8 pasos para crear un gran plan de marketing para su evento

Invertimos una gran cantidad de esfuerzo en organizar un evento, pero a menudo le preocupa cuánta gente se presentará en el evento y cómo puede ayudarlos a aprovechar al máximo su evento.

Hay mucho que considerar para la promoción de eventos, ¡pero no te sientas abrumado! A continuación, proporcionamos una guía sobre cómo compilar sus estrategias de marketing y hacer un buen uso de la tecnología más reciente para aumentar la asistencia a los eventos y la satisfacción de los asistentes, a la vez que se ahorra tiempo y esfuerzo.

Pasos para crear su plan de marketing de evento

Utilice los siguientes pasos para crear el plan de marketing de su evento.

Paso 1: Establezca las metas y el presupuesto de sus eventos

Los objetivos de su evento son de lo que se basa su plan de marketing, por lo que debe configurarlos antes de pasar a los próximos pasos. Pregúntese: ¿desea que su evento logre un objetivo tangible, como atraer a 700 asistentes, o un objetivo intangible como el fortalecimiento de las relaciones con los miembros de su asociación o socios comerciales a través del evento? Solo asegúrese de que su equipo esté en la misma página y persiga el mismo objetivo.

Grande o pequeño, también debe conocer el presupuesto asignado a su esfuerzo de marketing. Si bien las limitaciones establecerán límites en ciertas cosas, también le mostrarán dónde puede ser creativo.

Paso 2: establecer tácticas de administración y creación de contenido del evento

Teniendo en cuenta los objetivos, prepare el contenido de marketing, como el calendario del evento, la lista de oradores y los mensajes claves para destacar (por ejemplo, los beneficios de asistir al evento, discursos de apertura, testimonios o un video del evento anterior).

Sin embargo, vale la pena asegurarse de tener un buen plan de administración de contenido antes de avanzar al próximo paso y crear un sitio web de eventos, una aplicación de eventos y difundir el mensaje.

Ayudará a evitar toneladas de tareas manuales y tiempo dedicado. Como no toda la información del evento está disponible a la vez, es posible que tenga que actualizar manual y repetidamente el sitios web del evento, la página de registro y muchos otros materiales, como una aplicación de eventos.

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Algunas herramientas de administración de eventos como Eventbrite automatizan las tareas que consumen tiempo y reducen los errores humanos. Por ejemplo, una vez que carga el programa al tablero en una hoja de cálculo, crea una elegante tabla de agenda que puede insertar fácilmente en los sitios web de su evento y en cualquier otra página web.

Cualquier actualización se sincronizará automáticamente con todos los sitios web, así como con la aplicación de eventos.

Paso 3: promocione un evento en los lugares correctos

Para identificar adecuadamente su mercado objetivo, debe definirlo a través de los datos demográficos de los asistentes, tales como la edad, el sexo y la industria, así como de la psicografía, como el uso de la tecnología, los intereses y la motivación para asistir a sus eventos. Primero puede analizar los datos de los asistentes recopilados de eventos anteriores.

Lo que es más importante, el uso de la tecnología le dirá qué canales y tácticas son medios efectivos para llegar a ellos. Mientras que las personas mayores pueden estar mejor informadas a través de métodos más tradicionales, los adultos jóvenes se encuentran casi exclusivamente a través de canales digitales, como las redes sociales.

En general, los sitios web de listas de eventos son buenos lugares para promocionar su evento, independientemente de la edad de sus asistentes. Si no está familiarizado con estos sitios o no tiene tiempo para publicarlos en cada anuncio, intente con un servicio automático de listado de eventos que pueda publicar en sitios web reconocidos por su público.

Paso 4: Resume sus tácticas de comunicación

El marketing tiene que ver con la participación del público, por lo que realmente tiene que establecer sus tácticas de comunicación directamente.

Considere cómo informar efectivamente a la gente sobre su evento. Si bien hay sistemas de correo electrónico en general como Mailchimp, es mucho más efectivo usar tanto el correo electrónico como las notificaciones automáticas a través de una aplicación de eventos .

Por ejemplo, puede alcanzar tasas de apertura de sus mensajes del 70% en adelante, en comparación con la tasa de apertura promedio del correo electrónico de la industria de eventos del 20%.

No solo es efectivo sino también práctico debido que puede enviar mensajes a través de ambos canales con un solo clic.

Paso 5: Desarrolle tácticas de personalización

Es importante adaptar sus mensajes de una manera que atraiga los intereses de las personas. Si su invitación va a salir a los asistentes anteriores, puede mencionar esto para atraerlos y agregar estadísticas, videos o imágenes del evento anterior.

Agregue lo más destacado del próximo evento como oradores principales, oportunidades para aprender y conectarse con otras personas, y descuentos para boletos anticipados.

Si utiliza un software de gestión de eventos, vea si proporciona plantillas útiles para correos electrónicos y anuncios especialmente dirigidos a audiencias de eventos.

Paso 6: Arme su estrategia de colaboración

Usted y sus patrocinadores / expositores / ponentes comparten los mismos objetivos en términos de atraer a más asistentes a su evento y aumentar la visibilidad de la marca. Debe usar este objetivo común para motivarlos a participar en la promoción de su evento.

Por ejemplo, puede solicitarles para ayudar a pasar folletos o alentarlos a difundir su evento en las redes sociales. Si usa el Centro de agenda para el sitio web de su evento (que se muestra en el Paso 2), sus oradores pueden promover convenientemente sus sesiones en las redes sociales con un solo clic.

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Por otro lado, puede aumentar la visibilidad de los expositores y los conferencistas a través de los sitios web de los eventos, así como de banners publicitarios, perfiles de empresas y cupones / obsequios en su aplicación de eventos. ¡Es una estrategia de ganar-ganar!

Paso 7: establecer tácticas de promoción y participación de último momento

En lo que respecta al marketing, el tramo final antes del evento es estresante, debido que no solo intenta que los asistentes lleguen al último minuto, sino que también despierta la emoción de los que ya están yendo. Es una buena idea crear ruido en las redes sociales de una manera orgánica. Establezca un buen hashtag como #CanariasDigital de eventos y conduzca a los registrantes a tuitear con él.

En nuestra observación, muchos eventos exitosos proporcionaron un lugar para que sus asistentes interactuaran virtualmente el uno con el otro antes de tiempo. Ayude a crear noticias y difundir palabras a través de los asistentes.

Paso 8: Establezca sus métricas de evaluación de rendimiento

En su plan de marketing, escriba las métricas exactas que utilizará para evaluar el rendimiento de su evento, como el número de asistentes, las actividades de red o las publicaciones en las redes sociales. Muchos sistemas de gestión de eventos (por ejemplo, aplicaciones de eventos) lo ayudan a recopilar los datos.

Use las estadísticas en un informe para mostrarle a su equipo y partes interesadas el éxito de su evento, así como también para la promoción en un boletín informativo o con fines de relaciones públicas. Los datos y los conocimientos que obtenga le ayudarán a que el próximo evento que planee sea aún mejor.

Por ejemplo, puede usarlos para atraer nuevos patrocinadores, mejorar ciertos aspectos logísticos de su evento y, por supuesto, aumentar aún más los asistentes.

Por | 2018-06-06T09:43:11+00:00 6 junio, 2018|Categorías: Marketing de Eventos|Sin comentarios