¿Cómo planificar un evento benéfico?

Los eventos benéficos, pueden ser una gran manera de recaudar el dinero para una buena causa mientras que presentan un acercamiento visible y positivo divulgando su causa a la comunidad.

A continuación encontrará algunos consejos sobre cómo planificar un evento benéfico exitoso y obtener el máximo provecho de ello.

Eventos Solidarios

Cosas que necesitarás

  • Hora
  • Propósito (recaudación de dinero, publicidad …)
  • Gente

 

1. Fija tus metas

Una vez que haya definido su idea de proyecto y decidido ir a través con ella, necesita objetivos claros. Estos objetivos deben ser SMART: específicos, mensurables, alcanzables, realistas y oportunos. Por ejemplo: ¿cuánto dinero gastará? ¿Cuánto dinero subirá? ¿A quién se dirigirá? ¿Qué plazos?

2. Identificar un público objetivo

¿A quién quiere asistir o participar en su evento? ¿Es este un evento general de caridad donde todos serán invitados, o más bien un grupo específico de gente de negocios o artistas?

¿QUÉ ACCIÓN QUIERE QUE TOME SU AUDIENCIA?

¿Está organizando un evento en el que la acción principal está donando una gran suma de dinero al final de la noche? ¿O es el foco del voluntariado del acontecimiento? Dependiendo de la acción que desee que tome la audiencia, se dirigirá a diferentes personas.

¿QUÉ DEMOGRAFÍA ES LA INDICADA PARA SU OBJETIVO?

El grupo de edad, la ubicación, la ocupación y la situación familiar influyen en si ciertos donantes estarán interesados ​​en su evento. Digamos, por ejemplo, que usted está organizando un carnaval de recaudación de fondos. Usted querrá estar seguro de invitar a los niños (grupo de edad) que están cerca (ubicación) con los padres (estado familiar) que pueden permitirse el lujo de llevar a sus hijos a un carnaval (ocupación).

¿CUÁLES SON LOS INTERESES Y HÁBITOS DE SU PÚBLICO OBJETIVO?

Al tratar de averiguar su público ideal, también querrá tener en cuenta los intereses de sus donantes, pasatiempos, valores, donaciones caritativas pasadas y hábitos de voluntariado. Al examinar su base de datos de donantes, usted puede encontrar que usted tiene un número de donantes que realmente disfrutan de estar activos.

3. Elija el tipo de evento que desea organizar

Una vez que haya seleccionado su público objetivo, averigüe qué tipo de evento se ajusta a su objetivo. Hacer algunas investigaciones; ver lo que ya ha tenido éxito en su comunidad local. ¡Inspírese, pero vaya más lejos!

4. Buscar colaboración

Asigne tareas a los miembros de su equipo, póngase en contacto con sus seguidores para obtener ayuda y póngase en contacto con proveedores externos (por ejemplo, proveedores de alimentos y bebidas, propietarios de locales, etc.). Manténgase en contacto con ellos y asegúrese de que todo el mundo conoce sus tareas!

5. Crear un presupuesto completo

Ahora que ha seleccionado y contactado a los proveedores externos, así como las tareas asignadas a sus ayudantes, puede crear su presupuesto completo para el evento. Incluya todos los gastos necesarios para celebrar el evento, tenga en cuenta su meta de recaudación de fondos y no olvide dejar espacio extra para gastos imprevistos.

PASO 1: CREE UNA LISTA DE ELEMENTOS QUE NECESITARÁ

Calcula lo que crees que vas a necesitar. Una vez que haya clavado una idea aproximada de los elementos que necesitará, va a querer abrir una hoja de cálculo. Haga columnas con títulos a lo largo de las líneas de: “Elemento”, “Descripción”, “Cantidad necesaria”, “Costo estimado” y “Costo real”.

Usted no tiene que llenar estas columnas en apenas todavía!

PASO 2: ESCRIBIR DESCRIPCIONES EN SU HOJA DE CÁLCULO

Para mantener todas sus especificaciones directamente, puede ser útil introducir descripciones particulares en su hoja de cálculo. No tienen que ser extensos, pero deben dar alguna pista sobre las necesidades de su organización.

PASO 3: ARTÍCULOS DE INVESTIGACIÓN EN SU PRESUPUESTO

Haga una cierta investigación sobre cada uno de los artículos en su presupuesto propuesto. Es posible que tenga que llamar a su lugar potencial o charlar con un par de diferentes proveedores de servicios para tener una idea de los mayores, los costos menos estandarizados.

Rellene la columna “Costo Estimado” con sus mejores conjeturas (educadas).

PASO 4: AGREGUE LA COLUMNA “COSTO ESTIMADO”

Con todas las conjeturas educadas rellenadas, puede agregar la columna “Costo estimado”.

Ese total debe darle una buena idea de su presupuesto total.

PASO 5: PRESUPUESTO DE LA ALMOHADILLA PARA GASTOS INESPERADOS

Por supuesto, todos sabemos que surgen circunstancias atenuantes. Con el fin de prepararse para el peor de los casos, es importante agregar un poco de amortiguación a su presupuesto inicial estimado.

Probablemente habrá costos ocultos en cada esquina. No olvide tener en cuenta las realidades fáciles de olvidar, como los impuestos.

PASO 6: RELLENE EL COSTO REAL (UNA VEZ QUE EL EVENTO TERMINA)

El paso final en la elaboración de su presupuesto realmente llegará una vez que haya finalizado cada detalle, y que muy probablemente no será hasta después de que su evento ha terminado.

La columna “Costo real” es una columna importante que debe conservarse para referencia futura.

6. Elaborar un plan de marketing

Una vez que el presupuesto es elaborado, es el momento de dar a conocer su evento para que su público objetivo a conocer y asistir. Convencerlos de que su evento vale la pena asistir. Utilice los medios sociales, los email directos, la red de la recaudación de fondos de las sin fines de lucro, la distribución de los aviadores y cualquier otra manera posible de separar la palabra.

MARKETING SIN CONEXIÓN 

CORREO DIRECTO

La comercialización del correo directo implica el envío hacia fuera de la información sobre su acontecimiento próximo a través del correo. Debido a que los destinatarios pueden pegar su correo directo en sus frigoríficos, es poco probable que se olvide de su recaudador de fondos.

IMPRIMIR ANUNCIOS

Los anuncios impresos incluyen medios como anuncios en periódicos, anuncios en revistas, anuncios de paradas de autobús y carteles publicitarios. La gente caminando por la calle o leyendo un periódico podría tropezar con un anuncio para su evento y estar interesado en asistir.

BOCA A BOCA

El marketing boca a boca se refiere a conversaciones activamente alentadoras a través de una red dada de seguidores. Es una forma aparentemente más natural y orgánica de difundir las noticias sobre su próximo evento de recaudación de fondos.

FOLLETOS

Los folletos son materiales promocionales en forma de carteles que están pegados en la ciudad o panfletos que se pasan alrededor. Debido a que son tan fáciles de difundir, puede publicar y pasar alrededor de volantes por toda la ciudad en ningún momento.

MERCADEO EN LÍNEA

PÁGINAS DE CROWDFUNDING

Crowdfunding páginas permiten a sus partidarios para recaudar dinero y la conciencia de su evento con una página web. Sus partidarios están difundiendo la palabra, por lo que hay más confianza involucrada y una red más amplia para ser alcanzado.

SITIOS WEB

Los sitios web de eventos se crean específicamente para vender boletos, aumentar la conciencia y proporcionar información sobre una recaudación de fondos. Si un asistente tiene una pregunta, sólo puede referirse a la página.

FACEBOOK Y TWITTER

Los sitios de redes sociales como Facebook y Twitter permiten a las organizaciones sin fines de lucro crear eventos y hashtags únicos para anunciarlos. Son fáciles de usar y la mayoría de sus electores probablemente estarán en al menos una de estas plataformas.

INSTAGRAM

Instagram es un sitio de medios sociales centrado en la imagen que destaca los aspectos visuales de su evento de recaudación de fondos. Las personas procesan imágenes 60.000 veces más rápido de lo que hacen las palabras; por lo tanto, publicar una imagen obtendrá una respuesta mayor que escribir un estado.

7. Crear una línea de tiempo

La fecha límite es el día de su evento. Hasta entonces usted debe estar ocupado planeando todos los detalles. Una línea de tiempo es una herramienta fácil para mantener las cosas claras y sencillas.

PERMITIR 2 MESES POR CADA 100 INVITADOS

Si usted tiene una lista de invitados de 300 personas, su planificación de eventos de recaudación de fondos debe comenzar por lo menos con 6 meses de antelación. Esto le dará a su organización tiempo suficiente para recaudar dinero y recibir todos los RSVP.

ASEGÚRESE DE NO TENER CONFLICTOS CON EVENTOS IMPORTANTES

Pocas cosas sería peor que darse cuenta de que organizó todo su recaudador de fondos alrededor de una fecha y hora que coinciden con un evento importante, como un show de premios o el Super Bowl.

PRESTE ATENCIÓN AL COSTO DEL LUGAR

Los días de la semana son notoriamente menos costosos que los fines de semana para reservar la mayoría de los lugares. Asegúrese de estar dispuesto a pagar extra si está planeando su evento un sábado o un domingo.

SIGUE CON LAS TRADICIONES DE EVENTOS ANUALES

Ahora no es el momento de romper tradiciones. Sus donantes esperan que su evento anual sea ​​la misma vez cada año; no los decepcione cambiando su línea de tiempo de último minuto.

8. Seguir

Después de su evento exitoso, obtener algunos comentarios será fundamental. Envíe una encuesta en línea a sus participantes y pregúnteles qué les gusta y qué se puede mejorar para su próximo evento. No te olvides de agradecer a aquellos que te ayudaron en el camino, quieres mantener buenas relaciones con todos tus seguidores y proveedores externos.

Más información

La organización de un evento benéfico puede ser un desafío y requiere mucho tiempo y esfuerzo. Si usted no tiene el tiempo, pero aún así desea organizar uno, puede utilizar el software que simplificará la organización de su evento. Con EventoCorp puede ahorrar tiempo, simplificar sus tareas recurrentes, centrarse en su misión clave y evaluar el impacto de su proyecto.

Isotipo de EventoCorp

 

By | 2017-09-13T20:13:06+00:00 13 septiembre, 2017|Categories: Planificación de eventos|0 Comments