5 consejos para evitar No-Shows en su próximo evento

Profesionales de eventos, ¿cómo se siente cuando escucha las dos palabras “no show”? Supongo que suena como un “virus Zika” para las mujeres embarazadas.

Al igual que las futuras madres temen que su hijo nazca con una cabeza pequeña, nos sentimos temerosos al imaginar que nuestra creación podría ser una decepción para los patrocinadores, nuestro jefe y el público con demasiados asientos vacíos.

La peste de “no show” ocurre tanto en los eventos gratuitos como en los pagos, sin importar cuan avanzada sea nuestra tecnología de ticketing que estemos usando.

Puede haber una serie de razones por las cuales los registrantes no se presentan al evento. Los planes cambiaron, la emoción se redujo, no hubo dinero involucrado, etc. La lista continúa.

Aunque no podemos deshacernos totalmente de las ausencias, hay ciertas formas de maximizar las posibilidades de que su evento este full de asistentes.

¡Aquí están los 5 consejos para evitar que no se presenten en su próximo evento!

1. La comunicación es clave

¿Alguna vez ha experimentado esta situación: te registras para un evento y te olvidas por completo después de eso? Sí, apuesto a que sí. Le puede pasar a todos. Es por eso que la comunicación constante, es clave para convertir los registrantes en asistentes.

Hay cuatro cosas que debe hacer para mantener una buena comunicación con los registrantes y establecer una relación con ellos. Una relación es muy importante. Los amigos que no pueden asistir a la fiesta siempre nos avisan con anticipación.

Programar recordatorios: según qué tan temprano esté abierto el registro para su evento, configure su calendario de recordatorios en consecuencia. Aconsejamos que haya al menos 4 recordatorios: un mes, 2 semanas, 1 semana y 1 día antes del evento. Con recordatorios tan oportunos, no hay forma de que los registrantes puedan olvidarse de su evento.

Involucrar a los solicitantes de registro: primero conozca quiénes están utilizando un CRM de evento, luego diseñe campañas de marketing dirigidas a diferentes grupos de solicitantes de registro. Haga que se sientan motivados para asistir a su evento en todo momento haciendo hincapié en lo que se perderían si no asistiera a su evento por medio del correo electrónico.

Crear una sociedad: cuando se inscriba para un evento en Eventbrite por ejemplo, generalmente el organizador del evento se comunicará con usted y le invitará a compartirlo con otras personas. Puede unir a los registrados, y que ellos comprueben quien asistirá al evento y si encuentran algunas personas interesantes, esperará el encuentro en su evento.

También debe aprovechar las redes sociales para crear un rumor para su evento. 

Solicite la actualización de RSVP: esto es importante, pero a menudo es ignorado por los profesionales del evento. Puede preguntarles a sus registrados al evento si asistirán 3 días antes del evento. También se les puede hacer saber que hay varias personas en la lista de espera, por si no van asistir dejen a otros asistir. Por lo general, los que no podrían hacerlo le responderán con prontitud.

2. Configurar una lista de espera

Eso es lo que las aerolíneas deben hacer si no quieren volar con aviones medio vacíos. También deben hacerlos los organizadores del evento si no quieren terminar con los asientos vacíos.

Envíen correos electrónicos directos para notificar a las personas que figuran en la lista de espera sobre los lugares recién liberados, usted venderá las entradas a estas personas incluso más rápido que si no estuvieran en la lista de espera en primer lugar. Tendrán ganas de asistir y no quieren perder esta oportunidad de registrarse para su evento.

3. Venda entradas en el sitio

¿No fue capaz de vender todas las entradas de forma online? Sin preocupaciones. Todavía puede vender el resto en el sitio durante el tiempo de registro del evento.

ATENCIÓN, deberá mantener esta opción en secreto hasta los últimos días antes de su evento. Eso es para evitar que las personas difieran la decisión de comprar boletos hasta el último minuto.

Tendrá la última oportunidad de conseguir que más personas se registren y asistan a su evento. Recuerde notificar a los asistentes sobre las entradas disponibles para vender en el sitio debido que pueden venir con colegas o amigos.

4. Regalar boletos a los medios

Si prevé una cantidad ineludible de personas que no se presentarán, considere regalar boletos a los medios, bloggers y personas influyentes en las redes sociales.

Es posible que no aparezcan también, pero si el 50% de ellos lo hacen, esta es una gran manera de llenar los asientos vacíos, y posiblemente obtener cobertura de medios adicional y relaciones públicas para su evento.

no asistieron a mi evento

5. Cargo adicional por “no show”

Un último recurso para detener la plaga de “no-show” para eventos gratuitos es involucrar dinero, como se esperaba. El dinero es una fuerza impulsora detrás de la tasa de asistencia de su evento.

Una vez asistí a un evento gratuito que requería una pequeña tarifa de registro que se reembolsaría a los asistentes después del evento. Otra opción, es incluir un pago incurrido para las personas que se registran pero que no aparecen en los términos y condiciones del ticket.

En caso de que tenga una serie de eventos y una gran cantidad de personas en la lista de espera, es posible que desee rechazar los no-shows repetidos para registrarse para el próximo evento.

Ese fue el caso de mi universidad cuando ofrecieron talleres gratuitos a estudiantes, y este método me evitó perderme los talleres a toda costa.

Espero que los 5 consejos anteriores le ayuden a luchar contra una de las cosas más odiadas por los organizadores del evento.

La conclusión de este artículo es no eliminar las ausencias. No-shows siempre sucederá sin importar qué. Por el contrario, es lo mejor que puede hacer para mantener a los solicitantes de registro entusiasmados con la asistencia a su evento hasta el final, y para que actualicen su RSVP oportunamente.

¿Tiene alguna forma adicional de lidiar con las ausencias? Háganos saber en los comentarios.

Por | 2017-12-04T15:47:19+00:00 4 diciembre, 2017|Categorías: Marketing de Eventos|Sin comentarios