Cómo organizar la mejor fiesta de Navidad en la oficina

Navidad todavía no está a la vuelta de la esquina (estamos en octubre), todavía hay un par de meses por delante. Pero nosotros siempre recomendamos organizar cualquier evento mínimo con 3 meses de antelación

Sin embargo, si usted piensa planificar la fiesta de fin de año de su compañía, es indispensable iniciar desde ya con la organización para evitar retrasar sus ideas y pueda conseguir todo lo planificado. Puede evitar que con una buena organización eliminar el estrés a última hora.

Si usted está a cargo de la fiesta, comience temprano y ahorrarse  grandes molestias y notará que las cosas van a ir mucho más suave. Y si contará con una empresa externa que le organizará la fiesta, de igual forma deberá reunirse con anterioridad para que reciban todos los detalles que su fiesta incluya.

A menudo es una tarea que se vuelve más difícil y complicada a medida que llega el gran día, simplemente porque cuanto más cerca se llega la fecha, los proveedores estarán más ocupados, y por ende obtendrá menos ayuda o ninguna. Los lugares están reservados y muchas de sus buenas ideas tengan que ser pospuestas simplemente por no haber iniciado con anterioridad.

Deseas organizar una súper fiesta de Navidad en la oficina

¿Está pensando en tener una fiesta de Navidad en la oficina? Así es como se debe organizar para lograr la mejor fiesta de Navidad en la oficina.

Inicie temprano

Comience lo más temprano posible, debido que habrá tiempo de espera en recibir las respuestas de los invitados, más cuanto comience con anterioridad, más posibilidades tendrá de asegurar el lugar preferido y contratar a los proveedores necesarios.

Establecer la fecha

En una escala social, Navidad es un período muy ocupado, así que asegúrese de planificar con antelación para que todo el mundo sea consciente y no tengan excusa para no aparecer. Por supuesto, es posible que no quiera programar en la víspera de Navidad o el día de Navidad, debido que el personal y los empleados tendrán sus propios planes con sus niños y familia.

En la fiesta de Navidad, usted querrá que todos los empleados aparezcan. Una vez más, comience temprano y difunda la fecha de la fiesta. Envíe un correo electrónico con algunas fechas sugeridas y elija la fecha que encaja con la mayoría. Asegúrese de que sea una fecha que encaja con el jefe también.

Vaya por la oficina realizando encuestas para definir la mejor fecha para todos; los empleados siempre valoran cuando su opinión es tomada en cuenta

Establecer el presupuesto

¿Cuánto dinero puede gastar? ¿Y cuánta gente espera que aparezca? ¿Puede tener la fiesta dentro de las instalaciones, o es necesario encontrar un lugar fuera? ¿Qué tipo de comida y bebida se espera? Definir con antelación su presupuesto determinará inmediatamente lo que puede pagar y cuáles son sus limitaciones.

Averigüe de cuanto es el presupuesto con el que puede contar, desde el tipo del lugar hasta lo que puede servir. Pídale al jefe una cita y definirlo con anterioridad. Si se trata de una reunión más formal en un lugar de lujo, entonces no estará de más poder informar a todos los objetivos para que se  asegúrese de que es algo que todos pueden permitirse.

decoración de navidad en la oficina

Establecer el tema

Es una fiesta de Navidad, así que por supuesto algunos colores verdes y rojos se esperan encontrar. Sin embargo, no es necesario reducir demasiado, se podría llegar a algún gran tema (pensar en la vendimia, los años 60, los años 70, un tema inspirado en la película o un tema futurista).

En realidad, puede traer el espíritu del equipo con la visión de su empresa si se maneja bien. Si cree que necesita ayuda, siempre puede contar con organizadores profesionales.

Establecer el lugar

Para ello, su presupuesto y el número de invitados son los más importantes, pero no se olvide de los requisitos de transporte, plazas de aparcamiento y servicios básicos, tales como los baños y las zonas de fumadores.

Una vez más, cuanto antes encuentre el lugar, mejor. Cada oficina corporativa de seguro realizará su fiesta de Navidad en fechas similares a la suya, así que empiece temprano para asegurar un destino preferido y reservarlo.
El presupuesto será el protagonista para poder definir qué tipo de lugar puede permitirse, ya sea un restaurante de lujo, sala o incluso en la propia oficina.

Establecer la comida

Es posible que tenga que preguntar por los requisitos dietéticos, y hacer una encuesta siempre es una gran idea para evitar malos ratos.

Esta parte es relativamente fácil si el lugar es un restaurante, si no deberá contratar a un proveedor para planificar el menú y asegurarse que todo el mundo tenga algo para comer.
Para una comida más formal tipo todos sentados, en lugar de un buffet o un evento estilo cóctel, es una buena idea tener algún tipo de disposición de asientos. Mezclar y conseguir que la gente se mezcle con otros, así como hacer que se sientan cómodos con los miembros de su mesa asignada.

Alcohol

Algunas fiestas de Navidad de la compañía se celebran sin alcohol hoy en día, asegurando un ambiente feliz y seguro, sin embargo sí estará sirviendo alcohol, planee por adelantado qué será servido y cómo será pagado.
El presupuesto decidirá si es una barra libre o meseros sirviendo. Es una gran idea y un toque agradable ofrecer cupones de taxi a los que beben para asegurar que todos se mantengan a salvo y no conduzcan

Discursos / premios

Si bien es la fiesta anual de Navidad también marca el final del año por lo que es un buen momento para agradecer a los empleados por su arduo trabajo.

decoración de la oficina en navidad

Incluso si es corto es una buena idea organizar con el jefe un discurso de agradecimiento para hacer que los empleados se sientan apreciados. La fiesta de Navidad es también un buen momento para dar premios para marcar los logros.

Entretenimiento

Una vez más el presupuesto dictará esto, ya sea una lista de reproducción de todos los jingles favoritos de Navidad o un animador.
Esto también hablará de la formalidad del evento. Si no recibe nada demasiado formal de contratación de un mago, comediante o banda es siempre divertido.

Recuerdos o regalos que dar

Es siempre una buena idea comprobar con otros qué clase de intercambio de regalo quisieran y qué esperan de la fiesta de Navidad. La fiesta de Navidad anual no es el momento de dar algo demasiado caro o lujoso.

Decoraciones

Dependiendo de la empresa suele ser una buena idea para optar por las decoraciones de tipo comercial en lugar de los aspectos más religiosos de la temporada, debido que tienden a hacer que algunas personas se sienten incómodos.
Dicho esto, las decoraciones están también dentro del presupuesto, por supuesto, que ayudará a todos a entrar en el espíritu de la ocasión y sentirse alegre.

Invitaciones

Una vez que la fecha se haya fijado  y la ubicación esté organizada y controlada puede comenzar a enviar las invitaciones.
Para reducir los costos, puede enviarlas por correo electrónico a todos los empleados las invitaciones, sin embargo si está incluido la familia del empleado u otros invitados como clientes VIP, es recomendable que la invitación sea impresa.
Asegúrese de que la invitación incluya una fecha límite de RSVP y preguntas sobre requisitos dietéticos para evitar cualquier mal contratiempo. También es una buena idea enviar un recordatorio un día antes de la fiesta.

Itinerario

Incluso sin animadores o discursos, es una buena idea tener un itinerario completo con tiempos de comida, hora de inicio y fin y otros aspectos del evento para que nada se olvide ese día.
Si se trata de un evento en un lugar o restaurante formal, lo más probable es que tenga un coordinador de eventos para que le apoye en todos los detalles, pero siempre es una buena idea crear uno para que el evento continúe sin una falla.
amigos celebrando Navidad

Extras

Organice algunos toques extra para los invitados mediante la entrega de bolsas de regalo después del evento o algunas buenas fotos del evento.
Pequeños toques como estos ayudarán al evento a ser visto como un éxito y dejar que los empleados se sientan apreciados, especialmente si están renunciando a bonificaciones.

Limpieza

Siempre verifique con el lugar si ofrecen un servicio de limpieza después o si necesita ser suministrado. Si el evento es interno es una buena idea organizar una tripulación de limpieza para que ayuden con el trabajo menos agradable.

Anime la retroalimentación

Obtener de parte de sus invitados comentarios post evento es muy beneficioso para la fiesta del año entrante. Si usted pasa esta retroalimentación vía correo electrónico logrará que los invitados después con calma y con mente clara pueda dar su feedback objetivo de la fiesta.

La fiesta de Navidad es el punto culminante del año, por lo que puede hacer que sea memorable para todos, siguiendo estos sencillos consejos. Diviértase y disfrute.

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Por |2017-10-09T18:36:43+00:009 octubre, 2017|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios