¿Cómo organizar un festival de música?

¿Quieres organizar un festival de música? Siempre es interesante hacer festivales temáticos, como de un instrumento específico si es música académica y hacer un ciclo de recitales, conciertos, charlas y demás.

También están los festivales de bandas al estilo de Coachella, donde se reúnen decenas de cantantes y bandas por todo un fin de semana.

Puede parecer un evento titánico, pero con la suficiente planificación es totalmente posible. Sigue leyendo para conocer todo lo que necesitas saber para crear el mejor festival de música de tu ciudad.

Recuerda la célebre frase de Mario Benedetti: “No te rindas, por favor no cedas, aunque el frío queme, aunque el miedo muerda, aunque el sol se esconda, y se calle el viento, aún hay fuego en tu alma, aún hay vida en tus sueños”.

¿Cómo organizar un festival de música?

  1. Define el tema

Obviamente, este es el primer paso. Necesitas saber sobre qué quieres que sea el festival para saber qué necesitas.

Si es de música académica y vas a invitar diferentes orquestas, si es de bandas, si es de música electrónica, y pare de contar.

Procura que esa una temática bien definida, como “festival de bandas de rock”, o “festival de conciertos de trompa”.

  1. Elabora un presupuesto

En este punto debes saber con qué recursos cuentas, qué necesitas y dónde lo puedes conseguir.

Haz una lista de todo lo que necesitas, como: auditorios, instrumentos, sillas, atriles, refrigerios, transporte, pendones, carteles, volantes, boletería, sonido, y demás.

Luego, piensa en lo que ya tienes. Si tienes una academia de música, probablemente cuentes con un auditorio, un piano, sillas, atriles, sonido, un camión para transportar instrumentos, entre otros.

Ahora, haz una lista de todo lo que te falta, como los refrigerios, el transporte de los músicos, hospedaje en caso de necesitarlo, toda la parte de marketing, y demás.

Investiga cuánto dinero vas a necesitar para conseguir todo eso, porque vas a necesitar un presupuesto bien elaborado para conseguir el dinero.

  1. Consigue patrocinadores

Este paso no es necesario ni es la única forma que existe para conseguir recursos, pero es bastante efectivo y puedes ofrecer a cambio de dinero o material lo que tú puedas dar.

Puedes ofrecer un porcentaje de ganancias si planeas cobrar entrada, o puedes ofrecer publicidad. Eso es lo más común que se le ofrece a un patrocinador a cambio de su ayuda.

Para refrigerios, puedes hablar con locales de comida para que los donen. Busca marcas que hayan sido patrocinadores de eventos similares al tuyo para tener más oportunidades de que acepten la propuesta. Pásales el presupuesto y explícales qué quieres de ellos.

Por supuesto, ubica su identificación en pendones, redes sociales y página web, además de agradecerles públicamente por su donación al evento y por ayudar a que se hiciera realidad.

  1. Envía las invitaciones

Ahora que sabes con qué cuentas, puedes saber a quiénes puedes invitar. Lo más importante es la comodidad de las agrupaciones, así que no exageres a invitar a muchas si luego no tendrás cómo mantenerlas.

Lo correcto es que ofrezcas alimentación, hidratación, transporte y hospedaje a cambio de su participación en el festival.

Ya para este punto debes saber cuánto tiempo quieres que dure el festival, así que de acuerdo a eso puedes invitar a las agrupaciones.

Si dura 3 días, puedes hacer dos conciertos cada día y que se presenten unas dos o tres bandas por concierto.

  1. Consigue personal

No puedes manejar todo tú mismo, esto lo sabes. Necesitas seguridad, atrileros, sonidista, protocolo, personas que repartan los refrigerios, personal de vigilancia, y  demás.

Así como puedes pedir el favor a amigos y familiares, puedes contratar una empresa que brinde personal para cada puesto, que es lo más recomendable ya que estarán mejor capacitados.

  1. Crea una estrategia de marketing

Este paso es mega importante para un festival. Si nadie se entera que existe, nadie asistirá a os conciertos.

Utiliza redes sociales, página web, incluso publicidad física como carteles en academias de música y teatros, así como en radio y televisión. Recuerda incluir todo esto en tu presupuesto.

En este paso también puedes contratar los servicios de un community manager para que tu estrategia sea óptima y llegue a tantas personas como sea posible.

  1. Termina los detalles finales

¿Vas a entregar certificados o reconocimientos? ¿Vas a vender boletos? Recuerda contratar a la agencia con tiempo suficiente por adelantado.

Diseña el juego de luces en el escenario si es que lo necesitas, todo el material visual para proyectar en los conciertos, programas de mano y todos esos detalles finales.

Otra vez, recuerda incluir todo esto en el presupuesto porque representa un gasto y si lo menosprecias puede que luego los números no te den.

Por |2018-03-12T18:18:00+00:0014 marzo, 2018|Categorías: Marketing de Eventos|Sin comentarios