Los 10 elementos que debe recordar para planificar eventos

La planificación de un evento, puede ser un esfuerzo desalentador. Cualquier paso en falso puede tener repercusiones críticas para su misión y su marca, por lo que es importante desarrollar una lista estratégica mientras está en su fase de planificación, y luego refinar los detalles más tarde.

Como dice la expresión, usted quiere tener sus “patos en una fila” antes de comenzar cualquier preparación activa.

Hemos desarrollado una lista de los 10 elementos más importantes para recordar al planificar un evento.

Estas cosas ayudarán a asegurar que su evento se ejecute sin problemas y reducirá la posibilidad de que usted pueda tropezar con cualquier escollo en el camino.

1. El propósito de su evento

¿Por qué está celebrando un evento? Usted se sorprendería de cuántas personas piensan que un evento, es una idea maravillosa, pero cuando se presiona sobre cuál es el propósito del evento o su objetivo general, son incapaces de articular claramente su objetivo.

Usted quiere asegurarse de que hay una clara misión y motivo de negocios para celebrar un evento, una celebración para una nueva instalación, un evento de recaudación de fondos con un objetivo financiero claro detrás de él, un lanzamiento de nuevos productos para compartir con los clientes; su evento puede ser un esfuerzo costoso sin el poder de atraer a los asistentes o de ampliar su misión.

2. ¿A quién invitas? (o conocer a su público objetivo)

Dependiendo del tipo de evento que esté planificando, deberá considerar cuidadosamente quién debe ser invitado a su evento.

¿Es algo que el público en general disfrutaría? ¿Es esto algo que sólo es apropiado para miembros selectos de su público objetivo, como clientes empresariales o donantes?

Definir su público objetivo específicamente para su evento, es una de las claves de una buena participación.

3. Explicar la razón del evento

Si su evento es de naturaleza más general y no requiere invitaciones, puede seleccionar otras opciones para difundir su información, como: Hoy en día la gente está inundada de medios de comunicación social y de correos electrónicos, pero el hecho es que la mayoría de las personas dicen que prefieren recibir comunicaciones por correo electrónico.

¿Tiene una base de datos de correo electrónico confiable que puede utilizar para las invitaciones? Si es una organización sin fines de lucro o una pequeña empresa, ¿tiene configurada una cuenta con una empresa de servicios de correo electrónico que le permite enviar correo masivo sin hacer SPAM ?

  • Anuncios de eventos de periódicos, impresos y online
  • Avisos de calendario, tanto impresos como online
  • Asesoramiento de noticias, con seguimiento con reporteros específicos, y
  • Carteles distribuidos a las empresas y mostrados en los tablones de anuncios de la comunidad
  • Publicaciones de medios sociales con detalles de eventos programados con el tiempo para generar interés.

Señalizaciones por el evento

4. Logística general (desde la señalización y el estacionamiento a la comida)

Estos pueden parecer como las cosas pequeñas, pero pueden escalar en grandes problemas si no se ocupan de manera adecuada.

El flujo de tráfico y el estacionamiento, contribuyen a la seguridad de sus asistentes y la señalización clara puede ayudar a asegurar que todos sepan a dónde ir.

Comida. ¿Lo servirá? ¿Cuánto cuesta? ¿Que tipo? ¿Caliente? ¿Frío? Aperitivos o comida completa? La respuesta a esta pregunta es a menudo dictada por dos cosas: el número de personas que invita y su presupuesto.

La comida puede ser costosa en una base por persona y lo último que quieres es quedarse sin comida en su evento.

Por otra parte, los abastecedores tienen el equipo y el know-how para manejar comida con seguridad y satisfacer los gustos de una muchedumbre.

Siempre debe planificar tener comida suficiente, pero puede ser mejor optar más por tipo de aperitivo que los entrantes para asegurarse de que no se agotan y pueden permanecer dentro de su presupuesto.

5. Involucrar a sus asistentes en su evento

Tienes a tus invitados, comida, señales, propósito del acontecimiento, ¿pero ahora qué? ¿Cómo mantener a su gente comprometida en su evento? 

Dependiendo del objetivo de su evento tiene muchas opciones. Éstos son algunos:

  • Organice un altavoz de alto perfil: Puede ser una personalidad bien conocida, líder del gobierno o de la comunidad, o “animadora” de su marca u organización
  • Ofrezca recorridos por su instalación si tiene características especiales como arte, eficiencia energética o sostenibilidad
  • Organizar juegos para niños y adultos
  • Eventos online complementarios a través de las redes sociales: Twitter chat, Instagram stream, concurso Facebook

Obsequios y Comidas

6. Regalos

Proporcionar a sus asistentes al evento con algún tipo de regalo, es una buena manera de agradecerles por apoyarles en su evento.

Dependiendo de su empresa u organización, puede ser capaz de regalar un producto existente que ya tiene o buscar patrocinadores para obsequios para que no tenga que gastar fondos adicionales en artículos promocionales.

Pero no deje que bajar los costos le conduzca por un mal camino: lo que vaya a regalar debe reflejar la imagen de su marca.  (Es mejor no regalar nada, que usar artículos promocionales que no se relacionen con su imagen y principios)

7. Esté preparado para las preguntas difíciles y los medios de comunicación (también conocido como relaciones públicas)

En cualquier caso, puede recibir preguntas de sus asistentes e incluso de los medios si se presentan en su evento.

Lo mejor es tratar de anticipar cuáles son algunas de estas preguntas y preparar las respuestas con antelación para que no le pillen con la guardia baja.

No se limite a pensar en las preguntas calientes y difusas que la gente podría querer saber sobre preguntas difíciles.

Estos suelen incluir temas tales como presupuestos y financiación, por qué ciertas personas han sido o no han sido invitados a su evento y la historia de su empresa u organización.

Si los medios de comunicación asisten a su evento, considere siempre la historia que le gustaría ver como resultado de su evento y responda las preguntas en consecuencia. (Esta lista asume la cobertura de los medios de comunicación no es el propósito principal de su evento. 

8. Dotación de personal para el evento

Cualquier evento tiene que estar equipado de un personal profesional y con experiencia previa en eventos, por lo que es imprescindible que usted tenga a su personal a bordo para la ocasión.

Haga un horario para que todos se sientan cómodos y se adapten a la vida personal de sus miembros del equipo (especialmente si su evento es un fin de semana). La peor manera de comenzar, es tener un evento formado por empleados infelices.

9. Documentar su evento

Mantener un historial de sus eventos es bueno por muchas razones. Compartir su evento a través de su sitio web, es una gran manera de mostrar la interacción de la comunidad y otro lado de su empresa u organización.

Esto requiere fotos, pero no significa necesariamente la contratación de un fotógrafo profesional. Si su presupuesto lo permite, genial.

Si no, hable con sus empleados y averigüe si alguien disfruta de la fotografía como un hobby o tiene una inclinación natural para tomar buenas fotos.

Pregunte a esa persona si ellos estarían dispuestos a tomar algunas tomas del evento. Sólo recuerde, si tiene la intención de usar fotos con personas identificables en ella, tendrá que obtener fotos de lanzamientos.

Además, la captura de citas de los asistentes es otra gran manera de documentar el éxito de un evento. Estas imágenes pueden utilizarse, de nuevo con permiso, en su sitio web y en futuros materiales de marketing, si corresponde.

10. Revisión y revisión

Siempre escriba un brief y revise con su equipo después del evento. Averigüe lo que funcionó y lo que no funcionó en su planificación de eventos para que pueda mejorar para su próximo evento.

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Por |2017-09-19T08:52:40+00:0018 septiembre, 2017|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios