Lista de verificación para coordinadores de recintos de eventos

La mayoría de los recintos están acostumbrados a las presiones que conlleva la coordinación de múltiples eventos en un corto espacio de tiempo.

Después de todo, su negocio depende de que brinden un servicio de calidad, y cada evento es una oportunidad para mostrar sus habilidades tanto a los planificadores de eventos, cliente y a los asistentes.

Sin embargo, el momento más crítico llega antes de que el espectáculo comience, cuando el cliente entra a la sala de banquetes para la instalación.

Es en ese momento es donde se establecerá el tono para el resto del día.

Esta es una lección que aprendí rápidamente cuando fuí coordinadora del lugar, y más tarde desarrollé mi propia lista de verificación de configuración para mantener a los clientes satisfechos (y ocupados) durante el período de preparación que es cuando más estresados estamos.

Ten los carros de equipaje listos

Lo primero que su cliente querrá hacer al llegar al recinto es desempacar todos sus suministros que utilizará durante todo el evento.

Esto puede ser una tarea difícil, especialmente si la situación del estacionamiento es difícil de navegar (esto es otro tema, pero les recomiendo tener servicio valets)

Imagine que alguien entra al recinto con una gran cantidad de cajas pesadas, ¿qué es lo primero que van a estar buscando? La respuesta es, por supuesto, un carro, o cualquier otra cosa que aligere su carga y haga que el ominoso trabajo de descarga sea significativamente más fácil.

Tener carritos disponibles justo cuando caminan en el recinto, es una manera fácil de hacer que se sientan “aliviados” apenas se presenten.

Especialmente, si en el camino hacia el salón o su puesto para dejar sus cosas, se encuentra con personas que lo quieren saludar. Obviamente, no querrá tener cajas ni estar cargado de bolsas … ¿verdad?

Preparar las mesas de registro

Lo siguiente en la lista de cosas por hacer para la mayoría de los clientes es obtener la configuración de registro. Esto significa que en la entrada del recinto debe tener listo todos los componentes para realizar el registro antes de que lleguen.

Eso incluye todas las mesas, sillas, eléctricos y zócalos. Organizar etiquetas de nombre y materiales de facturación consumirá mucho tiempo para los organizadores de eventos, y no deberían tener que esperar a que estos elementos simples se implementen para que comiencen.

Tener todas las habitaciones, mesas y ropa de cama.

Establecer todas las mesas y sillas en el espacio del evento, obviamente, puede tomar algún tiempo.

Es de esperar que si vienes de un evento anterior, le hayas informado al cliente con anticipación el tiempo que tomará para que se establezcan todos los componentes de la sala.

Si su cliente entra en una habitación con docenas de trabajadores luchando por desmontar mesas y sillas, es probable que entren en pánico.

Idealmente, su equipo de operaciones tendrá todo lo establecido con ropa de mesa para que los planificadores puedan comenzar a colocar centros, artículos de subasta, etc.

Pero para evitarse estos contratiempo, nuestra recomendación es que en el momento de reservar el salón de su evento, se asegure que esté reservado únicamente para usted ese gran día.

Obtenga toda la señalización anticipada

El hecho de que el planificador principal (o gerente del proyecto) se conozca al dedillo todo el edificio no significa que su equipo de apoyo también lo conozca tan bien.

Puede ahorrarles a todos una molestia innecesaria actualizando la señalización dentro del edificio tan pronto como el período de configuración esté a punto de comenzar. Y si todo el edificio es para su evento, haga esta tarea el día previo.

Tenga en cuenta que los proveedores como son los floristas y el DJ también necesitan saber a dónde ir. Estas son todas las cosas para revisar con su cliente antes del día del evento, pero también son necesarias para tener en cuenta en el gran día.

Revise las órdenes del banquete y las facturas.

Una vez más, es probable que hayas enviado estos documentos por correo electrónico varias veces durante los días previos al evento, pero nunca está de más revisarlos por última vez.

A pesar de que el tiempo previo del evento es agitado, debe dedicar 15 minutos para revisar estos documentos junto con el planificador general del evento y el cliente.

Los coordinadores de las sedes deben tener un paquete (sobre o carpeta) listo para su cliente, que incluya la orden del banquete, el diagrama de la habitación y la factura prospectiva.

Muy pocos planificadores experimentados pasarán la oportunidad de revisar estos puntos que son críticos.

Introducciones

Asegúrese de llevar a los asistentes VIP directamente hacia su cliente para presentarlo de forma formal. Esta lista de personalidades VIP incluye también al gerente del catering , el capitán del banquete, el supervisor de operaciones y el coordinador de audiovisuales.

Piense en nombre de su cliente al presentar el equipo: ¿hay algún detalle que deba ser discutido cara a cara con su equipo de administración? 

Iniciar una breve conversación es una manera efectiva de destacar quién está a cargo de cada área.

Esta breve lista de verificación de los elementos de configuración de eventos contribuirá en gran medida a mantener a su cliente satisfecho a su llegada.

Como representante principal de su sede, siempre es mejor dar a los proveedores y equipo de apoyo su número de teléfono celular (durante el evento colóquese un caso de oreja para no interrumpir) en caso de que algo salga mal mientras trabaja en su oficina o esté en algún lugar del recinto en plena acción.

Recuerde, pueden sentirse frustrados si necesitan algo, ¡pero estarán aún más frustrados si no pueden encontrar a alguien que los ayude!

isotipo EventoCorp

Por |2017-10-17T10:08:24+00:0017 octubre, 2017|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios