Definición y asesoramiento de planificación de seminarios [con Checklist]

Los seminarios son quizás los eventos más común que organizan los planificadores. Y la mayoría de los seminarios están programados para un medio día o un día completo.

Un seminario, a veces referido como una conferencia, es un programa comercial donde los asistentes reciben información o capacitación.

Por lo general, se lleva a cabo para grupos de 10 a 50 personas y se lleva a cabo con frecuencia en el espacio de reunión de un hotel, una institución académica o dentro de una sala de conferencias de la oficina.

Algunos de los seminarios más populares en negocios se centran en el desarrollo personal y las estrategias comerciales.

Tipos  comunes de seminarios

Estos son algunos tipos comunes de seminarios que puede encontrar en los mundos empresarial y académico.

Seminarios de desarrollo personal

Diseñados para la capacitación y el enriquecimiento de los empleados, los seminarios de desarrollo personal son eventos populares para sus discusiones sobre psicología, filosofía y otros tipos de desarrollo personal.

Estos seminarios pueden tomar la forma de retiros o discusiones intensas, o simplemente pueden usarse para capacitar a gerentes medios o nuevos empleados en los valores o procedimientos centrales del país.

capacitaciones al personal

Seminarios comerciales

Los seminarios de negocios atraen a empresarios o propietarios de pequeñas empresas. Comparten historias de éxito, estrategias, marketing, licencias y franquicias u otras inquietudes.

Seminarios Académicos

A veces, un planificador de eventos será llamado para ejecutar un seminario en un entorno académico.

Menos formal que una conferencia de clase, un seminario permite que los grupos pequeños se reúnan y discutan temas académicos o la lectura requerida, así como establecer metas para la investigación y la continuación de la investigación.

charlas y seminarios

Checklist para planificar los seminarios

Para los interesados ​​en crear una lista de verificación para planificar un seminario, lo siguiente ofrece una estructura de alto nivel para planificar y ejecutar un seminario.

Y para aquellos que están planeando una conferencia de varios días o sesiones múltiples, considere tomar un enfoque similar. Sin embargo, la lista de verificación de planificación de su seminario simplemente será más larga.

1- Confirmar el propósito del evento

confirmación del sitio del evento

Antes de realizar cualquier investigación sobre la selección del lugar, asegúrese de estar familiarizado con los objetivos básicos detrás del evento:

  • ¿Quién es el público?
  • ¿Cuál es el tema del seminario?
  • ¿Dónde debería ubicarse?
  • ¿Por qué asistirán las personas?
  • ¿Cuál es la agenda del seminario?

2- Revise la guía de especificaciones de eventos 

Se  ha establecido una serie de herramientas que deben considerarse una excelente fuente de mejores prácticas que ayudarán al evento o al planificador de reuniones a realizar un seguimiento de los detalles para la planificación de eventos.

Existen herramientas de descarga gratuitas, que ayudará a cualquier planificador de eventos a crear una lista de detalles relevantes.

Esto incluye, pero no se limita a:

  • Perfil de evento (fecha, horas, ubicación, contactos, etc.)
  • Organizador del evento / información de contacto del host
  • Información de contacto del proveedor
  • Perfil de asistente
  • Espacio necesario
  • Alimentos y bebidas
  • Requisitos de Audiovisuales (A / V)
  • Función / configuración de la habitación

3- Cree un perfil de evento

Una vez que un planificador tiene algunas de las preguntas básicas sobre el evento cubierto, es hora de investigar posibles lugares para la reunión.

Es importante trabajar de cerca con el organizador / anfitrión del evento para determinar el tipo de lugar y donde el seminario puede ser más conveniente tanto para el organizador como para el invitado (la lista de ideas puede ser interminable):

  • Hotel local
  • Instalación de conferencia local
  • Espacio de restaurante privado
  • Museo del club privado / galería de arte

4- Describir las necesidades del seminario 

La mayoría de los lugares están dispuestos a proporcionar un presupuesto para un posible seminario. El contacto de catering o ventas necesitará la siguiente información de una orden de evento de banquete (OEB):

  • Posible fecha (s) para el evento
  • Número de asistentes
  • Estilo de configuración de la sala (aula, forma de U, etc.)
  • Hora del evento (cuenta de configuración)
  • Requisitos de alimentos y bebidas.
  • Necesidades de A / V (incluidas pantallas, micrófonos, etc.)
  • Configuración de la habitación

Consejo: Contrate a un técnico de A / V para que se dedique a su evento desde el hotel por ejemplo.

5- Confirme y / o desarrolle la agenda

Es fundamental que el planificador de eventos trabaje de cerca con el organizador / host del evento porque la agenda del evento cambiará con frecuencia desde la conversación inicial hasta el día real del evento.

El planificador de eventos, debe estar preparado para ajustar el plan y trabajar de cerca con el lugar para asegurarse de que todo funcione sin problemas.

6- Confirmar el acuerdo OEB

Una vez que el planificador conoce la cantidad específica de asistentes y los requisitos logísticos para el seminario, él o ella debe asegurar el espacio del evento y los requisitos relacionados.

La mayoría de los acuerdos deben permitir al planificador, la oportunidad de reducir / aumentar los requisitos de alimentos y bebidas hasta una cierta cantidad de días antes del evento.

Sin embargo, muchos acuerdos limitarán cuánto permitirán a un grupo reducir las cantidades, así que calcule bien.

7- Crear comunicaciones y materiales para eventos

Este es un elemento que algunos planificadores pueden estar involucrados, mientras que otros pueden no.

Esencialmente, algunos planificadores de seminarios serán responsables de cada uno de los siguientes:

  • Crear invitaciones del seminario
  • Imprimir agenda y otros materiales (posters, banderolas, carteles)
  • Asegurar los regalos / rifas para los asistentes
  • Producción de insignias de nombre para los oradores, staff, host
  • Envío de señalización de eventos y exhibiciones

seminarios en hoteles

8- Trabajar estrechamente con el organizador del evento para finalizar la logística

Antes del evento, hay un par de pasos importantes que un planificador de seminarios debe completar antes del evento.

Esto incluye confirmar lo siguiente:

  • Altavoces para eventos
  • Requisitos de A / V de eventos
  • Conteo de asistentes al evento
  • Funciones y responsabilidades del anfitrión
  • Necesitan material para eventos (verifique varias veces)

9- Configuración de eventos

Asegúrese de organizar con tiempo suficiente la programación de la orden del evento de banquete (OEB) para la configuración del seminario, y se recomienda llegar aproximadamente dos horas antes del evento.

Consejo: Si el seminario está programado por la mañana, pregunté al contacto de ventas del lugar para permitir que su grupo establezca la noche anterior (pero no deje nada valioso en el sitio público).

Todos los materiales de eventos, folletos, carteles, exhibiciones, obsequios, tablas de registro , tarjetas de identificación y más deben estar listos para el evento.

Advertencia: los oradores a veces cambian las diapositivas la noche anterior y proporcionan nuevas presentaciones que deben agregarse al punto de potencia 10 minutos antes del evento.

10- Ejecución de eventos

Después de que haya preparado todo, es el momento para que inicie el seminario.

Espere lo siguiente:

  • Algunos asistentes siempre llegarán temprano.
  • Algunos asistentes siempre llegarán tarde.
  • Con frecuencia hay algún tipo de falla técnica.

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Por |2017-10-17T20:00:24+00:0016 octubre, 2017|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios