, comida y bebidas incluidas.

El evento posterior a la fiesta es el dolor de cabeza de otra persona, no el tuyo.

Si tiene sentido y se siente con ganas de hacerlo, incluso puede considerar extender la invitación a los asistentes a su evento e invitarlos a una reunión posterior al evento en un espacio público, como un parque.

Aquí, pueden pasar el rato y hacer una red. Una fiesta posterior no tiene que ser una «fiesta» en el sentido más estricto de la palabra.

Una fiesta posterior es otra oportunidad más para fortalecer su marca, red y fomentar sus relaciones con aquellos que podrían ayudarlo en el futuro.

8. Cierre los libros

Por supuesto, esta no es la parte más emocionante de organizar eventos. No es muy divertido lidiar con pagos, recibos y números en su presupuesto. ¿Pero esto se tiene que hacerse bien?

Entonces, a menos que haya una persona que se encargue de las finanzas y de que se ajusten las cuentas, es hora de arremangarse y de cerrar los libros.

Esto incluirá:

  • Recuento de los ingresos de los ingresos de los boletos, vales de comida y bebida, venta de mercancías, etc.
  • Pagar a sus proveedores, oradores, artistas intérpretes o ejecutantes y otros proveedores de servicios, por ejemplo, equipos de tecnología.
  • Comparando sus ingresos y costos finales con los de su presupuesto inicial.
  • Compartir las cifras financieras con sus patrocinadores y otras partes interesadas (si las hay).

Una vez que haya equilibrado los libros, finalmente podrá saber si obtuvo una ganancia o si rompió su inversión de dinero y tiempo.

Incluso si su evento no fue sobre ganar dinero, es genial tener una visión completa de sus ganancias o pérdidas.

Tener esta visión general le permite identificar qué fue lo que salió bien y qué debe ajustarse.

¿Gastó demasiado en comida? ¿Puede permitirse comprar un mejor equipo de audio para sus futuros eventos? ¿Necesitará más patrocinadores para que sus eventos sean rentables?

Al responder a este tipo de preguntas, estará mejor preparado cuando prepare el presupuesto para su próximo evento.

Organizando tu evento

9. Ajuste su perfil de «invitado ideal»

Oiga, ¿recuerda esa persona de «invitado ideal» que creó cuando estaba planeando su evento? En ese entonces, probablemente involucró un grado de conjeturas de su parte.

¿Adivine qué? Ahora sabe mucho más acerca de quién está realmente asistiendo a sus eventos.

Ha visto y tal vez ha conocido a muchos de sus invitados. Usted sabe si son en su mayoría hombres o mujeres, jóvenes o ancianos, y así sucesivamente.

Además de eso, su encuesta de comentarios puede haber incluido algunas preguntas demográficas explícitas.

Además de eso, sí usted ha sido bueno sobre la recogida de información durante y después de su evento, usted tiene una gran cantidad de información acerca de los intereses de sus invitados, sus gustos y disgustos, y las expectativas de eventos futuros.

Con toda esa información a su alcance, ahora se puede hacer un perfil mucho más precisa “invitado ideales” y aprovechar los beneficios de una estrategia de marketing mas específico en la planificación de su próximo evento.

Y sobre eso …

Planificar tu evento

10. Comience a planificar su próximo evento.

Ahora ha completado el ciclo en el ciclo de gestión de eventos.

Con suerte, la experiencia lo dejó con nuevas perspectivas, una mejor comprensión de lo que funciona, más conocimiento sobre sus asistentes y grandes ideas sobre qué hacer a continuación.

Comience a darle un buen uso a todo eso y comience a anotar ideas para su próximo evento fantástico. Puede arreglar lo que estaba roto, hacer más de lo que funcionó bien, afinar sus esfuerzos promocionales y probar cosas nuevas.

Envíe un teaser a sus asistentes anteriores para insinuar el evento futuro. Esto le ayudará a evaluar el estado de ánimo y probar sus nuevos mensajes de marketing.

Es hora de hacerlo todo de nuevo. ¿Y no es eso lo que hace que los eventos sean tan emocionantes?

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