Si estás contemplando una carrera como planificador de eventos, ya sea con una empresa de planificación de eventos, en un puesto dentro de una organización corporativa, o iniciando tu propio negocio de planificación de eventos, es inteligente asegurarse de que el trabajo del planificador de eventos sea un buen ajuste.

Además de aprender los pormenores de la planificación de eventos y lo que requiere el trabajo, es igualmente importante asegurarse de tener las habilidades que necesitas para el éxito.

¡Algunos gerentes de eventos nacen, y otros se hacen!

Hoy en día, el campo de la gestión de eventos se ha simplificado mucho y exige altos estándares profesionales.

Por lo tanto, es importante que los gerentes de eventos tengan y utilicen una serie de habilidades de planificación para producir eventos exitosos.

Si no naciste con los rasgos de un gerente de eventos, podrás absorberlos aprendiendo las habilidades necesarias de planificación de eventos.

Las carreras de planificación de eventos suelen implicar algún tipo de capacitación, educación o certificación. Sin embargo, no siempre se necesita educación formal para comenzar una carrera de este tipo.

Para aquellos que quieran saber cómo convertirse en un planificador de eventos, esta publicación resalta algunas habilidades de las habilidades más resaltantes que deben tener:

Habilidades Interpersonales

Las carreras de planificación de eventos implican reunirse y tratar con personas. Dentro de tu carrera de planificador de eventos, debes desarrollar fuertes habilidades de comunicación para relacionarte más fácilmente con las personas.

Por lo tanto, una de las habilidades más importantes y necesarias para la planificación de eventos es la sociabilidad. Los gerentes de eventos exitosos tienen la habilidad de tocar la fibra sensible con la gente que conocen y construir relaciones duraderas con ellos.

También tienden a trabajar bien en equipos y motivarlos a trabajar juntos para lograr el objetivo deseado.

La buena comunicación es una prioridad que debe estar en tu lista de prioridades. Ya sea que te estés comunicando dentro del equipo o con los clientes, los gerentes de eventos pueden expresar su punto de una manera clara y amigable.

Mente creativa

Por lo general, los clientes saben qué tipo de evento desean organizar, pero no están seguros de cómo organizarlo de manera creativa. Es aquí cuando un gerente de eventos entra en escena.

Las carreras de planificación de eventos requieren de creatividad y habilidad de parte de un individuo para atender las necesidades de cada cliente con el que trabaja.

Un cliente puede desear, por ejemplo, la cobertura máxima de los medios para su evento, por lo que se le requerirá al gerente de eventos que diseñe ideas llamativas, prácticas y asequibles para lograr ese objetivo.

Para la ejecución exitosa de estas ideas y la creación de un evento de exhibición impactante, deberás contar con una sólida red de relaciones públicas, marketing, publicidad y profesionales de los medios a tu disposición.

Manejo de la tecnología

Aprender cómo participar en la planificación de eventos significa aprender a manejar varias tareas a la vez. Afortunadamente, hay soluciones de software de gestión de eventos y aplicaciones móviles disponibles que pueden ayudarte a priorizar las responsabilidades y resolver los problemas.

Ya sea que se trate del paquete estándar de Microsoft Office o de un software y aplicaciones de gestión de eventos más sofisticados, un buen gerente de eventos sabrá cómo utilizar estos recursos de manera óptima.

Flexibilidad

Cuando colaboras con muchas personas, las cosas pueden salir mal o cambiar sin ningún aviso. Ser rígido no funcionará en tales casos. Los gerentes de eventos deben ser flexibles y moverse con la marea o cambiar de rumbo rápidamente.

Uno de los mayores desafíos que enfrentan los gerentes de eventos es crear experiencias increíbles a pesar de las inconsistencias. Tener la habilidad de la flexibilidad permite a los gerentes de eventos estar siempre alerta y saber cuándo hacer ajustes a los eventos.

Habilidades organizacionales

Un administrador de eventos eficaz es como un coreógrafo que dirige varios elementos y los entrelaza en armoniosa sintonía. Posee habilidades superiores de gerente de eventos, haciéndolo un maestro en la organización: esto es lo que hace que un evento sea exitoso.

Las habilidades organizativas sobresalientes son la columna vertebral del equilibrio y la gestión de personas, horarios, proveedores y más. Cuando un individuo tiene habilidades de administrador de eventos, debe estar bien organizado y tener la capacidad de realizar múltiples tareas.

Atención al detalle

Las carreras en la planificación de eventos requieren que un gerente de eventos esté orientado a los detalles en asuntos relacionados con el éxito de un evento.

Además de estar orientado a los detalles, las habilidades adicionales del gerente de eventos, incluyen la coordinación con otras partes y oradores, o la organización de equipos audiovisuales, folletos y catering.

Además, esta persona prestará atención a los gastos. La mayoría de los gerentes de eventos trabajan con un presupuesto fijo, y saben que no todos los clientes estarán contentos de dar fácilmente un montón de dinero debido al gasto excesivo.

Habilidades de liderazgo

Los grandes gerentes de eventos poseen impresionantes habilidades de liderazgo con una calidad inherente para dirigir a las personas. Tales habilidades son cruciales para el éxito de todo el equipo.

Aprender cómo convertirse en un planificador de eventos lleva tiempo, pero puede lograrse más fácilmente si un individuo posee o desarrolla naturalmente fuertes habilidades de liderazgo.

Solo un buen líder puede guiar a un equipo hacia el logro de su objetivo común y lograr que el evento sea un éxito rotundo.

 

Cualidades de un planificador de eventos

Es organizado

En la planificación de eventos, el éxito está en los detalles. Hacer un seguimiento de numerosas tareas, múltiples proveedores y cambiar constantemente las listas de tareas pendientes, todo al mismo tiempo, mientras mantienes satisfecho a tu cliente, puede ser desafiante para algunos y desalentador para otros.

Ser altamente organizado es una necesidad para la planificación exitosa de eventos. Para aquellos que hacen y administran listas para mantener sus vidas personales funcionando sin problemas, organizarse puede ser algo natural. Para otros que luchan por recordar plazos, organizarse puede requerir más esfuerzo.

Los planificadores de eventos pueden administrar un evento a la vez o estar en las etapas de planificación de múltiples eventos simultáneos. Algunos eventos, como las conferencias anuales, requieren más de un año de planificación, por lo que los planificadores de eventos deben organizarse a largo plazo.

Abundan las herramientas de organización para planificadores, desde software que rastrea el registro hasta plantillas para formularios y hojas de cálculo. Una lista de control de planificación personalizada para cada evento es una de las herramientas de planificación más valiosas, independientemente de tu capacidad organizativa.

Es agradable

¿Qué tienen todos los eventos en común? ¡Gente! ¿Con quién interactúes y trabajas en el proceso de planificación de eventos? ¡Gente!

Los planificadores de eventos exitosos son agradables, atrayentes, buenos conversadores y excelentes oyentes. La planificación de eventos es una profesión muy social en la que el resultado final, el evento en sí, es un grupo de personas grandes o pequeñas.

Comprender a la gente y disfrutar hablando con ellos es parte del trabajo. Esto no significa que como planificador de eventos, pases la mayor parte del día en almuerzos con clientes y tomando cocteles en eventos sociales.

La planificación de eventos es un trabajo duro y gran parte de ello se gasta en un escritorio con un teléfono o una computadora.

Saber cómo relacionarse con diferentes personalidades, cómo conectarse con alguien con quien deseas hacer negocios, y ser alguien que causa una impresión positiva son las claves del éxito, es una habilidad importante para la planificación de eventos.

Es un excelente comunicador

Excelentes habilidades de comunicación son esenciales en muchas profesiones. En la planificación de eventos, la falta de comunicación puede generar numerosos problemas tanto para el planificador de eventos como para el cliente, y un simple malentendido puede tener resultados catastróficos.

Poder comunicar pensamientos e ideas de manera efectiva es una habilidad muy práctica que se usa día a día por planificadores de eventos de todos los niveles de experiencia.

Es creativo

Los planificadores de eventos exitosos tienen ideas, y con esa creatividad, la capacidad de transformar la idea en algo tangible. Pueden tomar una visión y darle vida. Desde el desarrollo de un tema único para una fiesta hasta la creación de una solución de decoración asequible que cumple con un presupuesto reducido; la creatividad es esencial a la hora de planificar un evento.

También entra en juego cuando se enfrentan los problemas inevitables que surgen incluso durante el evento más diligente y planificado profesionalmente. En este escenario, la creatividad toma forma de resolución de problemas. Ser capaz de pensar creativamente para desarrollar soluciones a los problemas, puede tener un impacto positivo en el éxito de tu evento.

Es multitarea

En diversas etapas del proceso de planificación del evento se están gestionando numerosas tareas. Puedes negociar un contrato de hotel, reunirte con el cliente para debatir posibles oradores invitados, reservar un servicio de catering, entrevistar a vendedores, y explorar opciones de entretenimiento. Y eso es solo por un evento.

Agrega varios eventos en las etapas de planificación, todo a la vez, y el resultado es un acto de malabarismo. Los planificadores de eventos exitosos necesitan saber cómo realizar múltiples tareas de manera efectiva, y mantener muchos aspectos avanzados del evento sin que ninguna de esas tareas se quede en el camino.

El éxito radica en la capacidad de priorizar y de concentrarte en cada tarea en ese orden de prioridad sin distraerte por otras cosas que necesitan, o se sienten abrumadas por las numerosas cosas que necesitan de tu atención.

Mantenerse calmado, enfocado y flexible son atributos de una persona multitarea exitosa.

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