Errores de planificación de eventos comunes para evitar

Los errores se cometen en los negocios y en nuestras vidas personales regularmente. Así es como crecemos y aprendemos.

Pero algunos errores son costosos. Realice los pasos necesarios para evitar estos cinco errores de planificación de eventos muy comunes y, si comete un error, asegúrese de no cometer el mismo error por segunda vez.

1. No empezar a planificar temprano

La dilación es tu enemigo. Este es uno de los errores de planificación de eventos más comunes que desea evitar.

Si no se inicia el proceso de planificación de eventos desde el principio, se pueden producir muchos problemas más adelante.

Tan pronto como se selecciona una fecha y tiene un alcance general de su evento y el presupuesto, trabaje. Los hoteles y otros lugares reservan con anticipación, así de seguro esto es lo más pronto posible.

De lo contrario, limitará las opciones de su lugar de celebración y, lamentablemente, se quedará con el lugar que esté disponible.

Los oradores invitados y el entretenimiento en vivo también toman reservas mucho antes de la fecha real del evento.

Una vez que su fecha de evento sea segura, realice su investigación y, cuando decida cuál es el artista elegido, obtenga un contrato firmado de inmediato.

Organizarse con una lista de verificación de planificación de eventos es otra tarea que debe abordarse de inmediato.

Al trazar todos los pasos del proceso de planificación de eventos, determinar cuándo deben completarse y desarrollar un calendario para cada uno, tendrá una guía valiosa para comenzar y mantenerlo al tanto.

Comenzar demasiado tarde es uno de los errores de planificación de eventos más comunes.

Errores que se cometen en los eventos

No verificar si habrá otros eventos competitivos

¿Alguna vez programó su evento solo para aprender, una vez que comenzó el proceso de planificación y la fecha del evento, que hay otro evento competitivo en el mismo día? Solo un evento atraerá a la multitud, así que no te arriesgues y cruza los dedos para que los invitados elijan tu evento.

Evita la situación por completo.

Haga su diligencia debida y verifique si hay algún conflicto antes de que sea demasiado tarde.

Mire los horarios de las reuniones de la industria (tanto grandes como pequeñas), la proximidad a las vacaciones, los principales eventos deportivos y las reuniones locales que pueden causar estragos para los que conducen al evento.

Una vez que haya decidido una fecha para su evento, hable con sus invitados. Las notificaciones “Guardar la fecha” y los listados “Próximos eventos” brindan a los interesados ​​la oportunidad de marcar su evento en sus calendarios.

No confirmar con los proveedores

Un contrato de proveedor firmado es un acuerdo legalmente vinculante le otorga algo por escrito para responsabilizar al proveedor por los servicios que debe proporcionar.

Sin embargo, no hace nada por usted en el momento del evento cuando se da cuenta de que el proveedor no se presenta.

Ese contrato de evento en mano no servirá comida a sus invitados hambrientos o entregará mesas y sillas a un salón de baile vacío.

Confirme con todos y cada uno de los proveedores una vez, pero dos veces. Sí, dos veces . Confirme la recepción de su contrato firmado en el momento en que ambos acuerden los términos.

Confirmar una vez más antes del evento en sí. Esta no es la conversación que tendrá con respecto a los detalles sobre la entrega de alimentos o la decoración.

Este es un seguimiento específico para asegurarse de que su evento aún esté en su calendario.

Los vendedores de eventos reservan múltiples eventos y es muy fácil que su documentación se pierda en la reproducción aleatoria o que alguien más de la empresa lo haya perdido.

Así que asegúrate de que eso no ocurra volviendo a ellos para registrarse y confirmar que tu evento y los detalles relacionados con la fecha, la hora y los servicios que se brindan están, de hecho, en su horario.

Y mantenga ese contrato de proveedor fácilmente disponible.

No tener un “Plan B”

Tener un plan de contingencia es imprescindible para cualquier evento, pero específicamente para aquellos eventos programados para realizarse al aire libre.

Las condiciones climáticas son impredecibles y si un huracán, un fuerte aviso de viento o una tormenta de granizo amenazan con cancelar su evento, tenga un plan de respaldo.

Las fechas de lluvia, los lugares de eventos alternativos y los horarios de actividades modificados son todas opciones si su evento al aire libre, o parte de él, debe moverse en interiores.

Además de prepararse para las incertidumbres climáticas, otras circunstancias inusuales también pueden abordarse con anticipación.

Los cortes de energía se pueden reducir al tener un generador en el sitio. El estacionamiento de desbordamiento se puede mover a otro, ubicación preestablecida.

Los problemas con la disponibilidad de habitaciones de hotel se pueden resolver manteniendo algunas habitaciones adicionales en reserva dentro de su bloque de hotel .

Considere los detalles de su evento y reflexione sobre aquellas áreas que son más susceptibles a los problemas que surgen.

Al planificar con antelación y desarrollar escenarios alternativos, puede evitar uno de los errores de planificación de eventos más costosos.

consejos para evitar errores

No contratar suficiente ayuda

Cuando se trata de contratar personal de eventos, más es mejor. Le costará más dinero pero puede guardar su evento.

Imagínese esto: una copia de seguridad de los autos que esperan ingresar a un estacionamiento mientras los encargados de estacionamiento intentan frenéticamente mantenerse al día.

Una línea de invitados frustrados esperando para pedir una bebida mientras un servidor lucha para mantenerse al día con la demanda.

Los trabajadores del registro de eventos se sienten abrumados por el gran número de invitados que recién llegaron, dejando a los viajeros cansados ​​esperando demasiado tiempo para registrarse.

Usted recibe la idea. Contar con personal de eventos extra para ayudar durante las horas de mucho trabajo, brindar un servicio adicional a las áreas necesitadas, resolver problemas que surjan o ser una presencia acogedora para los clientes que llegan con preguntas puede elevar su evento de un buen evento a un excelente evento.

Al contratar personal de eventos, busque empleados con experiencia en el tipo de evento que está planeando. Contrate únicamente profesionales, personal altamente recomendado.

Infórmese sobre de qué se trata su evento, los invitados que asistirán, sus expectativas y quiénes son su punto de contacto en caso de que tengan una pregunta o problema.

El personal de eventos, a pesar de que los proporciona un proveedor externo, lo representa a usted y a su negocio de planificación de eventos.

Un encuentro negativo con el personal del evento vivirá en la memoria tanto del cliente como del cliente y puede agriar incluso los eventos más bien planificados.

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Por | 2017-10-16T19:14:14+00:00 16 octubre, 2017|Categorías: Marketing de Eventos|Sin comentarios