¿Qué hace un planificador de eventos?

Tal vez usted siempre ha soñado con convertirse en un planificador de eventos y se están preguntando por dónde empezar. O tal vez usted es planificador de fiesta no oficial de su familia y “anfitrión extraordinario” y está considerando iniciar su propio negocio de planificación de eventos. De cualquier manera, puede estar preguntando: “¿Y ahora qué?” 

Cualquier persona puede interesarse en convertirse en un planificador de eventos, pero primero debe comenzar por entender que es lo que NO incluye esta profesión.  Este es el caso si usted está considerando un camino con eventos sociales o eventos corporativos.

El programa final puede aparecer como si la profesión se trata de lanzar grandes fiestas, pero el profesional de planificación de eventos se centra en la razón o el objetivo de tener un evento, y si se logra. Y el verdadero trabajo está en los detalles que conducen al evento.

En EventoCorp queremos ayudarle a cómo lograr ser un Exitoso Planificador de Eventos.

Planificadores de reuniones y convenciones

Si revisamos y consultamos diversas descripciones y significados que contempla el rol de un “Planificador de Eventos, Congresos y Convenciones” podemos ver como primera señal de que esta es una profesión mucho más seria de lo que muchos suponen. En EventoCorp definimos la naturaleza de este trabajo de la siguiente manera:

Las reuniones y convenciones reúnen a la gente para un propósito común, y los planificadores de reuniones y convenciones trabajan para asegurar que este propósito se logre sin problemas. Los organizadores de reuniones coordinan cada detalle de las reuniones y convenciones, desde los conferencistas y el lugar de reunión hasta la organización de material impreso y equipo audiovisual. Planificadores de reuniones y convenciones trabajan para organizaciones sin fines de lucro, asociaciones profesionales y similares, hoteles, corporaciones y gobierno. Algunas organizaciones tienen personal interno de planificación de reuniones y otros contratan a empresas independientes de planificación de reuniones y convenciones para organizar sus eventos.

 El planificador de eventos crea programas que abordan el propósito, el mensaje o la impresión que su organización o cliente está intentando comunicar.

Los planificadores de eventos trabajan horas largas y sin tener en cuenta días festivos y de descanso para planificar y ejecutar todos los detalles relacionados con una variedad de formatos de reuniones, incluyendo seminarios, conferencias, ferias comerciales, retiros ejecutivos, programas de incentivos, eventos de golf, convenciones y otros programas.

Planificadores de eventos exitosos – Habilidades desarrolladas

  • Comunicaciones verbales y escritas
  • Organización y gestión del tiempo
  • Gestión de proyectos y multitarea
  • Entrenador y jugador de equipo
  • Entender las aplicaciones de Microsoft Office
  • Detalle y fecha límite
  • Trabajar bajo presión
  • Negociación
  • Administración de presupuesto
  • Administración de personal
  • Marketing y relaciones públicas
  • Habilidades interpersonales con todos los niveles de gestión

Planificadores de eventos exitosos

  • Selección de lugares
  • Abastecimiento
  • Producción
  • Entretenimiento
  • Regalos
  • Transporte
  • Alojamiento
  • Servicios de Conferencias

Los que persiguen una carrera en la planificación de eventos provienen de una variedad de profesiones y antecedentes académicos. Muchos empleadores prefieren una licenciatura en administración de la hospitalidad, administración de empresas, marketing, relaciones públicas o comunicaciones. Sin embargo, muchos planificadores exitosos comienzan en otras profesiones o entran a través de funciones administrativas que incluyen cumplir con las responsabilidades de planificación.

Habilidades que necesita para ser un planificador de eventos

Usted no necesita un fondo en la planificación de eventos para empezar, pero las cualidades de un buen planificador de eventos pueden incluir:

  • Organización
  • Flexibilidad
  • Creatividad
  • Visión para los negocios
  • Presupuesto
  • Servicio al cliente
  • Multi-tasking y pensamiento en sus pies
  • Comunicación
  • Gestión del tiempo

habilidades de un planificador de eventos

Cómo empezar como un planificador de eventos

Comenzar una carrera como organizador de eventos puede sentirse un poco abrumador al principio. A menudo se siente como que hay mucho que saber y tan poco tiempo para aprender todo. Sin embargo, con un plan de acción y dando pequeños pasos cada semana, pronto tendrá las habilidades y conocimientos que necesita para tener éxito como planificador de eventos.

La atención a cada detalle importa y mucho como planificador de eventos, así que planee cada movimiento en la planificación de eventos de la misma manera que planearía su próximo evento, con un plan y una estrategia.

Estos son los pasos para comenzar:

  • Ofrezca su tiempo con una organización sin fines de lucro u otro negocio como una empresa de catering, floristería, diseñador de eventos u otro planificador de eventos.
  • Si ya está planeando eventos bajo otra compañía de eventos o planificador, cambie a una posición de autoridad y asuma más responsabilidad. Al mostrar su valor y conocimiento, a menudo es tan simple como pedirle a su gerente de eventos más trabajo o responsabilidad.
  • Salir y unirse a redes de empresas. Cuanta más gente conozca y más relaciones desarrolle en la industria, más fácil será construir su carrera de planificación de eventos.
  • Cree una cartera de eventos para mostrar su experiencia y conocimiento.

Además de desarrollar relaciones con otros planificadores de eventos, establezca una red con proveedores o socios externos, como proveedores de comidas, músicos o personalidades de los medios, para aumentar su exposición y su círculo de influencia.

La certificación de planificación de eventos no es un requisito de trabajo

En primer lugar, vamos a aclarar la confusión alrededor de la certificación de planificación de eventos.

Hay un error general que, para comenzar a trabajar como un planificador de eventos, debe obtener la certificación. Esto no es verdad. La mayoría de las certificaciones de planificación de eventos requieren por lo menos de tres a cinco años de experiencia antes de que usted pueda incluso tomar la prueba. La certificación de planificación de eventos, es una medida de su conocimiento de la industria y su experiencia. Una vez que esté certificado, puede usar esta designación después de su nombre y título para reflejar su conocimiento de la industria.

Una vez que tenga unos cuantos años de experiencia, es posible que desee considerar la certificación como un Certified Meeting Professional (CMP) o un Certified Special Events Professional (CSEP). CMP es la certificación más ampliamente reconocida en la industria de reuniones y eventos. Los candidatos deben tener tres años de experiencia en planificación de eventos y un trabajo a tiempo completo en la industria. CSEP se centra en eventos especiales y es la única otra certificación abiertamente reconocida en la industria de planificación de eventos.

Los candidatos requieren tres años de experiencia en la industria y debe haber tenido empleo en la industria de eventos especiales en los últimos doce meses.

El conocimiento es un deber

Los cursos de planificación de eventos, ya sean presenciales o en línea, pueden proporcionar un valioso y muy necesario conocimiento sobre cómo ser un organizador de eventos.

Usted puede encontrar estos programas en muchas universidades, colegios locales, programas de educación para adultos y recursos online. Si es nuevo en la industria de planificación de eventos, seleccione algo más general para obtener una visión general.

Si tiene alguna experiencia en la planificación de eventos y desea centrarse en un tipo particular de planificación, como eventos especiales, reuniones de empresa o recaudaciones de fondos, a continuación, puede explorar los cursos que son especializados y le proporcionarán conocimientos en ese área particular de interés.

Cómo obtener una experiencia valiosa

Preguntándose ¿cómo ganar experiencia como un planificador de eventos cuando nadie le contratará sin experiencia como planificador de eventos? Pero hay una respuesta. Voluntario.

El voluntariado de sus servicios le da una experiencia invaluable. Muchas organizaciones sin fines de lucro y organizaciones benéficas organizan eventos para crear conciencia y para recaudar fondos.

Estas organizaciones no tienen los fondos para contratar personal adicional de planificación de eventos; su objetivo es recaudar el mayor dinero posible. Voluntarios para ayudarles a planificar el evento y poner sus habilidades a trabajar. Trabaje el evento y gane experiencia práctica. Haga preguntas y aprenda todo lo que pueda. Difundir la palabra que usted está pensando en convertirse en un planificador de eventos o el lanzamiento de su propio negocio de planificación de eventos.

porque ser un planificador de eventos

Obtenga información de contacto de marketing y tarjetas de visita de los involucrados en la organización de caridad. El voluntariado es una gran oportunidad de hacer networking además de la oportunidad de hacer algo bueno.

La planificación de eventos no se trata de ir a las fiestas

Si piensas que la planificación de eventos se trata de ir a fiestas, piensa de nuevo. La planificación de eventos, es un trabajo duro y no es muy glamoroso. Usted no es el invitado; usted es el responsable de crear una experiencia maravillosa para los asistentes.

Puede ser bastante estresante a veces, pero también puede ser muy divertido e increíblemente gratificante. Muchos componentes se unen para organizar un evento memorable. Excelentes habilidades de organización, atención al detalle, creatividad y flexibilidad son algunas de las cualidades que son necesarias para tener éxito en este negocio.

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Por | 2017-10-01T11:51:48+00:00 26 septiembre, 2017|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios