¿Cómo organizar un almuerzo de negocios?

Uno de los medios más utilizados para formar alianzas, ganar dinero para la empresa, obtener financiamientos, conseguir nuevos socios, entre otros, son los almuerzos de negocios.

Estos se caracterizan por ser almuerzos en los que se discuten asuntos concernientes al ámbito laboral o empresarial, y se busca que sean efectuados en otros espacios que no sea el de la oficina para generar un clima más cómodo y de confianza.

Los lugares que generalmente se escogen para realizar estos encuentros son los restaurantes de hoteles, salas privadas o restaurantes importantes de la ciudad.

Un lugar en el que jamás se realizaría uno de estos almuerzos sería el comedor al cual asisten los demás trabajadores de la empresa.

La razón por la cual se realizan estos eventos fuera del salón de negocios de la empresa es porque se desea entablar conversaciones sobre negocios en un ambiente que permita que todos los asistentes se encuentren relajados.

Sin embargo, no porque se desee ejecutar la reunión en un ambiente sin tensión se debe tomar a la ligera o como una comida al cualquiera.

Al contrario, este tipo de reuniones tiene cierto protocolo a tomar en consideración.

Consejos para organizar un almuerzo de negocios con éxito

1-Las invitaciones:

Son el primer elemento a tomar en cuenta. Estas deben ser enviadas con suficiente anticipación, de modo que las otras partes puedan confirmar la asistencia e incorporar el evento a sus agendas.

Por lo menos, deben hacerse con unos quince o veinte días antes de la fecha pautada. Estas son hechas por medio de llamadas telefónicas o correo electrónico.

Las otras partes responderán en un plazo no mayor a 36 o 48 horas.

2-Escoger el sitio:

Este debe ser apropiado. Debe estar ubicado en un punto céntrico al cual puedan concurrir todas las personas invitadas.

De este modo, también estarás demostrando que te preocupas para que la otra parte pueda llegar sin dificultades, al mismo tiempo que te aseguras que llegarán a tiempo y todos los que han confirmado asistencia no tendrán problemas en llegar, debdio que eres tú quien principalmente quieres que la reunión se lleve a cabo con éxito.

Otra recomendación es agendar la cita en un restaurante del que ya sabes que ofrecen buena atención.

En este momento no conviene conocer lugares nuevos ni aventurarse, sino que se debe tener seguridad en cuanto a que todo marche bien, y sin inconvenientes.

Debes solicitar al restaurante un lugar privado, en el cual la discusión no sea escuchada por otras personas, ni tampoco sea interrumpida.

Es importante que en ese lugar haya tranquilidad, poco ruido y privacidad.

3-La hora de llegada:

La hora de la llegada debe ser unos 7 minutos antes aproximadamente, debido que si se acude a la hora exacta se corre el riesgo de tener que esperar para que la mesa esté preparada, y si el anfitrión tarda en llegar los invitados podrían llegar primero, lo cual es muy descortés.

Para llegar a buen tiempo debes estimar el tiempo que tomas para desplazarte desde el lugar que te encuentras y el sitio a llegar, considerando también otros factores como las calles más concurridas y el tránsito.

4-Pide ayuda:

A otra persona de tu confianza en la empresa, para que reserve el lugar por ti, de acuerdo a las condiciones que has exigido respecto al lugar.

Cuando son los asistentes o las secretarias quienes hacen las reservaciones, los restaurantes se toman el asunto con más seriedad porque notan que se trata de un evento importante.

5-Escoge un buen lugar para sentarte:

Procura que no sea al frente de la persona central con la que deseas hacer negocios, sino que sea al lado.

Puedes solicitar al sitio que disponga la mesa al lado de una ventana.

Podría solicitarse la mesa en un balcón, pero este sitio no es muy recomendado porque pudiesen molestar los sonidos de la calle, y la idea es que todos puedan hablar sin necesidad de elevar el tono de voz.

6-Los platos:

Estos deben estar conformados por un plato de entrada, uno principal, un postre y un café.

Los invitados deben seleccionar sus platos, y el anfitrión no debe pedir platos muy costosos ni muy económicos, sino entre el rango de precios que el comensal los pida.

Se deben evitar las bebidas alcohólicas y las comidas pesadas, debido que muchos tendrán que continuar con su jornada laboral.

7-El tema:

Seguido de una conversación social de entrada, se debe entrar en materia. El tema debe ser expuesto de manera concisa y breve.

No se deben extender las explicaciones porque el invitado podría tener otros asuntos que atender, y si este desea concretar u obtener más detalles, sin duda que realizará una llamada telefónica para pautar otro encuentro.

Recuerda que el tema central a tratar, y el objetivo del encuentro, son asuntos laborales, así que evita caer en temas personales o de tu vida privada, así como tampoco debes preguntar a tus invitados ningún asunto de su vida personal.

Usualmente estas reuniones tienen una duración máxima de dos horas. Sin embargo, si observas que tu invitado principal mira constantemente su reloj, pide la cuenta.

Evita pagar con centavos o billetes de baja denominación. Lo ideal es que utilices tu tarjeta. Y sí, debes recordar que es el anfitrión quien debe correr con la cuenta en su totalidad, sin que los invitados tengan que enterarse de la suma cancelada.

En cuanto a la propina, deja un 10% en base al consumo total facturado. Despide a tus comensales de manera cordial, y agradece al mesero principal del local por su excelente atención y sus buenas sugerencias de platillos.

Por |2018-02-12T18:32:22+00:0013 febrero, 2018|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios