Cómo proteger su negocio de planificación de eventos con contratos de eventos
La mayoría de los profesionales de planificación de eventos – ya sean planificadores de bodas, planificadores de conferencias, planificadores de fiestas o especialistas en eventos corporativos – saben que los contratos de planificación de eventos son un componente crítico para un negocio exitoso de planificación de eventos .
Y mientras que la palabra “contrato” puede traer una connotación negativa en la sociedad litigiosa actual, tener un contrato legal simplemente obliga a ambas partes involucradas a acordar – por escrito – a un conjunto de términos y condiciones.
El propósito del contrato de planificación de eventos, es proteger a ambas partes involucradas.
Si alguna vez ha tenido una reunión con alguien y pensó que ambos se entendieron, sólo para descubrir más tarde que ambos caminaron con un sentido muy diferente de lo que se discutió y los próximos pasos; entonces usted ha experimentado el mundo de la falta de comunicación.
Nos puede suceder a todos en todos los ámbitos de la vida, en las relaciones personales y profesionales. En algunas circunstancias, las consecuencias pueden ser pequeñas, como no tomar la cena en el camino a casa del trabajo porque su comprensión era que su pareja estaba cubriéndolo.
En otras situaciones – particularmente en los negocios – las ramificaciones pueden ser tanto perjudiciales como costosas. Tener un contrato de planificación de eventos en el lugar, garantiza que tanto usted como su cliente tienen una comprensión clara del trabajo que se completará y otros aspectos necesarios de la realización de negocios juntos.
5 elementos que no deben faltar en su contrato de planificación de eventos
1- Especifique claramente los servicios de planificación de eventos que se proporcionarán
Como planificador de eventos, la lista de los servicios de planificación de eventos que usted proporcionará puede parecer el elemento más obvio para incluir en un contrato de planificación de eventos.
Y, en algunos aspectos, lo es. Sin embargo, especificar en detalle qué servicios usted proporcionará es crítico debido que su trabajo se limitará a proporcionar sólo los servicios especificados en esta lista.
Los planificadores de eventos, realizan una amplia gama de servicios y los servicios ofrecidos pueden variar de un evento a otro. Un organizador de eventos, puede proporcionar arreglos florales, otro no. Algunos planificadores de eventos, pueden ayudar con la selección del lugar y otros manejan las necesidades de transporte para los huéspedes. No hay dos planificadores de eventos son exactamente iguales. Por lo tanto, no hay dos contratos de planificación de eventos que son exactamente los mismos.
Si bien los servicios de planificación de eventos se limitarán a los elementos especificados en esta lista, es importante también enumerar los servicios que no se proporcionarán. ¿Por qué? Le ayuda a tener estas tareas enumeradas en el contrato de planificación de eventos para que su cliente sepa sin rodeos que estos son servicios que no se realizará.
También es útil tener esto por escrito y acordado como parte de su contrato para que, en el curso de la planificación de este evento, si su cliente le pida que maneje estas responsabilidades, usted tiene un contrato para quedarse atrás cuando declina educadamente para realizar estas tareas. Utilice un lenguaje amplio para protegerse contra realizar algo que está fuera del ámbito de sus servicios acordados.
2- Calendario de pago
Todos los contratos de eventos, deben incluir términos de pago y detalles sobre el calendario de pagos. Comience con la fecha de vencimiento del depósito inicial y comunique claramente que no se iniciará ningún trabajo sobre la planificación de este evento hasta que se reciba el depósito.
Si la fecha del evento ha sido seleccionada, indique la fecha en la que debe recibir el depósito para entregar los servicios para esa fecha específica elegida. Proporcione un calendario de pagos y detalles sobre pagos futuros, ya sea estableciendo una fecha de calendario establecido para cada pago o vinculando cada pago a un hito en el proceso de planificación de eventos.
Establezca un calendario de pagos que mejor se adapte a su negocio y su flujo de efectivo. Incluye impuestos y cargos adicionales.
3- Términos de Cancelación del Evento
¿Qué sucede si – en cualquier momento del proceso de planificación del evento – su cliente cancela el evento?
¡No deje este punto al azar! Su contrato de planificación de eventos, debe incluir términos para la cancelación de eventos. Esta es una parte importante del contrato que protegerá tanto a su negocio como los ingresos esperados de este evento.
Especifique que el depósito inicial y todos los pagos realizados hasta el momento de la cancelación no son reembolsables. Esto asegurará que se le pagará por el trabajo ya terminado.
Esto es crítico en la planificación de eventos, debido que la mayor parte del trabajo se completa antes del evento propiamente dicho. Considere la posibilidad de incluir una cláusula que indique que los clientes son responsables del pago de los servicios prestados hasta el momento en que se recibe la notificación por escrito sobre la cancelación del evento.
Esto es particularmente útil si su programa de pagos está estructurado de una manera que permite que el trabajo se haga entre pagos regulares.
4- Cláusula de terminación
¿Qué pasa si un huracán llega justo a tiempo para causar estragos en su evento? Las circunstancias que se encuentran fuera de su control –como el tiempo extremo o los paros laborales- que causan que cualquiera de las partes no pueda cumplir con los términos del contrato están protegidas por una cláusula de terminación, también conocida como fuerza mayor.
Al incluir una cláusula de rescisión, una o ambas partes están exentas de responsabilidad en estas circunstancias. Asegúrese de especificar los términos y el calendario para la terminación, como anotar los motivos de la cancelación.
5- Cláusula de Indemnización
La mayoría de los contratos contienen una cláusula de indemnización. Pero sólo porque son comunes, no debe subestimar su importancia. La inclusión y el alcance de una cláusula de indemnización pueden afectar significativamente su negocio.
Básicamente, una cláusula de indemnización proporciona protección si su cliente hace algo que le causa daño o resulta en una tercera parte demandando por daños. En términos simples, significa que su cliente no puede mantenerlo responsable de las pérdidas, daños, responsabilidades o gastos que son el resultado de su negligencia.
Lo más importante, al preparar un contrato de eventos, es no firmar nada hasta que esté completamente satisfecho con los términos.
Cómo negociar los mejores contratos para planificar eventos
Incluya todo, desde los servicios prestados hasta los horarios de pago
Tres palabras deben tener su lugar en su manual de planificación de eventos: Obtenerlo por escrito. La mayoría de nosotros hemos oído la frase pronunciada en un momento u otro. Con razón. Las promesas hechas durante el curso de la conversación pueden convertirse fácilmente en un recuerdo lejano o ser olvidado por completo.
Una jefa me dijo una vez: “Adriana recuerda que las palabras se las lleva el viento, siempre deja todo por escrito”
Obtener los términos acordados por escrito sirve para proteger a ambas partes involucradas, y es una necesidad en los negocios. Saber cómo negociar los mejores contratos de planificadores de eventos, es un paso importante en el camino hacia el éxito.
Leer entre líneas
Al revisar los contratos de eventos, preste atención a los detalles. Lea cuidadosamente cada línea. Y luego lee entre líneas . Esté atento a cualquier lenguaje que sea vago; los artículos que se dirigen en generalidades serán sujetos a la interpretación y que pueden causar estragos para usted y su negocio de la planificación del acontecimiento.
Esté atento a las tarifas ocultas o cláusulas que indican que puede haber sobrecargas adicionales. Aclarar los complementos o negociar para tenerlos completamente eliminado del contrato de evento .
Pregunta, pregunta y pregunta
Cuando esté en el proceso de negociación de contratos de eventos, cuestione cada cargo. Si un hotel o vendedor tiene un artículo en el contrato de evento, debe ser capaz de explicar su presencia allí y justificar el costo asociado .
A veces simplemente pedir aclaración puede resultar en la exención de la cuota.
No se deje intimidar. Como jóvenes, se nos enseña que la única pregunta tonta es la pregunta que no se hace. Al negociar, pregunte. Si algo en un contrato no está claro para usted, pregunte. Si nota que una línea de pedido se ha omitido, pregunte. Es mejor preguntar ahora que pagar el precio más tarde.
No acepte lo que no quiere; pregunte por lo que si quiere
Si las llamadas locales gratuitas no son importantes para sus invitados debido a la disponibilidad de teléfonos celulares, entonces no acepte que como una amenidad incluido. En su lugar, solicite al hotel que cambie este elemento de línea por algo que es importante para sus invitados. Tarifas más bajas o descuentos pueden ser mucho más valioso para usted, así que haga una lista de esos “freebies” que no desea y en su lugar negociar por algo mejor que usted quiere. Servicios que normalmente están disponibles incluyen traslados al aeropuerto, pase de cortesía de club de salud, actualizaciones de habitación, servicio de Internet, envío gratuito y recepción y más.
Al Negociar, Prepárese
Antes de negociar los contratos de eventos, haga su tarea. Determinar qué implica la planificación de este evento y saber qué términos y protecciones desea. Su contrato debe reflejar la responsabilidad compartida para evitar cualquier acuerdo que sea unilateral. Lo que es bueno para una de las partes, es bueno para la otra. Al negociar, sea un buen oyente. Preste atención a los artículos del contrato que pueden ser negociables y los que le hacen sentir incómodo. Tenga confianza y no vacile bajo presión. Mantenerse firme. No firme nada hasta que esté completamente satisfecho de que los términos son justos y le ofrecen la protección que necesita.