10 consejos útiles para organizar su evento (2 de 5)

En el artículo anterior de nuestra serie de gestión de eventos, hemos cubierto la planificación, la primera etapa del ciclo de gestión de eventos:

  • Planificación del evento: De la idea al plan de acción.
  • Organizando el evento: Del plan de acción a la ejecución.
  • Promocionando el evento: Difundiendo la palabra y vendiendo tickets.
  • Día del evento: Asegurarse de que las cosas funcionen bien durante el día.
  • Después del evento: Gracias y seguimientos.

Hoy nos centraremos en la segunda etapa del ciclo: organizar el evento. Aquí es donde comenzará a poner en marcha su plan en acción. ¡Vámonos!

Organizando su evento

“Los planes son solo buenas intenciones a menos que degeneren de inmediato en trabajo duro”.

– Peter F. Drucker.

¿Duro? Tal vez. Pero es cierto: su plan es tan bueno como lo que realmente hace con él. Así que prepárase para poner en marcha su plan en acción.

En este artículo, veremos el lado práctico de cómo organizar un evento, desde hacer un plan de acción y reservar el lugar hasta contratar proveedores, crear una página de evento y hacer un plan de contingencia.

Organizando tu evento

10 cosas que puede hacer para organizar su evento

Aquí hay 10 pasos concretos que debe tomar en esta etapa del ciclo de gestión de eventos.

1. Convierta su lista de verificación en un plan de acción

Su lista de verificación de planificación le brinda una gran visión general, pero aún así es una lista de verificación.

Para ayudarlo a ejecutar, debe subir su lista de verificación a un nivel superior: en un plan de acción detallado con pasos específicos, fechas límite y personas responsables.

No es tan abrumador como puede parecer. Tome un elemento de la lista de verificación a la vez. Para cada ítem, conteste lo siguiente:

  • ¿Qué tarea (s) se debe completar para que esto se marque “Hecho”?
  • ¿Cuánto tiempo tomarán las tareas?
  • ¿Cuál es la fecha límite para completar cada tarea?
  • ¿Quién es responsable de completar la (s) tarea (s)?

Una vez que haya respondido esto para cada elemento de su lista de verificación, póngalo todo en una hoja de cálculo.

Coloque las tareas y las personas responsables en columnas y la duración de las tareas y los plazos en filas.

Así debe verse:

Cómo organizar un evento: planificación de eventos diagrama de Gantt

¡Felicidades, acaba de hacer un gráfico de Gantt ! (Siéntase libre de presumir de ello con sus amigos).

Un diagrama de Gantt visualiza sus tareas y sus interdependencias (para indicar lo dolorosamente obvio: no puede comenzar a decorar un lugar hasta que tenga un lugar para decorar). ¡Los gerentes de proyecto aman estos!

¿No quiere construir uno desde cero? ¡No tiene que hacerlo! Afortunadamente, hay muchas plantillas de gráficos de Gantt gratuitas en Google Docs.

2. Obtener una herramienta de gestión de proyectos.

Su diagrama de Gantt actual funciona muy bien como una visión general estática de las tareas.

El software de gestión de proyectos, por otro lado, va mas allá para ayudarlo a comunicarse con su equipo, coordinar las actividades diarias y rastrear el estado más reciente.

Si bien no tiene que usar el software de administración de proyectos, le hará la vida mucho más fácil.

No va a tener que romper su alcancía, tampoco. De hecho, muchos sitios de administración de proyectos, como Trello, ofrecen cuentas iniciales gratuitas. Estos son a menudo más que suficientes para organizar un evento.

También le recomiendo que se una gratis a Slack, es una herramienta donde podrá optimizar el trabajo en equipo: mensajería, intercambio de archivos y búsqueda avanzada.

Y para terminar de coronar la gestión de proyectos, abra una cuenta gratis en Asana. Es la plataforma de manejo de trabajo que equipos usan para estar enfocado en sus metas, proyectos y tareas diarias para lograr resultados.

¿No está seguro de dónde encontrar la herramienta de gestión de proyectos adecuada? Aquí hay 10 excelentes opciones para comenzar.

Sea cual sea el software que elija, es probable que le pida que especifique las tareas que debe completar y las personas que las manejan. ¿Adivina qué?

Gracias a su diagrama de Gantt, ¡ya tiene exactamente eso! Así que en realidad solo es cuestión de copiar y pegar estos.

Ingrese las tareas en su herramienta de gestión de proyectos elegida, asigne propietarios y, listo, ya está todo listo.

Mantener las tareas en una herramienta compartida y continuamente actualizada hará que el proceso sea mucho más manejable y divertido.

Ahora veamos algunas de las tareas específicas.

Organizando tu evento

3. Asegurar el lugar

¡Todo bien! Elimine puntos de la lista y empecemos a hacer algunas llamadas. Su objetivo ahora es establecerse en el lugar final y firmar el contrato.

Ya ha investigado y abordado muchas preguntas claves (ubicación, capacidad, costo) al momento de hacer su lista corta.

Aquí hay 10 detalles esenciales para aclarar al contactar a cada uno de los lugares seleccionados:

  1. ¿Alguna vez el lugar ha organizado un evento similar al suyo?
  2. ¿Hay un depósito por adelantado y cuál es la política de cancelación?
  3. ¿Qué cubre exactamente el seguro de responsabilidad civil del lugar?
  4. ¿El lugar ya tiene una licencia de entretenimiento (o tendrá que solicitar la suya)?
  5. ¿Cuáles son las disposiciones de salud y seguridad que existen?
  6. ¿Qué se incluye exactamente en el alquiler del local (mobiliario, equipo, WiFi, estacionamiento, etc.)?
  7. ¿Se le permite traer proveedores externos?
  8. Si el lugar ofrece catering, ¿puede probar su menú con anticipación?
  9. ¿Qué tan flexible es la configuración física? ¿Se le permite mover muebles y equipos alrededor?
  10. ¿Se puede acceder al lugar antes del evento? (Es posible que desee instalar y preparar las cosas con un día de anticipación).

Hacer estas preguntas no solo lo ayudará a decidir si el lugar es adecuado, sino también a planificar las cosas que necesitará hacer usted mismo.

Por ejemplo, si el lugar aún no tiene una licencia de entretenimiento completa y está planeando, vender alcohol o hacer arreglos de música y baile por la noche, deberá solicitar un aviso de eventos temporales.

¿Tiene ya todas sus respuestas? Está listo para seleccionar y reservar el lugar de su elección.

Asegúrese de tener todos los detalles anteriores y otros requisitos específicos del evento descritos explícitamente en el contrato antes de firmarlo.

4. Contrate y confirme con sus oradores y maestro de ceremonia.

Estas son las principales estrellas de su evento. Podría ser un orador famoso para su conferencia, un instructor para su retiro de ejercicios o la banda para su festival de música.

Probablemente ya tenga una buena idea de quiénes son estas personas, por lo que ahora es cuestión de llegar a ellos y hacer los arreglos necesarios.

Siempre es inteligente intentar asegurar primero los cabezas de cartel. Es más probable que otros participantes acepten participar si un nombre famoso dentro de su campo ya está a bordo.

Al negociar el contrato, recuerde lo siguiente:

  • Haga su investigación: ¿A qué tipo de eventos asistió este artista en el pasado? ¿Cómo coincide exactamente su evento con sus experiencias y preferencias?
  • Conozca sus “imprescindibles”: ¿Desea que el orador simplemente haga una presentación o que se quede atrás y participe en un taller?
  • Establezca su precio máximo: le dará un punto de partida para las negociaciones del contrato y también servirá como un umbral de “alejamiento” si no puede llegar a un acuerdo.

Al igual que con el lugar, asegúrese de que el contrato describe todos los puntos importantes.

5. Contratar a los vendedores.

Esta categoría bastante amplia incluye a cualquiera que ofrezca un servicio o producto para su evento, desde el servicio de comidas hasta la decoración, la fotografía y la captura de video durante el evento.

Recuerde: ya ha realizado un presupuesto para estos gastos de proveedor, por lo que sabe qué tipos de servicios está buscando.

Sí está en contacto con otros planificadores de eventos, pida consejo sobre los proveedores.

Muchos tendrán un archivo de proveedor que detalla los detalles importantes de cada proveedor, incluidos los precios, los permisos retenidos, los seguros y mucho más. Debería ayudarle a reducir la búsqueda.

Cuando se comunique con los proveedores, su lista de preguntas será bastante similar a la del lugar: su experiencia con eventos similares, la política de cancelación, las licencias necesarias, etc.

En el caso de los proveedores, sin embargo, no tenga miedo de pedir también algunas referencias de clientes anteriores.

Una vez que haya acordado las condiciones y firmado un contrato, agregue un recordatorio de seguimiento para que pueda tocar regularmente la base para escuchar cómo están progresando y para confirmar que todo está bien encaminado.

6. Cree su página web de evento.

Aquí es donde la gente aprenderá todo sobre su evento y, eventualmente, registrarse o comprar boletos. ¡Haga que destaque!

No necesita ser un programador o saber nada sobre la creación de sitios web para hacer esto. Por un lado, simplemente puede usar Facebook para hacer una página de evento decente con todos los elementos básicos en su lugar.

Pero también hay empresas, como Tu Fábrica de Eventos, que no solo le permiten crear una página de eventos, sino que también pueden administrar gran parte de la administración por usted. (Vamos a tocar esto en el siguiente punto).

Cualquiera que sea la opción que elija, la página de su evento debe incluir lo siguiente:

  • Conceptos básicos del evento: ¿Cuándo y dónde tendrá lugar el evento? ¿Cuál es la agenda? ¿Quién hablará o actuará?
  • Datos de contacto: Lo ideal es que abordar todas las cuestiones prácticas en la descripción del evento, pero dar a la gente una manera de ponerse en contacto con usted si necesitan aclarar algo.
  • Llamada a la acción: si las personas necesitan registrarse o comprar boletos, debe haber un botón o formulario claramente visible para que den ese paso.
  • Compartición: debería ser fácil para las personas compartir su página con otros.

Nota: no tiene que esperar hasta que sus boletos salgan a la venta o se abre el registro para crear una página de evento.

Tener una página de eventos llamativa e informativa antes de que su evento sea oficialmente en vivo le permite comenzar a correr la voz y generar interés inicial.

Recuerde hacer un uso de su hashtag en el proceso. Vea esta página de un congreso anual de marketing digital: Canarias Digital

Organizando tu evento

7. Averiguar la administración

Ahora viene el “¿Cómo gestiono exactamente las cosas del día a día?” parte. Hay muchas preguntas para responder.

Cuando la gente comienza a registrarse para su evento, ¿cómo hará un seguimiento de la lista de invitados y la capacidad disponible?

Si está vendiendo boletos, ¿en qué formato los entregará a los compradores y cómo facilitará los pagos? El día del evento, ¿cómo verificará la lista de invitados o escaneará los boletos en la puerta?

Siempre puede optar por usar poca tecnología y pedir a las personas que simplemente paguen en efectivo en la puerta cuando lleguen.

Alternativamente, es posible que desee que puedan comprar boletos en línea con su tarjeta de crédito.

Los sitios de venta de entradas para eventos como Eventbrite están diseñados específicamente para manejar gran parte de este aburrido trabajo de administración. Le dejan

  • Crear un evento y ofrecer diferentes boletos (gratis, pagados, vales, inscripción, etc.)
  • Acepta tarjetas de crédito y otros métodos de pago.
  • Llevar un registro de las inscripciones y compras de entradas
  • Habilitar el escaneo de tickets en la puerta a través de una aplicación
  • …y más

En una nota al margen: dicha plataforma es gratis, por lo que no hay riesgo de probarlo. Se la recomiendo al 100%

Ya sea que utilice una plataforma de venta de entradas o haga cosas por su cuenta, tendrá que encontrar una manera de abordar las inquietudes anteriores.

8. Armar una estrategia de promoción.

Ahora que su evento está tomando forma y tiene una página oficial de eventos, debe comenzar a pensar en cómo lo va a comercializar.

Su estrategia de promoción dependerá en gran medida de su público objetivo. Remítase a la persona de su evento en nuestro último artículo.

¿Dónde es más probable que esta persona descubra eventos? ¿Están revisando las redes sociales o leyendo periódicos? ¿Es probable que los encuentres en lugares específicos donde puedas repartir volantes?

Haremos una inmersión profunda en la promoción en el próximo artículo. Por ahora, es suficiente si solo esboza brevemente dos cosas:

  1. Los tipos de actividades promocionales que realizará: descuentos, publicaciones en blogs, actualizaciones de redes sociales, carteles, etc.
  2. En qué etapas se llevarán a cabo estas actividades: página previa al evento, lanzamiento del evento, promoción en curso, impulso de último minuto, etc.

Si se siente elegante, puede crear algo similar a un gráfico de Gantt para sus tareas de marketing, con actividades en las columnas y líneas de tiempo en filas.

Su plan también debe tener en cuenta cuánto gastará en sus esfuerzos de marketing, en todo caso. Tenga en cuenta que incluso si no tiene un gran presupuesto, hay muchas formas gratuitas de promocionar su evento.

9. Programe una primera visita al recinto

Si su localidad o recinto lo permite, acuerde una fecha para un recorrido, una especie de “ensayo general” para el evento real.

Invite a sus proveedores y artistas claves para que puedan emular el día del evento lo más parecido posible.

Un recorrido le permitirá identificar cuellos de botella y otros desafíos logísticos. También familiarizará a todos con el lugar y su distribución, para evitar sorpresas desagradables en el día.

Es mucho mejor si la empresa de catering sabe exactamente dónde está la entrada del personal a la cocina, en lugar de buscarla frenéticamente durante el evento en sí, por ejemplo.

Asegúrese de que todos tenga registrado el día del recorrido en sus calendarios y que hayan confirmado su participación.

Es probable que también desee establecer un recordatorio para usted y hacer un seguimiento con los participantes poco antes de la fecha.

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10. Hacer un plan de contingencia.

Debe decirse: no importa qué tan minucioso sea usted y cómo esté organizado su evento, las cosas pueden salir mal. Así es la vida.

Si bien siempre puede decidir tratar solo los problemas a medida que surjan, es mejor tener un plan de respaldo.

Esto es lo que debe hacer: tome una hoja de papel y un bolígrafo (o abra una hoja de cálculo, si desea mantener las cosas virtuales).

Ahora divida su papel en dos columnas:

  • En la primera columna, escriba el peor de los casos que pueda imaginar para cada aspecto de su evento (por ejemplo, mi orador clave no aparece).
  • En la segunda columna, escriba lo que puede hacer para resolverlo (p. Ej., Reproduzca una conversación pregrabada de ese hablante o tenga otra en espera).

Haga esto para todos los ítems de su lista: alimentos y bebidas perdidos, equipo de música que funciona mal, etc.

Si ayuda, puede agrupar los riesgos en cinco (5) categorías:

  1. Físico (por ejemplo, daño accidental a los muebles)
  2. Equipo (por ejemplo, alguien que se enferma)
  3. Técnico (por ejemplo, equipo de AV defectuoso)
  4. Legal (por ejemplo, falta papeleo)
  5. Política (por ejemplo, protestas o nueva regulación).

Pronto descubrirá que la mayoría de las situaciones malas se pueden salvar, especialmente si prepara un plan B con anticipación.

Será mucho menos probable que entre en pánico si las cosas no van de acuerdo con el plan, ¡y sabrá exactamente qué hacer en cada situación!

En el tercer artículo, nos centraremos en la parte más emocionante del proceso: la promoción 

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Por |2018-11-24T17:47:03+00:0029 noviembre, 2018|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios