¿Debo contratar un planificador de eventos?

El tema de los eventos propios (“Hacerlo usted mismo”) versus la planificación de eventos profesionales es algo que usted puede haber escuchado mucho últimamente – ¿Por qué debo contratarlo cuando puedo hacerlo yo mismo?

Los clientes pueden preguntarse por qué existe la necesidad de contratar a un planificador de eventos cuando es “bastante fácil” planificar un evento ellos mismos o tienen una asistente que se los haga.

Ahora, estoy de acuerdo en que para algo como una pequeña fiesta familiar, es generalmente lo suficientemente fácil para planificar un evento de bricolaje, siempre y cuando la lista de invitación es limitada.

Para eventos en una escala más grande, sin embargo, hay tantas cosas que pensar en que un planificador de bricolaje podría acabar perdiendo uno de los elementos esenciales.

Hay algunas personas, los tipos super organizados con un gran ojo para el detalle, además de talento creativo, que podría retirarlo, pero hay una serie de cosas que los clientes potenciales a considerar en los eventos de bricolaje vs escenario de los planificadores de eventos profesionales.

Todos sabemos cuánto trabajo y esfuerzo se dedica a organizar un evento fabuloso, y aquí están los principales beneficios de utilizar un planificador de eventos profesional si alguna vez tiene la necesidad de explicar al cliente que está haciendo la pregunta.

Factores para contratar un planificador de eventos

Diferencias entre eventos propios versus planificación de eventos profesionales

  • El costo

La gente podría asumir que la planificación de un evento por su cuenta se resolvería a un menor costo, porque por supuesto los servicios de planificación de eventos de una agencia profesional no vienen de forma gratuita, debes tener en cuenta desde el desembolso inicial cuando contratas a un profesional del evento.

Un planificador de eventos experimentado tendrá relaciones de trabajo con los lugares y proveedores, por lo que puede obtener descuentos y precios especiales que simplemente no están disponibles para el público en general.

Un planificador de eventos profesional, también tiene la experiencia de cuáles son las áreas donde los costos se pueden ahorrar, (y cualquier área donde no lo es), por lo que es probable que él podrá ayudar ahorrar a sus clientes algunos gastos innecesarios.

  • Conocimiento y experiencia

Además de tener un gran conocimiento en la logística de la planificación de un evento, un planificador de eventos profesional se ha construido una gran red de proveedores que puede llamar, mientras que con los eventos hechos por usted mismo es probable que la lucha para encontrar el proveedor adecuado para cubrir sus necesidades sea mayor.

Además, un profesional sabrá cuáles son las áreas que tienen el mayor riesgo de ir mal, y también saben exactamente qué hacer para evitar que salgan mal.

  • Niveles de estrés

De todos los factores en los eventos hechos en casa vs contratar a un planificador de eventos profesional, nosotros le podemos decir que este es el factor más crucial.

Un planificador de eventos profesional se llevará todos los dolores de cabeza que vienen con la organización de un gran evento, (hey, estamos acostumbrados a ello!), dejando a su cliente y a los huéspedes disfrutar.

Incluso si un cliente potencial no tiene ningún problema importante en su evento hecho por sí mismo, todavía se preocupan por lo que podría suceder en lugar de simplemente disfrutar de la ocasión

  • Hora

En la carrera a cualquier gran evento hay tantas cosas que deben ser arregladas, confirmadas o revisadas, y un planificador de eventos profesionales se dedicará a hacer precisamente eso.

Si un cliente potencial está planeando hacer el evento por sí mismo, puede ser difícil encontrar el tiempo para adaptarse a las etapas de planificación en torno a su vida normal, el trabajo y la familia.

  • Marketing del evento

Ahora, para un evento privado para la familia y amigos como un cumpleaños o una fiesta de compromiso, no hay necesidad de preocuparse por el lado del marketing.

Pero para los eventos en los que la lista de invitados es mucho más grande, como eventos de caridad o eventos promocionales, ¿cómo puede un cliente potencial asegurarse de que el marketing del evento que están haciendo será el correcto?

Un planificador de eventos profesional tendrá todas las herramientas, conocimientos y conexiones para asegurarse de que cualquier evento que planean es un éxito, y no un fracaso.

Un organizador de eventos

 

¿Usted desea que todos sus eventos tengan éxito?

Si usted piensa que es estresante planeando una reunión o cualquier evento corporativo importante, usted tiene razón. La planificación de reuniones requiere experiencia en comunicaciones, preparación, gestión, logística, marketing y gestión de crisis. Porque, con eventos, los problemas de última hora y emergencias ocurren todo el tiempo.

Con un enfoque en el organizador de eventos – también conocido como planificador de reuniones – la razón principal de sus niveles de estrés es la cantidad de responsabilidad que tienen que crear, organizar y ejecutar un evento suave y exitoso.

La marca, el marketing, la reputación y el éxito futuro de una empresa puede descansar sobre los hombros de un planificador de eventos donde él sabrá encargarse de todo y manejar los contratiempos.

Afortunadamente, aunque llevan estrés, los planificadores de eventos son profesionales organizados como unos militares. Son maestros de la gestión de locales. Son expertos en la reserva de entretenimiento.

Ellos saben cómo la marca y el mercado de su evento se comportan. Son profesionales en la organización de su evento y le garantizarán la decoración de su evento en espectacular reflejo de su tema y misión.

En resumen, los planificadores de eventos profesionales prosperan en la tormenta estresante de los detalles del evento y la logística de los eventos corporativos.

Su gerente de marketing o gerente de oficina no es tan afortunado

Muchas veces, las pequeñas empresas girarán la responsabilidad de planear y orquestar una conferencia, un seminario, una reunión u otro acontecimiento corporativo importante a un miembro de su equipo  del departamento de marketing.

No dudamos que su personal de marketing online, gestión de contenidos, marketing por correo electrónico, medios de comunicación social, diseño gráfico y más, sean muy astutos y grandes profesionales, pero no por eso deban tener o contar con las herramientas y habilidades adecuadas – o tiempo – para manejar el torrente de tareas que componen la vida cotidiana de los planificadores de eventos.

Sin embargo, una y otra vez, los deberes de la estructuración, organización y presentación de un evento importante caen en sus escritorios, como una tonelada de ladrillos.

Otros profesionales a menudo encargados de ser “planificadores de eventos” en las empresas de pequeñas y medianas empresas incluyen gerentes de oficina, recepcionistas e incluso profesionales de ventas.

¿Está seguro de hacer lo correcto?

Este es un error colosal. Al delegar las responsabilidades de la organización del evento a estos otros profesionales, estará restándole de su tiempo, concentración y energía de realizar su propio conjunto de tareas importantes.

Además, está creando un nivel de expectativa y responsabilidad que, en toda justicia, no está bajo el alcance de su descripción de trabajo.

El resultado puede ser estresado, y los empleados pueden sentirse resentidos y estarán luchando para cumplir con sus obligaciones regulares, además de tratar de que su jefe se sienta orgulloso de lograr un evento de negocios impecable y exitoso. Realmente no es justo. Tenga mucho cuidado

Su público es lo primero

¿Alguna vez pensó en contratar a un planificador de eventos?

No se deje llevar por la preocupación y la duda de que la contratación de un planificador de eventos no es rentable o necesario.

Un organizador de eventos profesionales, puede beneficiar a su evento de muchas maneras, no menos de que será capaz de lograr entregarle el evento que usted tiene en mente.

Un planificador de eventos profesionales, puede manejar todos los niveles de gestión de eventos: invitaciones, selección y gestión de locales, detalles de menú, decoraciones, tokens de reconocimiento de asistentes, sensibilización de medios sociales, reserva de entretenimiento, fotografía de eventos e incluso relaciones con los medios.

Por lo tanto, les recomendamos que vaya con su director de marketing y consideren estas tres razones para contratar a un planificador de eventos externo.

Ellos saben qué hacer

¿Por qué dejaría su evento en manos de un planificador de eventos corporativos? ¿Quiere asegurar el éxito de su evento?

Los eventos pueden definir a los negocios y son una reflexión directa sobre el liderazgo empresarial. Un planificador de eventos profesionales puede estructurar su evento ideal – trabajando de manera autónoma en la mayoría de los aspectos basado en su dirección, visión, objetivos y presupuesto. Mejor aún, están dedicados al 100 por ciento a crear y administrar su evento. Esa es su única tarea.

Sala de eventos

Saben lo que no hacer

Un organizador de eventos de buena reputación y establecido conoce los escollos en la planificación de eventos.

Ellos saben cómo ahorrar dinero mediante la negociación con el lugar y proveedores de catering.

Comprenden por qué los eventos fallan y evitan el fracaso a toda costa.

Los planificadores de eventos profesionales son expertos en crisis, capaces de manejar todo, desde la decisión de última hora de contratar aparcacoches para asegurar entretenimiento de respaldo en caso de que el artista planificado se enferme a última hora.

Con la preparación del evento, es tan importante saber qué evitar, como saber qué iniciar. Los planificadores de eventos profesionales son maestros de detalles, personas y prioridades. No se fatigan. ¡Sólo continúan con el espectáculo!

Sus empleados quieren hacer sus trabajos y no planificar su evento

Incluso el empleado más compasivo y dedicado del mundo realmente, no quiere asumir la responsabilidad adicional de realizar sus tareas diarias y administrar un evento importante para su negocio.

Realmente es un caso de pedir demasiado a un empleado. Usted quiere que sus empleados sean productivos. Desea que sus empleados les guste su trabajo.

Hágales – y usted – un favor y considere contratar a un planificador para manejar sus seminarios, conferencias, acontecimientos corporativos.

Si bien es cierto que un organizador de eventos es uno de los trabajos más estresantes, al menos los planificadores de eventos profesionales saben cómo manejar el estrés – y llevar a cabo grandes eventos.

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Por |2017-09-22T18:24:56+00:0022 septiembre, 2017|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios