Cómo organizar un evento gubernamental: consejos y sin trucos

Aprovechar una solución de gestión de eventos para los gobiernos, es una tarea que no todos los planificadores de eventos aceptan.

De hecho, algunos organizadores confiesan haberse asustado cada vez que tienen que lidiar con una agenda del gobierno.

Una comprensión limitada de la formalidad gubernamental, y la carga de la responsabilidad son algunos obstáculos típicos que afectan a los planificadores de eventos en su progreso.

Creemos que el juego vale la pena cuando se trata de planificar un evento para las autoridades. Al desafiarse a sí mismo, y controlar los formatos de eventos que pueden parecer demasiado sofisticados a primera vista, se requiere una experiencia previa.

Conocer a este tipo de alto nivel, conocido como gobierno, ya está en el arsenal de casos de planificación de eventos de EventoCorp.

No para jactarse, pero la pregunta, “¿Cómo organizar un evento gubernamental?” Es una pregunta que podemos encontrar una respuesta.

Consejos sobre la planificación del evento del gobierno

Cuando se trata de planear un evento para las autoridades, en EventoCorp tenemos una triple estrategia para aplicar: sin pánico, identificación de objetivos y aplicación de herramientas.

Los planificadores de eventos para el gobierno deben entender que las reuniones organizadas para juntas de autoridad requieren automatización y un plan bien desarrollado, que debe abordarse con prudencia.

La regla de oro número 1 es: su experiencia es única para todos, lo que significa que si usted es un planificador de eventos experimentado, podrá enfrentar cualquier tipo de evento.

En segundo lugar, los eventos para el gobierno tienen objetivos distintos que deben alcanzarse. Encuéntralos y tendrá la mitad de la batalla ganada.

Por último, utilice un software del planificador de eventos, y tenga herramientas innovadoras para que sean sus mejores asistentes por parte de la facilitación de eventos.

Acérquese a la planificación de eventos para el gobierno paso a paso

Ok, eso no es realmente tan fácil. Después de adoptar el estado de ánimo correcto, debe comenzar a organizar su planificación de eventos paso a paso, enfoque por enfoque.

Aquí está nuestro plan maestro:

1# Identificar los objetivos.

La piedra angular de la planificación de eventos del gobierno es establecer los objetivos que sean alcanzables, escalables y lo más importante, alineados con los objetivos, que deben alcanzarse con el evento.

En otras palabras, dibujar un mapa del evento, conectar los puntos de destino y obtendrá una imagen de lo que tiene que alcanzar.

2# La organización importa y mucho.

Su siguiente paso sería organizar un equipo. No es un secreto revelar que EventoCorp cuenta con un equipo de profesionales y aliados estratégicos con amplia experiencia en eventos.

La planificación requiere mentes experimentadas para generar las ideas para un evento. Además de eso, necesita al menos varios representantes del personal bien organizados y conocedores, que ayudarán en el evento.

3# Ponga una fecha.

La eficiencia en el tiempo es su mejor amigo en la planificación de eventos. Ningún objetivo puede ser escalable sin plazos, por lo que debe asegurarse de que cada objetivo sepa cuándo llega su fin.

4# Marca tu evento.

Esto es a lo que a menudo le teme un planificador de eventos para el gobierno. Se cree que la marca para el gobierno tiene algunas limitaciones estrictas en términos de estilo, colores y contenido gráfico.

Aún así, ¡no tiene que asustar a su creatividad! Solo analice las preferencias de marca con los representantes del gobierno y comience a trabajar.

Desarrolle un eslogan, logotipo y nombres que se adapten al formato del evento. ¡Nunca tenga miedo de asumir un riesgo inteligente! ¡Inyecta un poco de jugosidad para llamar la atención!

5# Haga que su plan maestro sea un dominio.

Este es el punto, donde tiene que cocinar una sopa con todos los ingredientes principales del evento. Iluminación, sonido, lugar, oradores, traductores (si aplica), actividades, planificación de promociones y configuración de registro para su conveniencia y realización fluida.

6# Seguir las actividades administrativas.

Para mantener cada proceso administrativo bajo su control, necesitará al menos 10 manos y 20 mentes. A menos que sea un multitarea de pulpo, recomendamos utilizar un software de planificación de eventos para el gobierno y realizar un seguimiento de todos los procedimientos de trabajo con la ayuda de herramientas inteligentes.

7# Identifique a sus sponsors.

¿Ve la posibilidad de que algunas organizaciones o personas externas financien su evento? ¡Estupendo!

No pierda la oportunidad de contactar a patrocinadores corporativos y organizaciones comunitarias; y solicite cualquier tipo de asistencia que pueda ser útil.

¡Recuerde que incluso cosas pequeñas como patrocinios de cena pueden hacer que su evento sea un poco mejor!

8# Haga un plan de publicidad.

Atraer a la audiencia es, de hecho, a lo que se dedica su evento. Tome todos los canales que puede alcanzar y comience a llamar a las puertas de los posibles asistentes.

Nota: ¡la planificación publicitaria no abarca solo el compromiso previo al evento!. Enviar notas de agradecimiento a los asistentes y patrocinadores después de que el evento amplíe su audiencia y determine el éxito de su evento.

9# Establezca un presupuesto inteligente.

Con la ayuda del software gubernamental de planificación de eventos, obtiene acceso a herramientas avanzadas que le ayudarán a resolver los problemas matemáticos.

Haga una lista de los gastos y establezca un presupuesto inteligente que se alineará con los objetivos del evento del gobierno.

10# Evaluar

Muchos planificadores de eventos se equivocan cuando comienzan a pensar en la evaluación de eventos del gobierno en la etapa final.

Determine sus resultados inteligentemente identificando los medios para la evaluación en el momento de establecer los objetivos.

Esto significa que, cuando establece un objetivo, debe pensar en la agenda para su evaluación. ¿Pretende obtener una donación de € 10,000?

Adopte la herramienta para el seguimiento de donaciones y úsela en el evento. De esta manera, tendrá su evaluación lista una vez que se cierre el evento.

internacional

 

Herramienta de planificador de eventos: dedicación y automatización

¿Cómo puede utilizar una herramienta de organización de eventos? Nosotros en EventoCorp utilizamos a la plataforma Eventbrite. Ofrecen muchos caminos y puede elegir dónde ir (o puede tomarlos todos):

  • Creador de sitios web. Crear una página de aterrizaje receptiva para un evento gubernamental es un proceso simplificado que no requiere experiencia externa.
  • Tecnología en el sitio. Los registros para grandes reuniones gubernamentales pueden traer problemas al personal a menos que la tecnología especialmente dedicada esté en uso. Al adoptar el sistema de registro en el sitio, podrá registrar a miles de personas con apenas alguien que maneje un mostrador.
  • Entradas para eventos ¡Eventbrite le ofrece la opción de diversificar sus ventas de boletos en línea!

La plataforma de planificador de eventos, según sus características, puede ser útil para equipos de planificación de eventos, personal de marketing y organizadores de eventos.

¡No dude en contactarnos y nos aseguraremos de que esté armado hasta los dientes con todos nuestros consejos! Además, no hay trucos! Estamos hablando del gobierno después de todo ☺

Por | 2018-02-28T20:30:00+00:00 20 diciembre, 2017|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios