¿Quienes son el equipo ideal de proveedores para un negocio de eventos?

Los mejores planificadores de eventos, se mantienen al día con los lugares de eventos de moda en su área de los hoteles, centros turísticos y restaurantes.

Lo que es más importante, es establecer buenas relaciones de trabajo e incluso con las administradoras de ventas de eventos y catering, debido que en ambos ayudarán a crear o eliminar un evento.

Esas relaciones también resultan valiosas para eventos futuros, y esperamos que su trabajo de ofrecer un excelente evento sea más fácil.

En la misma línea, cada organizador o planificador de eventos corporativos (ya sea independiente o contratado) debe tener una red personal de negocios de proveedores de eventos de confianza y proveedores que pueden ser contratados para varios eventos.

No sólo tener una red de proveedores de expertos ayuda a reducir el tiempo dedicado a la búsqueda de los contratistas, pero el planificador de eventos habrá aprendido a trabajar con esas empresas e individuos para obtener el mejor servicio para su cliente.

Al final, la creación de redes es muy importante en la industria de reuniones y eventos. Cuando se trata de referencias, su red (o la falta de ella) puede significar lo diferente entre conseguir un trabajo y verlo ir a la competencia.

Aquí están los proveedores de servicios de eventos, proveedores y contratistas que cada gran planificador de eventos debe tener dentro de su red.

Lista de proveedores necesarios para un planificador de eventos

1. Empresa de gestión de destinos (DMC)

destino gerencial de eventos

Una empresa de gestión de destinos (DMC) puede aparecer en la superficie para ser un competidor de un planificador local de eventos, dado su enfoque en mantener relaciones con todos los locales y servicios de hospitalidad, pero en realidad, pueden ser excelentes socios para los planificadores de eventos.

Al planificar eventos fuera de la ciudad o fuera de su área de especialización, un buen DMC puede convertirse en su mejor amigo y aliado más cercano. Sus relaciones y extenso conocimiento local a menudo cubren todos los aspectos de la planificación de eventos. Los DMC suelen ser contratados para ayudar a planificar y ejecutar todas las actividades fuera del sitio y por la noche.

Tenemos un aliado maravilloso en República Dominicana que es Best Vacations Tours, que nos colabora con los eventos para ser realizados en América.

2. Consultor de comunicaciones

consultor de comunicaciones

Una gran cantidad de información debe ser comunicada a clientes e invitados, pero muchos planificadores de eventos no tienen la experiencia única para producir todos los materiales de comunicación como invitaciones, agendas, materiales para un congreso, etc.

Un consultor de comunicaciones le ayudará a crear materiales de plantilla que sigan la etiqueta y los formatos apropiados para cada tipo de herramienta de comunicación.

Trabajando con escritores y diseñadores gráficos (o realizando estas responsabilidades directamente), esta persona o equipo se asegurará de que los materiales incorporen el tema del evento, la mensajería y los estándares de la marca del cliente. Incluso pueden ayudar en la producción real y en la impresión de estos materiales.

Tenemos un aliado que es Magenta Innovación Gerencial que nos colabora con la elaboración de planes de comunicación y medios.

3. Diseñador 

diseñador

Cuanto más íntimo sea un evento, más flexibilidad con el estilo de los materiales de papel que se pueden utilizar. Tiendas de papelería locales o en línea tienen increíbles opciones, y la mayoría de los papeles de hoy se pueden imprimir en el uso de una impresora de inyección de tinta que puede ayudar en algunos de los ahorros de costes.

Trate de trabajar con el dueño de la tienda. Él o ella debe tener inventario de cientos de estilos directamente en su tienda (y tienen la capacidad de pedir materiales personalizados cuando sea necesario). Un diseñador de papelería hará sugerencias y ayuda para imprimir en los materiales adecuados.

Consejo estacionario: Además de los efectos de escritorio más clásicos o tradicionales y las invitaciones, asegúrese de que el inventario incluye otras opciones más únicas también.

Contamos con el mejor equipo de Diseñadores Gráficos y Web como es De Pe a Pa Comunicaciones con nuestra Directora de Arte Keyla Valerio desde Venezuela.

4. Distribuidor de productos promocionales

distribuidor de POP

Una de las reglas de cualquier evento, es nunca dejar que un invitado se vaya a casa con las manos vacías. Independientemente de si usted está planeando una reunión del cliente, seminario, congreso, conferencia, feria comercial, viaje de incentivos, o similares; una cosa sigue siendo común: sus invitados deben recibir y llevar a casa un artículo de regalo relevante.

Su contacto de materiales promocionales (POP), debe proporcionarle acceso a blocs de notas, bolígrafos, lápices, prendas de vestir, premios y cualquier otro elemento que usted o su cliente puedan estar interesados en dar a los que asisten a su programa.

Consejo de regalo: Siempre es mejor elegir regalos que reflejan la imagen de la marca de la organización. Cuando sea apropiado, puede incluso marcar dichos artículos con el logotipo de la empresa o de la asociación para permanecer en la mente de los asistentes.

5. Fotógrafo

fotógrafo profesional

Este es un elemento del presupuesto que muchos clientes les gusta evitar, pero un gran fotógrafo captará la esencia de un evento o programas de varios días, y dejar en los invitados un recuerdo.

Tener un gran número de grandes fotógrafos en su red puede ser especialmente valioso cuando usted se encarga de planificar diversos conceptos de eventos corporativos (congresos, seminarios, ferias) y personales (bodas por ejemplo)

Su fotógrafo también debe mantener una red de recursos como la producción de video, técnicos de A / V, y otros fotógrafos.

El fotógrafo que encarna la experiencia técnica con conocimiento de marketing es el que desea en su red. Él o ella entenderá el arte y la lógica empresarial para cualquier evento.

Nuestro aliado estratégico tanto en fotografía profesional como en audiovisuales es JJ Kunhle Photo&Videos desde Alemania

6. Servicio de catering privado

servicio de catering privado

No todos los eventos tienen lugar en un hotel o restaurante donde los servicios de catering son proporcionados automáticamente.

Las reuniones y los acontecimientos internos se planean a menudo en las propias organizaciones, y la restauración se ordena con entrega en dicha locación.

Algunos de los lugares de eventos más singulares como galerías de arte, edificios emblemáticos o incluso hermosos parques también requerirán servicios privados de catering.

Un abastecedor puede tener su propio restaurante, facilidad del banquete, o tienda. Además de ofrecer una variedad de artículos de menú que atraen a experiencias gastronómicas generales o étnicas. Él o ella debe ofrecer opciones increíbles para el desayuno, el almuerzo, los coffee breaks y / o la cena.

7. Propietario / Sommelier de tienda de vinos

tiendas de vinos y sommelier

Su abastecedor tomará probablemente cuidado de las necesidades de la barra para su acontecimiento, pero un planificador del evento tendrá sus propias razones para incluir a un experto del vino dentro de su red.

Un buen dueño de tienda de vino puede proporcionarle los productos que necesite (para el consumo o para regalos) como un recurso directo para las partes privadas, pero lo más importante, es contar con un sommelier que le puede ayudar a educar al planificador sobre el vino.

Sugerencia de vino: Para una ventaja adicional, elabore una relación directa con el dueño de la tienda de vinos para enviar el inventario directamente a sus clientes e incluir una nota personal de su parte.

 Chocolatero

Pastelero o chocolatero

Al igual que una tienda de vinos, un gran chocolatero puede realmente hacer que un planificador de eventos quede muy bien. Todo el mundo ama unos ganaches de chocolate hechos a mano y trufas.

Si puede, trabajar con un chocolatero local que usa todos los ingredientes frescos es excelente; pero hay muchos fabricantes de chocolate gourmet que también le pueden enviar directamente a su evento los productos de su elección.

Consejos de Chocolate: Si realmente desea obtener fantasía, un gran chocolatero puede incluir una imagen personalizada en la parte superior de los chocolates o incluso crear una escultura de chocolate o pieza central.

Tampoco es una mala idea pedirle a su contacto que guarde sus tarjetas de visita personales en la tienda para enviarlas a los clientes de forma personalizada.

9. Florista

floristería

Grandes arreglos florales agregaran color, sofisticación y fragancia a una habitación. Muchos eventos incorporarán arreglos florales como parte de la decoración del evento, tales como unos hermosos centros de mesa.

Un buen florista ofrecerá varias ideas que abordan el tema, los colores y el presupuesto para su evento. Él o ella también le aconsejara qué flores se mantendrá mejor durante la duración y la temperatura de su evento (por ejemplo, eventos al aire libre) y la temporada.

10. Proveedor de alquiler de fiestas

proveedor de alquiler de fiestas

Aunque la mayoría de las sedes mantendrán relaciones directamente con una empresa de alquiler de material de alquiler, es útil para los planificadores de eventos tener su propia relación con un proveedor fiable de alquiler.

Un gran evento puede incorporar cualquier número de artículos para decorar como: ropa de cama, pisos, iluminación, equipo audiovisual, vajilla, cristalería, accesorios, tiendas de campaña, etc

Una buena empresa de alquiler de fiesta ofrecerá todo esto y mucho más. Su proveedor de alquiler de la fiesta también puede ser un gran recurso para ayudar a generar ideas sobre las mejores maneras de apoyar el tema de su evento.

11. Oficina de Convenciones y Visitantes (CVB)

Centro de Convenciones

Una oficina de convenciones y visitantes (CVB) proporcionará información valiosa sobre el destino del evento, sus servicios e instalaciones.

Un CVB le ahorrará tiempo y energía para cualquier planificador de eventos cuando necesite investigar acerca de servicios locales.

Algunos CVB incluso ofrecen herramientas online para que los planificadores puedan solicitar información a los hoteles participantes y otros servicios y lugares.

El CVB es responsable de promover el destino local y generalmente puede proporcionar información sobre el historial y las características únicas de un destino.

Los planificadores de eventos deben llevar al CVB y a su personal como un recurso para obtener información detallada sobre viajes y turismo local.

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Por |2017-10-15T14:03:22+00:0015 octubre, 2017|Categorías: Marketing de Eventos|Sin comentarios