10 consejos útiles para el día del evento (4 de 5)

Hemos llegado a la cuarta etapa del ciclo de gestión de eventos: organizar el evento

A estas alturas, ya sabe dónde encontrar inspiración para un evento, cómo organizar un evento y cómo hacer correr la voz. Es hora de ver cómo organizar un evento en el día.

Organizando su evento

Este es el momento que ha estado acumulando durante semanas o incluso meses. Usted tiene el equipo perfecto, una excelente agenda de eventos y, a juzgar por la venta de boletos, muchos invitados se presentarán.

¡Es hora de sentarse y relajarse!

Ups, no. Tendrá tiempo para eso más tarde.

Hoy, tiene que intensificarlo una última vez y asegurarse de que el día del evento esté a la altura de las expectativas. Después de todo, quiere que el evento haga justicia a toda esa planificación y organización.

Veamos cómo organizar el evento ahora que ha llegado el día.

consejos útiles para organizar su evento

10 cosas que puede hacer para organizarse

Estos son los 10 pasos que puede seguir para asegurarse de que el evento sea exitoso.

1. Preparar el local

Antes de que alguien se presente, usted querrá tener su lugar configurado y prepararse para recibir a los invitados.

Idealmente, no debería tener que correr para poner las últimas cosas en su lugar en medio del evento.

Llegue temprano con su equipo y prepare el lugar. Aquí hay una lista nada exhaustiva:

  • Coloque los muebles (mesas de registro, asientos, etc.)
  • Decore el lugar
  • Verifique que todos los equipos de tecnología, audio y video estén funcionando
  • Prepare el escenario y los accesorios que puedan necesitar sus oradores y/o artistas
  • Asegúrese de que los proveedores externos (en su caso) hayan llegado y hayan comenzado sus preparativos.
  • Revise que todos los refrigerios — como algún cocktail de bienvenida — estén en su lugar
  • Configure los banners y otros materiales de sus patrocinadores.
  • Revise dos veces sus medidas de seguridad y protección (los botiquines de primeros auxilios están en su lugar, los escapes de incendios no están bloqueados, etc.)

Si tiene un equipo de voluntarios que lo ayudan, asegúrese de que estén informados sobre sus tareas asignadas y conozca la distribución del lugar.

Haga un recorrido final por el lugar poco antes de que lleguen los primeros invitados y/o artistas para atrapar cualquier cosa que pueda haber perdido.

2. Acomode a sus artistas / oradores

Si su evento depende de artistas u oradores, asegúrese de que haya personas que se encarguen de darles la bienvenida y atender sus necesidades.

No los quiere hambrientos, sedientos o confundidos acerca de sus roles en el evento.

En muchos casos, obtendrá una lista de preparación de estos artistas con equipo, accesorios y otros requisitos “imprescindibles”.

Revise la lista y verifique que tenga todo lo que puedan necesitar.

Si no se ha reunido en persona antes, asegúrese de presentarse. Desea mostrar su agradecimiento y ser accesible en caso de que tengan alguna pregunta o comentario durante el evento.

3. Cuide el registro de invitados.

Debe contar con un equipo de personas que se encarguen en las puertas para encargarse de cosas como registrar a los recién llegados, escanear sus boletos, servir bebidas de bienvenida, repartir etiquetas de identificación, etc.

Compruebe que su código de barras o escáneres QR están configurados correctamente.

Si está utilizando una plataforma de eventos que ofrece una aplicación de escaneo de tickets gratuita (como Tu Fábrica de Eventos), asegúrese de que los miembros relevantes de su equipo tengan el software instalada con anticipación.

Es una buena idea realizar algunas exploraciones de prueba y verificar que todo funciona correctamente.

Si imprimió una lista de invitados y está tachando a las personas a mano, haga un seguimiento de la cantidad de personas que han aparecido y ajuste su personal como corresponda.

4. Ayudar a los invitados a situarse en el recinto

¿Alguna vez ha llegado a un evento y terminó deambulando por el edificio para buscar la entrada? Entonces sabe lo frustrante que es eso.

Nunca ponga a sus invitados en la misma situación. Esta es su oportunidad de causar una buena primera impresión en lugar de comenzar con el pie equivocado.

Asegúrese de que haya suficientes señales alrededor del lugar y que los caminos estén claramente marcados. Si su evento tiene asientos reservados, verifique que cada fila y asiento estén claramente marcados y sean fáciles de leer.

Aquí están los elementos típicos que requieren una señalización clara:

  • Entrada principal (s)
  • Guardarropa
  • Lugar principal del evento (ya sea la sala de conferencias, sala de exposiciones o la pista de baile)
  • Salas para talleres
  • Instalaciones de alimentos y bebidas.
  • Baños
  • Áreas designadas para fumar (si las hay)
  • Salidas de emergencia
  • Estaciones de carga para smartphones de la gente, etc.

Es mejor que al menos unos pocos voluntarios sean los únicos responsables de ayudar a los huéspedes a navegar en su lugar.

Asegúrese de que sean fácilmente identificables a través de uniformes únicos, distintivos especiales, etc.

consejos útiles para organizar su evento

5. Fomentar la participación.

No trabajó tanto para que todos estuvieran aquí solo para que sus invitados se aburrieran y perdieran interés rápidamente.

Lo último que quiere es que estén pegados a sus teléfonos o revisando sus relojes.

Si es una conferencia o un orador centrado, el programa debe basarse en la participación del público.

Sus oradores podrían considerar una sesión de preguntas y respuestas al final de su discurso y tal vez incorporar pruebas interactivas en sus presentaciones.

Sí es un evento informal, intente organizar un juego para romper el hielo o una competencia amistosa entre sus invitados.

Prepare algunas áreas con actividades en las que puedan participar en su propio tiempo mientras caminan por el lugar.

No olvide a sus participantes virtuales, tampoco.

Puede considerar la transmisión en vivo de su evento en Facebook o incluso ir a alta tecnología y subirse al carro de la realidad virtual y dejar que las personas “asistan” a su evento desde una ubicación remota.

6. Inspire las acciones de las redes sociales

Su promoción en las redes sociales no se detiene en el día. De hecho, ahora es la oportunidad perfecta para crear algún ruido acerca de su evento en progreso.

Haga que las personas utilicen el hashtag de su evento (#CanariasDigital) cuando publiquen sobre él en sus canales de redes sociales o compartan fotos y videos del evento.

Una forma de hacerlo es pedir a las personas que envíen un tweet con preguntas con el hashtag adjunto para que pueda encontrarlas rápidamente y ordenarlas.

Otra idea es tener un fotomatón (photocall) u otra ubicación designada para la foto con el nombre del evento y el hashtag altamente visibles.

Siempre que las personas tomen y compartan fotos de sí mismas, automáticamente promocionarán su evento entre sus seguidores.

Cómo organizar un evento

Esto también lo ayudará a crear un gran material visual para promocionar sus eventos futuros.

7. Capture los aspectos más destacados.

Para sus invitados, el simple recuerdo de un evento divertido puede ser más que suficiente. Como organizador, usted quiere asegurarse de tener un registro de cómo fue el día.

Lo mejor que puedes hacer es contratar a un fotógrafo y / o camarógrafo para capturar los puntos destacados del evento.

No solo es una fuente fantástica de material de marketing futuro, sino que también podrá compartir algo tangible con los invitados y otros participantes.

A los oradores seguramente les encantará tener una grabación de su conversación y su banda en vivo no dejará pasar un video de sí mismos actuando.

Su equipo y sus voluntarios pueden apreciar revivir un evento exitoso a través de fotos y videos. Después de todo, están demasiado ocupados durante el evento para sentir realmente el ambiente.

Además, ver a alguien caminando con una cámara puede emocionar a la gente. Puede que solo sea otra manera de alentar la participación de los invitados mientras se hacen fotos.

Si está organizando un evento de alto perfil, incluso puede considerar invitar a periodistas para que lo cubran y hagan correr la voz.

8. Recopilar retroalimentación continua

Aproveche esta oportunidad para solicitar comentarios tanto de sus artistas como de los invitados.

Si bien puede obtener mucha información enviando una encuesta posterior al evento (lo veremos en el próximo artículo), realmente no tendrá una mejor oportunidad de escuchar lo que realmente piensa la gente sobre el evento.

El evento se está desarrollando y los sentimientos de las personas al respecto están frescos en sus mentes. No espere a que estas impresiones se desvanezcan.

La forma en que lo haga dependerá de cuán formal sea su evento y de sus necesidades.

Por ejemplo, puede considerar formalizar este proceso y entregar un formulario de comentarios impreso que los huéspedes pueden completar a cambio de un beneficio (bebida gratis, bolsa de golosinas, etc.).

Alternativamente, puede optar por socializar con sus invitados y retomar sus pensamientos mientras conversa.

Obtener el aporte de la gente de primera mano le permitirá comprender no solo sus argumentos racionales sino también sus verdaderas emociones.

Pregunte a sus intérpretes y oradores cómo pueden mejorar y qué cambiarán con respecto a la configuración.

Es posible que no pueda satisfacer sus necesidades esta vez, pero estará mejor preparado para su próximo evento.

consejos útiles para organizar su evento

9. Lleve un registro del tiempo

La mayoría de los eventos involucrarán al menos algunas actividades y fechas límite. Sus altavoces probablemente tienen un espacio de tiempo asignado.

Su DJ podría tener que subir al escenario exactamente a las 11 PM. Los alimentos y bebidas deben ser servidos a una cierta hora. Y así.

Además de eso, muchos lugares tendrán una fecha límite para el momento en que su evento debería concluir.

Definitivamente no quiere estar corriendo en las últimas partes de su agenda para ir a este toque de queda.

Lleve un registro del tiempo y asegúrese de que todos sigan el programa. Recuérdele a los oradores cuánto tiempo les queda para completar sus presentaciones.

Consulte con los bailarines de ballet para confirmar que están listos para su gran entrada. Ayude a llevar a los invitados a una habitación apropiada poco antes de la próxima presentación.

Hacer que las cosas funcionen a tiempo sin interrumpir el flujo del día puede ser complicado, por lo que es mejor tener un buen plan sobre cómo comunicar los plazos y el calendario a todos los participantes.

10. Sea el último en salir.

Una vez que todo haya terminado, depende de usted cerrar y atar las tareas pendientes.

Diga adiós y despídase de los invitados restantes.

Asegúrese de que sus oradores y artistas no tengan quejas y reciba toda la atención que necesitan para envolver (ayuda con el equipo, transporte, etc.).

Trabaje con su equipo para limpiar y desmantelar cualquier equipo físico, pancartas de patrocinio, señalización, etc.

A menos que su contrato especifique lo contrario, debe abandonar su sede en las mismas condiciones en que se encontraba cuando llegó por primera vez.

Resuelva cualquier problema práctico y financiero con los representantes del lugar, el servicio de comidas y cualquier otro proveedor que haya contratado.

Haga un inventario de cualquier artículo que sus invitados y otros participantes puedan haber dejado accidentalmente, así como cualquier equipo faltante y accesorios que pueda necesitar encontrar o reemplazar.

Una vez que todo esté en orden, asegúrese de recompensar a su equipo y voluntarios por un trabajo bien hecho. Tal vez considere una pequeña celebración para marcar el evento completado con éxito.

Haga arreglos para que todos puedan llegar a casa o al hotel.

consejos útiles para organizar su evento

¿Adivine qué? ¡Lo logró!

Toda esa planificación, administración y días estresantes de los preparativos de última hora han resultado en un evento memorable.

Dese unas palmaditas en la espalda.

Ahora puede finalmente reducir la velocidad y recuperar el aliento.

Lo único que queda por hacer es hacer un seguimiento con todos los involucrados para dejar las cosas con una nota alta.

Nos vemos el próximo martes con el último artículo de este ciclo.

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Por |2018-11-24T18:44:55+00:006 diciembre, 2018|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios