Los errores más comunes en la planificación de eventos

Planear un evento es una ciencia. No se trata solo de planificar cada detalle, sino de asegurarse que todo siga el rumbo que debe ser, y de arreglar aquello que siempre falla a último minuto.

Hoy en día, el uso de las redes sociales también hace parte de la planificación de eventos, como lo es Facebook en la atracción de más personas.

El truco para un evento exitoso no es ser controlador, o intentar adivinar el futuro, sino encontrar un balance perfecto entre el presupuesto, los distribuidores, el catering, los invitados y más.

Pero cuando el balance se rompe, es ahí donde realmente juega un papel importantísimo quien planea el evento.

Si tienes o no experiencia en planear eventos importantes, lo mejor es que conozcas muy bien al cliente y sepas leer lo que se espera de ti.

Errores más comunes al planificar un evento

Hagas lo que hagas, evita estos errores comunes durante la planificación de eventos:

1. Falta de comunicación

No se trata solo de falta de comunicación entre organizadores y distribuidores, sino de una falta de comunicación con el público.

Más allá de saber transmitir tus metas y deseos a quienes trabajen para ti en el evento, también debes ser tú quien comunica los detalles del evento al mundo.

No te limites, así sea un evento privado o con una lista de invitados muy específica, debes asegurarte de darle a conocer a tu audiencia todo sobre el evento.

2.  Página web inexistente o complicada

Este es un error común, pero a veces las empresas o los organizadores de eventos creen que no vale la pena crear una página web cuando un evento solo dura unas horas al año.

Pase lo que pase, y dure cuanto dure un evento, la página web es esencial, pues es la primera forma de información que reciben los invitados e interesados en el evento.

También suele suceder que exista una página web, pero sea antigua o difícil de navegar. Si tus invitados o tu público no puede conseguir los detalles que necesitan de tu evento, seguramente perderán interés y hasta dejen de asistir.

3. No medir el éxito de tu evento

Puede parecer ilógico querer medir el éxito de un evento. Muchas personas piensan que sí asistieron muchas personas, de por sí ya el evento ha sido un éxito.

Lo cierto es que hay muchas formas de saber si realmente ha sido un éxito tu evento.

Por un lado, puedes monitorear el número de personas que asistieron, quienes declinaron la invitación, y quienes cancelaron a último minuto.

También puedes analizar qué tanto se habla de tu evento en las redes sociales, cuantas menciones hay al respecto desde antes, durante, y después del evento.

Además, puedes medir el tráfico a la página web y los shares del evento. En todo caso, el análisis del éxito se mide desde antes que comience el evento hasta después de que se finalice.

4. Repetición

Nada peor que asistir a un evento igual que al del año anterior. Si eres invitado, de seguro rehusarás una invitación a un evento porque te ha aburrido que sea siempre igual.

Como planificador de eventos, es tu trabajo innovar siempre, encontrar una nueva forma de entretener y sorprender a tu público.

No te quedes atorado en lo que fue exitoso el año anterior, o copies lo que otros eventos ya han hecho, utiliza esta información valiosa para mejorar tu evento y su planeación.

En conclusión, ya sabes qué errores evitar la próxima vez que planees un evento, pero recuerda que también debes tener en cuenta una estrategia de marketing según el tipo de negocio y evento.

No olvides que la planeación es siempre una montaña rusa, pues siempre habrá algún imprevisto, el todo es que sepas manejarlo a tu favor y salir adelante con tu evento exitoso.

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Por | 2017-11-01T11:07:47+00:00 3 noviembre, 2017|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios