¿Cómo organizar una conferencia?: Una guía paso a paso

A los investigadores les encanta ir a conferencias para aprender o compartir sus conocimientos y, sobre todo, disfrutar de pasar tiempo con personas de ideas afines.

La clave para ser un organizador de eventos exitoso, es exactamente eso: asegurar que todo funcione sin problemas y todo el mundo está teniendo una experiencia para recordar.

Nuestro guía enumera y describe todos los pasos esenciales a seguir en la organización de una conferencia profesional, desde la elección de un centro de conferencias y la hora del evento hasta la organización de detalles de última hora.

Cada sección de esta guía paso a paso va acompañada de un breve resumen, aspectos importantes de la organización a considerar, calendario recomendado y una lista de consejos.

El secreto de la planificación exitosa de la conferencia, es mantener una lista completamente organizada y tomar cada tarea de uno en uno.

Es por eso que también hemos elegido una útil lista de planificación de eventos para que usted imprima y pin en su oficina por lo menos seis meses antes de comenzar a implementar el concepto general del evento.

Factores para organizar un congreso

LOS PASOS ESENCIALES PARA ORGANIZAR UNA EXITOSA CONFERENCIA

PASO # 1: ELIJA UNA FECHA

Visión general: el primer y más importante aspecto de dirigir un evento profesional comienza temprano. Antes de ponerse en contacto con oradores y atraer a los asistentes a una conferencia, necesita un tiempo y un lugar.

Tiempo recomendado:  reserve el lugar perfecto para su evento antes de comenzar a desarrollar su plan. Eso sería seis meses antes del evento.

fijar una fecha

Encontrar el centro de conferencias perfecto es una prioridad. Sin embargo, antes de contratar el lugar, usted necesita decidir sobre una fecha.

Tiempo recomendado: elegir la hora del evento debe ocurrir seis meses antes de la conferencia.

ASPECTOS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA:

    • Tenga en cuenta el hecho de que muchos lugares deben reservarse meses antes del evento.
    • Haga los arreglos de programación dependiendo de hasta qué punto los hablantes y asistentes pueden viajar. Es importante hacerles saber la fecha del evento meses antes incluso de comenzar a configurar la agenda de la conferencia.
    • También puede haber otro tipo de restricciones en el tiempo que elija debido a situaciones particulares. Puede haber otros acontecimientos que ocurren al mismo tiempo como festivales o campañas políticas, e incluso elecciones. Asegúrese de llevar a cabo una investigación en el sitio y averiguar las normas de la industria en su área.
  • La duración del evento también es importante y depende de cuántos participantes asistirán. Estimar el número de oradores y asistentes. Se recomienda planificar dos días completos para una conferencia de 250 a 300 personas. Esto parece convertirse en una norma internacional.

PRINCIPALES CONSEJOS SOBRE CÓMO ELEGIR LA HORA DE LA CONFERENCIA:

    • Evite los períodos de vacaciones. En Europa, los participantes raramente asisten a conferencias durante el verano o el invierno. Por lo tanto, se recomienda elegir una fecha entre mediados de marzo y finales de junio, o entre principios de septiembre y finales de noviembre.
    • Nunca planee una conferencia durante el fin de semana. Desde los organizadores hasta los conferenciantes y los contratistas, las conferencias significan trabajo, por lo tanto deben ocurrir durante la semana.
  • Establecer el evento en un jueves y viernes y dar a los asistentes la oportunidad de jugar al turista durante el fin de semana.

PASO # 2: ENCONTRAR EL LUGAR PERFECTO

Descripción general: Esta sección recoge los aspectos esenciales a considerar al elegir el lugar perfecto para la conferencia, desde el tipo de evento que está planeando, hasta las instalaciones de ubicación y los costos.

Hay muchos lugares de conferencias únicos por ahí. Asegúrese de elegir el que cumpla los criterios enumerados a continuación.

Aspectos importantes a tener en cuenta:

TIPO DE LUGAR

El segundo objetivo de un organizador profesional es encontrar el lugar que se adapte al tipo y concepto general del evento. En general, hay tres tipos de lugares que puede reservar en su ciudad:

  • Edificios universitarios: son bastante baratos y adecuados para pequeños eventos académicos.
  • Lugares independientes: son más caros y distintivos, pero están limitados en asientos y disponibilidad durante el año.
  • Hoteles: son los lugares más caros, ideales para eventos corporativos que se benefician de un gran presupuesto.

UBICACIÓN

Independientemente del tipo de lugar que encuentre más adecuado para la escala de su conferencia y las necesidades de negocios, la ubicación tiene que ser acogedor y sereno.

Si usted está buscando una ubicación tranquila, un complejo rodeado de hermosos jardines e incluso situado en un exuberante bosque es su mejor opción. Cuanto más pintoresco es, mejor.

Sin embargo, la ubicación que elija debe responder a las siguientes preguntas:

    • Instalaciones para conferencias : ¿ dónde tendrá lugar el evento?
    • Alojamiento: ¿ dónde dormirán los huéspedes de la conferencia?
  • Aparcamiento y transporte: ¿cómo van a llegar a la ubicación?

Además, si el lugar no ofrece habitaciones con baño, comedores o salones de café, asegúrese de que hay restaurantes y otros puntos de interés cercanos para facilitar el alojamiento y oportunidades adicionales de establecimiento de redes.

El potencial turístico de la ubicación es otro aspecto a tener en cuenta. A la gente de la conferencia le encanta la oportunidad de jugar al turista y descubrir nuevos lugares.

TAMAÑO DEL EVENTO

No sirve de nada reservar un lugar que puede acomodar a cientos de participantes para un pequeño grupo de delegados. Como alternativa, es poco profesional para reservar una habitación pequeña para una conferencia a gran escala sólo para ahorrar dinero.

ACCESIBILIDAD

La proximidad al aeropuerto y otros medios de transporte (ferrocarril o automóvil) es fundamental para maximizar la asistencia a eventos. Antes de reservar el lugar, asegúrese de que las necesidades de transporte se tienen en cuenta.

Por ejemplo, si usted está organizando un evento corporativo y los asistentes son ejecutivos de alto nivel obligados a tomar vuelos multi-stop, puede perder importantes participantes. Del mismo modo, si eligen conducir al evento, asegúrese de que hay un servicio de aparcacoches para los asistentes o por lo menos un amplio estacionamiento.

DISPONIBILIDAD

Una vez que compruebe la disponibilidad del lugar de acuerdo con la fecha que ha establecido previamente, compruebe si hay otros espacios disponibles, como hoteles cercanos o instalaciones del hotel como salón VIP y SPA. Estos impactarán el tráfico en áreas generales, de ahí las oportunidades de networking del evento.

IDONEIDAD

No sólo que el lugar debe complementar la imagen del evento que desea proyectar, sino que también debe adaptarse al perfil de su público objetivo.

No se olvide de los patrocinadores y las partes interesadas. Asegúrese de que no habrá otros eventos en el lugar para chocar con su evento o concepto de marca.

Sala de Congresos

COSTOS

Incluso si usted no tiene un plan de presupuesto completamente construido en el momento de reservar el lugar, las limitaciones financieras implícitas deben ser transmitidos al lugar desde el principio.

Anticipar los costos generales del evento antes de considerar un hotel de cinco estrellas. El lugar debe cumplir con las normas de calidad y seguridad y mantener a sus asistentes bien nutridos e hidratados.

Sugerencia Pro: Considere negociar con los representantes del lugar. Si ha encontrado el ajuste perfecto para su conferencia, pero los costos superan su presupuesto, sugiera que se reduzca la cuota de la sede para un contrato de varios años.

TÉCNICO: EQUIPO INFORMÁTICO Y AUDIOVISUAL

Todo lo anterior debe ser parte del lugar ideal para la conferencia. Además, antes de reservar el lugar, asegúrese de que cada sala de conferencias tenga el equipo audiovisual necesario y soporte técnico.

LISTA DE VERIFICACIÓN TÉCNICA:

    • Pantallas de proyección y micrófonos inalámbricos;
    • Acceso Wi-Fi, cables resistentes y estaciones de carga;
  • Luces y puntos de poder.

Averigüe si el lugar ofrece estaciones de carga y disponibilidad de Wi-Fi para todos los participantes. Nada es más molesto que vagando para buscar Wi-Fi o tener el teléfono inteligente o portátil descargado.

INSTALACIONES DE ALOJAMIENTO Y OCIO

Si la conferencia se va a ejecutar durante dos días, la noche a la mañana con instalaciones ilimitadas Wi-Fi y restaurantes de calidad debe estar en la parte superior de su lista de verificación en este momento.

Siempre comprobar la adecuación de las instalaciones en un lugar, así como las oportunidades de ocio antes de reservar. Si los lugares de la conferencia que usted busca deben y demandan tener instalaciones dedicadas de la reunión y de ocio, compruebe lo siguiente:

    • Salas de conferencias;
    • Salas de reuniones y de formación;
    • Gimnasio e instalaciones deportivas;
    • Salón de café y bar dedicado;
  • Cuarto de baño.

Averigüe si el lugar ofrece estaciones de carga y disponibilidad de Wi-Fi para todos los participantes. Nada es más molesto que vagando para buscar Wi-Fi o tener el teléfono inteligente o portátil descargado.

APARCAMIENTO DE COCHES

Para un mínimo de molestias, elija un lugar que ofrece aparcamiento gratuito en el hotel. Sin embargo, si el recinto de la conferencia cobra por la instalación, asegúrese de incluirla en su presupuesto.

Comida y Bebidas

ABASTECIMIENTO

Si la ubicación que elija también ofrece servicios de alimentos, que es aún mejor. De lo contrario, tendrá que contratar otro servicio y supervisar la coordinación de los proveedores.

Sin embargo, usted tendrá que decidir sobre un menú y manejar cualquier consulta de invitados especiales. Es esencial:

    • Considere las restricciones dietéticas de cada asistente como alergias o preferencias que hacen que la planificación sea más difícil.
  • Ordene cualquier ingrediente especial, favores u otros elementos necesarios que no estén disponibles en el lugar.

Deje que el lugar conozca todos los requisitos especiales por adelantado para que el proveedor puede crear opciones para satisfacer todas las necesidades.

Aquí, en el Centro de Conferencias Lane End, podemos acomodar cualquier requerimiento dietético especial, incluyendo veganos, sin nueces, kosher, sin gluten o sin lácteos. Para obtener más información, visite nuestra página de catering dedicada.

PRINCIPALES CONSEJOS SOBRE CÓMO RESERVAR UN LUGAR:

  • Elija un lugar adecuado para el tipo de conferencia y el número de participantes que ha planeado.
  • Asegúrese de que se cumplan las obligaciones, tales como seguro, salud y seguridad.
  • Involúcrese en la administración del lugar si es necesario. Comunicarse eficazmente con los proveedores, diseñadores de stands, contratistas, alquiler de equipos, y así sucesivamente.
  • Vea si las instalaciones de estacionamiento, seguridad, hospitalidad y los medios de comunicación están bien atendidos en todo momento antes y durante el evento.

PASO # 3: FORMAR UN EQUIPO POTENTE Y CREATIVO

Descripción general: en esta sección se enumeran los principales trabajos que deben realizarse. Al mismo tiempo, traeremos a la luz la importancia de construir y coordinar un equipo creativo y eficaz.

Hay muchos lugares de conferencias únicos por ahí. Asegúrese de elegir el que cumpla los criterios enumerados a continuación.

Tiempo recomendado:  seis meses antes del evento.

Como coordinador de la conferencia usted tomará las decisiones importantes, pero también necesitará apoyo. Por lo tanto, antes de seleccionar las personas adecuadas para cada trabajo, debe llamar a un comité de la conferencia.

Tener más de una persona para asegurarse de reunir todo y tener suficiente perspectiva sobre el evento, agilizará el flujo de trabajo general.

QUIÉN ES QUIÉN: FUNCIONES Y FUNCIONES DEL EQUIPO

  • Equipo de Administración: venta de entradas, presupuesto, base de datos de asistentes, principal punto de contacto.
  • Equipo de Comunicación y Marketing: socios de medios, materiales promocionales, medios sociales, sitio web.
  • Equipo del evento: asuntos del lugar, hotel, partidos, abastecimiento.
  • Asuntos de Patrocinio: recaudación de fondos y contratos.
  • Voluntarios: inscripción, preparaciones in situ.

 

PASO #3: VOLUNTARIOS DE RECLUTAMIENTO

Usted debe reclutar meses de voluntarios por delante de la conferencia, incluso si van a ayudar en el día del evento o comenzando con la tarde anterior.

Los voluntarios suelen ser jóvenes y entusiasta. Ése es porqué pueden hacer un gran trabajo con los asuntos del registro, preparaciones del lugar, y preguntas del asistente.

PEDIR AYUDA

No se avergüence si hay aspectos de administración y administración que no sabe manejar.

Usted puede tener excelentes habilidades de personas, pero frente a las dificultades a la hora de crear y mantener un presupuesto. Pida consejo de expertos y haga uso de herramientas útiles.

CONSEJOS

    • No actúe como un gerente! Ser parte del equipo. Formalmente hablando, usted tendrá que coordinar los requisitos de personal y las reuniones informativas del personal. El secreto para un equipo bien ejecutado y bien motivado es hacer que todos se sientan cómodos con su papel
    • Encuentre personas con habilidades específicas: publicidad, medios sociales, administración, presupuesto.
    • Asegúrese de que todos estén a bordo.
    • Elige un lema para motivar a los jugadores del equipo más. “Los esfuerzos del equipo lograr milagros” suena muy bien, ¿no crees?
    • Obtenga los datos de contacto de todos. Si está planeando organizar una conferencia anual, también puede contactar a valiosos miembros del equipo para el año siguiente.
  • Aprenda a decir “gracias” con más frecuencia ya recompensar a su equipo por sus logros.

 

PASO # 4: CONFIGURAR UN PLAN SÓLIDO

Visión general: continuaremos con el concepto general y el plan que debe estar listo por lo menos seis meses antes de la conferencia.

Nota: las siguientes directrices se aplican a cualquier tipo de evento que planea organizar. Sin embargo, si la conferencia es de mayor alcance y tiene más de 150 participantes, debe considerar comenzar las primeras etapas de la planificación de ocho meses o incluso un año de antelación.

Tiempo recomendado: comience a planificar seis meses antes del evento.

ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR:

ELEGIR UN TEMA Y UN NOMBRE DE CONFERENCIA

Elegir un tema de las primeras etapas es primordial, ya que tendrá que crear un logotipo y otros temas temáticos alrededor de cuatro meses antes del evento. Tu conferencia también necesita un nombre.

Marketing-sabio, tanto el tema y el nombre de la conferencia debe ser adecuado para el sector de la industria de las direcciones de eventos, e invitar a todos a hablar de ello también.

BUSQUE OPORTUNIDADES DE MARCA

Piense en las oportunidades de marca. Si el presupuesto lo permite, debe contratar a un diseñador para crear una marca para el evento.

Elija un nombre pegadizo y un logotipo representativo para el tema del evento que se usará en boletos, carteles, folletos, programas y cobertura de medios sociales.

Considere si hay oportunidades de marca disponibles en todo el lugar. Tal vez usted puede utilizar una marquesina en el lugar o una señalización del lugar.

ESTABLECER UN PRESUPUESTO

Una de las principales responsabilidades de un organizador bien preparado es construir el presupuesto del evento. No hay forma de que pueda comenzar a implementar un plan sin saber cuánto dinero puede gastar.

La clave es establecer límites monetarios y asegurarse de que todos se adhieren a ellos.

Cosas importantes que deben incluirse en su plan presupuestario: costos de local y marketing, miembros del equipo y honorarios de los oradores.

CÓMO CONSTRUIR UN PRESUPUESTO PARA UNA CONFERENCIA PLANIFICADA CON ÉXITO:

  • Establezca el límite superior de la cantidad que puede gastar en el evento. Esta sería la cantidad total del presupuesto.
  • Decida qué herramientas va a utilizar para construir el plan de presupuesto. Hay herramientas de presupuesto en línea que puede utilizar, pero también puede pegarse a las hojas de cálculo habituales.
  • Establecer categorías tales como gastos de locales, entretenimiento, alquileres, marketing (web de eventos, material publicitario), actividades de ocio (deportes, spa), premios (favores), impresión (invitaciones, badges, programas).
  • A continuación, coloque cantidades presupuestadas para las líneas de pedido individuales que se ajusten a cada categoría. Por ejemplo, Catering puede incluir alimentos, bebidas, pasteles, así como honorarios del personal de restauración.

CONSEJOS PRO

    • Verá que la cantidad presupuestada puede no coincidir con los costos reales. Trate de negociar los pagos y considere la pérdida de producción también.
  • Cuidadosamente establecer una cuota de inscripción que puede cubrir la ayuda profesional y servicios de catering.

Objetivos SMART

Fuente de la imagen : Dummies.com 

REALIZAR TAREAS, TAREAS, TAREAS

Cuando se trata de la planificación, verá que este es un proceso en curso muy detallado. El tiempo es precioso y hay tareas que cumplir en diferentes marcos temporales.

LAS PRIMERAS ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DEBERÍAN INCLUIR:

  • Ajuste de una fecha (consulte el paso 1).
  • Elegir la ubicación (ver Paso # 2).
  • Reunir un comité (ver Paso # 3).
  • Establecer un presupuesto (ver Paso # 4).
  • Encuentre los patrocinadores (vea el Paso # 5).
  • Reserva a los oradores influyentes (ver Paso # 6).

 

DE DOS A CUATRO MESES ANTES DE LA CONFERENCIA, USTED DEBE:

  • Divulgue el evento (ver Paso # 7).
  • Involucrar a los medios (ver Paso # 8).

TRES A SEIS SEMANAS ANTES DE LA CONFERENCIA USTED DEBE:

  • Genere listas de compras. Usted será la coordinación de suministros por lo que necesita para comprar el kit básico, incluyendo baterías, tijeras, cinta adhesiva, papel, alfileres de seguridad
  • Compre artículos no perecederos;
  • Calcular los asistentes anticipados;
  • Compre y personalice notas de agradecimiento;
  • Cree una lista de verificación de fotos con ideas para grupos e ideas de eventos.
  • Considere un traje adecuado: ¿es una conferencia de lujo o una presentación de seminario más formal pero menos pretenciosa?

 

DOS O CUATRO SEMANAS ANTES DEL GRAN EVENTO, TAMBIÉN DEBES:

  • Preparar el plano del piso. Vea donde todos estarán sentados. También planificar la disposición de las habitaciones también, así como el programa de entretenimiento.
  • En este punto usted tendrá que programar talleres o demostraciones también.
  • Pida a un miembro del equipo que revise todos los elementos, compruebe y compruebe todo.
  • Compre los artículos restantes y asegúrese de que todo esté bien almacenado hasta el evento.
  • Confirme con toda la ayuda contratada, incluyendo el fotógrafo, oradores, proveedores, bandas, etc.
  • Compruebe el equipo y la iluminación.
  • Comience a imprimir el programa de la conferencia.

 

LAS TAREAS DE ÚLTIMO MINUTO QUE USTED REALIZARÁ UNO-DOS DÍAS ANTES DE LA CONFERENCIA. ASEGÚRESE DE QUE:

  • Tenga todos los números de teléfono importantes guardados en el teléfono. Éstos incluyen los números del miembro del equipo, de todos los servicios (lugar y contratistas).
  • Recoge artículos de última hora como globos, flores y hielo.
  • Recoge los artículos de alquiler que has reservado con antelación.
  • Preparar el pago para todos los involucrados en la organización y buen funcionamiento del evento.
  • Comience a prepararse temprano para que se ocupe de situaciones menos inesperadas.

EL DÍA DEL EVENTO USTED DEBE:

  • Pida información (vea Paso # 9).
  • Diga “Gracias” a todos los involucrados (ver Paso # 10).

CONSEJOS PRO

Desarrolle un plan sencillo y se adhiera a él.

El plan configurará cada decisión que tome. Saber lo que debe transmitir, así como las personas adecuadas para ayudarle antes de comenzar, aliviará el estrés de seguir adelante.

 

PASO # 5: ENCUENTRA POSIBLES PATROCINADORES

Visión general: Como organizador de eventos también tendrá que encontrar soluciones de marketing y financiación. Puede que tenga la oportunidad de vender espacio de patrocinio a socios potenciales. En esta sección, discutiremos los beneficios, así como las desventajas de incluir a los patrocinadores en su plan.

Tiempo recomendado: seis meses antes del evento.

No todos los organizadores de la conferencia cuidan de los patrocinadores. ¿Por qué? Por un lado, son una fuente importante de dinero, especialmente si tiene un presupuesto limitado y necesita hacer depósitos durante las etapas de preparación. Por otro lado, los patrocinadores influirán en la imagen general y el contenido de la conferencia.

En el lado negativo , quieren tener una opinión en el contenido de la conferencia. Algunos incluso quieren presentar presentaciones y tener sus propios oradores. Colocación de sus logotipos en todos los materiales de marca es un compromiso que tendrá que cumplir.

Uno de los aspectos más difíciles de considerar al incluir a los patrocinadores en su plan es el diseño del lugar. Muchos patrocinadores pedirán stands de exposición. Decide temprano si quieres ir más allá con eso y si el lugar lo permite. Los stands de los patrocinadores requieren espacio adicional, pero también dos o tres personas a cargo allí.

En el lado positivo , sin embargo, los patrocinadores le dan dinero con el que puede trabajar mientras planifica el evento. No sólo influyen en el presupuesto, sino que también pueden tener un impacto positivo en el contenido de la conferencia si incluyen líderes de la industria para tocar el tema que elija.

CONSEJOS:

  • Asegúrese de que los patrocinadores sean adecuados al tema y al contenido general de la conferencia.
  • El patrocinador de la oferta sólo se mantiene si tiene los lugares ideales en mente después de visitar el lugar. Si la configuración es posible depende del lugar.
  • Trate de establecer el presupuesto sin incluir los fondos del patrocinador sólo para ver si la ejecución del evento es posible de esta manera.

 

PASO # 6: INVOLUCRAR ALTAVOCES INFLUYENTES

Visión general: reservar los altavoces perfectos para participar en la conferencia no es una tarea fácil. Tenemos algunos consejos útiles y recomendaciones para ayudarte.

Tiempo recomendado: seis meses antes del evento.

COSAS IMPORTANTES A CONSIDERAR:

COSAS IMPORTANTES A CONSIDERAR:

  • Una vez que haya decidido sobre un tema, pídale a su equipo de marketing que encuentre profesionales inspiradores y líderes de la industria que contacten.
  • Cree una lista de invitados ordenada. Asegúrese de incluir más nombres de los que planea incluir en su agenda. Una vez que llegue el momento de invitarlos, puede ir a través de la lista de arriba a abajo y dejar de ponerse en contacto con él tan pronto como las ranuras se llenan.
  • No tire su lista de invitados. Los oradores pueden cancelar su compromiso poco antes de la conferencia y es posible que tenga que volver a tomar la lista.
  • Contrate un gran headliner y pregunte si puede usar su nombre en materiales promocionales. Eso convencerá a otras personas a participar.

PRINCIPALES CONSEJOS SOBRE CÓMO RESERVAR Y CUIDAR DE LOS ALTAVOCES:

  • Tenga en cuenta la compensación adecuada para cada orador.
  • Considere las necesidades de cada hablante y los requisitos especiales. Estos pueden referirse a las preferencias dietéticas, el transporte o el alojamiento
  • La conferencia necesita unos cuantos conferenciantes de renombre para validarse. Los asistentes potenciales primero echarán un vistazo al programa.
  • Sin embargo, usted debe invitar a oradores menos conocidos también. Considere los talentos locales. Esto le ayudará a ahorrar dinero en alojamiento y transporte.
  • Pregunte a los oradores si necesitan equipos de apoyo para sus presentaciones. Estos incluyen: pantallas grandes y proyectores, computadoras, etc.
  • Por favor, pida a los oradores que hagan un blog sobre la conferencia o compartan el evento en los principales canales de medios sociales. Esto aumentará el conocimiento del evento y generará más inscripciones.
  • No dude en pedir ayuda para promover la conferencia. Los oradores tienen una participación en el evento y las malas ventas también pueden afectar su imagen y reputación.

consejos para compartir

 

PASO # 7: PROMOVER LA CONFERENCIA

Visión general: si es el folleto del evento, la página en línea de la conferencia, o una presentación de diapositivas que usted crea, la presentación es la clave. Ponerse en contacto con especialistas en marketing y relaciones públicas para promover la conferencia de manera impecable.

Recomendado Tiempo: lanzamiento comercialización hasta seis meses de antelación.

CREAR UNA AGENDA DE TEMAS ACTIVOS

En este punto, usted debe tener un nombre y un tema para la conferencia (ver Paso # 3).

Conferencia vienen en muchos tipos y cada industria requiere un enfoque diferente. Ahora es el momento de decidir cómo se desarrollará la conferencia.

La agenda del evento es esencial para atraer a los asistentes. Como pagan una cuota para asistir, más reservas, más grande será el presupuesto para trabajar. Desde este punto de vista, los temas y actividades que se incluyen en la agenda deben dirigirse a un público objetivo.

AQUÍ HAY ALGUNOS CONSEJOS DE ORGANIZACIÓN:

  • Comience a construir la agenda cuatro meses antes de la conferencia.
  • Identificar el perfil del asistente “ideal”.
  • No tire su lista de invitados. Los oradores pueden cancelar su compromiso poco antes de la conferencia y es posible que tenga que volver a tomar la lista.
  • Saber cuán grande es el mercado y determinar cómo puede efectivamente rico.
  • Tenga en cuenta que el tipo de sesiones y actividades que incluya en el programa influirá en la forma de promover el evento.
  • Decidir sobre un contenido que sea más significativo para su público objetivo.
  • Además, decida qué tipo de entretenimiento incluir en el programa. Esto puede ir desde espectáculos de comedia a conciertos y tours locales.

SI NO ESTÁ SEGURO DE CÓMO PROCEDER A CONTINUACIÓN, SE ADHIEREN AL FORMATO COMÚN DE LA CONFERENCIA Y LAS NORMAS:

  • Comience con un discurso o una presentación dada por un nombre influyente en el campo. Comienza por la tarde y termina con una cena.
  • Para el día o días restantes de la conferencia, debe dividir la agenda en sesiones cortas.
  • Ajustar la duración de cada presentación de acuerdo con las propuestas presentadas por los participantes.
  • Puede planear una sesión a la vez o tener varias sesiones ejecutándose simultáneamente.
  • El tipo de sesión depende de lo específico de la conferencia. Pueden ir desde talleres hasta presentaciones en power-point y exposiciones de planta abierta.
  • Incluya talleres, proyecciones de películas y otros momentos entretenidos, independientemente del tipo de conferencia que organiza. Los papeles de alta calidad deben ser simplemente el esqueleto alrededor del cual se planifica la conferencia. Las listas de reproducción, presentaciones de diapositivas u otros medios de comunicación condicionarán el programa.
  • Finalmente, finaliza el programa en una nota alta. Ir a un discurso de motivación o un reto para los asistentes.

Además, es posible que desee incluir otros momentos importantes en el programa de la conferencia, como reuniones de negocios y premios. No se olvide del almuerzo y de las pausas de café.

CREAR PROGRAMAS LLAMATIVOS

Simple invitaciones no son suficientes cuando se trata de atraer a los asistentes y patrocinadores. Los programas diseñados suavemente son poderosas herramientas de marketing para atraer a la gente a asistir a su evento y uno de los aspectos esenciales del desarrollo de conferencias.

Por lo tanto, una vez que la agenda está lista, la siguiente tarea obligatoria para su equipo de marketing para lograr es diseñar o ordenar folletos de alta calidad y otros materiales promocionales.

Por lo tanto, una vez que la agenda está lista, la siguiente tarea obligatoria para su equipo de marketing para lograr es diseñar o ordenar folletos de alta calidad y otros materiales promocionales.

CONSIDERACIONES IMPORTANTES A TENER EN CUENTA AL CREAR EL PROGRAMA:

  • El tema de la conferencia: el programa debe dar un vistazo a los principales temas de la agenda del evento.
  • El perfil de los asistentes: piensa en el público y sus necesidades.
  • El perfil del hablante: lea acerca de sus altavoces e incluya una breve biografía de los oradores.

CREAR UN SITIO WEB DE LA CONFERENCIA

Además de los materiales publicitarios profesionales, la presencia digital es clave para organizar una conferencia con eficacia.

En estos días, la creación de una página en línea para la promoción de su evento no sólo es obligatorio, sino también super fácil. Para obtener un sitio Web muy útil y espectacular para la conferencia, le recomendamos contratar a un diseñador.

ESTAS SON LAS COSAS IMPORTANTES A CONSIDERAR AL CREAR UN SITIO WEB PARA SU EVENTO:

  • Busque un dominio disponible para incluir el nombre de la conferencia o una derivada significativa de la misma.
  • Asegúrese de incluir todos los detalles importantes para la conferencia: fecha, lugar, nombre de los ponentes influyentes y líderes de la industria participantes.
  • Cargue la información de registro y cree un enlace para que los asistentes potenciales accedan.
  • Insertar el programa una vez que se ha diseñado, así como un calendario de eventos.
  • Enumere la URL de todos los materiales promocionales.
  • Actualizar el sitio web de la conferencia durante las etapas de preparación.

PROMUEVA SU CONFERENCIA EN LOS MEDIOS SOCIALES

Construir una fuerte presencia en línea es todo sobre el uso de las herramientas de medios sociales eficazmente para mejorar la comunicación con los asistentes potenciales, aumentar la conciencia del evento y la venta de entradas.

  • Cree una página de Facebook para la conferencia, especialmente si planea organizar el evento anualmente.
  • Cree un hashtag y comience a usarlo de dos a cuatro meses antes de la conferencia para compartir la información del evento.
  • Invitar a los oradores a blog y compartir el evento en sus canales de redes sociales. Esto dará un impulso a la asistencia general a la conferencia.

convocar a los medios

PASO # 8: INVITAR A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Descripción general: esta sección proporcionará consejos sobre cómo y cuándo enviar invitaciones a los medios.

Tiempo recomendado: De dos a cuatro meses antes de la conferencia.

CONSEJOS PRO

  • Las invitaciones enviadas a los reporteros y bloggers deben incluir los 5 Ws – quién, qué, cuándo, dónde y por qué.
  • No incluye demasiada información en su correo electrónico. Intentar a los medios de comunicación escribiendo no más de dos párrafos que comuniquen el propósito y todos los detalles clave relacionados con la conferencia.

 

PASO # 9: SOLICITAR COMENTARIOS

Visión general: Estar presente en la conferencia y hacer lo mejor para estar encima de todo durante todo el evento. No hay presión, pero el buen funcionamiento de su plan y el fracaso de sus esfuerzos estará en sus hombros.

Tiempo recomendado: De dos a cuatro meses antes de la conferencia.

COSAS IMPORTANTES A CONSIDERAR:

  • Tome nota de cómo todo funcionó antes y durante el evento.
  • Visite el lugar de la conferencia y conocer al personal el día anterior para asegurarse de que todo está en su lugar. Pida su opinión sobre la organización también.

CONSEJOS

  • Dirigirse naturalmente a los participantes debería ser la principal fuente de retroalimentación. La retroalimentación directa de los asistentes debe basarse en preguntar a sus invitados lo que pensaron sobre el evento.
  • Usted puede optar por comentarios escritos anónimos , así, como algunos altavoces les resulta difícil.
  • Trate de no implementar encuestas basadas en papel para pedir retroalimentación. Nadie en realidad quiere o le gusta completar los de su tiempo libre. La gente va a las conferencias para socializar e intercambiar ideas, no para revisar la calidad de los alimentos o papel higiénico.
  • No tenga miedo, sin embargo, de hacer frente a las quejas. Cada pequeño detalle es importante y la crítica le ayudará a mejorar.
  • Experimente y capture la retroalimentación haciendo entrevistas selectivas y contextuales.

Dar las gracias

PASO # 10: ¡DI GRACIAS!

Visión general: Esta es la última de las tareas más importantes para completar para un organizador de la conferencia.

COSAS IMPORTANTES A CONSIDERAR:

  • Todos los que han contribuido al evento, desde oradores hasta patrocinadores, de contratistas a miembros del personal, merecen un “gracias” personal.
  • Tómese el tiempo para felicitarse a sí mismo ya los miembros de su equipo.

 

No creas que tus deberes han terminado todavía. También hay aspectos posteriores a la conferencia para tratar como:

  • Desmontaje del evento y efectiva limpieza del recinto.
  • Evaluación post-evento: en este punto usted reunirá todas las piezas de retroalimentación y tratará de completar el rompecabezas.
  • También hay informes de producir, pero vamos a pegarse a la parte divertida.

PENSAMIENTOS FINALES: ÚLTIMOS CONSEJOS SOBRE CÓMO COORDINAR UNA CONFERENCIA PERFECTA

Si se trata de un simposio de 50 personas o una conferencia de 500 personas, nuestras directrices se adaptan a todo tipo de conferencias. Como se ha indicado hasta ahora, la planificación de eventos implica muchos detalles. Mientras que usted debe planear cuidadosamente, usted debe también ser abierto a los cambios.

Además, hay algunas reglas de oro a tener en cuenta:

  • Sea organizado y guarde la calma cada paso del proceso. No es de extrañar que la planificación de un evento de este tipo puede tomar hasta un año cuando hay tantas tareas para llevar a cabo.
  • Contratar a las personas adecuadas y siempre pedir ayuda si es necesario.
  • Se honesto contigo mismo. La gente no participa en conferencias sólo para los periódicos. Disfrutan de encontrar nuevos compañeros investigadores, intercambiar ideas, pero también buena comida y entretenimiento de calidad.
  • No pierda de vista el tiempo. No tengas miedo de pedirle a la gente que se dé prisa.
  • Enviar a todos un correo electrónico de agradecimiento.
  • No te olvides de pagar las facturas.
  • Recompense a su equipo y felicite a todos los involucrados por el éxito del evento.
  • ¡Sonríe y disfruta cada momento!

 

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By | 2017-09-13T19:36:45+00:00 13 septiembre, 2017|Categories: Planificación de eventos|0 Comments