Gestión de eventos vs. planificación: ¿cuál es la diferencia?

La industria de planificación de eventos, es sede de numerosos títulos de trabajos y descripciones de puestos.

Como pueden ser organizador de eventos, planificador de eventos, coordinador de eventos, planificador de convenciones o administrador de evento, la lista parece interminable.

A medida que la industria crece, también lo hace la lista de funciones del trabajo. Si bien el crecimiento del empleo siempre es bueno, la gama de funciones de trabajo de planificación de eventos, y títulos de trabajo de gestión de eventos puede ser terriblemente confuso para quienes comienzan en la industria.

Es igualmente frustrante para los profesionales experimentados que se enfrentan con clientes que malinterpretan los servicios ofrecidos.

La “gestión de eventos” y la “planificación de eventos” frecuentemente se intercambian indistintamente, aunque sean dos cosas muy diferentes.

Sencillamente, planificar y administrar no es lo mismo. Si bien los conjuntos de habilidades de estas dos funciones se superponen, son dos funciones distintas.

Esto crea problemas para aquellos que se ocupan de los clientes que por error piensan que necesitan un administrador de eventos cuando lo que necesitan es un organizador de eventos.

Y para aquellos clientes que tienen la impresión de que todos los administradores de eventos también manejan la planificación de eventos.

Así que aclaremos la confusión porque es importante que usted y sus clientes tengan la misma comprensión.

planificadores de eventos

Planificación de eventos

Comencemos con la planificación de eventos. La palabra operativa clave aquí es la planificación . Todos los eventos, desde bodas hasta celebraciones de cumpleaños importantes hasta grandes eventos corporativos, comienzan con un plan de algún tipo.

Las discusiones iniciales con los clientes con respecto a ideas de eventos, temas, fechas deseables y pautas presupuestarias son parte del proceso de planificación del evento.

La planificación de eventos comienza al principio, desde las primeras etapas del concepto y continúa hasta el final del evento real.

Y, sinceramente, durante algunas semanas después del evento, los planificadores de eventos completan los detalles y manejan los elementos de seguimiento.

La planificación de eventos, implica trabajar en estrecha colaboración con el cliente para diseñar un evento que refleje la visión del cliente sobre la reunión y cumpla con el objetivo del evento.

Los clientes que contratan a un planificador de eventos, contratan a alguien para que planifique todos los aspectos del evento, incluidos los detalles relacionados y los elementos de acción, y ver el evento hasta su finalización.

Las responsabilidades de la planificación de eventos pueden incluir pero no están limitadas a:

  • seleccionando un tema general para el evento
  • desarrollar un presupuesto
  • seleccionando un lugar
  • negociando contratos de hotel
  • contratar proveedores externos
  • planeando el menú
  • contratar un catering
  • organización de oradores invitados o entretenimiento
  • coordinando el transporte
  • eligiendo el esquema de color
  • desarrollando invitaciones

La planificación de eventos es todo lo que se necesita para organizar un evento. Esta función cae dentro del paraguas más grande de la gestión de eventos.

la gestión de los eventos

Gestión de eventos

Cada tipo de evento está compuesto por numerosas partes que se adaptan como piezas de un rompecabezas. Todas esas piezas finalmente se unen para crear un evento.

Los eventos exitosos tienen todas esas piezas relacionadas juntas en el momento correcto y en el lugar correcto, sin problemas y de manera eficiente y de acuerdo al plan.

Este proceso se llama gestión de eventos. Es, en términos simples, la gestión de proyectos del evento en sí.

La gestión de eventos implica crear, coordinar y gestionar todos los diferentes componentes de un evento, así como los equipos de personas responsables de cada aspecto.

Algunos aspectos de la gestión de eventos pueden incluir, entre otros, los siguientes:

  • reservar una ubicación para un evento
  • coordinando vendedores externos
  • desarrollo del plan de estacionamiento
  • diseño de planes de contingencia de emergencia
  • asegurando el cumplimiento de las normas de salud y seguridad
  • personal gerencial responsable de cada función
  • Supervisando la ejecución del evento.
  • monitoreo del evento
  • resolución de situaciones de evento en el sitio

Los planificadores y organizadores de eventos trabajan juntos

Definir claramente de estas dos funciones es desafiante, no solo están estrechamente relacionadas, las responsabilidades a menudo se superponen.

Los organizadores de eventos individuales pueden ofrecer servicios de gestión de eventos y los administradores de eventos también pueden ofrecer planificación de eventos.

Todo depende del planificador individual o del equipo de gestión de eventos corporativos, el lugar y el evento en sí.

Es importante comprender las diferencias entre los dos y determinar qué servicios proporciona.

Si, por ejemplo, ofrece servicios de planificación de eventos para un evento a gran escala, trabajará con un administrador de eventos que coordinará sus servicios con los del gerente de catering, el equipo audiovisual , etc.

Defina su rol y los servicios que usted proporcionará y comunicará claramente estos a posibles clientes para evitar cualquier confusión durante el proceso de planificación.

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Por |2017-10-16T18:42:37+00:0016 octubre, 2017|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios