10 consejos útiles para planificar su evento (1 de 5)

En el momento en que decide planificar y organizar un evento, está entrando en un ciclo de gestión de eventos, que se puede dividir en cinco etapas:

  1. Planificación del evento: De la idea al plan de acción.
  2. Organizando el evento: Del plan de acción a la ejecución.
  3. Promocionando el evento: Difundiendo la palabra y vendiendo tickets.
  4. Día del evento: Asegurarse de que las cosas funcionen bien durante el día.
  5. Después del evento: Gracias y seguimientos.

Se llama “ciclo” porque tiende a comenzar todo de nuevo: utiliza sus hallazgos del último evento para comenzar a planificar su próximo. (A menos que, por supuesto, solo esté planeando un evento único).

A lo largo de cinco artículos, analizaremos cada una de las etapas. En cada artículo, le daremos pasos específicos, “vaya a hacer esto ahora” que puede implementar de inmediato.

El capítulo de hoy trata sobre la planificación de su evento. ¡Vámonos!

consejos útiles para planificar su evento

Planeando su evento

Aquí es donde comienza. Tal vez ya tiene una idea muy específica para un evento. O tal vez solo sepa que le gustaría organizar una y necesita un poco de inspiración.

De cualquier manera, ¡genial! Es hora de averiguar cómo planificar un evento desde cero.

Esta etapa tiene que ver con delinear lo esencial y responder a estas preguntas claves:

¿Cuál es el propósito de mi evento?

Esto le dará un enfoque claro para las próximas etapas y lo ayudará a establecer prioridades.

¿Quién es el público objetivo?

Esto afectará su estrategia de comunicación, los canales que utiliza, su tono de voz, etc.

¿Cómo lo lograré?

Se trata de armar un plan para los próximos pasos. ¿Tiene un equipo o hará cosas por su cuenta? ¿Cuáles son los artículos imprescindibles y qué es bueno tener?

Debería estar saliendo de esta etapa con un plan de acción sólido y una idea clara de qué hacer a continuación.

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10 cosas que puedes hacer para planificar su evento

Aquí hay 10 pasos de planificación de eventos que puede implementar inmediatamente.

1. ¿Necesita inspiración? ¡Iniciar una conversación!

Con mucho, la mejor manera de salir de su burbuja y encontrar un montón de ideas nuevas es, literalmente, pedirlas. Afortunadamente, Internet lo hace increíblemente fácil.

Búsqueda de comunidades de organizadores de eventos. Hay muchas comunidades de eventos en Facebook y en Twitter Chats (consulte #EventProfs). Entrar en una conversación, o iniciar una nueva.

Es más fácil de lo que parece. Tome Quora.com, por ejemplo. Hacer una pregunta es realmente tan fácil como 1, 2, 3:

  1. Registrar una cuenta (toma minutos, si no segundos)
  2. Publique su pregunta. Qué tal: “Me gustaría organizar un [insertar tipo de evento]. ¿Podrían compartir conmigo algunas ideas sobre temas y actividades divertidas que podría considerar?
  3. Espere a que las respuestas le lleguen.

Tiene casi la garantía de obtener al menos algunas respuestas, lo que puede llevar a más preguntas e ideas.

Este enfoque funciona igual de bien en Facebook, Twitter y en otros lugares. ¡Dese una oportunidad!

2. Poner el propósito sobre papel.

Una vez que tenga una idea clara sobre qué es su evento, escriba una oración que describa su propósito. Algo como:

“Estoy organizando [evento específico] porque [motivo]” o “Mi objetivo con [evento específico] es [propósito]“.

Sigue editando hasta que la oración capture perfectamente tu verdadera motivación. Idealmente, debería ser algo que realmente te apasiona.

Imprima la oración con letras grandes y una fuente creativa, si se siente elegante. Cuélguelo en algún lugar donde lo veas a diario. Esto te mantendrá enfocado y te dará la energía para seguir adelante.

3. Descubra a su invitado “ideal”

¿Cuál es su invitado perfecto para el evento? ¿Qué hace él / ella y por qué asisten?

Saber exactamente quién asistirá a su evento es clave para elaborar un gran mensaje y lograr que más personas se presenten.

Entonces, ¿cómo encuentra a ese elusivo “ideal” invitado? ¡Pues, debe crear  “Persona Evento”!

Imagine a una persona típica asistiendo a su evento. Dele un nombre que refleje su personalidad (por ejemplo, “Sara”).

Escriba su edad, género, motivaciones, rasgos claves y una breve biografía. Podría terminar con una tarjeta que se parezca a este ejemplo:

Cómo planificar un evento: Personaje del evento.

Darle a sus invitados una cara y una “vida” lo ayuda a recordar que está organizando el evento para personas reales con esperanzas y expectativas reales.

La persona puede ser tan detallada o sencilla como quieras. Lo importante es que te da un invitado con el que puedes concentrarte.

Aquí hay una herramienta fantástica que te permite diseñar personas, completamente gratis.

Esto debería ser suficiente para que comiences, pero si quieres hacer una inmersión profunda, aquí tienes una gran guía para crear personas.

4. Encuentre el #hashtag perfecto

No, un hashtag no es solo un truco. (Aunque a menudo se siente así).

Un gran hashtag capturará la esencia de lo que se trata tu evento de una manera breve y atractiva. Esta voluntad:

  1. Ayudarle a concentrarse mientras planifica su evento.
  2. Al instante, dígale a sus invitados en qué se encuentran.

Como verá en artículos posteriores, puede usar mucho su hashtag durante las etapas “organizar” y “promover”.

¿Atascado? Prueba algo como esta super sencilla herramienta.

Lo que hace es transformar una oración que escriba, el nombre de su evento o un slogan, en diferentes formatos de hashtag.

No es exactamente la ciencia espacial. Pero también escanea a Twitter en busca de cualquier mención actual de un hashtag para asegurarse de que no se le ocurra algo que ya esté en uso.

No quiere estar compitiendo por la atención con otros eventos y actividades.

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5. Haga una lista de lugares

Si bien aún no tiene un lugar o recinto, este es un buen momento para armar una lista restringida.

Monte la hoja de cálculo de su elección (Excel, Google Sheets u otro) y anote todos los lugares locales que considere adecuados.

Ahora, para ayudarlo a reducir la lista, agregue las siguientes columnas para cada una de ellas:

  • Costo. ¿Cuánto cuesta el local en sí? ¿Qué cobra por los posibles servicios adicionales que pueda necesitar?
  • Ubicación. Qué fácil es para sus asistentes encontrar y llegar al lugar. ¿Pueden sus artistas intérpretes o ejecutantes y proveedores de catering llegar sin problemas?
  • Servicios. Algunos locales ofrecen sus propios servicios de bar o catering. ¿Quiere aprovecharse de esto? Si su evento involucra presentaciones musicales: ¿Cómo es la acústica y el equipo de sonido? ¿Qué pasa con las opciones de seguro y estacionamiento?
  • El ambiente. Usted es su mejor juez aquí. Algunos lugares simplemente no están hechos para ciertos eventos. No haría un concierto indie en una sala de conferencias del hotel, ¿verdad?
  • Capacidad. ¿Cuántos invitados espera? Verifique la capacidad máxima del lugar y las restricciones para asegurarse de que no esté demasiado tapado o demasiado vacío.

Esta práctica herramienta lo ayuda a estimar rápidamente cuántas personas puede ubicar en un lugar en función de los diferentes diseños de salas.

Es ideal para conferencias y ferias comerciales, pero también puede ayudar con muchos otros tipos de eventos.

Si está en Canarias, ¡incluso puede ayudarle a encontrar un lugar específico para sus necesidades!

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6. Juntar un presupuesto rápido

Lejos de la tarea mas glamorosa, le daremos eso. Pero tener un presupuesto es esencial para priorizar sus gastos, determinar cuánto puede invertir en la promoción y decidir qué cobrar por los boletos.

Una vez más, un programa de hoja de cálculo simple va un largo camino. Comience con los siguientes campos:

  • Artículo: El gasto específico.
  • Descripción: Algunos detalles más sobre el gasto.
  • Vendedor: Proveedor de los bienes o servicios.
  • Costo estimado: lo que usted espera gastar en él.
  • Costo real: una vez que haya decidido el precio final, esto le ayudará a ver si se mantiene en el buen camino.

Puede agregar campos adicionales para notas y otros detalles más adelante, pero esto será suficiente por ahora.

Quizás la parte más difícil es recordar cada gasto individual. Si bien la lista final depende de su evento, aquí hay algunos ejemplos típicos para comenzar:

  • Abastecimiento
  • Decoraciones
  • Equipo
  • Entretenimiento
  • Seguro
  • Marketing
  • Transporte
  • Lugar de encuentro

También recomendamos hacer un presupuesto para costos inesperados, por lo que no lo sorprenderán más tarde.

Ahora tiene una visión general sólida de su presupuesto y una referencia para futuros esfuerzos de planificación. Si está atascado, Microsoft ofrece algunas plantillas online para hacer presupuestos.

Planificar tu evento

7. Establecer una fecha

Esto es importante. Le ayuda a establecer plazos límite para las actividades de planificación y le brinda un hito que debe alcanzar.

Cuanto antes comience a planificar su evento, mayores serán sus posibilidades de obtener el lugar que desea y aprovechar al máximo promoción de eventos.

Cosas a tener en cuenta al elegir la fecha del evento:

  • Vacaciones importantes. A menos que lo suyo sea un evento temático de vacaciones, no querrá que coincida con los principales días festivos. Piense en lo que probablemente hará su persona de evento durante este feriado en particular. (En Europa, los meses de verano son vetados – julio y agosto-).
  • Otros eventos. Haga alguna búsqueda en Google para grandes eventos locales. ¿Hay algún festival al que sus potenciales invitados asistan en lugar de su evento? ¿Hay alguna competencia deportiva importante en su área que pueda bloquear el acceso al lugar de su elección?

Una vez que haya elegido una fecha, márquela claramente en su calendario. Considere imprimirlo y colgarlo junto a su oración motivacional. Esto es: ¡su evento está sucediendo realmente!

8. Visualice el día de su evento.

Imagine el día perfecto donde todo se logrará sin ningún problema. Haga una especie de recorrido mental de cómo pasaría ese día. ¿Cuál es la agenda? ¿Cómo es el ambiente? ¿Hay actuaciones, discursos, actividades divertidas, comidas y bebidas?

Si le ayuda, escriba una línea de tiempo de eventos (Guión) con los aspectos más destacados del día en una hoja de papel. Al igual que:

  • 7:00 Llega el equipo de catering.
  • 8:00 Las mesas están puestas.
  • 8:30 DJ toma el escenario.
  • 9:00 Puertas abiertas.
  • …y así

Los detalles esenciales no son tan importantes ahora. Es muy probable que cambie este guión muchas veces, debido que algunas cosas encajan en su lugar y otras fracasan.

El punto aquí es dar un sentido de la realidad a su próximo evento.

Este tipo de ejercicio mental también tiene un valor incalculable para captar indirectamente algo que se ha perdido.

Mientras imagina a sus invitados bailando con una melodía, puede recordar de repente comprobar si los lugares de su lista restringida tienen incluso pistas de baile en primer lugar.

9. Arme su equipo

Ahora tiene una lista del lugar, un presupuesto y un plan aproximado para el día. Aquí viene la pregunta crucial: ¿Quién le está ayudando a hacer que todo esto suceda?

Algunos de ustedes podrían estar volando solos, y eso es simplemente genial. Otros querrán un equipo central de personas que los ayuden a organizar y ejecutar el evento.

Comience a poner nombres en las diferentes actividades que ya ha planeado y escrito. ¿Quién será responsable de negociar con el lugar? ¿Quién está a cargo del catering? El día del evento, ¿quién estará a cargo de las puertas y escaneando los boletos?

Como mencionamos, los lugares a menudo tendrán personal de catering y otro personal disponible para ayudarlo con su evento.

Esto podría ser una ventaja en el día: conocen los entresijos del lugar y están acostumbrados a albergar todo tipo de eventos.

Otra gran opción es armar un paquete que pueda ayudarlo a obtener voluntarios.

Las personas interesadas en los oradores principales de su evento o en la banda de presentación a menudo estarán felices de ayudar a cambio de, digamos, boletos gratis.

Conocer de antemano a su equipo y al personal del evento hará que el resto del proceso sea mucho más sencillo.

10. Tome una lista de verificación de planificación paso a paso

Ahora es el momento de organizarse y prepararse para la siguiente etapa. Debes trazar los pasos de aquí en adelante.

¿Adivina qué? No hay necesidad de reinventar la rueda. No será la primera persona que se pregunta cómo planificar un evento.

Encontrará innumerables listas de verificación que lo guiarán a través de los pasos críticos de planificación y administración de su evento. Aquí hay uno de nosotros para que comience.

descargar aqui

Ponga a un lado solo 10-15 minutos. Revise todos los elementos de la lista de verificación y descubra como se aplican a su evento.

Si está trabajando con un equipo, reúna a todos para revisar la lista de verificación. Agregue otros elementos relevantes y elimine aquellos que no necesite.

Ha terminado

Ahora tiene un plan de juego. Es hora de ponerlo en acción. ¿Cómo exactamente? Ese es el tema del siguiente artículo. Nos vemos el jueves con el post 2 de 5.

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Por |2018-11-24T16:34:28+00:0027 noviembre, 2018|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios