Cómo organizar un equipo de eventos

Dos cabezas son mejor que una, y un gran equipo profesional es mejor que un dúo. Para poner un evento en el camino hacia el éxito, necesitará de gente comprometida que estén dispuestos a invertir su experiencia, tiempo y conocimiento en la organización del evento.

Ya sea una reunión pequeña o un evento a gran escala, las experiencias que tienen los asistentes dependen de los que manejan el evento. Veamos cómo organizar un equipo de eventos de ensueño que no le decepcionará en el gran día.

¿Por qué necesita organizar un equipo de eventos exitoso?

Crear un equipo de eventos puede beneficiar las experiencias de asistencia de muchas maneras:

  • Resolución de problemas Los eventos no siempre se ejecutan sin problemas, incluso con un plan maestro en el bolsillo. Contar con personas experimentadas que administren el evento lo ayudará a resolver problemas de manera rápida y eficiente, y también reunirá algunas ideas de trabajo que lo ayudarán a prevenir problemas similares en el futuro.
  • Sin estrés. Los organizadores de eventos de mayor rendimiento ocasionalmente experimentan estrés cuando se preparan para los eventos. Al tener la oportunidad de delegar algunas tareas a los otros miembros del equipo, puede reducir gran parte de la presión y mantener una atmósfera positiva.
  • Aprender. El trabajo en equipo promueve el intercambio de conocimientos y el aprendizaje de los errores de los demás. Por supuesto, una persona no puede ser un experto en todas las áreas relacionadas con la organización del evento. Es por esto que necesita la colaboración de varios departamentos para garantizar la preparación profesional para toda la ocasión.
  • Haga que los eventos sean únicos Así como reconoce el estilo de escritura de su autor favorito, puede reconocer el trabajo de un planificador de eventos cuando trabaja solo. El pensamiento colectivo y el intercambio de ideas en equipo lo ayudan a hacer que los eventos sean únicos.

  • Acelerar. Como cada miembro del equipo tiene su propio horario y fechas límite, puede organizar y administrar un evento mucho más rápido de lo que podría haberlo hecho solo.

Equipo y roles

Digamos que usted es un visionario, el creador de la organización del evento. Su compromiso es asegurarse de que todos los procesos de la gestión y planificación de los eventos cuentan con la potencia de los miembros del equipo profesional.

Para ayudar a construir un equipo de ensueño, piense en términos de comités de eventos especiales que serán responsables de los conjuntos de tareas y luego determine los roles del equipo del evento.

Consulte estos comités sugeridos que puede crear para administrar un evento:

  • Jefe de equipo.  Puede llamar a esta persona el padre del evento, el maestro de ceremonia o cualquier otro nombre elegante que le guste. Lo principal: siempre debe haber una persona que asuma la responsabilidad de cómo van las cosas y verifique la finalización de las operaciones principales.
  • Administración del programa Las personas que pertenecen a este escuadrón tienen que tomar el control total de las actividades del evento, desde sesiones orales hasta catering. Para hacer las tareas más específicas, asigne las responsabilidades del control numérico de los asistentes, el desarrollo del menú y la programación de actividades a diferentes grupos de personas.
  • Comité creativo. Para convertir su evento en una estrella, debe prestar atención a los efectos visuales, la promoción online y la interacción con los asistentes. Cree un equipo de profesionales que se encargue de la comunicación con la prensa, la creación de sitios web y las imágenes. Esto le ayuda a construir un futuro para el evento.
  • Enlaces de operación. Para fortalecer la parte de implementación, debe habilitar la eficiencia de las actividades como la configuración del equipo, la limpieza y el apoyo de los asistentes. Esta sección es el gran sector objetivo para los voluntarios del evento porque la mayoría de las tareas operativas requieren una capacitación mínima.
  • Comité Financiero. La gestión de pagos y presupuestos constituye una categoría separada de tareas. Al garantizar la administración inteligente de las finanzas, los planificadores de eventos pueden obtener lo mejor del presupuesto del evento y generar ganancias para sus clientes.

Aunque cada uno de los comités mencionados necesita al menos una persona para dirigir las tareas, el uso de plataformas automatizadas de gestión de eventos es una gran solución para minimizar la participación del equipo, sin dañar el éxito del evento.

Administre su equipo de eventos

La mala comunicación y la falta de comprensión pueden dañar incluso la estructura del equipo más grande del evento.

Tanto con equipos pequeños como grandes, puede usar el poder de las herramientas digitales para mantener un diálogo significativo, especialmente si algunos de los miembros del equipo no pueden asistir a una reunión personal.

Elija la plataforma que tiene la función de administración de flujo de trabajo online para verificar el estado del rendimiento del equipo y una aplicación de chat para comunicarse con los miembros del equipo.

Cómo organizar un equipo de eventos paso a paso

Para desarrollar un equipo de eventos exitoso, necesita una estrategia de trabajo. Aprenda a garantizar la gestión de eventos de primer nivel con varios pasos:

  • Determine los objetivos. Vea en qué debe enfocarse en cada evento específico y ajuste la estructura del equipo en consecuencia.
  • Analice las tareas. Para comprender qué tareas deben ser gobernadas por equipos grandes y cuáles pueden ser administradas por software, debe realizar una evaluación de todas las tareas del evento.
  • Contrate a las personas adecuadas. Verifique si los miembros del equipo del evento poseen la experiencia necesaria para hacerse cargo de las tareas asignadas.
  • Cree una visión común. Los miembros de los comités creativos deben conocer los objetivos de los gerentes de administración de programas. Para garantizar la eficiencia del evento, cada miembro del equipo debe comprender la misión del evento y estar al tanto de los objetivos finales.
  • Evalúe. Al proporcionar retroalimentación al desempeño del equipo, usted aprende qué se debe mejorar y le da a la gente la oportunidad de ampliar su experiencia.

Consejos para organizar un equipo de eventos

Por último, disfrute de algunos consejos jugosos que lo ayudarán a perfeccionar su estrategia de trabajo en equipo:

  • Establezca los KPI´s. Algunos profesionales carecen de la visión del desarrollo personal mientras trabajan en equipo. Para motivar a los miembros de su equipo de eventos a crecer en sus roles, puede crear los conjuntos de KPI individuales.
  • Premiar los excelentes resultados. Por supuesto, algunos jugadores de equipo trabajan mucho mejor que sus colegas. No ignore los logros personales, especialmente con equipos grandes, y considere elogiar los mejores resultados para motivar un mejor rendimiento.

Premia los excelentes resultados

  • Use plataformas automáticas. Las herramientas digitales como el software de gestión de eventos pueden brindar a los planificadores de eventos una ventaja de vanguardia en términos de simplificación de registro, creación de sitios web y otros ciclos de eventos.

Por | 2017-12-12T17:10:50+00:00 12 diciembre, 2017|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios