Cómo planear un evento paso a paso

¿Te has preguntado alguna vez cómo tu escritor favorito se las arregla para mantener a su musa cerca y crear ese gran montón de páginas impresionantes que lees con voracidad? No hay grandes secretos aquí, mi amigo.

Él solo se sienta allí y escribe. Lo mismo se aplica para la organización de eventos. Si tiene un nuevo evento en su agenda y no sabe de qué lado abordarlo, simplemente tome su tenedor y cuchillo, siéntese cómodamente y comience esta sabrosa aventura.

¿Por qué deberías planear un evento?

Al igual que la brevedad es la hermana del talento, la planificación es definitivamente similar a la planificación efectiva de eventos.

Si no quiere experimentar bullicio, hacer colas en el rincón de facturación, un buffet en un lugar equivocado y no sabe qué hacer al respecto, simplemente compre un cuaderno y tenga todos los procesos claves identificados.

El proceso de planificación que da origen a la gestión de eventos de primera categoría implica tres reglas.

Para alcanzar el éxito con los pasos de planificación de gestión de eventos centrales, adhiérase a este marco:

  • Sin presión. Simplemente calme la lluvia de ideas, cree una visión de lo que quiere lograr con este evento.
  • Dele estructura. Delinee todos los aspectos que necesita para trabajar y obtenga el horizonte perfecto con las estrellas que tendrá que iluminar para un gran evento.
  • Conecte los puntos. Hable con todas las personas de las que necesita ayuda. Tener todos los problemas técnicos resueltos. ¡De esta manera, sus estrellas no dejarán de brillar en el momento específico!

10 pasos para planificar su evento: allanar el camino hacia el cielo despejado

Estos son los pasos claves para planificar un evento exitoso:

# 1. Sin rock and roll sin un objetivo

Ciertamente no seríamos los primeros en decir: “no te atrevas a comenzar tu planificación de un evento sin establecer un objetivo”.

Esta regla de oro, es imprescindible para aquellos que quieren tener un gran comienzo e incluso un mayor cierre para el evento.

Para simplificar el proceso, divida los objetivos en categorías. De esta forma, podrá abordar varios problemas a la vez.

# 2. Organice un equipo

Las tareas compartidas son tareas más fáciles. No dude en asignar responsabilidades a los miembros de su equipo.

Nuestra sugerencia es describir los aspectos claves a los que se debe prestar atención, como el entretenimiento, la gestión del lugar y los patrocinadores.

Además, haga que alguien del equipo sea responsable de cada uno de ellos. De hecho, si todos se esfuerzan por ser la mejor pieza del rompecabezas, ¡imaginen qué imagen tan hermosa obtendrán al final!

# 3. Conviértase en maestro del tiempo

Tiene que hacerse amigo de un calendario si quiere escapar del cronograma de cambios y retenciones.

Tómese el tiempo suficiente para prepararse y arreglar todo. ¡Establezca plazos para mejorar el rendimiento del equipo y permita que comience la cuenta regresiva!

# 4. Marque su evento

De todas las etapas de planificación de eventos, esta es, obviamente, la más importante para su cliente. Para permitir un alto reconocimiento de marca, debe hacer que se destaque.

Comience por una lluvia de ideas locas. Capturarlos en todos los sabores y colores, y luego piense de qué manera coincidirá con el tema de su evento de la mejor manera.

Los aspectos más memorables de su espectáculo deben ser un eslogan y un logotipo. Eso es lo que realmente cuenta. Eso es lo que tiene que hacer a la perfección.

# 5. Todo maestro necesita un plan maestro

Cree su propio manual de planificación de eventos desde cero, estableciendo una solución de trabajo (más una solución de respaldo) para la administración del lugar / registro / entretenimiento / promoción / voluntariado y otro aspecto relevante.

De nuevo, no se olvide de verificar dos veces si tiene al menos un miembro del equipo dedicado detrás de cada una de estas esferas de responsabilidad.

¡Trate a su plan de negocio para un evento, como una guía a través de la participación sin contratiempos de los asistentes!

# 6. Regla y gobierno

Para planificar un evento, debes ser un gerente con mil ojos vigilantes, ¿no? A menos que tenga un asistente confiable para simplificar sus tareas administrativas.

Considere usar un software online para simplificar los procesos de planificación de eventos como pagos, integración de listas de contactos, informes, registro, etc.

La minimización del trabajo técnico le brinda un espacio para la creatividad.

# 7. Establecer asociaciones y patrocinadores

Identifique socios corporativos y organizaciones comunitarias que puedan brindarle asistencia para realizar pasos progresivos en la planificación de un evento.

Piense en cada solución imaginable: desde el alquiler del lugar hasta la ayuda voluntaria. Además, no se olvide de identificar cómo sus patrocinadores pueden beneficiarse de su apoyo para impulsar el compromiso.

# 8. Haga un plan de publicidad

Incluso si su evento es bien reconocido, no confíe sólo en el boca a boca. Comience con un aviso de anuncio en el sitio web y manténgase conectado hasta el “agradecimiento” posterior al evento.

# 9. Presupuesto

Una de las etapas más difíciles de ignorar de la planificación de un evento es alinear sus necesidades con el presupuesto real que tiene.

Para manejarlo con prudencia, primero piense en las fuentes de financiamiento externo de los patrocinios y luego asigne el costo realista al resto de los ítems.

# 10. Determinar el proceso de evaluación

El último aspecto de la lista de pasos para la planificación de eventos (que en realidad no es el último): establezca un sistema que funcione para controlar su éxito.

Este proceso debe hacerse en la etapa de fijación de objetivos. ¡Asegúrese de que su progreso sea escalable!

Los 5 mejores consejos de planificación de eventos

Para obtener lo mejor de su organización de eventos, agregue estos 5 consejos a su estrategia de planificación y vea a dónde pueden llevarlo.

MANTENGA LA CALMA

No importa lo que está pasando en su cabeza. No importa cuántas copas haya roto un camarero. Como planificador de eventos, establezca el tono para la atmósfera general.

Esto significa: si se mantiene positivo y tranquilo, ¡no habrá lugar para la ansiedad en el lugar! Sin mencionar que solo manteniendo la cabeza fría, puedes encontrar una solución lógica a cualquier problema.

MANTENSE DIVERTIDO

Realmente no importa cuán serio sea el tema de su evento. Un poco de diversión siempre es una gran ventaja De todos los planificadores de eventos con experiencia del mundo: no se salte la parte de entretenimiento.

MANTENGASE CONVENIENTE

¿Qué tal un trabajo en casa para sus asistentes? La gente quiere contribuir. Si conoce este secreto, puede hacer que todo el público esté súper emocionado por asistir al evento.

Simplemente deles una tarea antes del evento. Los eventos intencionados siempre atraen más atención.

MANTENGASE COMPROMETIDO

Cuida bien la parte hablante. No hay nada que pueda impresionar más que una retórica atractiva. Si tienes un par de impresionantes oradores en el evento, este último será muy difícil de arruinar.

MANTENGASE ESPECTACULAR

Los shows de Gatsby nunca pasarán de moda. Para planificar un evento que sea un puro placer para los asistentes, haga un buen uso de las técnicas de iluminación, trabaje en el acompañamiento musical y otros estimulantes del estado de ánimo. ¡Impresione a sus invitados!

#IdeasEnAcción

Por |2017-12-19T14:42:30+00:0019 diciembre, 2017|Categorías: Marketing de Eventos|Sin comentarios