Pasos para preparar una guía de planificación de conferencias

Planificar una conferencia requiere un conjunto de habilidades que incluye increíbles habilidades organizativas, la capacidad de realizar múltiples tareas, energía, creatividad, conocimiento del negocio, habilidades interpersonales y atención al detalle.

También requiere una guía integral de planificación de conferencias que no solo lo mantendrá dentro de los plazos establecidos, sino que le brindará la muy necesaria seguridad de que no haya olvidado algo en el camino.

La planificación de conferencias es diferente de otros tipos de planificación de eventos, e incluye pasos adicionales.

Las conferencias tienden a ser eventos a gran escala que normalmente demoran un año o más en planearse.

Su lista de tareas puede incluir seleccionar un lugar, reservar habitaciones de hotel, configurar el registro online, asegurar oradores, organizar suites de hospitalidad, albergar un salón de exposiciones, programar reuniones, manejar alimentos y bebidas y más.

La organización es clave para una conferencia exitosa

La preparación de una guía de planificación de conferencias bien organizada que trace los pasos es imprescindible para cualquier planificador de conferencias exitoso.

Los siguientes pasos lo ayudarán a preparar una guía de planificación de conferencias que servirá como modelo para planificar cualquier conferencia.

Personalice y modifique la guía según el evento que esté planificando y manténgala a mano. Cuando se prepare y use adecuadamente, pronto se convertirá en su herramienta de planificación de conferencias más valiosa.

los ponentes de una conferencia

Comience con lo básico

La primera parte de la guía de planificación de la conferencia debe incluir los conceptos básicos sobre la conferencia:

  • Fecha y hora del evento
  • Ubicación del evento (si se conoce)
  • Propósito del evento

Incluya cualquier otro elemento conocido, como fechas alternativas o número de asistentes.

¿Cuál es el plan?

Antes de comenzar a planificar los diversos elementos de una conferencia, debe averiguar cuáles son esos diferentes elementos y dónde encajan en el esquema general de su evento.

Así que saque la pluma y la libreta o siéntese frente a la computadora, y comience a escribir todo lo que le venga a la mente.

No se preocupe por enumerar las cosas en orden de importancia o en cualquier tipo de secuencia cronológica. Eso vendrá después.

En este momento, esencialmente creará una versión muy larga pero simple de su lista de tareas pendientes, que se dividirá en diferentes componentes independientes para ser manejados individualmente durante el proceso de planificación.

Esta sección puede enumerar cualquiera de los siguientes:

  • Selección del lugar
  • Selección de hotel
  • Espacio para reuniones
  • Suites de hospitalidad
  • Sala de exposiciones y cabinas de la conferencia
  • Ceremonia de apertura
  • Registro de expositor / expositor
  • Registro de asistentes
  • Arreglos de viaje
  • Insignias de asistentes
  • Programa de eventos
  • Alimentos y bebidas
  • Audiovisual
  • Personal en el sitio

Tómese un tiempo adicional para compilar esta lista, de modo que no pase por alto nada y continúe y agregue todo lo que aparezca más adelante.

No se sienta abrumado por las muchas áreas de responsabilidad enumeradas; el propósito aquí es pensar en todo ahora para que pueda planificar y administrar cada elemento de manera eficiente.

lugar para conferencias

Seleccione un lugar

Una vez que haya determinado cuándo se realizará la conferencia y comprenda el alcance general del evento, el siguiente paso es seleccionar un lugar.

Dependiendo del tamaño de la conferencia, es posible que pueda seleccionar un lugar para todas las necesidades de su conferencia, desde la sala de exposiciones hasta las salas de reuniones, los salones de banquetes y las habitaciones de hotel.

Si la conferencia es demasiado grande para acomodarse en un lugar, busque un lugar que esté cerca de hoteles o sitios de catering externos, de modo que los asistentes a la conferencia no tengan que viajar demasiado para trasladarse de un evento de conferencia a otro.

Piense en el registro de asistentes

¿Cómo se registrarán los asistentes a esta conferencia? ¿Cómo van a recibir la confirmación de registro? ¿Cómo se generarán y distribuirán las etiquetas de nombre en la conferencia?

Su guía de planificación de conferencias incluirá las respuestas a todas estas preguntas, y se actualizará una vez que el registro de la conferencia esté en curso.

Si se espera que un evento atraiga a grandes multitudes, entonces un sistema de registro de conferencias online es el mejor camino a seleccionar.

El sistema puede procesar pagos, rastrear registros y organizar otra información relevante y ayudar a generar informes.

Mesa Redonda

Expositores y salas de exposiciones de conferencias

Las áreas de exposición son una característica común en las conferencias, brindando una oportunidad para que los patrocinadores y proveedores puedan alquilar espacios para promocionar sus productos y servicios.

Esta es también una oportunidad para que el anfitrión de la conferencia genere ingresos si la función de exhibición se promueve de manera efectiva y se recibe bien.

Dependiendo del tamaño de su conferencia, la gestión de los expositores y la sala de exposiciones requerirá tiempo y recursos adicionales, así que planifique todo en consecuencia.

Como se indicó anteriormente, los sistemas de registro de conferencias online son la mejor manera de rastrear registros, por lo que si espera una gran cantidad de expositores, considere incorporar el registro de expositores en su sistema de registro de asistentes.

Los expositores también necesitarán lo siguiente:

  • Insignias del expositor
  • Mapa de la sala de exposiciones de la conferencia con los números del stand enumerados
  • Manuales para el montaje y desmontaje de la cabina de exhibición
  • Contrato de stand de exhibición
  • Lista de proveedores en el sitio disponibles para ayudar con el alquiler y los servicios de exhibición

Como planificador de conferencias, usted será responsable de contratar la seguridad para garantizar la seguridad de los materiales ubicados en la sala de exposiciones.

Coffee Breaks y descansos

Planifique los detalles de la conferencia

Con algunas de las responsabilidades más importantes abordadas, como la selección de la sede de la conferencia y el registro de asistentes, puede cambiar su enfoque a la planificación de los detalles de la conferencia.

Como es el caso de la planificación de un evento de cualquier naturaleza, la organización es primordial, así como la atención al detalle.

Ahora es el momento de sacar esa larga lista de cosas para hacer que reunió al comienzo del proceso de planificación de la conferencia.

Mire a través de la lista y realice cambios o adiciones según sea necesario para reflejar las tareas y responsabilidades más recientes.

A continuación, coloque estos elementos en orden cronológico, comenzando con los artículos que pueden o deben completarse con mucha anticipación.

Por ejemplo:

  • Libro de reservaciones de habitaciones del hotel
  • Espacio de sala de exposiciones
  • Investigar sistemas de registro de conferencias Online
  • Plan de marketing

Comience por el principio y vaya desde allí. Para cada detalle que se debe atender, incluya un seguimiento para asegurarse de que los contratos se firmen y reciban.

A medida que se acerca la fecha de la conferencia, sus elementos de acción incluirán tareas a corto plazo, como:

  • Seleccione el esquema de la decoración
  • Hacer arreglos florales
  • Elegir menú
  • Organice el transporte del aeropuerto para oradores o VIP

Considere su guía de planificación de conferencias como su manual de referencia para todo lo que se incluye en la planificación de una conferencia, sin importar cuán pequeña sea.

Ponentes Internacionales

Esta guía se convertirá rápidamente en una herramienta de valor incalculable que no solo lo mantendrá organizado y en el tiempo previsto, sino que calmará los nervios a medida que se acerque la gran fecha y es cuando uno empieza a cuestionarse si se le ha olvidado algo.

Isotipo de EventoCorp

Por |2017-10-25T19:52:34+00:0025 septiembre, 2017|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios