Cómo convertirse en un organizador de eventos: una guía paso a paso para principiantes

La planificación de eventos, se ha convertido en una de las carreras más prometedoras en el mercado laboral actual.

Esto no solo se debe a la gran cantidad de clientes que siempre están atentos a planificadores de eventos creativos, sino también porque la tecnología en constante evolución está impulsando a la industria mucho más.

La planificación de eventos, sin embargo, es un término general que consiste en una serie de profesiones dentro. Es un campo diverso y que requiere que el individuo sea enérgico, creativo y hábil para manejar cambios y circunstancias imprevistas.

Una de las vías para ingresar a esta industria es convertirse en un planificador de eventos. Convertirse en un planificador de eventos profesional requiere, entre otras cosas, una buena cantidad de experiencia y, obviamente, una formación formal.

Entonces, veamos cuáles son las cosas que debe hacer para convertirse en un planificador de eventos que esté más preparado para enfrentar nuevos desafíos y cortejar a sus clientes.

Decida en qué tipo de planificador de eventos le gustaría convertirse

La planificación de eventos, como se mencionó anteriormente, es un vasto campo y esto implica que, como cualquier otra profesión diversa, debe elegir un nicho que se adapte mejor a su personalidad y preferencias.

Un nicho es simplemente un área de especialización en la que le gustaría trabajar. Por ejemplo, la planificación de eventos se puede dividir en tres grandes categorías:

  1. planificación de eventos corporativos,
  2. planificación de eventos sin fines de lucro
  3. planificación de eventos sociales.

Cada flujo tiene sus propias ventajas y desventajas. Debe elegir el que cree que le dará el tipo correcto de equilibrio entre el trabajo y la vida junto con una cantidad razonable de sueldo.

Para tener una idea de los diferentes tipos de trabajos de planificación de eventos, veamos las diversas rutas profesionales que puede seguir como planificador de eventos.

Consultoría independiente / planificación de eventos sociales

Si cree que disfruta de horarios flexibles y desea mantenerse al margen de todas las políticas de la oficina, mientras trabaja desde su oficina en casa cómodo con un pequeño equipo de proveedores, puede considerar convertirse en un consultor de planificación de eventos.

Puede asumir los trabajos que más le interesan, y tal vez convertirse en un planificador de fiestas. Puede elegir trabajar para ciertos nichos, como organizar bodas privadas, fiestas de cumpleaños para niños, pequeñas funciones para un hotel y mucho más.

Planificador de eventos corporativos

Si siente que trabaja bien en un entorno de oficina donde puede ser parte de la organización de eventos para marcas conocidas, entonces convertirse en un planificador de eventos a tiempo completo puede ser el camino correcto para usted.

Los planificadores de eventos corporativos, tienen un calendario apretado y deben ser muy colaborativos, debido que deben trabajar con diferentes proveedores externos para planear eventos.

Los eventos corporativos, pueden ser grandes y en su mayoría implican promocionar una marca en particular.

Aunque a veces esto puede ser divertido, puede ser bastante exigente, debido que puede requerir que trabaje largas horas y cumpla con plazos ajustados.

Organizaciones sin ánimo de lucro

Los planificadores de eventos que trabajan para la industria sin fines de lucro pueden trabajar en algunas de las tareas más agradables y satisfactorias.

Esto se debe a que los eventos para las ONG pueden incluir campañas de recaudación de fondos, eventos deportivos que crean conciencia sobre una causa determinada, e incluso implican trabajar con organizaciones con fines de lucro para fines de Relaciones Públicas.

Como tal, puede ser bastante diverso y adecuado para alguien que ama intentar algo nuevo y desafiante.

Convertirse en un planificador de eventos, por lo tanto, significa comprenderse a sí mismo y saber qué nicho es el mejor para usted.

Comprender los deberes de un planificador de eventos

Como ya se habrá dado cuenta, ser un planificador de eventos puede implicar hacer malabares con varios deberes al mismo tiempo.

Sin embargo, sus deberes se pueden dividir en 3 categorías distintas:

  1. Antes de un evento,
  2. Durante el evento
  3. Después de un evento.

1- Deberes antes de un evento

Coordinación con el cliente. Antes de que ocurra un evento, un planificador de eventos necesita colaborar con los clientes para comprender el alcance, la dinámica y los costos asociados del evento. Esto también incluye cuándo y dónde tendrá lugar el evento.

Búsqueda de proveedores. El siguiente paso importante es coordinar con los proveedores. El planificador de eventos, esencialmente toma ofertas de varios proveedores que incluyen proveedores de equipos, servicios de restauración, etc.

Planificación de agenda. Como planificador de eventos, deberá comprender a fondo lo que el cliente intenta lograr a través del evento. En función de esto, deberá ponerse en contacto con oradores relevantes que puedan presentar el tema.

2- Durante el evento

La siguiente línea de responsabilidades ocurre durante el evento. Un planificador de eventos profesional sabe lo importante que es mantener contentos a los invitados durante todo el evento.

Como tal, deberá asegurarse de que se cumplan todas sus demandas, y de que todo funcione sin problemas.

Tendrá que asignar tareas a su equipo, y asegurarse de que cada miembro del equipo tenga un rendimiento eficiente.

Además, debe seguir tomando notas sobre cómo se está convirtiendo el evento. Estos serán útiles para compilar un informe en el siguiente paso.

Después del evento

Una vez que finaliza el evento, una cosa importante que debe hacer un planificador de eventos, es compilar un informe de todo el evento.

Esto incluirá cosas como, los costos e ingresos que se acumularon, la cantidad de personas que aparecieron, etc.

En este momento es el momento de crear encuestas posteriores al evento, y llegar a los asistentes preguntando su opinión sobre el evento. Todo esto le ayudará a planear mejor en el futuro.

Adquirir experiencia y entrenamiento

Como se habrá dado cuenta, convertirse en un planificador de eventos implica una serie de tareas y requiere una gran cantidad de conjuntos de habilidades para tener éxito en el campo.

Como tal, cada planificador de eventos tiene que comenzar pasando por una capacitación formal, y adquirir experiencia para convertirse en un coordinador de eventos.

Un curso en hotelería, comunicaciones o relaciones públicas es una buena idea para ganar. También puede obtener un título especializado en planificación de eventos.

Esto le permitirá estudiar cursos relacionados con la gestión de eventos, marketing, etc.

Es posible que deba realizar algunos trabajos de nivel inicial en la planificación de eventos ingresando en empresas de gestión de eventos.

Obtener experiencia trabajando en un estudio también es ideal, debido que le permitirá comprender mejor cómo funciona la industria de planificación de eventos.

Perseguir la capacitación formal

Además de obtener un título, también puede buscar un entrenamiento adicional. Puede hacerlo registrándose en algunos cursos en línea que ofrecen cursos de capacitación en diversas disciplinas de planificación de eventos.

También puede asistir a seminarios web para mantenerse actualizado en sus conocimientos sobre la industria.

Construya una cartera

A lo largo de su carrera de planificación de eventos, una cartera convincente lo ayudará mucho a conseguir conciertos y clientes más grandes.

Verifique dos veces para asegurarse de haber guardado las notas de los eventos desafiantes que debe organizar.

Además, clasifique sus planes de eventos según el nicho. Por ejemplo, los eventos de bodas deben estar separados de los eventos corporativos.

Obtener la certificación y trabajar como planificador de eventos

Si realmente desea comenzar a ejecutar, vale la pena convertirse en un planificador de eventos certificado. Esto no solo aumentará su credibilidad, sino que también lo ayudará a atraer clientes más respetables.

Sin embargo, necesitará tener al menos tres o cinco años de experiencia para obtener la certificación. Complete un programa de certificación con una asociación de planificación de eventos acreditada

Conviértase en miembro de una organización comercial relevante

Una vez que completa una certificación, se puede convertir automáticamente en miembro de la asociación comercial perspectiva desde la que completó el programa. Sin embargo, es posible que deba pagar una tarifa anual para renovar su estado de membresía.

Los planificadores de eventos, que son miembros de dichas asociaciones se benefician del aprendizaje permanente, debido que ofrecen educación continua y seminarios que lo ayudarán a mantenerse al día sobre las tendencias actuales de la industria.

Comience a trabajar como un planificador de eventos certificado

Una vez que haya obtenido la certificación y haya logrado ser miembro de una asociación de comercio, también puede comenzar a tomar proyectos más grandes y quizás crear su propio negocio.

Para comenzar su propia empresa de planificación de eventos, deberá reunir un equipo y asegurarse de tener contactos sólidos con diferentes proveedores.

Además, utilice las muchas plataformas de planificación de eventos en línea como Eventbrite, para comenzar y establezca un sitio web para llegar a un público más amplio.

Conclusión

Los planificadores de eventos, tienen algunas de las habilidades más demandadas a nivel mundial en la actualidad.

Como tal, este resumen general lo guía en términos de cómo convertirse en un planificador de eventos, y lo ayudará a obtener una posición firme en la próspera industria de planificación de eventos.

Comience con EventoCorp, y haga que la planificación de eventos sea su misión en la vida.

 

Por | 2017-12-20T15:52:51+00:00 20 diciembre, 2017|Categorías: Marketing de Eventos|Sin comentarios