10 consejos útiles para el seguimiento después de su evento (5 de 5)

Esto es, la etapa “final” de nuestro ciclo de gestión de eventos. (Las comillas están ahí porque el ciclo nunca está completamente terminado. Pronto planeará su próximo evento, ¿verdad?).

Hemos aprendido mucho a lo largo de los últimos cuatro artículos. Ahora debe tener una idea sobre cómo planificar un evento, cómo organizarlo, cómo promoverlo y qué hacer el día del evento.

Ahora vamos a concluir con lo que puede hacer después de que las puertas se hayan cerrado y el último invitado se haya ido.

El arte del seguimiento.

Así que su evento fue un éxito rotundo. Toda esa cuidadosa preparación, promoción creativa y su profesionalismo durante el evento en sí han valido la pena.

Sus invitados se fueron con sonrisas en sus caras y sus artistas lo pasaron de maravilla.

Pero solo porque el evento haya terminado, no significa que no haya nada que pueda hacer. Esta es la oportunidad perfecta para hacer un seguimiento con todos los involucrados para agradecerles, recibir sus comentarios y quizás incluso reunir material visual para ayudar a promover su próximo evento.

Cómo hacer un seguimiento después de un evento

Cómo hacer un seguimiento después de un evento

Echemos un vistazo a cómo puede hacer un seguimiento después de que finalice su evento.

1. Gracias a todos los involucrados

Recuerde: su evento no sería mucho si no fuera por las personas que lo hicieron posible y, por supuesto, todos los invitados que compraron boletos y se presentaron.

Su primera tarea es llegar y agradecerles a todos.

Vamos a empezar con los invitados. Comprensiblemente, no se contactará con cada uno de ellos individualmente. Pero eso no es excusa.

Lo mejor es hacer un post de “Gracias por asistir” en los canales de redes sociales que ha utilizado para su evento.

También puede considerar enviar un correo electrónico. Si lo hace, vea si puede agruparlo junto con otra información útil; no desea que se envíe correo no deseado a sus asistentes con demasiados correos electrónicos separados, ¿verdad?

gracias

Luego vienen sus conferencistas. Si piensa que es manejable, siempre debe esforzarse por enviar una tarjeta de agradecimiento individual para darle un toque personal.

Claro, se necesita más esfuerzo que enviar un correo electrónico genérico, pero una tarjeta de agradecimiento físico dejará una impresión más memorable. A la gente le gusta ser apreciada.

Lo mismo ocurre con sus patrocinadores y proveedores, especialmente si estos últimos han hecho un trabajo fenomenal.

Es muy probable que vuelva a necesitar de sus servicios en el futuro, por lo que tomarse el tiempo para enviarles un agradecimiento personal es un gran paso hacia la construcción de una relación duradera.

gracias

En cuanto a su equipo central y sus voluntarios, bueno, no diríamos nada más que un agradecimiento en persona.

Es probable que estas personas hayan estado involucradas desde las primeras etapas y hayan atravesado todos los obstáculos, el estrés y las frustraciones en el camino.

De hecho, además de simplemente agradecerles, es posible que desee …

2. Tener una revisión posterior al evento

Siéntase con su equipo para una sesión informativa en la que discuta cómo fue el evento. Considere invitar al menos a algunos voluntarios.

Primero, estos voluntarios están obligados a tener una valiosa aportación. En segundo lugar, es probable que desee pedirles ayuda en el futuro.

El propósito principal de esta reunión es hablar sobre cómo fueron las cosas y qué podría mejorarse. Sus tres objetivos principales son:

  1. Evalúe si el evento fue un éxito según los objetivos que haya establecido.
  2. Tenga una discusión abierta sobre qué funcionó bien y qué podría hacerse mejor la próxima vez. Si las cosas funcionaron, ¿por qué funcionaron y qué los convirtió en un éxito? Si algo falla, ¿cuál fue la razón principal detrás de eso y cómo puede arreglarse? ¿Qué hubiera hecho diferente si tuviera la oportunidad?
  3. Motívelos y déjelos a todos llenos de ideas y animados para su próximo evento.

Incluso si no está satisfecho con cómo fue su evento, esta reunión de revisión puede brindarle a usted y a su equipo energía renovada y muchas ideas nuevas para probar en el futuro.

Cómo hacer un seguimiento después de un evento

3. Pida su opinión

Si bien el evento aún está fresco en la mente de todos, obtenga su opinión al respecto. Esto le dará un tesoro de información sobre lo que funcionó y cómo puede planificar eventos aún mejores.

Incluso si no tiene la intención de organizar eventos similares en un futuro próximo, saber exactamente lo que piensan sus invitados y participantes le permitirá evaluar mejor si tuvo éxito. (De hecho, la satisfacción del cliente puede ser uno de sus objetivos explícitamente establecidos).

No tenga miedo de preguntar, por cierto. La mayoría de los asistentes estarán más que encantados de dar sus opiniones y comentarios.

Después de todo, les gustaría asistir a mejores eventos, así que, ¿por qué no ayudarlo a mejorar los que organiza?

Una de las formas más sencillas de recopilar información es enviar un enlace de correo electrónico a una encuesta que las personas puedan completar en línea.

Hay toneladas de herramientas gratuitas y prácticas que le permiten crear encuestas online, por ejemplo QuestionPro. Escoja el que le gusta.

Si puede, agregue un incentivo (boletos gratis para sus próximos eventos, la posibilidad de ganar una tarjeta de regalo, etc.).

El hecho de que todos completen la misma encuesta facilita la comparación de sus aportes y las tendencias y áreas que necesitan mejoras.

Sus preguntas pueden incluir una calificación de diferentes aspectos del evento, por lo que incluso puede cuantificarlos. (Vea los enlaces “¿Desea más?” Al final de este artículo).

También puede considerar recibir comentarios de sus patrocinadores y oradores de una manera similar, especialmente si es probable que formen parte de sus eventos futuros.

Si bien una encuesta formalizada puede ser la mejor manera de estructurar la retroalimentación, siempre hay espacio para obtener una retroalimentación “suave” de una manera más informal.

Hablando de que…

Cómo hacer un seguimiento después de un evento

4. Seguimiento en las redes sociales.

La charla online sobre su evento no se calmará inmediatamente después de que termine el evento.

La gente discutirá el evento y compartirá sus impresiones durante los próximos días.

Si ha alentado a las personas a hacer preguntas y participar utilizando sus hashtags durante el evento, tómese un tiempo para revisar el hashtag y descubrir qué se está discutiendo y compartiendo.

Siga la conversación y entre en el lugar en el que tiene sentido agregar su información, agradecer a los invitados o responder preguntas.

concursos

Si tiene un concurso en redes sociales, asegúrese de elegir a los ganadores y distribuir los premios según lo prometido.

Si nota algún comentario especialmente positivo, comuníquese con estos invitados para solicitar un testimonio o respaldo más formal.

Estas podrían ser una gran herramienta de marketing para eventos futuros, ya que provienen de personas reales que han experimentado el evento por sí mismos.

Involucrarse en las conversaciones en las redes sociales posteriores al evento y mantener el rumor también le ayudará a crear audiencia para su próximo evento.

Sin mencionar qué podría ser una fuente invaluable de material de marketing: fotos de la vida real, videos e incluso frases pegajosas que las personas usan para describir su evento.

Y esto nos lleva a …

5. Recoger material de marketing y medios de comunicación.

Es probable que haya una gran cantidad de material visual relacionado con su evento flotando en la web.

En primer lugar, es posible que haya fotógrafos y videógrafos oficiales capturando el evento.

En segundo lugar, es posible que haya tenido competencias o cabinas fotográficas que alentaron a las personas a tomar fotografías.

fotos recuerdos del evento

Finalmente, por supuesto, hay muchas selfies y otras fotografías que los asistentes han tomado por su cuenta.

Ponga todos estos elementos en una galería común, de modo que tenga un grupo de materiales para todas sus necesidades de marketing.

Comparta las fotos y los videos más favorecedores en sus perfiles de redes sociales y sitios web o páginas oficiales de eventos.

(Asegúrese de pedir permiso a las personas para usar sus materiales, a menos que esté usando los hechos por fotógrafos oficiales).

Los asistentes tienden a disfrutar encontrándose en las fotos y los videos, por lo que es una excelente manera de generar más entusiasmo.

En el caso de conferencias y eventos que dependen de oradores y presentaciones, es posible que desee distribuir las diapositivas de los oradores utilizando sitios como SlideShare.

Una vez que tenga todo el material en un solo lugar, puede ser el momento de …

Cómo hacer un seguimiento después de un evento

6. Crear un carrete de resaltado.

Tener una tonelada de material es solo el primer paso.

Para convertirlo en una herramienta de marketing efectiva, querrá examinar las imágenes en bruto para seleccionar las mejores fotos, videos y otros aspectos destacados del evento.

Eso sí, rara vez hay una necesidad de hacer esto por su cuenta.

El mismo fotógrafo profesional puede editar sus propias imágenes en un montaje posterior al evento.

Alternativamente, puede contratar a un profesional para que pase una semana más o menos después del evento, repasando todo lo que haya recopilado y armando un rollo destacado que muestre los mejores momentos del evento.

Sus voluntarios también pueden organizar el contenido de la foto y el video durante el evento en sí y clasificarlos en categorías según el potencial de “resaltado”.

Esto debería acelerar el proceso posterior al evento de encontrar las mejores partes para usar.

Si bien toma tiempo y habilidad convertir una mezcla de fotos y videos en una pieza coherente que capture los puntos destacados del evento, será invaluable para promocionar eventos futuros.

7. Organizar una fiesta posterior

Una fiesta posterior es una excelente manera de ayudar a su equipo, voluntarios y otros proveedores de servicios a sentirse apreciados y celebrar la conclusión de un evento exitoso.

Espera. ¿Quieres que planee otro evento después de que acabe de terminar uno?

Te oímos. Pero tenga en cuenta que una fiesta posterior no requiere casi la misma cantidad de esfuerzo y planificación anticipada.

Puede invitar a personas a un restaurante, reservar un lugar para fiestas o comprar un paquete preestablecido con actividades, comida y bebidas incluidas.

El evento posterior a la fiesta es el dolor de cabeza de otra persona, no el tuyo.

Si tiene sentido y se siente con ganas de hacerlo, incluso puede considerar extender la invitación a los asistentes a su evento e invitarlos a una reunión posterior al evento en un espacio público, como un parque.

Aquí, pueden pasar el rato y hacer una red. Una fiesta posterior no tiene que ser una “fiesta” en el sentido más estricto de la palabra.

Una fiesta posterior es otra oportunidad más para fortalecer su marca, red y fomentar sus relaciones con aquellos que podrían ayudarlo en el futuro.

8. Cierre los libros

Por supuesto, esta no es la parte más emocionante de organizar eventos. No es muy divertido lidiar con pagos, recibos y números en su presupuesto. ¿Pero esto se tiene que hacerse bien?

Entonces, a menos que haya una persona que se encargue de las finanzas y de que se ajusten las cuentas, es hora de arremangarse y de cerrar los libros.

Esto incluirá:

  • Recuento de los ingresos de los ingresos de los boletos, vales de comida y bebida, venta de mercancías, etc.
  • Pagar a sus proveedores, oradores, artistas intérpretes o ejecutantes y otros proveedores de servicios, por ejemplo, equipos de tecnología.
  • Comparando sus ingresos y costos finales con los de su presupuesto inicial.
  • Compartir las cifras financieras con sus patrocinadores y otras partes interesadas (si las hay).

Una vez que haya equilibrado los libros, finalmente podrá saber si obtuvo una ganancia o si rompió su inversión de dinero y tiempo.

Incluso si su evento no fue sobre ganar dinero, es genial tener una visión completa de sus ganancias o pérdidas.

Tener esta visión general le permite identificar qué fue lo que salió bien y qué debe ajustarse.

¿Gastó demasiado en comida? ¿Puede permitirse comprar un mejor equipo de audio para sus futuros eventos? ¿Necesitará más patrocinadores para que sus eventos sean rentables?

Al responder a este tipo de preguntas, estará mejor preparado cuando prepare el presupuesto para su próximo evento.

Organizando tu evento

9. Ajuste su perfil de “invitado ideal”

Oiga, ¿recuerda esa persona de “invitado ideal” que creó cuando estaba planeando su evento? En ese entonces, probablemente involucró un grado de conjeturas de su parte.

¿Adivine qué? Ahora sabe mucho más acerca de quién está realmente asistiendo a sus eventos.

Ha visto y tal vez ha conocido a muchos de sus invitados. Usted sabe si son en su mayoría hombres o mujeres, jóvenes o ancianos, y así sucesivamente.

Además de eso, su encuesta de comentarios puede haber incluido algunas preguntas demográficas explícitas.

Además de eso, sí usted ha sido bueno sobre la recogida de información durante y después de su evento, usted tiene una gran cantidad de información acerca de los intereses de sus invitados, sus gustos y disgustos, y las expectativas de eventos futuros.

Con toda esa información a su alcance, ahora se puede hacer un perfil mucho más precisa “invitado ideales” y aprovechar los beneficios de una estrategia de marketing mas específico en la planificación de su próximo evento.

Y sobre eso …

Planificar tu evento

10. Comience a planificar su próximo evento.

Ahora ha completado el ciclo en el ciclo de gestión de eventos.

Con suerte, la experiencia lo dejó con nuevas perspectivas, una mejor comprensión de lo que funciona, más conocimiento sobre sus asistentes y grandes ideas sobre qué hacer a continuación.

Comience a darle un buen uso a todo eso y comience a anotar ideas para su próximo evento fantástico. Puede arreglar lo que estaba roto, hacer más de lo que funcionó bien, afinar sus esfuerzos promocionales y probar cosas nuevas.

Envíe un teaser a sus asistentes anteriores para insinuar el evento futuro. Esto le ayudará a evaluar el estado de ánimo y probar sus nuevos mensajes de marketing.

Es hora de hacerlo todo de nuevo. ¿Y no es eso lo que hace que los eventos sean tan emocionantes?

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Por |2019-01-12T15:16:23+00:0011 diciembre, 2018|Categorías: Marketing de Eventos|Sin comentarios