¿Cómo invitar a los oradores a colaborar en su evento?

Las organizaciones sin fines de lucro tienen una cantidad limitada de fondos. Hace que organizar un evento sea un verdadero desafío.

Uno de los principales captadores de atención es un orador invitado, preferiblemente uno que hablará de forma gratuita.

La principal fuente de financiamiento para eventos sin fines de lucro son los servicios pro bono y el patrocinio.

Hay una variedad de recursos de altavoces gratuitos para que los organizadores de eventos se acerquen.

Para encontrar a la persona adecuada para el trabajo, los organizadores deben observar sus criterios y luego enviar una invitación “fascinante” a unos pocos candidatos seleccionados.

Dónde encontrar oradores que puedan colaborar

Antes de que pueda invitar oradores y pedirle a alguien que haga algo realmente, debe determinar el propósito del evento y los temas que cubrirá. Esto forma la base para su búsqueda de perfil de altavoz.

Por ejemplo, para un programa de extensión para adolescentes, el mejor orador será uno que tenga una especialización en programas juveniles y motivación juvenil.

Aquí hay algunos consejos simples para buscar un orador invitado para su evento:

  1. Busque a alguien conocido y que viva a nivel local; esto permite que los gastos sean lo más bajos posible. Un orador famoso local que tenga conocimiento de su organización de recaudación de fondos eliminará los gastos de viaje y alojamiento fuera del estado.
  2. Por ejemplo, para encontrar oradores, comuníquese con grupos de habla pública en su área. A menudo hay un miembro de una “organización de buenas acciones” local que gustosamente ofrecerá hablar sobre sus propias experiencias al tratar con el tipo de proyecto de caridad o tema de evento que usted está organizando. Siempre están contentos de trabajar gratis.
  3. Use su lista de marketing por correo electrónico de donantes. Envíe correos electrónicos a su contacto particular en cada organización para averiguar si pueden darle pistas sobre buenos oradores “gratuitos”. Esta recomendación de boca en boca es a menudo la mejor ruta porque los oradores conocen el tema y la comunidad de donantes responde bien a cualquiera que valga la pena.
  4. Las búsquedas online han encontrado algunos oradores fantásticos que trabajan sin cargo y están dispuestos a dedicar su tiempo y conocimiento en una variedad de temas.

Si encuentra un speaker que se adapte a sus necesidades pero le cobre una tarifa, vale la pena ponerse en contacto para explicarle la organización a la que apoya su evento.

Pregunte si están dispuestos a trabajar por una tarifa baja, o si realmente explica bien su caso, quizás descubra que renunciará a la tarifa y hablará sin cargo.

Cómo escribir una propuesta / invitación para oradores

Hay bastante trabajo y mucha delicadeza al pedirle a las personas que hablen en su evento. ¿Sabe cómo crear una invitación excepcional? Una que capta al lector y genere empatía por su valiosa causa.

Su invitación debe ser un correo electrónico formal (o una carta). Resuma las razones por las que los ha elegido como la mejor persona para hablar en su evento.

Al igual que con cada carta, la invitación debe reflejar los valores de su organización y agregar una pizca de su propia personalidad.

Las buenas cartas de invitación del orador invitado serán claras y fáciles de leer, respetuosas y contendrán toda la información de fondo que el orador invitado necesita para tomar una decisión a su favor.

¿Qué podría ofrecerle a un orador?

Speakermatch.com es un sitio web dedicado a emparejar a los oradores con oportunidades de habla o trabajos. Hay muchos sitios, pero hemos elegido este porque tienen oradores que ofrecen conciertos gratuitos. También puede encontrar oradores por ubicación, experiencia, demografía y tema.

Es justo ofrecerle a alguien que esté dispuesto a hablar gratis en su evento, un poco de algo a cambio.

Si usted es el organizador del evento, tendrá poco tiempo para hacer todo, pero debe seguir siendo la persona de contacto principal para su orador invitado hasta que acepten hacer el honor.

¿Cómo convencer a un orador para hablar de forma gratuita en su evento?

Una vez hecho esto, puede presentar su orador a su propio personal para que se encarguen de todo, desde el momento en que el orador invitado se sube a bordo.

Ofrezca los servicios de un asistente personal en su carta de invitación. Se sorprenderá de cuán favorablemente las personas responden cuando saben que todo será atendido, y todo lo que tienen que hacer es hablar sobre su tema favorito.

Informe al orador que su organización proporcionará:

  • Gastos de viaje y alojamiento gratuito si son de fuera de la ciudad o estado
  • Asistente personal para atender todas sus necesidades, como la recogida en el aeropuerto, el check-in en el hotel, el itinerario del evento, la introducción a la gestión de eventos, los patrocinadores, etc.

Ejemplo de carta de invitación del orador invitado

Estimado [diríjase a ellos por su título formal, por ejemplo, .Doctor, Hon. Sr., Sra., Sra., Etc.]

Espero que este mensaje le encuentre bien. Tengo el honor de invitarlo a ser el orador invitado en [nombre del evento] Nuestro evento se llevará a cabo el [fecha] en [lugar] en [ubicación]. Sabemos que usted es un excelente orador y nuestros asistentes y delegados obtendrán mucho de su charla sobre [tema / tema / grupo de caridad].

[eventname] es un evento de todo el día alojado por [nombres con títulos / afiliaciones]. Esperamos que nuestro aforo esté entre los [número]. Nuestro objetivo es unir a las personas de la comunidad local para que se inspiren sobre lo que nuestra organización sin fines de lucro espera lograr con nuestro programa para [indicar los objetivos de la caridad: incluir el tipo de personas que reciben asistencia]. Queremos provocar la discusión sobre el programa y crear conciencia, que esperamos también recauda fondos y donaciones.

Su charla se filmará y se mostrará una edición en nuestro sitio web y otros canales de redes sociales como YouTube. Creemos que su “voz” será beneficiosa para todos en nuestra organización y para las personas de ideas afines que asisten al evento.

Noto en su currículum en [sitio web] que participa en conferencias sin costo alguno. Sin embargo, como usted está fuera del estado, estaremos encantados de cubrir sus gastos de viaje. También le proporcionaremos un asistente personal de nuestro equipo, que se encargará de todos sus arreglos, traslados al aeropuerto, etc. y estará a su disposición para atender sus necesidades durante el día del evento.

Por favor avíseme antes del [fecha] si estaría interesado en hablar. Adjuntamos el itinerario del evento y algunos antecedentes sobre la organización benéfica que representamos y nuestros patrocinadores para este esfuerzo.

Gracias por tomarse el tiempo para leer nuestra invitación, y espero con interés escuchar de usted pronto.

Sinceramente

[nombre]

Internet está lleno de sitios útiles que ofrecen ejemplos de cartas de invitación.

Conclusión

Cuando se haya decidido por unos pocos oradores probables, envíe el primer lote de cartas por correo electrónico.

Si ha puesto el día de respuesta esperado durante una semana a partir de la fecha de “entrega”, entonces tiene una semana de espera.

Una vez que haya recibido [o no] una respuesta, envíe un recordatorio suave a cualquier persona que no haya respondido por escrito. Dependerá de la respuesta a su solicitud inicial.

Evalúe la respuesta: revise la lista y reemplace a aquellos que la rechazaron con invitaciones de segunda opción. Envíe otro lote de invitaciones y repita el proceso hasta que tenga éxito.

Haga lo que haga, respondele a todos, incluso a los que le rechazaron. Sea amable en su respuesta; nunca se sabe cuándo tendrá que volver a llamarlos.

Quizás la próxima vez tendrá suerte con alguien a quien le guste su actitud, incluso si no pudieron hacerlo en la primera ocasión.

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Por |2018-07-13T16:48:23+00:0020 diciembre, 2017|Categorías: Marketing de Eventos|Sin comentarios