Lista de verificación para su mesa de registro en su evento

El registro es el primer punto de contacto con sus asistentes, y un proceso de registro suave mantiene altos los niveles de entusiasmo, y marca el tono para un gran evento.

Por otro lado, una experiencia desorganizada, y que consuma mucho tiempo puede dejar a la multitud refunfuñando todo el camino hasta que comience su evento.

Con tanta información sobre la mesa de registro, definitivamente quiere hacerlo bien la primera vez.

Siga esta lista de verificación esencial para asegurarte de que comiences bien.

Más grande es mejor

Las matemáticas simples nos dicen que las grandes multitudes requerirán más mano de obra si quiere evitar largas colas.

Recomendamos a 1 asistente por cada 100 invitados y 1 flotante por cada 200 invitados. En lo que respecta a las necesidades de la mesa, asuma 2 asistentes por mesa de ocho pies y agregue una tabla adicional a este cálculo para los suministros y el espacio de trabajo.

Manténgase conectado

No quiere correr por los pasillos en busca de una toma de corriente o conexión a Internet, así que asegúrese de que estas líneas estén previamente en su mesa.

También querrá tener una computadora portátil incluso si no planea usarla. El acceso online puede ser útil si necesita revisar correos electrónicos o ayudar a los clientes perdidos a encontrar su camino hacia y desde el lugar.

Por último, pero no menos importante, verifique la situación de iluminación. Si el pasillo está poco iluminado, es posible que desee agregar algunas luces de escritorio para ayudarle a leer sus listas.

mesas de registro en un evento

No olvide los suministros de oficina

Todos los planificadores deben tener un Kit de Eventos llena de elementos esenciales de oficina como cintas, tijeras y una variedad de marcadores.

Otros artículos notables para su lista del kit incluyen etiquetas de identificación en blanco, números de tabla y signos reservados para usar según sea necesario.

Sí, su lugar tendrá acceso a la mayoría de estas cosas, pero el tiempo y la frustración que guarda al tenerlos a su lado no tiene precio.

Acelerar respuestas

Uno de los mayores disruptores para el “ritmo del registro” será el bombardeo de preguntas sencillas provenientes tanto de voluntarios como de asistentes.

Puede evitar que estas consultas desaceleren la línea de registro configurando una tabla de ayuda. Le sorprenderá ver cuánto se puede ejecutar en la tabla de check-in de manera más eficiente cuando tiene una persona dedicada que responde preguntas como “¿Dónde está el baño?”

Permanezca abierto

Es esencial mantener al menos 1 persona en la mesa de registro durante todo el evento. No quiere que un problema relativamente menor se convierta en algo más grande porque nadie estaba disponible para ayudar.

Esto generalmente ocurre cuando los invitados se ven obligados a buscar en otro lugar cuando no se puede encontrar al equipo o staff del evento.

Solo se necesita un descanso para ir al baño mal programado para enviar a un asistente impaciente hacia el área de la cocina para solicitar una ensalada sin cebollas.

Mantén a sus amigos cerca

Hay algunos números de contacto que querrá mejorar antes de que comience el evento. El primero es el número de teléfono móvil para el coordinador de su lugar de celebración.

No habrá tiempo para rastrear el edificio cuando las toallas de papel se agoten en el baño, por lo que este número es absolutamente obligatorio.

Otra buena cantidad para los problemas relacionados con los alimentos es la del gerente de catering.

Finalmente, confirme los mejores números de emergencia para los departamentos de policía y bomberos.

Algunos hoteles tienen su propio personal de seguridad que a menudo son el mejor punto de contacto en estas situaciones.

Las mesas de registro deben proporcionar algo más que un signo de bienvenida y una etiqueta de nombre.

Desde la perspectiva del cliente, representan el centro de atención al cliente para su evento. Pero para estar a la altura de esta expectativa, debes estar preparado.

Después de todo, si los asistentes no pueden pasar del registro, el resto de sus esfuerzos de planificación pasarán desapercibidos.

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Por | 2017-10-17T14:23:50+00:00 17 octubre, 2017|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios