Cómo escribir un informe posterior al evento para obtener estadísticas procesables

Crear un informe posterior al evento es una parte esencial de cualquier evento que haya organizado. Esto se debe a que informar sobre un evento les proporciona a usted y a su cliente información valiosa sobre cuán efectivo fue realmente el evento.

Además, dichos informes de eventos lo ayudan a planificar de manera más efectiva en el futuro. Dado que un informe de evento implica una gran cantidad de datos con respecto al número de asistentes, los gastos, los ingresos y otra información similar, la recopilación de todos los datos juntos puede revelar algunas tendencias muy interesantes y, por lo tanto, le permiten tomar decisiones adecuadas en el futuro.

Sin embargo, escribir un informe sobre un evento no es algo fácil de hacer. Como tal, aquí encontrará algunos buenos consejos y pautas sobre cómo puede escribir un informe perfecto para usted y su cliente.

Crear informes de datos para su informe

El informe de datos es una de las habilidades más importantes que una organización de eventos necesita poseer.

Esto se debe a que son esos mismos datos los que le ayudarán a analizar la efectividad de su evento en términos objetivos y lo ayudarán a planificar de manera adecuada.

En EventoCorp poseemos todas las herramientas necesarias para crear un informe significativo. Le generamos a nuestros clientes informes por categorías y con la data organizada según diversos criterios.

Sin embargo, el informe de datos también implica recopilar datos y presentarlos de una manera que sea comprensible.

Simplemente incorporar grandes conjuntos de datos y tablas no tendrá ningún significado y, por lo tanto, no será útil para revelar ideas.

La representación de datos puede volver a ser una tarea difícil debido que requiere que esté familiarizado con los métodos de representación, como gráficos circulares, gráficos de barras, gráficos de líneas, etc. Además, cada tipo de datos debe representarse adecuadamente.

Por ejemplo, los datos cualitativos, que incluyen información como los tipos de boletos que más se vendieron, o cuán satisfechos estuvieron los asistentes con el evento en general, se representan más adecuadamente a través de gráficos de barras.

Además, los datos que seleccione para informar deben ser relevantes. Es decir, cosas como la cantidad de asistentes, la relación hombre-mujer, los niveles de satisfacción, los tipos de asistentes, son todas piezas importantes de información que pueden ayudarlo a usted o a su cliente a conocer más sobre el evento.

¿Cómo analizar sus datos tecnológicos del informe?

El análisis de los datos que ha recopilado es otra tarea exigente en sí misma. Una cosa que debe aclararse aquí es que la recopilación de datos para un evento y su presentación es completamente diferente del análisis de datos.

Los datos del informe del evento deben analizarse exhaustivamente para poder tomar decisiones importantes. Tal análisis implica estudiar los patrones que pueden revelar los datos que ha recopilado.

Por ejemplo, su informe puede incluir el tipo de asistentes que estuvieron presente en el evento. Esto puede revelar que la mayoría de los asistentes eran profesionales con experiencia en tecnología.

Puede usar esta información para comercializar su evento de manera más efectiva en términos de centrarse en profesionales que sean expertos en tecnología, o aquellos que estén asociados con la industria de la tecnología en cualquier capacidad.

Preparándose para escribir un excelente informe de recapitulación de eventos

Un evento no termina hasta después de que los asistentes se van. Hay muchas cosas que debe hacer después de que el evento esté listo para los asistentes.

No es de extrañar, la mayor parte tiene que ver con la elaboración de un informe de recapitulación posterior al evento.

En el mundo de los eventos y los medios, un informe es tan bueno como oportuno. Es decir, el informe debe prepararse lo antes posible para que siga siendo relevante.

Esto se debe a que las tendencias económicas y las preferencias individuales cambian instantáneamente. Por lo tanto, las decisiones basadas en información desactualizada pueden ocasionar pérdidas significativas.

Como tal, siempre se recomienda preparar informes dentro de los dos días posteriores al evento. Esto asegura que los hallazgos son relevantes, y que las decisiones tomadas tienen muchas menos probabilidades de fallar. De hecho, los informes no deben demorarse más de dos semanas.

Sin embargo, escribir un informe de evento en un período tan corto de tiempo está lejos de ser posible. Por lo tanto, lo siguiente le proporcionará algunos consejos que puede seguir para elaborar un informe exhaustivo en el menor tiempo posible.

Buenas notas

Muy esperado, la parte más importante de escribir un informe de evento es tomar notas de las cosas que están sucediendo mientras el evento está en curso. Esto asegura que presta más atención a cómo se está desarrollando el evento.

Debe asegurarse de que las notas capturen todas las curiosidades importantes, como el número de asistentes, el entorno general, las partes que le gustaron o no a la audiencia, etc.

Mientras toma apuntes, es aconsejable escribir todo lo que pueda. Esto asegura que puede extraer suficiente información cuando está escribiendo el informe real.

Fotos

Tomar fotos puede no ayudarle con la redacción de su informe directamente. Sin embargo, le permite crear una buena relación con el público. Además, puede ser requerido por su cliente para fines administrativos.

Además, se puede usar para crear perfiles en el futuro para varias actividades de marca y marketing.

No obstante, asegúrese de que la política de eventos le permite tomar fotografías en primer lugar. En segundo lugar, obtenga permiso de la audiencia antes de tomar sus fotos. Esto se debe a que algunos asistentes prefieren no ser fotografiados.

Audio y video

Si es posible, siempre es una buena idea grabar todo el evento o cualquier sesión importante en el evento.

Esto se debe a que se puede hacer referencia a esas grabaciones en el futuro, para evaluar cómo se desarrolló el evento y cuáles fueron las dinámicas con respecto a cómo se organizó el evento.

Sin embargo, no olvide incluir una pequeña descripción debajo de un video clip o una secuencia de comandos de audio en el informe. Esto ayudará al lector a conocer la importancia del contenido.

Otros materiales necesarios

Otra información relevante puede incluir las opiniones de los asistentes o cualquier otra cosa que considere relevante.

Esto también puede incluir contenido asociado con presentaciones de ciertos oradores en el evento, la cartera de ciertos profesionales y otra información similar.

Escribir su informe posterior al evento

Ahora que tiene todo el material requerido, es hora de que comience a escribir el informe real. Como cualquier otro informe, puede seguir una estructura predefinida de comenzar con una introducción, el cuerpo principal y una conclusión.

La introducción necesita resaltar de qué se trató el evento y por qué se escribe el informe. El organismo debe incluir todas las estadísticas e información relevante que haya recopilado a través de sus notas junto con descripciones de videos y audios.

Además, el cuerpo debe tener su análisis basado en los datos que recopiló. Esto debería ir seguido de recomendaciones y una conclusión al final.

 

Publicando su informe posterior al evento

Puede publicar el informe en su sitio web a través del blog de su empresa, o puede conseguir que los organizadores de la conferencia lo ayuden a obtener un alcance más amplio para su informe.

Además, otras organizaciones pueden estar buscando informes para fines de minería de datos. Por lo tanto, pedirles que publiquen su informe en su propio sitio web, a cambio de proporcionarles el informe, puede darle a su pieza un impulso significativo.

 

Conclusión

Escribir un informe de recapitulación posterior al evento puede ser una tarea considerable. Sin embargo, ofrece una serie de beneficios en términos de proporcionarle información clave, con base en la cual puede tomar decisiones críticas con respecto a su evento.

Siga los pasos mencionados anteriormente, y tendrá un informe perfecto en muy poco tiempo. Los eventos que organiza merecen informes de finalización accionables: comience y aprenda a automatizar sus experiencias posteriores al evento.

Por |2017-12-20T16:45:22+00:0020 diciembre, 2017|Categorías: Marketing de Eventos|Sin comentarios