Cómo escribir un plan de negocios de planificación de eventos

Es la hoja de ruta para su negocio de eventos

Como planificadores de eventos, sabemos lo importantes que son nuestras habilidades organizativas en la planificación y ejecución de un evento exitoso. Pero como un negocio de planificación de eventos , puede pasar por alto la importancia de tener un plan de negocios para mantenerlo organizado y en el buen camino en la operación de imagen grande de su negocio.

Escribir un plan de negocios de planificación de eventos es más fácil de lo que piensas. Siga los pasos a continuación para comenzar.

¿Qué es un plan de negocios de planificación de eventos?

Básicamente, un plan de negocios de planificación de eventos es un documento que describe los principales aspectos de su negocio. Se articula lo que es el negocio, su objetivo, cómo funciona, la estructura y otros elementos importantes.

¿Necesita un plan de negocios?

Tal vez usted está comenzando su negocio de planificación de eventos y como es tan nuevo se preguntan si debe dedicar tiempo a desarrollar un plan. O bien, puede haber estado operando ya desde su mesa de comedor durante los últimos meses y todo parece estar funcionando bien.

De cualquier manera, un plan de negocios es un componente importante de su empresa. Al igual que usted tiene una lista de verificación de planificación de eventos para explicar el objetivo de un evento, el presupuesto, el público objetivo y similares; un plan de negocios pondrá sus objetivos por escrito y mantenerlo centrado en los objetivos a largo plazo de su planificación de eventos de negocio.

¿Qué debe incluir en su plan de negocios de planificación de eventos?

  • Descripción: El primer aspecto de su plan de negocios es una descripción de quién es usted o lo que desea que sea su negocio. Esto puede ser tan simple como sólo unas pocas frases. Por ejemplo, “ABC Eventos es un negocio de planificación de eventos de servicio completo …” o “ABC Eventos se especializa en la planificación de bodas …”. Capta la idea.
  • Objetivo: ¿Cuáles son los objetivos de su negocio? ¿Usted está apuntando a ser el principal organizador de eventos en su ciudad o usted tiene en su mira una meta más alta?
  • Estructura: ¿Cómo se estructura su negocio? ¿Es usted el único operador o tiene socios o personal de apoyo? Si tiene empleados, describa sus responsabilidades laborales.
  • Productos y servicios: ¿Qué productos y servicios ofrece su empresa? Incluya todo, desde la negociación de contratos hoteleros hasta la contratación de vendedores y la provisión de personal en el sitio.
  • Mercado objetivo: ¿Quiénes son sus clientes potenciales?  ¿Qué segmento quiere atraer a su negocio de planificación de eventos? Identifique a las personas que estarían interesadas en sus servicios.
  • Marketing: ¿Cómo comercializará su negocio para atraer clientes? ¿Tiene planes para un sitio web? ¿Va a utilizar las redes sociales? ¿Organizará eventos de negocios locales?
  • Finanzas: ¿Cómo va a manejar los costos iniciales de la conducción de su negocio? ¿Cómo se procesa la facturación y los pagos?

Comenzar de cero

No vaya a doblar su plan de negocio dentro de un cajón

No escriba un plan de negocios, compruébelo en su lista de tareas pendientes y sáquelo del cajón.

Este plan de negocios, es la hoja de ruta para su negocio de planificación de eventos. Manténgalo cerca para que nunca pierda de vista por qué comenzó este negocio, de qué se trata, a dónde quiere llegar y cómo planea llegar allí.

Como con cualquier cosa en la vida, es fácil desviarse de su misión cuando se presentan obstáculos o oportunidades tangenciales. Utilice su plan de negocios de planificación de eventos para mantenerse en el buen camino. Reevalúe su plan de negocios cada tres meses y determine si necesita modificar algo para reflejar los cambios en su negocio de planificación de eventos.

Una lista de cosas que funcionan

Cómo usar su lista de tareas para hacer más y sentirse mejor

Hemos hecho todas las listas de tareas pendientes. De alguna manera nunca parece haber suficientes horas en el día para lograr todas las cosas en su lista de tareas pendientes. Aquí hay un sistema que nos funciona, y puede funcionar para usted también.

Una lista no es suficiente

Hacer una “lista de cosas que hacer” no es suficiente. Tienes que clasificarlos. Tienes que saber qué tareas son más importantes para que puedas concentrarte en ellas. Entonces usted tiene que asignar recursos a esos artículos, medir su progreso, y recompensarse por sus éxitos.

negocios iniciando

Clasificación

Enumere todos sus elementos de tareas pendientes en una hoja de cálculo, aunque también puede hacerlo en papel. También puede ponerlos en su computadora o teléfono inteligente, escribirlos en su calendario, o introducirlos en un software de gestión del tiempo.

El primer paso es enumerar todo lo que tiene que hacer. A continuación, asignar un rango a ellos para que pueda centrarse en los elementos importantes. Puede tomar como referencia el Principio de Pareto – La Regla 80-20.

La Regla 80/20 significa que en cualquier situación, el 20 por ciento de los insumos o actividades son responsables del 80 por ciento de los resultados o resultados. En el caso de Pareto, significaba que el 20 por ciento de la gente poseía el 80 por ciento de la riqueza. Los directores de proyectos saben que el 20 por ciento del trabajo (el 10 por ciento y el 10 por ciento) consumen el 80 por ciento del tiempo y los recursos. 

Otros ejemplos que puede servirle:

  • El 20% de sus clientes le producen el 80% de sus ingresos  
  • El 80% de sus quejas provienen del 20% de sus clientes. 
  • El 20% de sus productos me generan el 80% de los problemas de calidad 

Utilice una clasificación A, B, C. La lista A es lo que tengo que hacer hoy antes de irme. La lista B es cosas que necesitas hacer, pero no necesariamente hoy. Por último, la lista C es lo que necesita para encontrar tiempo para hacer pronto.

Usted puede averiguar muy rápidamente que las cosas en la lista C, e incluso la lista B, nunca se acaban de hacer. En una posición de Gerente de Marketing hace varios años, me encontré cada vez más frustrada con mi lista A. No sólo no estaba consiguiendo a través de ella todos los días, como siempre lo había hecho antes, sino lo peor es que la lista A seguía creciendo.

Fue entonces cuando me di cuenta de lo que tenía que hacer para que mi lista de To-Do trabajará para mi, y no al revés. Y fue cuando desarrollé este sistema que me ha funcionado perfectamente desde entonces.

Gestión del tiempo

No bastaba con saber lo que era importante, lo que hizo la lista A. También necesitaba saber cuánto tiempo tomarían y cuánto tiempo tendría que dedicar a ellos. He añadido una columna a mi lista de tareas con el tiempo estimado que cada tarea me iba a tomar para finalizar y una columna adyacente con el total acumulado.

Entonces hice un simple estudio de tiempo. A medida que iba haciendo cada tarea anoté lo que hice y los tiempos de inicio y final. Seguí así durante todo un día. Luego lo repetí un par de semanas después en otro día. No fue una encuesta exhaustiva por ningún medio, pero me dio una idea. Como Gerente de Marketing, gran parte de mi día fue ocupado por interrupciones  y lidiar con diversos eventos que sucedían, crisis que surgieron, o problemas que tuvieron que ser resueltos. En promedio, estas interrupciones consumían cuatro horas al día. Ya que normalmente trabajo un día de diez horas, lo que me dejó seis horas al día para las cosas en mi lista de tareas pendientes.

Cada noche, antes de salir de la oficina, actualizaba mi lista de tareas pendientes. Elimine las cosas que había completado, delegado o degradado, y agregaría las cosas nuevas que se habían presentado, reordenar las prioridades para obtener las tareas más importantes y asignaría el tiempo estimado a cada una. Luego bajaba la lista hasta las seis horas y dibujaba una línea. Eso se convirtió en mi objetivo para el día siguiente.

Recompénsate

Cada día, esa línea se iba distribuyendo en algún lugar de mi lista. Raras veces estaba cerca del final. Sin embargo, ese era mi objetivo. Si golpeaba o pasaba la línea, me fui a casa sintiendo que había sido un día productivo y exitoso.

En vez de castigarme o reprocharme por las cosas que no había podido conseguir, me reconocía mi éxito en haber cumplido o logrado mi meta. Al día siguiente, tenía que empezar todo de nuevo y llegar a la nueva meta, pero lo hice desde la perspectiva de construir sobre el éxito anterior en lugar de la frustración de tener constantemente que cambiar.

Necesitas un sistema

Para tener éxito, usted tiene que desarrollar un sistema para administrar su tiempo para que pueda hacer más en el tiempo que tiene. Si su línea de objetivo en su lista de tareas está siempre cerca de la parte superior, su jefe va a empezar a buscar a alguien que puede trabajar un poco más abajo en la lista todos los días. A continuación, echa un vistazo a algunos recursos para ayudarle a hacer un mejor trabajo de gestión del tiempo.

Administrar este problema

Enumere las tareas que tiene que hacer. Priorice aquellos que son importantes, no sólo urgentes.

Tenga un plan para lo que debe hacer cada día y trabaje hacia ese plan. Recompénsate cuando encuentres o superas tu meta.

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Por |2017-10-01T11:53:02+00:0026 septiembre, 2017|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios