Personalizar propuestas para reflejar servicios y habilidades únicas
Saber cómo escribir una propuesta de servicio de planificación de eventos es una parte importante de operar un negocio exitoso de planificación de eventos .
Cualquier negocio de venta de un servicio tendrá que preparar algún tipo de propuesta de negocio en la presentación de su empresa y servicios a un cliente potencial.
Sin embargo, los servicios de planificación de eventos son únicos y la propuesta que cree debe reflejar los servicios personalizados que proporcionará.
Aquí hay algunos consejos fáciles de seguir para escribir una propuesta de planificación de eventos eficaz.
¿Qué es una propuesta de servicio de planificación de eventos?
Una propuesta de servicio de planificación de eventos, es una propuesta completa que describe el evento y los servicios que proporcionará.
Esta propuesta es su oportunidad para vender su negocio, habilidades, ideas y visión del evento a un posible cliente. También está diseñado para presentarle como la mejor persona para ejecutar el evento, uno en el que el cliente puede confiar.
Las propuestas deben estar bien escritas, bien investigadas y proporcionar los detalles necesarios para que el cliente pueda imaginar lo que usted tiene en mente.
No tome el atajo
Las plantillas abundan para todo tipo de documentos empresariales, desde propuestas de servicios y facturas hasta registros de contabilidad y reportes de gastos.
El uso de estas plantillas puede ayudarle a redactar una propuesta de manera rápida y eficiente. Pero resista la tentación de descargar una plantilla genérica, rellene los espacios en blanco y envíelo como representación de su negocio y servicios de planificación de eventos.
Su propuesta de evento es un reflejo de usted, su negocio de planificación de eventos y los servicios que usted proporciona.
Debido a que la planificación de un evento requiere personalizar ese evento para adaptarlo a las necesidades y presupuesto de su cliente, su propuesta debe reflejar un evento personal y único.
Puede utilizar una plantilla como guía general para empezar a escribir su propuesta de evento, pero luego adaptarla e incluir los servicios individuales proporcionados para cada cliente.
Primer paso: la reunión
El primer paso es reunirse con su cliente potencial para discutir lo que tienen en mente para este evento, cuál es el propósito, el número de invitados y lo que esperan lograr. Además de la fecha, la hora y la ubicación deseada, tome nota de cualquier idea sobre el tema, la restauración, la estética general, los colores o el ambiente discutido durante esta reunión.
Introducción a la propuesta de evento
Así que usted tuvo una reunión inicial con su cliente y ya tiene una idea en mente de lo que él quiere para su evento. Y descargó algunas plantillas generales para empezar a escribir la propuesta.
Ahora usted puede mirar fijamente una pantalla en blanco de la computadora que se pregunta qué debo incluir en la oferta de la planificación del acontecimiento.
Cada propuesta debe ser escrita pensando en el cliente.
La planificación de eventos, es un negocio de servicios y es ese servicio, un toque personal y enfoque creativo que hace que un evento no sólo sea exitoso sino memorable. Y los eventos que son memorables pueden lograr un largo camino en la generación de nuevos clientes para su negocio.
Así que póngase a preparar su propuesta en un tono y estilo que lo refleje a usted y a su negocio.
Presente su idea de evento de tal manera que sea claro para su cliente que está incorporando sus pensamientos, esperanzas y preocupaciones en su enfoque de este evento.
Comprender las necesidades de su cliente es muy importante y transmitir esto en su propuesta puede hacer la diferencia entre ellos contratar a usted oa alguien más.
Qué incluir en una propuesta de servicio de planificación de eventos
Introducción
Comience con una breve introducción de usted y su negocio de planificación de eventos. Incluya detalles como cuánto tiempo ha estado en el negocio y su experiencia profesional.
Descripción del evento
Esta sección siguiente es un resumen del evento real. Esto debe incluir los detalles proporcionados durante su reunión, tales como la meta del evento, el calendario general, el número de invitados y los posibles lugares.
Servicios prestados
Esta sección es particularmente importante.
El cliente necesitará saber – específicamente – qué servicios usted proporcionará para este evento. Una lista de verificación es una gran manera de mostrar los diferentes servicios que se incluyen.
Esto funciona bien para funciones más pequeñas, tales como una reunión para dar un anuncio empresarial o una cena de celebración, es fácil para el cliente para ver lo que va a hacer y los vendedores que va a utilizar.
Para eventos más grandes que tengan múltiples funciones, como una hora de cóctel o un almuerzo, es posible que desee crear secciones para cada aspecto del evento y luego enumerar los servicios proporcionados en cada sección.
Muestre su trabajo
Si ha planificado eventos similares en el pasado, incluya fotos de estos eventos para mostrar su trabajo. Estas imágenes pueden ayudar literalmente al cliente a ver lo que puede hacer.
Dinero dinero dinero
Mientras que el cliente puede estar leyendo su propuesta teniendo en cuenta todos los detalles e imágenes del evento que imagina, también es muy posible que tenga la mente puesta en llegar a la sección que habla de dinero. A menudo, es una parada abrupta.
Para tratar de evitar esto, no cambiar repentinamente el idioma o el tono de su propuesta en todos los negocios y los hechos. Título de esta sección “Costos Propuestos” y seguir orientando al cliente a través de los aspectos de este evento mediante la articulación de los costos. Ayude a su cliente a ver su propuesta como una serie de pasos, cada uno con diferentes servicios y costos relacionados.
Proporcione un resumen detallado que enumere el precio de cada artículo y su propósito. Por ejemplo, si el cliente está contratando un servicio de catering, indique el número de servidores, el costo por hora y el costo total de la duración del evento.
Utilice este método para cada elemento de línea, describiendo cada uno de ellos para que el cliente pueda seguir visualizando el evento y comprender el costo relacionado.
Sólo después de que estas secciones es cuando usted detalla todos los costos, los califica en la parte inferior de su propuesta para enumerar el costo total del evento. Si ofrece descuentos para reservar con antelación, destaque justo debajo del número final.
Clausura
La última pieza de su propuesta es un agradecimiento por su consideración. Proporcionar información de contacto, incluyendo sitio web, dirección de correo electrónico y número de teléfono para que los clientes potenciales pueden ponerse en contacto con usted con cualquier pregunta o – mejor aún – para contratar a usted para el trabajo.