10 cosas a considerar al elegir el lugar de su evento

Cuando organizas un evento, te enfrentas a muchas decisiones. Elegir un lugar es la única decisión que tendrá el mayor impacto en su evento. La fecha del evento, las opciones de catering y las agradables experiencias de los asistentes … todo se ve parcialmente afectado por el lugar que elijas.

¿Esto suena un poco intimidante? No tiene que sentirte así. Aquí hay algunas pautas sobre cuándo tomar decisiones, qué considerar y cómo hacerlo mejor.

Cuándo comenzar a buscar un lugar

Cuanto antes mejor. Una vez que tenga una buena comprensión de las siguientes 3 cosas, puede comenzar su búsqueda de un lugar: presupuesto, tamaño de evento estimado y requisitos de espacio.

Reserve un lugar con al menos 4-6 meses de anticipación para que tenga tiempo suficiente para planear otras cosas críticas, tales como catering, folletos de eventos, sitios web.

Evento con Terraza

Qué considerar al buscar un lugar

1. Ubicación

Probablemente ya haya considerado esto. Para un evento local, es posible que esté buscando un lugar a una distancia razonable de la mayoría de los hogares o lugares de trabajo de los asistentes. Si muchos asistentes viajarán desde fuera de la ciudad, un lugar cerca del aeropuerto o de sus hoteles será beneficioso. En cualquier caso, no se olvide de considerar el tráfico, el transporte y las opciones de estacionamiento.

¿Le gustaría reducir la posibilidad de que sus asistentes lleguen tarde? Bríndeles una aplicación para eventos móviles , que es esencialmente un estándar en estos días.

Con los mapas de GPS, las indicaciones para llegar en automóvil y la información de estacionamiento / traslado al alcance de la mano, los asistentes se sentirán aliviados. Si el lugar se encuentra dentro de un gran campus o instituto, los mapas con alfileres son especialmente útiles.

Para eventos con exposiciones, carteles o sesiones paralelas, los mapas interactivos de interiores ayudarán a los asistentes a navegar convenientemente.

Parking evento

2. Estacionamiento

¿El lugar tiene estacionamiento o servicio de valet parking? Un lugar con un estacionamiento es de lo que están hechos los sueños. Si ese no es el caso, ¿hay estacionamientos cercanos que los asistentes pueden acceder y usar? Si no hay estacionamiento disponible, no está completamente de suerte debido que tiene algunas alternativas:

  • Puede reservar estacionamientos cercanos para sus asistentes e incluir el costo en los precios de los boletos o hacer que los asistentes paguen cuando se estacionen.
  • Eche un vistazo a los descuentos de Uber y Lyft que se ofrecen para eventos. Puede negociar con ellos para configurar esto y distribuir el código promocional a sus asistentes.
  • Proporcione una forma para que los asistentes compartan un viaje o un taxi con los demás. También sería una buena oportunidad para que interactúen entre ellos.
  • Puede ofrecer estacionamiento con valet para el evento, incluso si el lugar no lo ofrece. Proporcionar un ayuda de cámara puede ser esencial si el evento es un evento exclusivo, como una gala.

3. Capacidad y mínimos

  • ¿Cuál es la capacidad? Necesitará conocer la capacidad de la sala de los lugares por varias razones. En primer lugar, 500 personas (si es su tamaño de evento estimado) no pueden ingresar cómodamente en una sala con capacidad para 250 personas. Y segundo, hay códigos de seguridad y de incendios que el lugar debe respetar.
  • ¿Cuáles son los mínimos de alimentos y bebidas? Si su lugar ofrece alimentos y / o bebidas y establece un monto mínimo de gastos de alimentos y bebidas (conocido como un mínimo de alimentos y bebidas), asegúrese de que los registros anteriores de alimentos y bebidas de los eventos anteriores estén en línea con el mínimo. Si estima un gasto de Alimentos y Bebidas mucho mayor que el que requiere el lugar, significa que sería un buen cliente para ellos. Negocie si pueden proporcionar un servicio complementario (por ejemplo, Wi-Fi y soporte A / V) a cambio si sus gastos alcanzan cierto nivel.
  • ¿Cómo hacer un ajuste basado en los comentarios de los asistentes? Es importante poder hacer un ajuste informado para el tamaño de una habitación o Alimentos y Bebidas justo antes o durante su evento. Puede contar fácilmente o recopilar comentarios instantáneos a través de encuestas en vivo en una aplicación de eventos , lo que le ahorrará tiempo y dinero.

4. Servicios y comodidades

  • ¿El lugar tiene una cocina y puede proporcionar catering para su evento? Si es así, a menudo un lugar renunciará a la tarifa de la instalación y solo cobrará un pago inicial junto con el costo de los alimentos para cada asistente. Aquellos lugares sin instalaciones de cocina pueden tener una asociación con un proveedor de alimentos. Es posible que desee comprobar su comida con antelación. Si no es lo suficientemente bueno, puede crear un impacto negativo en las experiencias de los asistentes. Por lo tanto, o vaya a un lugar que sirve buena comida o que le permitan traer vendedores de alimentos externos.
  • ¿Tiene mesas, sillas y ropa de cama que puede usar? Si un lugar tiene estos artículos, puede ahorrar una gran cantidad de dinero y esfuerzo usando lo que tiene, suponiendo que coincida con su tema y ambiente.
  • ¿Tiene un equipo de configuración / limpieza? Si ha encontrado un lugar que proporcione una instalación y limpieza, ¡regocíjate! Este no es siempre el caso. Si estos servicios no están disponibles, deberá construir su equipo de eventos o buscar voluntarios .
  • ¿Tiene capacidades AV? Algunas sedes tienen un equipo audiovisual incorporado para que usted las use, y otras requerirán que los traiga usted.

Fachada Infanta Leonor

Auditorio Infanta Leonor en Los Cristianos – Tenerife

5. Diseño

A pesar de que encontrara su lugar al principio del proceso de la planificación del evento, querrá tener una idea aproximada de los tipos de actividades que incluirá, las comodidades que necesitará y las necesidades de su equipo y los asistentes.

Mientras reduce su selección, obtenga un plano de planta ilustrado de cada lugar y realice un recorrido al menos una vez, tomando nota de cosas importantes como dónde están los puntos de venta y dónde se encuentra o se puede ubicar el equipo de AV.

El diseño y el plano afectarán en gran medida algunos aspectos diferentes de su evento:

  • Flujo de tráfico Piense en el flujo de tráfico a través de su evento. El tipo de flujo que desees será diferente para cada evento. ¿Qué áreas serán de alto tráfico en el evento? ¿Registro? ¿Las puertas del auditorio? Tenga esto en cuenta al elegir su lugar, darse cuenta de que la forma de configurar las tablas y la decoración también afectará esto.
  • Actividades del evento Si desea tener oradores principales en su evento, necesitará un escenario o un lugar para colocar un escenario alquilado. ¿Necesitarás un área de demostración? ¿Habrá un bar?

6. Ambiente

Preste especial atención a la decoración existente dentro del lugar. ¿Qué estilo es la arquitectura y qué transmite el interior del edificio? Si está organizando una gala, probablemente necesite diferentes adaptaciones para el lugar de las que disfrutaría en una exposición.

Cuanto menor sea el ambiente que coincida con la sensación deseada de su evento (exclusivo, de alta tecnología, etc.) más decoración tendrá que hacer para compensarlo.

Sala de banquetes

7. Seguro

Algunos lugares ni siquiera harán negocios con usted si no tiene seguro. Hay varios lugares que requieren una cierta cantidad de responsabilidad, como asegurados adicionales para el evento. Por lo general, puede solicitarle a su agente de seguro de responsabilidad general este endoso para su evento. También es una buena idea incluirlo desde el principio de la planificación del evento, así como tener toda la redacción requerida, dirección, etc., antes de contactar a su agente.

8. Accesibilidad

La accesibilidad se refiere a la posibilidad de que todos, especialmente aquellos con necesidades especiales, puedan acceder al edificio y sus comodidades. Antes de poder responder a esta pregunta, deberá comprender quiénes son sus asistentes y cuáles son sus necesidades.

Probablemente sabrá si habrá niños en su lugar de reunión, pero es posible que no sepa si habrá personas con otras necesidades especiales. En esta situación, revisar los eventos recientes organizados por su organización puede darle una idea de esto.

Cafe Auditorio

9. Acústica

¿Alguna vez asistió a un evento en un lugar que fue tan ruidoso, fue difícil escuchar a los demás, lo que le causó tensión en la audición y pérdida de la voz, todo en una sola noche? Eso es causado por la mala acústica.

La acústica es simplemente una palabra elegante sobre cómo el sonido viaja por el lugar. Un techo bajo hará que el lugar parezca acogedor, pero lo hará más ruidoso si está lleno. Alternativamente, un lugar de estilo almacén grande dará como resultado ecos.

10. Costo y flexibilidad en la fecha del evento

Ser flexible en la fecha del evento puede ser una excelente forma de negociar con los lugares. Pueden tener fechas abiertas en su calendario que desean llenar. Al proporcionar 2-3 opciones de fecha, es más probable que obtenga un precio con descuento.

Aunque la acústica no es el final de todo su evento, hay cosas que puede hacer para mejorarlas, como hacer un buen uso de los patios fuera del lugar o puede usar nubes acústicas o marquesinas.

Eventos con pisicina

Cómo buscar un lugar

Encontrar el lugar adecuado para su evento puede tomar bastante tiempo. Afortunadamente hay algunos atajos para ayudarlo a ahorrar tiempo:

  • Póngase en contacto con la Oficina local de Convenciones y Visitantes del área para preguntar sobre los lugares que mejor se adapten a sus necesidades.
  • En los sitios web de la lista de eventos, encuentre eventos locales similares a los suyos y vea dónde alojan los eventos.
  • Use una herramienta online. Le ayudarán a analizar todos los lugares para encontrar el adecuado para su evento.

Como puede ver, hay mucho que considerar al elegir el lugar de su evento. Sin embargo, si toma en cuenta lo anterior al hacer su investigación, encontrará el lugar perfecto para su evento.

Después de que la fecha y el lugar del evento sean inamovibles, ahora es el momento de crear sitios web y agendas para eventos, promover su evento, vender los boletos y comenzar a involucrar a los asistentes.

¿Le gustaría ver cómo hacer felices a sus asistentes mientras ahorra su tiempo de esas tediosas tareas de administración de eventos?

Por |2018-09-21T18:54:57+00:0011 junio, 2018|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios