Una guía para la planificación del lugar

Decidir sobre el mejor espacio o lugar del evento es fundamental para el éxito general de su evento.

Mientras que la planificación del lugar lleva tiempo, no tiene que sentirse abrumada. Para muchos, profesionales de planificación de eventos y aficionados por igual, en realidad puede ser un desafío divertido.

Suponiendo que ya haya identificado el tipo de evento que está planeando y su propósito, hay muchos otros factores que deben considerarse al comenzar el proceso de selección del lugar.

Pasos para encontrar el lugar perfecto para el evento

A continuación, esta guía le ayudará a guiarle en los pasos para elegir el espacio perfecto para sus eventos.

público objetivo del evento

Identifique su público objetivo y conozca su lista de invitados

Cuando planifique el lugar de un evento, una de las piezas de información más importantes que debe saber es quiénes serán sus invitados y cuántos espera asistir.

Si bien el tipo de evento seguramente informará la elección del lugar, uno de los factores limitantes más grandes para un espacio para eventos es su capacidad.

Asegúrese de conocer al menos una estimación precisa (puede ser un rango) del número de invitados, debido que esto limitará inmediatamente las opciones de su lugar de celebración.

También debe considerar su audiencia. Asegúrese de que el lugar refleje no solo el evento en sí, sino también los gustos y expectativas de los invitados.

seleccione su fecha del evento

Identificar fechas de eventos

Revise su calendario porque el tiempo influirá en muchas decisiones, incluido el lugar elegido. Después de su lista de invitados, la fecha de su evento será el siguiente factor limitante.

Dependiendo del tipo de evento que esté planeando, puede que tenga que ser flexible con la fecha del evento para obtener el lugar que desea o tendrá que ser flexible con la elección del lugar para obtener la fecha que desea. Debe comenzar a planificar el lugar sabiendo dónde usted o el cliente son flexibles.

Aquí hay algunas preguntas para considerar:

  • ¿Cuándo es probable que sus invitados estén disponibles para asistir según sus horarios?
  • ¿Qué lugares tienen espacio apropiado y disponible para esos momentos?
  • ¿Cuándo es el mejor momento para que su equipo de gestión celebre el evento?

calcule el budget

Calcule su presupuesto

Con un presupuesto abierto, cualquiera puede planificar un gran evento y tener una selección infinita de opciones de lugar.

Pero lo más probable es que sus recursos financieros sean limitados y debe tener en cuenta desde el principio cuáles son sus limitaciones financieras, incluso si el presupuesto de su evento es simple, un estimado o rango aproximado.

Un planificador de eventos siempre puede planificar un gran evento dentro de un presupuesto razonable.

  • ¿Los lugares se ajustan a los parámetros de presupuesto para gastos de espacio, técnicos y de catering?
  • ¿Has negociado una tarifa favorable para los servicios y demostrado el valor de tu rol?
  • ¿Ha permitido flexibilidad en su presupuesto en caso de que los gastos de la línea de pedido exceda el plan?

Alcance a diferentes ubicaciones

Una vez que los números de la lista de invitados y las posibles fechas de evento se reducen, es importante identificar las ubicaciones donde se podría celebrar el evento.

Los hoteles y centros de eventos o conferencias, son algunos de los espacios de eventos más populares para los eventos corporativos y recepciones de bodas, pero no son las únicas opciones.

Este es un momento para ser creativo en su planificación. Considere lo siguiente:

  • Basado en el tema de su evento, ¿qué tres mejores ubicaciones le vienen a la mente?
  • ¿Dónde preferirían sus invitados asistir a esta evento?
  • ¿Qué será más conveniente para sus invitados?
  • Aparte de un hotel, ¿qué ubicaciones podrían aumentar la tasa de RSVP?

lugares especiales para sus eventos

Encuentre el tipo correcto de espacio para eventos

El lugar que elija debe tener un espacio apropiado para el tipo de evento que está planeando.

¿Requerirá su evento una pista de baile? ¿Qué pasa con el podio de un altavoz o una pantalla de proyector? ¿Qué tipo de configuración de tabla necesitas? 

Además de considerar este tipo de preguntas, estas son algunas de las principales preguntas de planificación del lugar que se debería cuestionar:

  • ¿El lugar del evento cumple con los criterios especiales de su programa o evento?
  • ¿Puede el lugar acomodar su producción, entretenimiento, A / V, sonido y otras necesidades técnicas
  • ¿La condición de la instalación refleja los altos estándares de su organización?

Considere los servicios y las restricciones del lugar

Además de encontrar el tipo adecuado de espacio para eventos, querrá ver los tipos de otros servicios ofrecidos por el lugar y decidir el valor de tu evento.

Algunos lugares también tendrán una lista de proveedores autorizados de la que debe trabajar para encontrar vendedores o proveedores para otros servicios.

Otros lugares tienen restricciones sobre la decoración u otros aspectos del evento en sí.

Algunas preguntas para hacer incluyen:

  • ¿Este lugar le ofrece buenas opciones de estacionamiento o servicio de valet?
  • ¿Ofrece este lugar seguridad?
  • ¿Los servicios adicionales que ofrece este lugar como catering, arreglos florales, ropa de cama y alquiler de mesas, etc.?
  • ¿Tiene este lugar una instalación y un equipo de limpieza?
  • ¿Limita este lugar a otros proveedores con los que trabaja?
  • ¿Tiene este lugar alimentos y bebidas mínimas?

Considere la reputación del lugar

La reputación de un lugar para el servicio es fundamental. Esta es a menudo la diferencia entre tener un buen evento y producir un gran evento.

La forma en que un lugar maneja sus instalaciones, personal y clientes siempre será recordado. Para tener una idea del valor de la reputación de un lugar, considere estas preguntas:

  • ¿Cuál es el mandato del gerente de la conferencia, el gerente de catering o el chef ejecutivo?
  • ¿Le tratará la administración como un cliente VIP o simplemente como uno de los múltiples programas?
  • ¿Cuánta flexibilidad tiene la sede para extenderla?
  • ¿Tienen testimonios o reseñas disponibles?
  • ¿El lugar ofrece fotografías de eventos similares a los tuyos?

Programar una visita al lugar

A menos que la logística y el tiempo lo impidan absolutamente, cada planificador de eventos debe realizar una inspección del sitio antes de contratar cualquier lugar.

Las imágenes pueden ser extremadamente útiles, pero hay muchos aspectos que solo se pueden evaluar personalmente.

Pida un recorrido por el lugar que incluya desde el estacionamiento hasta la entrada y el espacio para eventos hasta los baños. ¡Te alegrarás de haberlo hecho!

Incorporar preferencias de cliente

Al final del día, los planificadores de eventos deben presentar sus recomendaciones de lugar a su cliente (ya sea un cliente interno como ejecutivos de la compañía o la administración o un cliente externo) y obtener aprobaciones.

La única pregunta que debe hacerse con respecto al cliente durante la fase de planificación del lugar es ¿el cliente aprueba mi (s) recomendación (es)? 

Para poder responder esa pregunta con cierta confianza, debe asegurarse de comprender las expectativas y preferencias del cliente desde el principio.

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Por |2017-10-16T17:47:32+00:0016 octubre, 2017|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios