Información sobre cómo encontrar y contratar al mejor organizador de eventos

Contratar a un organizador de eventos externo o productor no tiene por qué ser una tarea desalentadora, pero debe asegurarse de dedicar tiempo a buscar los mejores planificadores de eventos y seleccionarlos cuidadosamente antes de comprometerse con uno para el evento de su compañía.

Hay varias variables a considerar al hacer su selección, que incluye el objetivo de su evento, el presupuesto con el que está trabajando, su razón de contratación externa y los candidatos disponibles para el trabajo.

Afortunadamente, hay una gran cantidad de excelentes recursos que las empresas pueden utilizar para elegir al mejor planificador de eventos o productor para ayudar a crear su evento de empresa.

Use la siguiente guía para ayudarle a determinar si necesita o no un planificador de eventos para su próximo evento, y si lo hace, cómo seleccionar el mejor candidato para dicho trabajo.

Determine el objetivo de su evento y la necesidad de un planificador de eventos

La mayoría de las personas piensan que la contratación de un organizador de eventos externo comienza por determinar el presupuesto del evento , pero la verdad es que es más importante comenzar por definir por qué desea realizar un evento en primer lugar.

Antes de comunicarse con un recurso externo o interno que lo ayudará a planificar este evento, debe estar en condiciones de compartir los objetivos importantes del evento.

Responda sus propias preguntas relevantes sobre quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo; habrá suficiente tiempo para hacer ajustes más adelante.

Una vez que haya definido sus objetivos, comenzarán a surgir algunas ideas claras sobre qué tema y mensaje desea transmitir en su evento, pero lo más importante es que querrá determinar qué actividades y servicios necesita que maneje el recurso externo en su nombre.

Deberá determinar qué presupuesto tiene para un planificador y si ayudarán a seleccionar el lugar, crear los menús y hacer recomendaciones sobre opciones de alimentos y bebidas, oradores originales y entretenimiento, estar en el lugar para las necesidades de producción del día, y / o ayudar a crear documentos de comunicación importantes como invitaciones y lista de invitados.

Si planifica su evento solo y todavía tiene alguna de estas necesidades sin satisfacer, es probable que desee contratar a un planificador de eventos para administrar estas tareas y responsabilidades.

planificación de eventos

Use fuentes locales para encontrar un planificador de eventos cualificado

A menudo, las personas piensan que el boca a boca es la mejor manera de contratar un planificador de eventos para su fiesta de aniversario, reunión de negocios de desayuno, retiro de fin de semana u otro tipo de evento, y aunque sin duda ayuda, probablemente este no sea el enfoque más eficaz.

Si está tratando de encontrar el mejor organizador de eventos para su aventura, lo mejor es buscar a alguien con experiencia y que tenga una sólida reputación dentro de la comunidad de planificadores de eventos.

El boca a boca brinda una oportunidad de ventas fáciles para un planificador que desea encontrar nuevos clientes, pero la reputación de los colegas es muy efectiva.

Independientemente de si se trata de un evento social o una reunión corporativa, en general, las reglas para contratar un planificador de eventos siguen siendo las mismas: desea contratar a alguien que tenga experiencia en la creación de su tipo de evento.

Si desea saber quién tiene la reputación de ofrecer servicios o experiencia en un mercado en particular, consulte con la oficina local de convenciones y visitantes debido que muchos planificadores de eventos son miembros activos y también mantienen relaciones con las cámaras de comercio locales.

Otra forma de obtener expertos es acercarse al departamento de ventas de convenciones del hotel; ellos compartirán con usted en quién confían.

Entrevistas y discusión de las necesidades del evento con los solicitantes

La mayoría de los organizadores de eventos estarán ansiosos de escuchar acerca de su evento en específico, pero brindarles al principio detalles breves, y concéntrese un poco más en su experiencia en la ronda inicial de entrevistas, para luego definir una terna (3) candidatos más fuertes.

Luego, debe pedirle a cada candidato que compartan información sobre su negocio, experiencia con eventos pasados ​​y cómo planean las contingencias, prestando especial atención a la respuesta del solicitante y a cualquier pregunta de seguimiento que pueda tener para su empresa, el evento o sus objetivos.

Los buenos organizadores lo guiarán a través de una discusión para conocer los objetivos generales, el cronograma, el presupuesto, el recuento de invitados y las preferencias personales de su evento.

Aquellos planificadores que estén interesados le harán preguntas sobre su organización y conocerán sus objetivos y su evento en particular; busque estos signos al entrevistarles para encontrar candidatos que se destaquen del resto.

Aunque no siempre es posible conocer a alguien en persona durante la primera ronda de entrevistas, especialmente si su programa está fuera de la ciudad, este puede ser un paso crítico en la elección del candidato adecuado para su evento y compañía.

Las reuniones cara a cara proporcionan información más allá de la experiencia de un planificador en relación con el equipo de su empresa que ayudará a crear este evento.

Usted querrá elegir un candidato que no solo tenga un excelente historial de produciendo eventos de calidad, sino que también se lleve bien con su equipo.

candidatos para organizar el evento

Reducir opciones y hacer una selección

No es lo suficientemente bueno como para seguir su intuición, el consejo de sus amigos o incluso colegas y compañeros de trabajo, o la reunión en persona por sí sola: este es su evento, su nombre y su reputación se asociarán con él. Usted necesita verificar las referencias de sus candidatos.

Asegúrese de preguntar los nombres de los clientes con los que los candidatos han trabajado anteriormente, pero también investigue el curriculum de cada planificador para encontrar eventos que tal vez no haya mencionado; es posible que descubra que cometió algunos errores con un cliente en particular que no lo hizo.

Una vez que haya verificado que un candidato cumple satisfactoriamente con los requerimientos de su empresa, donde demuestra experiencia en el campo y comprende bastante bien el evento que usted desea producir con él o ella, es hora de reducir su selección a una y escuchar sus ideas sobre el evento.

En función de sus objetivos e ideas, un buen organizador de eventos le presentará un plan que lo ayudará a lograr su tema: si se trata de una cena privada o una cena para un grupo íntimo de personas, el candidato elegido debe acudir a usted con ideas que incluyan muchas de los detalles para su programa

En este punto, el planificador de eventos debe presentarle ideas que le harán sentir que han tomado su presupuesto y duplicado su valor.

Esto debería ser evidente en la forma en que desarrollan su visión para su evento.

Comparando su presupuesto con el planificador de eventos

En función de los objetivos de su evento, es posible crear una idea general de cuánto costará para varios elementos de su programa, que variará según el tipo de evento que esté organizando y lo que incluye.

Muchas personas que organizan un evento por primera vez a menudo caen en la trampa de querer planear un evento de champaña con un presupuesto de cervezas, por lo que recurrirán a su planificador de eventos en busca de ayuda.

Un candidato ideal tomará el presupuesto que usted le presente y lo convierta en algo mágico, pero esas ideas tendrán un precio y es importante que le pida a su organizador que revise todos sus costos y posibles fuentes de cómo estos honorarios estar cubierto e incorporado en el presupuesto general: las tarifas del planificador de eventos variarán de planificador a planificador o compañía de eventos a compañía de eventos.

Dependiendo de la naturaleza de su evento, se le pedirá que proporcione depósitos, trámites y contratos para el organizador del evento, los lugares del evento y los servicios que ofrecen.

Esta es una forma perfectamente aceptable de manejar el negocio, pero el mejor consejo en este momento es buscar asesoramiento profesional y nunca firmar un contrato que no haya sido revisado por su propio asesor legal.

Especialmente cuando se trata de personas privadas que pueden no tener los mismos recursos de una gran empresa.

Organizador de eventos

Quédese con su planificador y prepárese para despedir y volver a contratar

La mayoría de las malas historias que ocurren relacionadas con la planificación de eventos suelen ser el resultado de una falta de seguimiento.

La planificación de eventos requiere la coordinación efectiva de la logística y diferir estos a una tercera persona puede ser contraproducente si el organizador que contrató no es totalmente responsable ante las metas y objetivos de su empresa para el evento.

Por esta razón, deberá trabajar estrechamente con el organizador para garantizar que cada elemento de la producción se active sin contratiempos; desde asegurarse de que los lugares y proveedores estén listos para el evento, hasta el punto de asegurarse de que se hayan realizado todos los pagos.

Esto no quiere decir que la mayoría de los planificadores de eventos no cumplen con los servicios prometidos, simplemente significa que debe asegurarse de que la logística se haya confirmado.

Si todo va según lo planeado, tendrá un evento exitoso y un excelente recurso humano para el futuro, pero si el proceso de planificación no se ejecuta sin problemas para los servicios acordados por escrito, entonces es importante revisar si el proyecto es un buen ajuste con el planificador.

Se debe ser razonable, paciente y trabajar en la logística y cualquier posible malentendido en el camino, si no está recibiendo los servicios que desea, entonces debe estar preparado para tener algunas discusiones serias.

Esté listo para despedirlo y tener una opción de respaldo en todo momento.

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Por |2017-11-13T18:36:17+00:0013 noviembre, 2017|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios