Guía básica de catering para organizadores de eventos

Catering es la actividad de proporcionar alimentos y bebidas para eventos. Las empresas de catering, que son vendedores independientes o individuos dentro de un departamento particular de una instalación, como un hotel o un  restaurante .

El servicio de catering se ofrece en una amplia gama de eventos, que incluyen reuniones de negocios, conferencias, exhibiciones, eventos especiales, bodas y otras ocasiones sociales.

Además de las responsabilidades de alimentos y bebidas, muchos proveedores de servicios también se encargan de la decoración del evento, A / V y otros aspectos del programa.

El gerente de catering generalmente administrará el personal de servidores, chefs y otros.

Por ejemplo, el gerente del evento organizó un evento especial de recaudación de fondos en el hotel local, y el departamento de catering se encargó de toda la logística relacionada con la comida, las bebidas, la decoración y el entretenimiento del programa.

El servicio de catering incluía una hora de cóctel y una cena formal.

Trabajar eficazmente con la restauración es una responsabilidad clave

Decidir sobre un menú

Como planificador de eventos, se reunirá con el gerente de banquetes o de catering de su evento para analizar sus necesidades.

Conocer los conceptos básicos de lo que necesitará le ahorrará tiempo. Por ejemplo, si está planeando una reunión de negocios que se transferirá a la hora del almuerzo, puede solicitar almuerzos de caja.

Pero si estás planeando una gala benéfica que es un corbata negra, solicitarías un menú plateado.

Cuando haya elegido el tipo de servicio, puede trabajar con el proveedor para decidir qué servirá . Tenga en cuenta las expectativas de sus invitados y su presupuesto.

Y hablar abiertamente sobre las limitaciones presupuestarias con el proveedor de servicios. Es posible que tengan algunas ideas que se vean elegantes pero que sean menos costosas, como usar productos que estén en temporada.

mesoneros de catering

Glosario dentro del mundo del Catering

Cada industria tiene su jerga, por lo que es importante comprender los términos de la industria antes de la reunión.

A continuación hay 42 palabras y frases comunes que debes saber:

  1. A la carta: una frase que significa “según el menú”, que se refiere a una variedad de platos a precios diferentes
  2. Amuse-bouche: La traducción literal es “mouth amuser”: es un aperitivo del tamaño de un bocado que se prepara de acuerdo con la selección del chef.
  3. A la mode: una frase que indica que un postre vendrá cubierto con helado
  4. Apéritif: A antes de la cena, bebida alcohólica ligera que se utiliza para estimular el apetito
  5. Detrás de la casa : el equivalente de “backstage”. Todo lo que tus invitados no ven (y no deberían) ver
  6. BEO: una orden de evento de banquete es un documento que describe los detalles de su evento. Sirve como una guía para que el hotel ejecute y comunique la logística a todos los departamentos necesarios del hotel.
  7. Comida del cuenco: Pequeños cuencos de comida pasaron entre sus invitados durante una recepción casual de pie
  8. Canapé : aperitivos del tamaño de un bocado
  9. Cargador: también conocido como placa inferior, son platos decorativos más grandes que se usan para vestir la mesa y no se sirve comida.
  10. Corcho : una tarifa por botella para abrir y servir vino traído por el cliente
  11. Crudité: aperitivos de vegetales crudos, cortados o enteros, que se sumergen
  12. Alquiler en seco : contratar un lugar, sin ningún trabajo, asistencia, mobiliario o entrega incluida. Siempre verifique qué incluye el “alquiler en seco
  13. Depósito : la cantidad requerida para pagar por adelantado de su reserva
  14. Digestivo: después de la cena, una bebida alcohólica más fuerte que se disfruta como una ayuda para la digestión
  15. Los menús de duelo se dividen en entradas y a menudo se utilizan para introducir elementos de menú más exóticos. Por ejemplo, en lugar de tener un filete de ocho onzas, puede tener un filete de cuatro onzas y un trozo de pescado de cuatro onzas (surf and turf).
  16. F & B : abreviatura de “comida y bebida”.
  17. Estilo Familiar : Un estilo de servir comida en el que los comensales se ayudan a sí mismos con platos de comida que han sido colocados en el medio de la mesa
  18.  Estaciones de comida : una manera divertida de servir una variedad de alimentos en una recepción. Por ejemplo, es posible que tenga una estación de puré de patatas, una estación de tallado de carne de res, una estación de desvainado de ostras o una estación de helados
  19. Servicio francés: método utilizado cuando se traen alimentos parcialmente cocidos de la cocina en un carrito, que se utiliza para completar el proceso de cocción. Se completa en frente de los invitados y se sirve por un servidor
  20. Frente de la casa : como el escenario de un teatro; todo lo que usted y sus invitados ven
  21. En la casa : todo lo que el proveedor o el lugar ya tiene. Por ejemplo, “tenemos un equipo audiovisual interno”.
  22. Intermezzo : un intermedio en el servicio de comidas justo antes del plato principal. Sorbete generalmente se sirve para limpiar el paladar
  23. Ropa de cama (también conocida como Napery): las manteles y las servilletas
  24. Precio de mercado o AQ (como se cita): se usa en lugar de un precio fijo en un elemento del menú donde el precio cambia estacionalmente o donde los precios fluctúan mucho
  25. Mise en place: Literalmente significa “poner en marcha” y se refiere a organizar y configurar todos los aspectos del evento
  26. Paté : Pâté es una mezcla de carne picada cocida en pasta untable
  27. Petit Fours: Pasteles decorativos pequeños y del tamaño de un bocado
  28. Servicio plateado: un método de presentación donde los alimentos son organizados por el chef antes de ser presentados a los invitados
  29. Out mess : pequeñas comidas proporcionadas a su equipo de eventos y proveedores que se consumen detrás de escena o en la parte posterior de la casa
  30. Reunión preconcepto (también conocida como reunión Ops): una reunión que se lleva a cabo con proveedores de eventos y proveedores donde el evento está programado para llevarse a cabo. Por lo general, uno o dos días antes del evento
  31. Colocación : la forma correcta de mostrar cubertería, cristalería y artículos de papelería sobre la mesa
  32. Platters : se utiliza para mostrar y servir canapés a sus invitados. Puede ser extravagante o elegante, y siempre debe permitir una bella presentación
  33. Props : el término para todo lo que existe puramente por estética, sin otro propósito que el de hacer que las cosas se vean bellas o transmitan un tema. Por ejemplo, globos y flores
  34. Servicio : un término para la entrega de alimentos y bebidas a todos los invitados
  35. Configuración : (también conocido como “la entrada”) el tiempo que lleva colocar todo el equipo en un lugar y configurarlo para el evento
  36. Shuck : el delicado proceso de abrir una concha de ostra
  37. Silenciador : acolchado utilizado debajo del mantel para evitar el ruido de los platos, tazas y cubiertos. Es ‘especialmente importante cuando los altavoces están en el escenario durante una comida
  38. Visita al sitio : un recorrido por el lugar antes de reservar el lugar y antes del evento. Le ayuda a determinar el mejor espacio para su evento y las ventajas y limitaciones del lugar. Con una minuciosa inspección del sitio, los equipos de planificación y producción pueden evitar costos inesperados, cambios de última hora en los diseños y contratiempos durante el evento.
  39. Snake Service: servicio de comidas sincronizadas (servicio de ballet), cuando se sirven varias mesas al mismo tiempo. Una fila de servidores, generalmente uno por invitado, entra con comida chapada y rodea cada mesa, colocando las placas frente a cada invitado al mismo tiempo.
  40. Sommelier: un profesional capacitado que se especializa en combinar vino y comida
  41. Degustación: una reunión previa al evento en la que el organizador del evento y el cliente prueban las opciones de menú antes de finalizar el plan de comidas con el gerente de catering o el chef.
  42. Whisper Call : una alternativa para anunciar, “Damas y caballeros, por favor tomen sus asientos” a través de un micrófono. En cambio, el Maître De camina entre los invitados, pidiéndoles que se muevan a su mesa / asientos.

catering eventos corporativos

Importancia de los números de Catering

¿Quién sabía que los pedidos de alimentos y bebidas requerirían tanta matemática? Bueno, si eres nuevo en la planificación de eventos, entonces esta realización podría sorprenderte, pero el hecho es que el mundo de la restauración está fuertemente impulsado por los números.

El conteo de invitados, el tamaño de las porciones y las fechas de entrega son factores que influyen en la rentabilidad del servicio de alimentos, e incluso un pequeño número de cambios puede marcar una gran diferencia cuando se trata de servir la cena a cientos de invitados.

Debido a todo esto, los planificadores de reuniones necesitan una comprensión firme de los números de las comidas para garantizar la calidad de los alimentos y evitar multas.

A continuación se enumeran las figuras destacadas y los términos con los que debe familiarizarse.

Recuento estimado

Este es el número de invitados en el que inicialmente construyes tus proyecciones de eventos. No existe una obligación real con el recuento estimado debido que se trata más de un “número de trabajo” utilizado para estimar los costos y las necesidades de personal.

Conteo esperado

El recuento esperado se envía dos o tres semanas antes de un evento. Representa un recuento más preciso de invitados anticipados, y está vinculado contractualmente al recuento final.

Cada operación de catering tiene sus propias políticas para los conteos esperados, pero en general, no debe desviarse en más del 15% del recuento final.

Recuento final / Recuento garantizado

Este es el número de comidas de invitados que pagará, y también representa el número de lugares que el equipo de catering establecerá dentro de la habitación.

Cualquier cambio realizado a este número después de la fecha de vencimiento puede incurrir en multas o recargos por mora.

Por lo tanto, es importante que el planificador establezca una fecha de RSVP que caiga antes de la fecha límite de la garantía.

Porcentaje de caída

Hay dos ángulos para bajar porcentajes. El primero se calcula atendiendo a la cantidad de conteo final de tu conteo esperado.

Si el porcentaje es demasiado grande (más del 20%), se puede emitir una multa para cubrir los gastos relacionados con el personal y las órdenes de suministro.

Los planificadores usan porcentajes de caída para calcular cuántos “no se presentan” a esperar. Una tasa de caída del 2% es aproximadamente el promedio de eventos pagados o con boleto.

Ese promedio puede subir por encima del 5% para eventos que son gratuitos. Como se puede imaginar, los asistentes son más propensos a mostrar cuándo invierten dinero en un evento.

Tarjetas de comida

Algunos planificadores ofrecen más de una entrada en las comidas formales y esto crea otro requisito de cálculo.

Los hoteles y los centros de banquetes no quieren quedarse atascados adivinando cuántos huéspedes elegirán carne o pollo, por lo que depende de los planificadores obtener conteos precisos de cada opción a través de su sistema RSVP.

El día del evento, cada asistente debe obtener una tarjeta de comida coloreada que pueden colocar en la mesa para que los servidores sepan automáticamente qué plato pidieron.

Boletos de bebida

Los planificadores de eventos pueden usar tickets de bebidas para controlar los costos de funcionamiento de una barra libre.

Esto se logra dando a cada invitado uno o dos boletos de bebida en el momento del registro.

El cantinero aceptará las entradas a cambio de una bebida, y los huéspedes que opten por beber más allá de su boleto de entrada pueden pagar en efectivo.

Una cosa a tener en cuenta acerca de los boletos para bebidas es que el lugar le cobrará la bebida con el precio más alto por boleto.

Por esta razón, tiene sentido utilizar este sistema con una cerveza y un vino o una barra casera ya que las selecciones tendrán un precio más cercano.

Trabajar con el sistema

En última instancia, depende del planificador del evento proporcionar recuentos precisos al departamento de catering.

Aquellos planificadores que ignoran las políticas y los plazos emitidos por su proveedor pueden terminar pagando más de lo que deberían en forma de multas y otras tarifas.

La mejor manera de evitar esto es leer las políticas de catering antes de planificar el evento. Seguir esta simple regla lo ayudará a elegir las fechas y los costos más apropiados para pasar a los invitados.

Mesa de quesos y panes en un evento

Consejos para seleccionar un servicio de catering para su evento

Si usted es como muchas personas en la era digital de hoy en día, consulte revisiones online cuando considere una opción de restaurante.

Después de todo, la experiencia culinaria negativa de otra persona puede ahorrarle el tiempo y los gastos innecesarios.

La buena comida puede superar el ambiente pobre o un personal menos que estelar. La mala comida, sin embargo, es simplemente … mala comida.

Y el mal sabor que deja en la boca puede eclipsar la lujosa ropa de cama o un camarero sonriente.

Esa es una de las razones por las que seleccionar un proveedor de catering para su evento es tan importante.

La excelente comida servida en un evento que tiene otros pequeños contratiempos aún dejará a los huéspedes satisfechos y felices.

Pero servir comida que sea menos de lo normal o absolutamente terrible hará que baje todos los otros aspectos maravillosos y bien planificados de su evento.

variedad de alimentos y bebidas evento

Cómo seleccionar un proveedor de catering

Así que dedique un tiempo y piense en seleccionar un proveedor de servicios para su evento y siga estos consejos útiles para comenzar .

¿Dónde empezar?

El servicio de catering suele ser el costo de la primera o segunda línea de un presupuesto de planificación de eventos .

La cantidad gastada en alimentos y bebidas puede afectar significativamente la cantidad de dinero restante para otras cosas.

Su evento es importante para usted y también para su proveedor de servicios. Antes de considerar las opciones de menú y la lista de precios reales, evalúe qué tan rápido es el proveedor al responder a llamadas telefónicas o correos electrónicos.

Si no están devolviendo llamadas telefónicas o correos electrónicos antes de contratarlos, ¿qué tipo de servicio recibirá una vez que les haya entregado un depósito?

Sea específico con respecto a sus necesidades y expectativas

Las empresas de catering ofrecen menús variados y estructuras de precios, por lo que comparar uno con otro puede ser todo un reto.

Sea específico con respecto al tipo de evento, la comida que le gustaría servir y sus expectativas con respecto al menú y el servicio.

Un posible proveedor de servicios que está genuinamente interesado en obtener su negocio debe tomarse un tiempo para conocerlo, conocer su negocio y hacer muchas preguntas sobre el evento y sus opiniones sobre el menú.

La experiencia cuenta

Una empresa de catering que se especializa en asuntos elegantes y de corbata negra puede no ser la más adecuada para una barbacoa casual al aire libre.

La experiencia con el tipo de evento que está planificando es importante, así que evite el error de contratar de forma automática a un proveedor de servicios que haya utilizado anteriormente para un tipo diferente de evento.

En cambio, hable con ellos sobre sus necesidades y también busque propuestas de otros proveedores de servicios con experiencia demostrada en el tipo de evento que está planeando.

Un buen proveedor que quiere mantenerte como cliente te dirá si no pueden ofrecer el tipo de menú que estás buscando.

Flexibilidad

Las empresas de catering generalmente tienen opciones de menú estándar entre las que elegir. Busque los menús que sean actuales y que reflejan las últimas tendencias en alimentos y bebidas.

Discuta otras opciones de menú que pueden estar disponibles; la flexibilidad es importante a medida que busca un proveedor de servicios que le brinde servicios de acuerdo con sus necesidades y expectativas.

Mesas sentada de catering

No se trata solo de la comida

Cuando la selección de una empresa de catering , tenga en cuenta que ellos están contratando para alimentos, bebidas, y el servicio. 

Esto incluye el servicio que recibe como cliente y el servicio que sus invitados recibirán en el evento. Si bien no tienes control sobre el personal de espera en un restaurante, sí tienes control sobre qué tipo de personal sirve la comida en el evento que estás planeando.

Investigue sobre el número de servidores, su experiencia en trabajar en un evento similar al suyo y la cantidad de personal en funciones de supervisión.

Propuestas

Al buscar propuestas comerciales, la regla general es solicitar tres propuestas. Lo mismo aplica al solicitar propuestas de catering para su evento.

Como en la historia de Ricitos de Oro y los Tres Osos, una propuesta puede ser demasiado alta, una muy baja, pero con suerte una propuesta será la correcta.

Referencias

¿Quiere saber cómo era trabajar con un posible proveedor de servicios de catering? ¿Entregan lo prometido? ¿La comida y la bebida serán tan buenas como dicen? Pida referencias.

Las empresas de catering deberían poder proporcionar una lista de referencias. Aproveche esta oportunidad para descubrir lo que otros clientes tienen que decir sobre su trabajo.

En algunos casos, es posible que pueda observar un evento en el que estén trabajando actualmente para que pueda ver de primera mano lo que pueden hacer.

Dale un sabor

Dependiendo del tamaño del presupuesto de restauración y el tipo de evento que se planifica, algunos proveedores ofrecen un menú de degustación para que puedas, literalmente, probar lo que tienen para ofrecer.

Si hay un proveedor que le interesa en particular, solicite una muestra del menú propuesto. Es mejor averiguarlo con anticipación si las mini quiches están húmedas y si los espárragos están flojos.

espacios para las mesas de un catering

Detalles del contrato

Como con cualquier otra cosa en los negocios, obténgalo por escrito. El contrato del proveedor debe especificar qué alimentos, bebidas y servicios proporcionarán, así como detalles con respecto a la fecha, hora y ubicación.

Esto incluye menús seleccionados, cantidad de porciones, bebidas, servicio de bar, manteles, accesorios, servidores, todos los precios y cualquier servicio adicional.

Protéjase a usted mismo

Los contratos deben proteger a ambas partes en un acuerdo. Asegúrese de que el contrato con su proveedor de servicios esté diseñado para protegerlo de la falta de rendimiento. Considere pedirle a un abogado que revise el contrato: la tarifa del abogado para esto será mucho menor de lo que perderá si el proveedor no lo hace.

Política de cancelación

Al planear un evento, la cancelación de ese mismo evento puede no entrar en su mente. Sin embargo, surgen cosas inesperadas y es mejor determinar de antemano cómo se maneja la cancelación.

Su contrato de servicio de comidas debe incluir procedimientos de cancelación y multas en caso de que su proveedor de servicios de fianza en el último minuto.

Del mismo modo, si su cliente cancela inesperadamente el evento y entonces se ve obligado a cancelar el servicio de catering, describa claramente las sanciones financieras por cancelación e incorpórese en el contrato con su cliente.

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Por | 2017-10-22T15:41:02+00:00 22 octubre, 2017|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios