¿Qué es una orden de evento de banquete (OEB)?

Los recintos o lugar del evento quieren estar seguros de que los grandes eventos se desarrollen sin problemas o, si hay problemas, quieren asegurarse de que no sean su culpa.

Con esto en mente, crear pedidos de banquetes para sus eventos deben ser elaborados de forma muy cuidadosa, donde los coordinadores de eventos deberán firmar.

Si bien puede ser difícil demandar si una OEB no se sigue al pie de la letra, es a todos los efectos un contrato legal. Ciertamente, debe leerse cuidadosamente antes de que se firme.

Una orden de evento de banquete (BEO) es la clave para un evento exitoso

¿Qué es un pedido de evento de banquete (OEB)?

Casi todos los eventos planeados para realizarse en un hotel requiere de una Orden de Evento de Banquete o OEB, que es un contrato que describe cada detalle del evento.

Si usted es un organizador de eventos, querrá familiarizarse con los OEB para que pueda asegurarse de que todos los detalles estén cubiertos correctamente.

El acuerdo se describe a menudo en un formulario que detalla las selecciones para alimentos y bebidas, audio / visual, configuración de la sala, incluyendo centros de mesa, requisitos de personal y todos los demás artículos relacionados con su banquete. Se incluye en el OEB una lista desglosada de los costos que deberá pagar.

Es probable que el acuerdo incluya “bloques” de información con subtítulos, como información de contacto, horario, arreglos de comida y bebida, configuración de la sala, audiovisual, términos y condiciones y los bloques para las firmas.

Leyendo la orden del banquete

Si bien es obvio que necesita leer el OEB y aceptar los términos descritos en el acuerdo, asegúrese de leer también la letra pequeña.

Asegúrese de estar completamente informado sobre lo que está aceptando, incluidos todos los costos.

Compruebe que lo siguiente se describe en la sección general del OEB:

  • La información del contacto in situ, incluido un número de teléfono celular
  • Uso del espacio para el día del evento (controle dos veces para asegurarse de que los espacios mencionados sean los espacios contratados)
  • Configuración, inicio y finalización del evento
  • El número total de invitados esperados

Arreglos de comida y bebida

Una sección del OEB se dedicará a los arreglos de alimentos y bebidas. Desea asegurarse de que se detalla en esta sección lo siguiente:

  • Todo el menú, incluidos todos los entremeses.
  • Cada artículo del buffet, y cómo desea que cada estación se establezca y se coloque en la sala.
  • Cómo se propone el lugar para atender las necesidades de los clientes que tienen preocupaciones dietéticas especiales (como dietas sin gluten, sin azúcar o vegetarianas)
  • Tiempos de servicio
  • Artículos especiales relacionados con el servicio, como vino y agua con gas en las mesas.
  • Si desea tener el servicio de un Sommelier para encargarse de todo lo relacionado con el vino y su maridaje.
  • Un desglose de todos los precios de los alimentos.
  • Lista detallada de alcohol, marcas de alcohol y cervezas disponibles en el bar

Configuración de la sala

El OEB debe describir específicamente la configuración de la sala completa. Esto incluye:

  • Colocación de mesas
  • El número de asientos por mesa
  • Colocación de estaciones de alimentos
  • Ubicación del entretenimiento (y detalles sobre el alojamiento de animadores, si corresponde, incluyendo el almacenamiento de equipo, acceso a alimentos y bebidas, cambio de espacio, etc.)
  • Ubicación del bar / s

Algunos OEB pueden incluso incluir un diagrama de la configuración de la sala.

Audiovisuales y proveedores externos

Los arreglos audiovisuales a veces aparecen en una OEB, pero dado que muchos lugares contratan servicios de A / V a un tercero, bien puede haber un contrato separado.

Si está incluido en el OEB, asegúrese de que todos los detalles estén detallados antes de firmar el contrato.

Términos y Condiciones

Todos los contratos, incluidos los OEB, tienen términos y condiciones a los que debe adherirse. Asegúrese de estar al tanto de todos los términos y condiciones antes de firmar el documento.

Por ejemplo, ¿cuáles son los términos del acuerdo en caso de cancelación? ¿Cómo se resolverán las disputas si, por ejemplo, un huésped se resbala y cae?

Es importante hacer cualquier pregunta al administrador de la instalación, y confirmar los detalles con su cliente antes de firmar. Una vez que haya firmado el OEB, es un contrato vinculante.

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Por | 2017-10-17T13:46:45+00:00 17 octubre, 2017|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios