Un esquema de gastos de planificación de eventos

Es difícil planificar un presupuesto de evento a menos que tenga una buena idea de los gastos en que incurrirá.

Esto parece ser lo suficientemente obvio, pero los costos asociados con la planificación de eventos pueden venir de varios lugares diferentes.

Justo cuando crees que ha identificado todas las partidas de gastos, aparece otra para enviarle de vuelta al tablero de dibujo.

Para evitar que esto ocurra, hemos elaborado este resumen de los gastos de planificación de eventos para tener en cuenta al crear su presupuesto.

Gastos en el sitio

Se incluyen aquí los costos y tarifas que generalmente cobra el lugar del evento . Esta es a menudo la categoría más cara, pero también es la más fácil de predecir, ya que obtendrá una estimación de costos formal para revisar de antemano.

Dicho esto, no olvide tener en cuenta los costos variables que cambian con sus números de asistencia. La restauración es un buen ejemplo de esto, debido que sus costos de comida aumentarán con cada adición a su lista.

Costos de la sede

-Habitación Alquiler
-Seguridad fuerte
-Seguro Cobertura
-Estacionamiento

Comida y catering

-Alimentación
-Las bebidas
Comisiones de trabajo / servidor -Bartender
– Impuestos y gastos de gestión / gratificación

Audiovisual

-Micrófonos
-Pantallas y proyectores
-Internet Access
-Otros equipos especializados

Proveedores de terceros

Esta categoría representa todos los artículos y servicios proporcionados por proveedores fuera del lugar de acogida.

Cada uno le facturará de forma independiente, por lo que es importante tener una estrecha información sobre todas las personas con las que está trabajando.

 El uso de una hoja de cálculo le ayudará a organizar los contactos de su proveedor junto con los costos asociados con sus servicios.

Alquiler de eventos

-Líneas, rodapié de mesa y fundas para sillas
-Estados, estadios y atracciones de atracciones -Artículos físicos
no proporcionados por el lugar
-Labor y entrega para instalación / desmontaje

Vendedores decorativos

-Iluminación
-Flores y centros de mesas
-Globos

Entretenimiento

-Musicos o DJ
-Fondos de voz
-Contrato de pasajeros (comida, alojamiento, transporte)

Gastos de producción

La producción incluye todo el personal y los recursos necesarios para planificar y ejecutar el evento. Estos gastos comienzan en el momento en que se sueña el evento y continúan a través del papeleo posterior al evento.

En resumen, esta categoría representa el costo de organizar el evento, atraer a los asistentes y administrar los elementos administrativos.

Marketing y registro

-Impresión y trabajo de diseño
– Anuncios
– Invitaciones
– Gestión de registro

Planificación y Organización

– Tasas de planificador de eventos

– Tiempo
parcial y empleados temporales

– Suministros de
oficina

– Costos de comunicación

– Gastos de viaje

Gastos administrativos

– Asignaciones de empleados remuneradas

– Costos de contabilización
– Honorarios legales

– Honorarios de los
consultores

Excedentes de costos y fondos de emergencia

No hay un número mágico para lo que debe prevenir para gastos no planificados, pero definitivamente debe esperar lo inesperado.

Algunos planificadores de eventos sugieren que el presupuesto entre el 5% y el 10% sobre los gastos anticipados, mientras que otros eligen un número redondo para trabajar.

Los eventos más grandes deberían, por supuesto, asignar más porque una supervisión que se factura por persona podría alcanzar los miles de euros.

El propósito de este esquema es hacerle conocer los diferentes tipos de gastos de planificación de eventos que pueden ocurrir.

Cada evento es único, por lo que el suyo puede incluir más o menos de los artículos que figuran aquí. Lo importante es saber de dónde vendrán sus costos.

Los gastos con vistas asociados con un proveedor o categoría en particular pueden causar estragos en su presupuesto, pero el peor de los casos es olvidar por completo un gasto hasta que llegue la factura.

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Por |2017-10-16T19:25:04+00:0016 octubre, 2017|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios