Estructura de tarifas para un planificador de eventos

Ya sea que está comenzando un negocio de planificación de eventos para eventos sociales, eventos de negocios o una combinación de ambos, cualquiera que esté considerando su propio negocio debería estar preocupado por establecer una tarifa justa para los servicios.

Es importante saber cómo y cuánto cobrar por sus servicios ofrecidos.

Desafortunadamente, la respuesta no es simple. Varios factores entran en la determinación de la tasa de uno, incluidos los gastos operativos de planificación de eventos , salarios y ganancias.

La realidad es que las tarifas varían según el lugar donde opera su empresa, los tipos de proyectos que asume y lo que el mercado está dispuesto a pagar.

También depende de su mercado objetivo. Es decir, su cliente actual o cliente potencial tendrá un presupuesto objetivo en mente, y sus servicios deben ser competitivos dentro de esos parámetros.

Maneras en que los organizadores de eventos estructuran sus honorarios

Sin embargo, si desea comenzar un negocio a tiempo parcial o incluso a tiempo completo, existen aproximadamente cinco formas de estructurar su tarifa de evento y cotizar sus tarifas a sus clientes:

  • Tarifa plana por proyecto
  • Porcentaje de gastos
  • Tarifa por hora
  • Porcentaje de gastos + tarifa por hora
  • Por comisiones

Para las siguientes explicaciones y ejemplos, supongamos que desea ganar un promedio de € 75 por hora por sus servicios.

1- Tarifas plana por proyecto

Muchos clientes prefieren saber cuánto costará un proyecto, incluidas todas las tarifas. Como planificador de eventos, para ofrecer esto, debe determinar una tarifa fija y determinar qué servicios se cubrirán por esa cantidad.

Esto lo pone en la responsabilidad de administrar un presupuesto para el planificador, y requiere anticiparse a una variedad de escenarios en los que las circunstancias pueden cambiar.
En este escenario, el cliente puede contratar directamente con el planificador de eventos para coordinar toda la logística, la restauración, el lugar, los gastos de alojamiento, etc.

Las tarifas planas del proyecto se usan generalmente para eventos empaquetados, como los que se encuentran en los programas de marketing deportiva, y pueden calcularse por persona con muchas estipulaciones y advertencias.

Por ejemplo, suponga que está siendo contratado para organizar un recorrido histórico de una ciudad de un día para 15 personas.

Su cliente quiere que cotice una tarifa plana por el transporte, una guía privada, almuerzo y cualquier tarifa de admisión a los lugares. Sin embargo, también le pide que proporcione un desglose de alto nivel de cada artículo de gastos.

calculando

En este escenario, debe negociar / calcular el costo de todos los servicios, incluido su tiempo, y citar un total combinado de gastos.

Será responsabilidad / riesgo del planificador de eventos identificar los depósitos requeridos, pagar todos los servicios y asumir la responsabilidad de todos los acuerdos de servicio.

2- Tarifas basadas en un porcentaje de los gastos

En promedio, la mayoría de los planificadores de eventos calificados deben sentirse cómodos al cobrar entre el 15% y el 20% del costo total de un evento como parte de su tarifa.

Dependiendo de la complejidad del programa y la cantidad de tiempo que se necesita para planificar y ejecutar un evento, a veces esto es suficiente para cubrir el costo total y la fuente de ganancia del planificador.

Por ejemplo, suponga que está siendo contratado para organizar una cena privada en un restaurante exclusivo para 40 personas con un promedio de € 175 por persona.

Estime que le lleva un total de 15 horas reunirse con su cliente, planificar, asistir y completar todo el seguimiento de este evento.

Si cobra una tasa del 18% de los gastos totales, ganará solo un poco más que su tarifa por hora objetivo de € 75 por hora:

€ 175 x 40 huéspedes = € 7,000 x 18% = € 1,260 
15 horas x € 75 / hora = € 1,125

Si el cliente contrata todos los servicios directamente con usted, el cargo de gastos de eventos subtotales para el cliente sería de un total de € 8,260.

3- Tarifas basadas en la tarifa por hora

Algunos clientes prefieren que el planificador de eventos cotice una tarifa por hora para los servicios y estimen el número total de horas para administrar y ejecutar un programa para un cliente determinado.

Puede parecer similar a la tasa plana por proyecto, pero permite una mayor flexibilidad por parte de ambas partes para ajustarse a los cambios que puedan ser necesarios en el camino.

Muchos planificadores de eventos facturan por hora por los servicios. Donde le permite al cliente saber cuánto le costará contratar sus servicios, y le permitirá calcular un presupuesto razonable.

Con frecuencia, la razón de esto es porque el cliente desea tener un mejor manejo de los gastos inesperados.

Recuerde siempre definir parámetros cuidadosos alrededor de las expectativas para que ambas partes estén de acuerdo en cuanto a qué servicios se proporcionarán.

Como planificador de eventos, debe incluir una referencia a la facturación de todos los gastos comerciales razonables en que pueda incurrir.

Algunos planificadores de eventos pueden marcar los gastos de operación tales como envío, alquiler de automóviles y otros artículos de gastos varios hasta en un 15-20%, mientras que otros no; si lo hace, debe divulgar dichos márgenes y obtener un acuerdo previo con su cliente.

Cuando se trata de tarifas de planificación de eventos por hora, también es importante determinar con qué frecuencia puede facturar por su tiempo.

Por ejemplo, supongamos que un cliente lo contrata en octubre para organizar un seminario de un día en marzo.

Sus servicios están siendo contratados para obtener y negociar el lugar,  servicios de catering , A / V y contribuir a la creación de contenido para un número limitado de elementos de comunicación (es decir, invitaciones, agenda, formularios de evaluación, etc.).

Su cliente también lo está contratando para brindarle administración en el sitio. Establece un acuerdo por adelantado que facturará los servicios identificados en diferentes momentos, y enviará las facturas de todos los servicios realizados hasta la fecha de forma semanal, quincenal o mensual.

Bajo este acuerdo, usted y su cliente deben elaborar una declaración detallada de trabajo que incluya las responsabilidades esperadas de ambas partes.

Luego, puede estimar un presupuesto total de tantas horas más gastos razonables (tenga en claro cuáles pueden ser esos detalles).

4- Tarifas basadas en el porcentaje de gastos + tarifa plana / tarifa por hora

A veces lo contratan para organizar un evento y, por la razón que sea, el cliente prefiere una tarifa basada en un porcentaje de los gastos.

Sin embargo, esto no es suficiente para cubrir el costo de su tiempo y servicios totales. En estas situaciones, es razonable presentar sus tarifas a un costo combinado en dos categorías diferentes.

Por ejemplo, un cliente lo contrata para organizar eventos asociados con una conferencia. Su tarea es organizar dos cenas privadas y una salida de golf, cada una con 50 invitados.

El costo total de estos eventos combinados es de aproximadamente € 20,000, pero requiere aproximadamente 60 horas de su tiempo, y la complejidad de este proyecto puede justificar un mayor margen de beneficio.

Teniendo esto en cuenta, puede llegar a su tarifa plana final + tarifa por hora con los siguientes cálculos:

Porcentaje de gastos estimados:
€ 20,000 x 18% = € 3,600

Estimación de la tarifa por hora:
60 horas x € 75 / hora = € 4,500

Déficit por hora: € 900

Si llega a un déficit, como hicimos en el ejemplo anterior, puede optar por cotizar 15 horas para administrar la logística de múltiples proveedores externos.

Su cita puede reflejar lo siguiente:

Gastos de eventos subtotales: 
tarifa plana de € 23,600 : € 1,125 (en base a 15 horas a € 75 / hora)

En este escenario, deberá determinar cuidadosamente que ha calculado sus horas de manera apropiada (una cuenta para cubrir gastos operativos no estándar, como viajes personales).

Como se esperaba, pocos clientes se complacen en ver aumentos en los gastos más adelante a menos que se proporcionen razones justificadas.

establecer tarifarios de servicios

5- Tarifas basadas en comisiones

Otra forma en que los planificadores de eventos pueden cobrar tarifas por los servicios es asegurando el espacio para eventos a través de lugares que ofrecen una tarifa por comisiones.

Estas son tarifas que normalmente se proporcionan a los agentes de viajes para reservar boletos, habitaciones de hotel y otras formas de transporte.

Por ejemplo, muchos hoteles pueden extender una tarifa por comisión de hasta el 10% para las habitaciones y otros gastos.

Aunque algunos planificadores de eventos adoptarán estas tarifas por comisión como fuente de ingresos para ellos mismos, los clientes más conocedores pueden cuestionar el sentido de lealtad del planificador de eventos cuando se trata de tarifas comisionables.

Por esa razón, muchos planificadores veteranos limitarán cualquier selección de planificación que incluya una tarifa sujeta a comisiones o negociarán precios no comisionables para sus programas y pasarán esa fuente de ahorros directamente a la cuenta de resultados de sus clientes.

Además, algunos clientes pueden estar al tanto de que existen tarifas por comisión y no esperan que sus consultores externos facturen usando cualquiera de los otros métodos de facturación que hemos ya identificados, y aún así pagar una tarifa comisionable.

En general, muchos planificadores de eventos no consideran buena la forma de “doblar” dos veces sus ingresos de esta manera.

Si acepta tarifas autorizadas, es mejor no cobrar los honorarios de sus clientes por sus servicios utilizando métodos de facturación alternativos.

Hay escenarios en los que las tasas por comisión tienen más sentido, como una asociación o una organización sin fines de lucro más pequeña que puede contratar sus servicios para un evento o reunión de miembros, y la mayor parte de las tarifas las pagan directamente los asistentes en lugar de la organización.

Otro escenario puede ser si su cliente está comprando obsequios para sus clientes, y también puede ofrecer servicios de distribución de artículos promocionales.

En ese caso, simplemente negocie los artículos promocionales y no cobre por sus servicios por horas, a menos que su cliente esté al tanto de todos los cargos por adelantado.

Isotipo de EventoCorp

Por | 2017-11-21T14:42:17+00:00 21 noviembre, 2017|Categorías: Marketing de Eventos|Sin comentarios