Cómo aumentar la asistencia en los eventos empresariales

El paso más importante para superar los temores sobre la falta de asistencia a un evento o para aumentar la lista de RSVP es reconocer que a las personas realmente les gusta asistir a seminarios y otros eventos bien ejecutados.

Al asistir a las reuniones de negocios, el participante tiene la oportunidad de aprender nueva información e interactuar con sus compañeros y líderes en su campo.

Pero las reuniones más exitosas van más allá de las notas clave e inspiradoras presentaciones; crean un ambiente cálido y amigable para todos, lo que los hace más agradables.

Consejos para aumentar su asistencia a eventos corporativos

Aquí le explicamos cómo puede planificar un evento comercial agradable que atraerá una gran participación.

1- Crea una gran agenda

Hacer la agenda del evento

Una vez que los anfitriones entienden que las personas disfrutan asistiendo a eventos, es importante crear un programa que valga la pena asistir.

La agenda debe centrarse en un solo tema para no abrumar a los asistentes, pero debe tener la variedad suficiente para mantener el interés de los asistentes.

Por ejemplo, el siguiente programa de seminario de medio día de muestra considera las necesidades de los asistentes a la reunión, desde los alimentos hasta los descansos hasta las presentaciones:

  • 8:00 am Llegadas y Desayuno
  • 8:45 am Mensaje de bienvenida
  • 9:00 a.m. Orador principal
  • 10:00 a.m. Coffee Break
  • 10:15 a.m. Panel de discusión
  • 11:30 a.m. Observaciones finales

2- Sea sensible al calendario y al reloj

respetar la programación

A pesar de la mejor agenda, los asistentes a eventos tienen preferencias sobre cuándo quieren asistir a dichos programas y cuándo no.

En algunas industrias estacionales, a veces es una cuestión de no puede también.

Tenga en cuenta lo siguiente cuando programe fechas y horas para su evento:

  • Los asistentes prefieren horarios matutinos para seminarios.
  • Los asistentes prefieren los eventos de apreciación inmediatamente después del trabajo.
  • Los martes y jueves son días de eventos populares.
  • Evite realizar eventos los viernes si es posible
  • Evite programar eventos durante las vacaciones y la víspera de las vacaciones.
  • Sea sensible a los requisitos de viaje de los asistentes para el evento.

Igualmente importante es establecer una reputación para comenzar a tiempo y terminar a tiempo, particularmente para eventos anuales o repetidos.

3- Identificar una ubicación única y conveniente

La mayoría de los eventos de negocios se llevan a cabo en hoteles, y ese tipo de lugar en sí mismo no es tan único.

Puede optar por romper el molde y encontrar un excelente lugar fuera del hotel o puede reconocer que todos los hoteles no son iguales y encuentran un gran hotel.

El punto principal aquí es seleccionar una ubicación a la que sus invitados querrán ir. Después de todo, harán un desvío de su rutina y querrán disfrutar del evento.

Considere los siguientes factores para seleccionar el lugar:

  • Que esté cerca de la mayoría de los asistentes.
  • Donde los asistentes puedan divertirse
  • Que tenga experiencia para organizar eventos similares.

4- Compile una lista de invitados apropiada

hacer la lista de invitados

Los eventos exitosas tienen un tema o mensaje específico, y un público objetivo para ese mensaje.

Es valioso compilar una lista de invitados que incluya a los asistentes apropiados, incluso si están clasificados por orden de importancia.

Con demasiada frecuencia, los anfitriones compilaron una lista maestra de invitados potenciales solo para luego abrir la reunión al resto de los asistentes.

Esto sólo funcionará si está intentando llenar los asientos según los números.

Una reunión de negocios, conferencia o seminario no debe verse como un esfuerzo de correo directo con tasas de RSVP del 1-3%.

Es preferible entrenar a los clientes para generar listas específicas de asistentes específicos, personas a las que realmente desean asistir con tasas de RSVP del 50% o mejores.

Un pensamiento final sobre los asistentes: Intente invitar a personalidades con rango y experiencia similar a la reunión.

5- ¡Invite, invite, invite!

invitaciones a personalidades
Una de las claves para lograr una gran asistencia al evento es invitando a las principales autoridades y personalidades y hacer seguimiento.
Esto significa enviar recordatorios a aquellos que no han confirmado y confirmaciones a quienes lo han hecho.
Enviar un recordatorio de un evento justo antes del evento a los invitados confirmados no suele ser una mala idea tampoco.

Es importante generar emoción alrededor del evento. Las invitaciones impresas tradicionales son apropiadas, pero se está convirtiendo en la norma también enviar por correo electrónico e incluso por las redes sociales dependiendo de su tipo de audiencia.

Pruebe este enfoque:

  1. Mencione el evento a los invitados que usted o su equipo conocen personalmente antes de enviar invitaciones.
  2. Envíe una confirmación de la fecha al comienzo del proceso de planificación (en papel o electrónico).
  3. Envíe una invitación detallada, incluidos los aspectos más destacados de la agenda (en papel o electrónicos) con una solicitud de RSVP.
  4. Re-envíe la invitación nuevamente con una nota personalizada a los amigos o conocidos personales (electrónicos). *
  5. Haga un seguimiento con los invitados confirmados uno o dos días antes del evento programado (electrónico o por teléfono).

* También puede optar por llamar formalmente a los invitados y extender una invitación al evento de forma más personal.

6- No subestime el poder de las invitaciones personales

invitar personalmente

Una invitación física, ya sea impresa o electrónica, es agradable, pero no debe considerarse como un sustituto de una invitación personalmente extendida a amigos, colegas o conocidos (a menos que, por supuesto, esté planeando un gran simposio o convención con 500 o más asistentes).

Este es el paso que hace que muchos hosts se estremecen … no quieren tomar el teléfono, pero puede significar la diferencia entre las más altas tasas de RSVP (con bajas tasas de no presentación) y un resultado menos que el ideal.

Para algunos eventos, puede ser útil compartir esta responsabilidad. La lista de invitados de un evento a menudo se compila a partir de listas de contactos que son mantenidas por una variedad de individuos, y aquellas personas con las relaciones más cercanas a los invitados deben extender una invitación directa a sus propios huéspedes.

7- Establecer una forma para la entrega de excelentes programas

cómo entregar las invitaciones

Todos han asistido a buenas conferencias y malas conferencias. Lo mismo es válido para seminarios y otros eventos de apreciación.

Por suerte para los organizadores de eventos, las personas disfrutan con mayor frecuencia de las reuniones a las que asisten.

La clave aquí es ayudar a su cliente a establecer una reputación para la entrega de excelentes programas comerciales.

Por simple que parezca, si alguien disfrutó asistiendo a su último evento, es más probable que asista a futuros programas, y posiblemente incluso traiga a un amigo o colega.

8- Envíe las comunicaciones de seguimiento y agradezca a los asistentes

agradecer a los asistentes

Debido a que las personas asisten a reuniones para reunir nueva información, muchos asistentes agradecen recibir folletos y materiales adicionales que pueden haber sido referenciados por presentadores y otras personas dentro de su organización.

El seguimiento, es una excelente oportunidad para compartir esa información y extender mensajes de agradecimiento a quienes asistieron al evento.

La nota de agradecimiento y la comunicación de seguimiento, es algo que muchas organizaciones pasan por alto a menudo, pero aquellos que no obtienen los beneficios.

ejemplos de invitaciones

Cómo escribir las invitaciones para los eventos especiales

Si trabaja en la planificación de eventos, a menudo se le confiará para ayudar a sus clientes a manejar sus invitaciones. Para muchos, preparar la invitación perfecta puede ser abrumador y frustrante.

Sus clientes confiarán en su experiencia para ayudarles a través del proceso.

Como planificador de eventos, puede influir en el tono del evento, y eso incluye el formato y la redacción de la invitación.

Una invitación debe coincidir con las necesidades y la personalidad del cliente.

Si está planeando una boda para una pareja amante de la diversión, puede usar colores llamativos y palabras alegres en la invitación.

Por el contrario, si está trabajando con un cliente corporativo para una importante recaudación de fondos, la invitación puede ser más formal y sedante.

Invitaciones formales de redacción

Escribir invitaciones formales para eventos especiales es más fácil de lo que la mayoría de la gente pensaría.

Con demasiada frecuencia, las personas están buscando una carta de invitación de muestra cuando realmente quieren encontrar el formato que ofrece ideas de redacción de invitaciones.

La parte divertida, es descubrir qué tan creativo puede ser al seleccionar papelería para su invitación.

Pero la invitación formal, es un elemento importante del paquete total de cartas y materiales de invitación utilizados para eventos.

Las invitaciones se presentan en muchos formatos diferentes, incluyendo llamadas telefónicas, correos electrónicos, cartas, papelería escrita a mano e invitaciones formales.

Sobre todo, debe preocuparse por los errores en la ortografía, la gramática y la puntuación.

Trabajar con un diseñador gráfico para crear un diseño personalizado, puede hacer que el evento parezca más distintivo y se ajuste a la personalidad de su cliente.

Muestra de invitación formal

Independientemente de la función, el mejor enfoque para los organizadores de eventos es establecer un formato estándar para ellos mismos y actualizar los específicos según el evento real.

Una invitación formal, debe ser simple y formateada en una tarjeta o stock de papelería que tenga el tamaño de una tarjeta de felicitación o más pequeña.

La mayoría de las invitaciones usan una fuente que coincida con las fuentes estándar de la organización o una secuencia de comandos que le gusta al diseñador.

La clave es asegurarse de que está siguiendo los estándares de la marca del anfitrión al tiempo que crea un sentido de formalidad.

Si, por otro lado, está trabajando en un evento privado, como una boda, es posible que desee contratar un calígrafo para escribir las invitaciones de forma manual.

Esta es una opción popular para muchas parejas, debido que se ve más elegante y personalizada que las invitaciones mecanografiadas.

La invitación debe contener la siguiente información:

[Insertar logotipo] 

[Insertar nombre de host, título] 
solicita el placer de su empresa 
en 
[Insertar nombre formal del evento] 
[Insertar ubicación] 

[Insertar evento eslogan si corresponde] 

[Insertar día, fecha (s), año] 

RSVP 
[Insertar nombre] 
[Insertar número de teléfono] 
[Insertar correo electrónico si corresponde] 

Detalles a seguir

Es importante que el diseñador formatee las líneas individuales para que se ajusten al espacio disponible de la invitación final.

Debe planear trabajar de cerca con el diseñador para garantizar que toda la información necesaria se ajuste a la invitación de una manera visualmente atractiva.

 Como planificador de eventos, puede ayudar a influir en las posibilidades de éxito del evento mucho antes de que ocurra el evento.
Ayudar a su cliente a elegir la invitación correcta y redactar cuidadosamente puede garantizar que el evento esté lleno y todos sepan qué esperar.

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Por |2018-11-06T19:20:32+00:0016 octubre, 2017|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios