5+ aspectos a tomar en cuenta al confirmar a los invitados de una fiesta

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Cuando planeamos una fiesta, gran parte del éxito de esta la dictan los invitados. Podemos haber producido un evento increíble, pero si la cantidad de asistentes es mucho menor a lo que se tenía planeado, hay un problema.

Si al contrario, el número de personas que llegan sobrepasa la capacidad instalada de la fiesta, la situación es igual de problemática.

Para que ninguno de estos dos temibles escenarios ocurra el esperado día de tu fiesta privada, debes poner en práctica los siguientes puntos al momento de confirmar a los asistentes al evento, porque sí, este es un paso que no debes saltarte.

Aspectos a tomar en cuenta al confirmar la asistencia

No basta con entregar invitaciones físicas y/o digitales, si quieres tener un mayor control con respecto a lo que ocurrirá en la fiesta, una de las cosas que debes tomar en cuenta es que exista un control de los invitados.

Esta es una actividad que puedes delegar en alguien porque es sencilla, pero si no se realiza puede ocasionar inconvenientes el día de la fiesta así que lo recomendable es prevenir.

  • Para que puedas realizar la confirmación de asistencia con éxito, es necesario que la persona que lo vaya a realizar tenga a la mano el listado de los nombres de los invitados a la fiesta con la cantidad exacta de personas que cubre cada invitación al evento. Por ejemplo: Juan Álvarez (2), Constanza Silva (3) con sus respectivos números de teléfono.

La confirmación se debe realizar al menos 1 semana por anticipado para que se puedan llenar los asientos de las personas que declinen la invitación.

  • La mejor manera de realizar estas confirmaciones con llamadas cortas realizadas por una persona ajena a la familia anfitriona o al organizador del evento.

Para que la llamada sea corta y no intervenga con la rutina o las ocupaciones de los invitados al evento es necesario que ya exista un guión (speech) claro de lo que se le va a decir al interlocutor, este debe contener lo siguiente:

  1. Lenguaje claro, preciso y educado.
  2. Recordatorio de la fecha, día, hora y lugar exacto del evento.
  3. Énfasis en la cantidad de invitados asignados en su tarjeta de invitación.
  4. Recordatorio del tipo de vestimenta (cocktail, etiqueta o rigurosa etiqueta y definición de estos términos en caso de que el invitado lo requiera)
  5. Recomendaciones generales, como llegar puntualmente, usar abrigo -en caso de que sea necesario-, informar si se permiten o no niños/mascotas, sí hay estacionamiento en el recinto o es preferible usar taxi, entre otros.
  • En caso de que durante la llamada el invitado diga que necesita llevar a alguien más, es necesario que se le recuerde educadamente que se tiene una cantidad de invitados límite, por lo que no se puede sobrepasar la cantidad de personas indicada en su invitación.

Precisamente para estos casos es que es preferible que las llamadas sean realizadas por alguien ajeno a la familia, para no poner en una situación incómoda a los anfitriones y los invitados.

En caso de que alguien insista diciendo, por ejemplo, que su grupo familiar es de 4 personas, pero su invitación solo dice 2, se debe escribir su nombre y su caso en una lista aparte que se deberá discutir con los anfitriones.

Luego de haber conversado cada caso de esa lista con los anfitriones y/o organizador de la fiesta, se procederá a hacer una segunda ronda de llamadas para informar en lo que se haya quedado.

Si definitivamente no se puede aceptar más personas, después de saludarle se le dirá a al invitado algo como: “Su invitación es para dos personas y estaremos encantados de recibirlos a ambos, en caso de que no pueda asistir bajo estas condiciones, le haré saber a los anfitriones que no nos podrá acompañará en el evento”.

  • Una vez estén confirmados todos los invitados a la fiesta, se procede a realizar una lista con sus nombres en orden alfabético y colocando al lado del nombre la cantidad de personas invitados en su invitación y su lugar asignado en la fiesta (si es por mesa, sección o espacio). Ejemplo: Constanza Silva (3), mesa 8.

Esta lista será de gran utilidad al recibir a los invitados el día del evento, debido que solo se necesitará que el invitado diga su nombre y apellido para encontrarle rápidamente en el listado y poder dirigirle hacia su lugar.

Cuando no se tiene un orden en este aspecto, las personas de protocolo pueden tener muchas dificultades en la puerta al recibir a los invitados, haciéndolos esperar mientras los ubican en la lista, lo que demuestra falta de organización

  • La persona encargada de realizar las llamadas debe ser cálida, cortés, pero a la vez firme para poder llevar un control de la información y no dejarse sobrepasar por lo que su interlocutor pueda decirle, sino que se mantenga apegada al guión realizado previamente.

Si tú eres el encargado de realizar las llamadas y te cuesta decir la información claramente a los entrevistados debido al miedo a lo que ellos puedan pensar al respecto, no te preocupes, es parte de tu trabajo.

Para que lo puedas realizar correctamente es necesario que te sientas seguro al respecto, aprende cómo perder la timidez en Gananci y expresarte con seguridad en todas las situaciones.

 

Por | 2018-03-05T15:19:48+00:00 5 marzo, 2018|Categorías: Marketing de Eventos|Sin comentarios