¿Cómo planificar un evento exitoso para su iglesia?

Los eventos y las iglesias han ido de la mano desde hace mucho tiempo porque las familias de la iglesia disfrutan del tiempo juntas y a menudo buscan maneras de reunirse en grupo.

Entonces, ya sea que se trate de la escuela bíblica anual de vacaciones para niños, el picnic de la iglesia o la celebración de un aniversario de la iglesia, tener una plantilla para la planificación del evento es crucial para facilitar los grandes eventos de la iglesia.

La mayoría de los eventos implican los mismos elementos que pueden formar parte de una plantilla de evento y la planificación simplemente requiere pensar a través de los detalles de cada elemento.

Una vez que la plantilla esté distribuida, la planificación de eventos puede ser eficiente, eficiente y divertida.

10 elementos de planificación de un evento para la iglesia 

1. Objetivo del evento

Siempre es útil entender cuál es el objetivo de un evento. Preguntas que debe hacerse:

  • ¿Este evento es para proporcionar que?
  • ¿Es un alcance comunitario?
  • ¿Es una recaudación de fondos para recaudar dinero para una causa?

Según el objetivo del evento, la planificación puede variar. Asegúrese de que su equipo de planificación comprenda el motivo detrás del evento.

2. Presupuesto del evento

La planificación de cualquier evento siempre debe comenzar con un presupuesto. Comprender cuánto dinero hay disponible para apoyar el evento es fundamental para el proceso de planificación.

También es importante determinar si habrá dinero recaudado en el evento o si es estrictamente una oportunidad de retribuir a la congregación o comunidad.

El presupuesto de un evento debe incluir cosas como: materiales de marketing, decoraciones, comida, entretenimiento, alquiler de equipos y suministros.

Cada una de estas líneas de pedido se debe considerar al armar un presupuesto de evento.

3. Tema del evento de la iglesia

¡Cada evento debe tener un tema identificado que ayude a determinar todos los demás aspectos de apoyo del evento!

Un tema ayuda a crear la atmósfera y se debe usar durante todo el evento. Por ejemplo, un tema mexicano dicta el tipo de comida, decoraciones, música y ambiente.

4. Marketing de eventos de la iglesia

La asistencia a los eventos es tan alta como la capacidad de la iglesia para hacer correr la voz o publicitar el evento.

Es importante crear un plan de marketing para garantizar que las personas estén al tanto del evento y que estén entusiasmadas con él.

Dependiendo de si el evento es exclusivamente para la iglesia o si está abierto a la comunidad dicta el tipo de marketing o publicidad que debe hacerse.

Podría ser tan simple como publicar el evento en el sitio web de la iglesia, en el boletín de la iglesia y anuncios semanales en folletos impresos o anuncios en la radio o televisión local.

De todos modos, tomarse el tiempo para pensar quién es el público objetivo y cómo hacer correr la voz es una parte importante de la planificación exitosa del evento.

5. Actividades del evento

Las actividades son la parte divertida de cada evento y proporcionan cosas para que los asistentes hagan.

Entonces, ya sea planeando los juegos para el picnic de la iglesia o creando preguntas para una noche de trivia; la planificación de la actividad debe incluir todos los detalles de las actividades, como qué suministros se necesitan, instrucciones para jugar, cómo se otorgan los premios, etc.

Cuantos más detalles se presenten con anticipación, menos “contratiempos” habrá el día del evento.

6. Planificación de alimentos

La comida es a menudo lo más destacado de cualquier evento, por lo que tomarse el tiempo para planificar y preparar buena comida puede ayudar a crear una experiencia memorable para los huéspedes.

Entonces, ya sea que el evento sea atendido o que un grupo de voluntarios de la iglesia prepare la comida, es importante planificar los detalles.

¡El menú debe apoyar el tema y planificar productos de papel adecuados y una comida sabrosa es lo que garantiza una excelente experiencia gastronómica!

7. Configuración del evento y desmontaje

Cuando asisto a grandes ferias comunitarias o exposiciones de arte, siempre pienso en el ejército invisible que proporciona energía eléctrica, instala carpas, mesas, señalización, botes de basura, etc.

Y luego el grupo que aparece después del hecho, lo toma todo y limpia el desastre.

Este es potencialmente el trabajo más importante para facilitar un gran evento. Una configuración bien organizada y un plan de derribo pueden eliminar el caos y el estrés de último momento para los organizadores del evento.

8. Decoración de eventos

Las decoraciones divertidas ayudan a crear ambiente y pueden ser una excelente manera de reforzar un tema de evento, por lo que es importante contar con un equipo que pueda ser creativo y vestir el evento.

Esto requiere un poco de creatividad y habilidad para colgar, diseñar o diseñar decoraciones. Estos pequeños toques adicionales pueden tomar un evento mediocre y convertirlo en algo para recordar.

9. Responsabilidades de trabajo

Los eventos requieren que las personas se los lleven, por lo que es importante tener a alguien asignado para identificar qué trabajos se deben hacer y asignar personas a esos trabajos.

También implica crear una cadena de mando e identificar el liderazgo sobre cada área. Cuanto mayor sea el evento, mayor será la cadena de mando y se necesitará más ayuda voluntaria.

Independientemente del tamaño del evento, los voluntarios necesitarán descripciones de trabajo detalladas y capacitación para cumplir con éxito sus asignaciones de trabajo.

10.Gráfico de la organización

Soy una persona visual, así que me gusta trabajar con organigramas porque muestran claramente quién es responsable de qué y qué es el orden jerárquico.
La cadena de mando no se trata tanto de quién está en la parte superior del escalón sino de quién puede tomar decisiones y ayudar a facilitar un proceso sin problemas.
Aquí hay un organigrama de evento de ejemplo:

Los eventos de la iglesia son muy divertidos y pueden proporcionar una gran confraternidad para una congregación y comunidad.

Tener un proceso estructurado de planificación de eventos de la iglesia puede ayudar a agilizar la planificación y garantizar que no se olvide ningún detalle.

¿Cómo planifica su iglesia los eventos?

Por | 2018-04-03T10:58:46+00:00 3 abril, 2018|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios