4 factores importantes que debes considerar al elegir la locación para tu evento

El lugar de tu evento puede ser determinante en el éxito del mismo. Depende de si las personas pasarán un rato agradable, si podrán llegar, si tendrá estacionamiento, si estarán cómodas… Para tener éxito en todo, debes crear un plan que incluya todas las variantes, así que aquí tienes todo lo que debes considerar al momento de escoger un lugar adecuado.

  1. Ubicación

Probablemente ya hayas considerado esto. Para un evento local, es posible que estés buscando un lugar a una distancia razonable de la mayoría de los hogares o lugares de trabajo de los asistentes.

Si muchos asistentes viajarán desde fuera de la ciudad, un lugar cerca del aeropuerto o de sus hoteles será beneficioso. En cualquier caso, no te olvides de considerar el tráfico, el transporte y las opciones de estacionamiento.

¿Te gustaría reducir la posibilidad de que tus asistentes lleguen tarde? Bríndales una aplicación para eventos móviles, que es esencialmente un estándar en estos días.

Con los mapas de GPS, las indicaciones para llegar en automóvil y la información de estacionamiento/traslado al alcance de la mano, los asistentes se sentirán aliviados.

Si el lugar se encuentra dentro de un gran campus o instituto, los mapas con alfileres son especialmente útiles. Para eventos con exposiciones, carteles o sesiones paralelas, los mapas interactivos de interiores ayudarán a los asistentes a navegar convenientemente.

  1. Estacionamiento

¿Tiene el lugar un estacionamiento o servicio de valet parking? Un lugar con un estacionamiento es de lo que están hechos los sueños.

Si ese no es el caso, ¿hay estacionamientos cercanos que los asistentes pueden acceder y usar? Si no hay estacionamiento disponible, no te desanimes, debido que tiene algunas alternativas:

  • Puedes reservar estacionamientos cercanos para tus asistentes e incluir el costo en los precios de los boletos o hacer que los asistentes paguen cuando se estacionen.
  • Echa un vistazo a los descuentos de Uber y Lyft que se ofrecen para eventos. Puedes negociar con ellos para configurar esto y distribuir el código promocional a tus asistentes.
  • Proporciona una forma para que los asistentes compartan un viaje o un taxi con los demás. También sería una buena oportunidad para que interactúen entre ellos. Una aplicación de eventos como Whova proporciona el Tablero de anuncios y una función de chat grupal para ayudar con esto, así que compruébalo.
  • Puedes ofrecer estacionamiento con valet para el evento, incluso si el lugar no lo ofrece. Proporcionar una ayuda de cámara puede ser esencial si el evento es exclusivo, como una gala.
  1. Capacidad y mínimos

¿Cuál es la capacidad? Necesitarás conocer la capacidad de la sala de los lugares por varias razones. En primer lugar, 500 personas (si es tu tamaño de evento estimado) no pueden ingresar cómodamente en una sala con capacidad para 250 personas. Y segundo, hay códigos de seguridad y de incendios que el lugar debe respetar.

¿Cuáles son los mínimos de comida y bebida? Si tu lugar ofrece alimentos y/o bebidas y establece un monto mínimo para gastos de alimentos y bebidas (conocido como un mínimo de alimentos y bebidas), asegúrate de que los registros anteriores de alimentos y bebidas de los eventos anteriores estén en línea con el mínimo.

Si estimas un gasto de A y B mucho mayor que el que requiere el lugar, significa que serías un buen cliente para ellos. Negocia si pueden proporcionar un servicio complementario (por ejemplo, actualización de Wi-Fi) a cambio si tus gastos alcanzan cierto nivel.

  1. Servicios y comodidades

¿El lugar tiene una cocina y puede proporcionar catering para tu evento? Si es así, a menudo un lugar renunciará a la tarifa de la instalación y solo cobrará un pago inicial junto con el costo de los alimentos para cada asistente.

Aquellos lugares sin instalaciones de cocina pueden tener una asociación con un proveedor de alimentos que debes usar.

Es posible que desees comprobar su comida con antelación. Si no es lo suficientemente buena, puede crear un impacto negativo en las experiencias de los asistentes. Por lo tanto, ve a un lugar que sirva buena comida o que te permita traer vendedores de alimentos externos.

¿Tiene mesas, sillas y ropa de cama que puedes usar? Si un lugar tiene estos artículos, puedes ahorrar una gran cantidad de dinero y esfuerzo usando lo que tiene, suponiendo que coincida con tu tema y ambiente.

¿Tiene un equipo de configuración/limpieza? Si has encontrado un lugar que proporcione una instalación y limpieza, ¡alégrate! Este no es siempre el caso.

Si estos servicios no están disponibles, deberás construir tu equipo de eventos o buscar voluntarios. ¿Tiene capacidades audiovisuales? Algunas sedes tienen un equipo audiovisual incorporado para que lo uses, y otras requerirán que lo lleves.

No te conformes con el primer sitio que encuentres. Como dice Anita Roddick: “sé auténtico. Sé original. Sé todo menos mediocre” (fuente: Gananci). ¡Escúchala!

Por |2018-05-02T14:30:58+00:003 mayo, 2018|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios